Guía para paneles ejecutivos: 10 consejos para crear informes y beneficios

Durante décadas, organizaciones de todas partes del mundo han utilizado datos para resolver algunos de los problemas más apremiantes a nivel mundial. Cuando los astronautas del Apolo 13 se comunicaron por radio con el Centro Espacial Johnson y dijeron: “Houston, tenemos un problema”, el Control de misión de la NASA reunió datos y los usó para crear un plan de rescate. 

Existen muchas formas de ver los datos en tiempo real. Cuando las organizaciones pueden ver los datos en un lugar, es más fácil para los ejecutivos realizar un análisis y tomar decisiones concretas. En esta guía, explicaremos qué es un panel ejecutivo y qué beneficios ofrece esta herramienta para crear informes. También te daremos algunos consejos sobre cómo sacar el mayor provecho al crear tu propio panel ejecutivo.

¿Qué es un panel ejecutivo?

Un panel ejecutivo es una interfaz personalizada que muestra los datos de tu empresa de una manera gráfica y organizada. Puedes usar los datos para gestionar los objetivos del equipo, realizar mejoras, identificar tendencias, hacer predicciones y más. Al presentar los datos más importantes de tu empresa en tiempo real, tu panel ejecutivo facilita la toma de decisiones estratégica sin la necesidad de realizar otras investigaciones innecesarias.

Los paneles ejecutivos ofrecen:

• Una visualización gráfica fácil de navegar

• Métricas personalizables según tus necesidades

• Datos provenientes de varias fuentes y departamentos

• Una estructura que permite acceder fácilmente a los datos actuales

Los paneles ejecutivos deben proporcionar la información más relevante de tu organización en el menor tiempo posible. Esta información puede incluir los indicadores clave de rendimiento (KPI) y cualquier métrica que indique el estado de tu organización.

Tipos de paneles ejecutivos

Hay cuatro tipos principales de paneles ejecutivos. Estos tipos difieren según qué información prefieres que se muestre en el panel y qué planeas hacer con los datos.

Los cuatro tipos de paneles son:

1. Estratégico: los paneles estratégicos se enfocan en estrategias a largo plazo y probablemente incluyan métricas de alto nivel. Como gerente, tu panel estratégico puede incluir un análisis interanual del número de clientes o los ingresos de la empresa.

2. Analítico: los paneles analíticos contienen gran cantidad de información, y los analistas usan este tipo de panel para identificar tendencias o hacer predicciones. Este panel puede incluir los datos financieros o las métricas de satisfacción del cliente de varios años. 

3. Operativo: los paneles operativos muestran períodos y procesos operativos más cortos, como presupuestos de proyectos, el presupuesto total gastado en un trimestre y el costo por adquisición. 

4. Táctico: los paneles tácticos se usan para dar seguimiento al desempeño de los empleados o al desempeño del proyecto. Las métricas de este panel incluyen clics, impresiones, costo por contratación y resultados de los empleados.

Algunos paneles ejecutivos tienen componentes que pertenecen a más de una categoría. Por ejemplo, tu panel como gerente de proyectos puede incluir componentes estratégicos y tácticos, mientras que el de un director financiero puede incluir componentes estratégicos y analíticos.

5 consejos para crear tu panel ejecutivo

Puedes usar estos consejos para crear un panel ejecutivo que cumpla con las necesidades de tu equipo. Saber qué información se debe mostrar y cómo es clave si quieres elaborar un panel que te resulte útil para ser un gran líder.

1. Identifica a tu audiencia.

Usarás las métricas clave de tu panel ejecutivo para ayudar a una audiencia específica dentro de tu organización. Por ejemplo, si eres gerente de proyectos, tus conjuntos de datos pueden aplicarse específicamente a tus proyectos y a los miembros de tu equipo. El primer paso que debes tener en cuenta al crear el panel ejecutivo es identificar la audiencia a la que esperas servir con tus datos. Te ayudará a tomar decisiones con más información y a personalizar tu panel en función de esa audiencia.

Hazte estas preguntas para identificar a tus usuarios principales:

• ¿Cuáles son los objetivos de mi equipo?

• ¿Cómo puedo medir el desempeño de mi equipo?

• ¿Qué datos necesito para hacer mejoras al equipo o a la empresa?

• ¿Qué datos me ayudarán a convertirme en un mejor líder?

Una vez que conozcas a tu audiencia y puedas responder las preguntas anteriores, puedes avanzar al próximo paso, en el que definirás las métricas de éxito para tu panel ejecutivo. 

2. Establece los KPI.

Los KPI son las métricas de desempeño que verás en el panel ejecutivo. Puedes elegir verlos en forma de gráfico, tabla o diagrama, pero los KPI que elijas deben ser útiles para la audiencia que identificaste en el consejo número uno.

Por ejemplo, si eres gerente de proyectos del equipo de Marketing, uno de los objetivos de tu equipo puede ser diversificar la producción de contenido a través de todos los canales de marketing. Para traducir este objetivo en datos, escríbelo como un objetivo SMART. Por ejemplo, la versión SMART de ese objetivo es producir 10 elementos de contenido para cada canal por mes; siendo los canales las redes sociales, el email y el sitio web. 

En este ejemplo, tu panel de KPI podría incluir las siguientes métricas:

• Proyectos finalizados ordenados por canal 

• Proyectos sin finalizar ordenados por canal y miembro del equipo asignado

• Proyectos sin asignar ordenados por canal y prioridad

• Diagrama que muestra el progreso hacia el objetivo

El panel ejecutivo también puede incluir otros KPI que te aporten un panorama de alto nivel de tu equipo y de las metas estratégicas de la empresa. Quizás quieras incluir métricas que midan el desempeño de los miembros del equipo o el éxito general de la empresa en cuanto al marketing.

3. Personaliza el panel.

Los conjuntos de datos no son lo único que importa a la hora de crear el panel. Es igualmente importante asegurarte de que la representación visual sea la correcta para que la experiencia del usuario sea óptima. La manera en la que procesas la información puede afectar la toma de decisiones. El diseño de tu panel se verá diferente en función del tipo de actividades comerciales que realices. Considera los diferentes tipos de paneles que se mencionaron anteriormente.

Por ejemplo, el diseño del panel de un analista de datos incluirá gran cantidad de información, por lo que deberá determinar la mejor manera de representar visualmente esa información para poder analizarla e identificar las tendencias.

4. Transmite un mensaje claro con tus datos.

Los datos de tu panel deben tener un hilo conductor. Crear un panel de datos no es útil si no puedes obtener una visualización clara de los datos y sacar conclusiones a partir de estos.

Volviendo a nuestro ejemplo, el objetivo era crear 10 elementos de contenido por mes para los canales de redes sociales, email y sitio web. En este ejemplo, tu panel debería responder estas preguntas:

• ¿Cuántos proyectos hemos finalizado y para qué canales de marketing?

• ¿Cuántos proyectos están sin finalizar y para qué canales de marketing?

• ¿Cómo definimos las prioridades de los proyectos sin finalizar?

• ¿Quién se encargará de terminar los proyectos sin finalizar?

• ¿Qué tan cerca estamos de nuestro objetivo?

Independientemente de quién vea tu panel, cualquiera debería poder responder estas preguntas con los datos que aparecen.

5. Usa un software para generar informes.

El software para generar informes es la mejor manera de automatizar tu panel y mostrar análisis de datos en tiempo real. Algunas herramientas de informes muestran tipos específicos de información, como el tráfico del sitio web e información para SEO. Como alternativa, las herramientas de informes universales agrupan varios tipos de datos para crear informes combinados. Con un software de informes universales, puedes crear un panel de gestión para dar seguimiento al progreso del trabajo en toda tu organización.

5 beneficios del usar un panel ejecutivo.

Usar un panel ejecutivo ofrece muchos beneficios, independientemente del puesto gerencial que desempeñes. Dado que los paneles comerciales se pueden personalizar, puedes mostrar una vista de primer nivel de cualquier departamento, desde el proceso de ventas hasta la gestión de relaciones con los clientes.

1. Brinda información.

El beneficio principal de usar un panel ejecutivo es que brinda información que quizás no hubieras obtenido de otra manera. Los datos te permiten ser mucho más detallado con tus evaluaciones y respaldar tus decisiones de gestión con hechos. Sin un panel ejecutivo resulta difícil unir las piezas del rompecabezas de datos de tu empresa y ver el panorama general.

2. Ahorra tiempo.

Tener toda la información que necesitas en un solo lugar puede ahorrarte tiempo al momento de tomar decisiones comerciales importantes. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo, lo que incluye buscar información y pasar de una herramienta a otra.

Por ejemplo, si necesitas medir el desempeño de los empleados o determinar el presupuesto total invertido sin usar un panel, probablemente tendrás que pasar de una pantalla a otra en tu software de informes. El software de informes reduce el trabajo manual y te brinda la información que necesitas con tan solo un clic. El panel mantiene la información más relevante en un solo lugar, para que puedas analizarla rápidamente.

3. Mide el desempeño del proyecto.

Ningún proyecto está completo sin métricas de éxito para evaluar el desempeño; y aquí es donde el panel ejecutivo entra en acción. Como se mencionó anteriormente, los datos de tu panel deben presentar un mensaje claro o tener un hilo conductor. Si personalizas tus KPI correctamente, puedes ver el contexto, el estado actual y el posible futuro de un proyecto, todo en un mismo lugar.

4. Mejora el desempeño del equipo.

El panel ejecutivo tiene el potencial de mejorar el desempeño del equipo porque los datos les dan a los miembros del equipo una visión clara de cómo su trabajo contribuye a lograr los objetivos más amplios. Si los integrantes de tu equipo pueden ver cómo progresan hacia sus objetivos y a qué objetivos están contribuyendo con su trabajo, probablemente se esforzarán más en sus tareas diarias.

5. Ofrece la oportunidad de realizar mejoras.

Tu objetivo como gerente de proyectos siempre debe ser mejorar los procesos del equipo y convertirte en un líder más eficiente. El panel ejecutivo te brinda una vista general del desempeño tanto de tu equipo y como del proyecto, y esto puede ayudarte a hacer los cambios que sean necesarios si surge algún problema.

Usa los informes universales para crear tu panel ejecutivo

Puedes usar una herramienta de informes universales para conectar todos los flujos de trabajo de tu equipo y analizar el desempeño de los integrantes y del proyecto en tiempo real. Una vez que hayas creado tu panel ejecutivo personalizado, tendrás la vista de alto nivel que necesitas para poder tomar, fácilmente, decisiones basadas en los datos.