Toma de decisiones: definición, pasos, tipos y características

Tomamos decisiones a diario. Cuando decidimos si iremos en autobús al trabajo o en taxi. ¿Helado de vainilla o de chocolate? ¿Azúcar o edulcorante?

Atravesamos todo un proceso para tomar esas pequeñas decisiones, incluso a pesar de que son elecciones simples y fáciles. Entonces, nos preguntamos cómo terminamos tomando decisiones mucho más complicadas.

En el trabajo, las decisiones no son tan simples como elegir lo que uno quiere beber en el desayuno. Es el motivo por el que resulta tan importante entender cuál es el proceso de toma de decisiones.

¿Qué es la toma de decisiones?

El proceso de toma de decisiones es un método que consiste en reunir la información y evaluar alternativas para luego, en definitiva, tomar la decisión final.

El siguiente paso del proceso está previsto para decisiones complicadas en las que hay varias partes interesadas, aunque este proceso también se puede usar para algo tan simple como decidir lo que quieres tomar en el desayuno.

Decision making: 7 pasos clave del proceso

Paso 1: Identifica la decisión que se debe tomar

Cuando estés identificando la decisión, el primer paso es hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Qué problema hay que resolver?

• ¿Cuál es el objetivo que piensas alcanzar con la implementación de esta decisión?

• ¿Cómo medirás el éxito?

Todas estas preguntas sirven como técnicas para definir objetivos comunes que, a corto plazo o a largo plazo, te ayudarán para que se te ocurran posibles soluciones. Cuando la definición del problema está clara, después tienes más información disponible para elaborar mejores decisiones con las cuales abordar la resolución de problemas.

Paso 2: Reúne información relevante

El paso de reunir la información relacionada con la decisión que se quiere tomar es fundamental para tomar decisiones basadas en información. ¿Tu equipo tiene datos históricos que se relacionen con este problema? ¿Alguien ha intentado resolverlo antes?

También es importante buscar información fuera del equipo o de la empresa. Para lograr un proceso de decisión efectivo es necesario contar con información de varias fuentes diferentes. Busca fuentes externas, como pueden ser investigaciones sobre el mercado, trabajar con consultores o hablar con colegas de diferentes empresas que tengan experiencia relevante para el caso. La información adicional que reúnas le servirá a tu equipo para identificar distintas alternativas de soluciones para el problema.

Paso 3: Identifica soluciones alternativas

En este paso es necesario que busques varias soluciones diferentes para el problema en cuestión. Es muy importante encontrar más de una alternativa posible en los casos en que se toman decisiones de negocios, porque las distintas personas involucradas pueden tener necesidades diferentes dependiendo del rol que cumplan. Por ejemplo, si en una empresa se busca una herramienta de gestión del trabajo, el equipo de diseño puede tener necesidades diferentes de las del equipo de desarrollo. Elegir una sola solución o tomar decisiones individuales sin pensarlo demasiado puede no ser conveniente en absoluto.

Paso 4: Sopesa las soluciones

Es la instancia en que tomas todas las soluciones diferentes que se les han ocurrido y analizas con un pensamiento estratégico cómo tratarías el problema inicial. El equipo empieza a identificar las ventajas y desventajas de cada opción y a eliminar alternativas relacionadas con esas opciones en pos de poder evaluar las posibles consecuencias.

Hay algunas formas comunes en que tu equipo puede analizar y sopesar las opciones:

• Lista de ventajas y desventajas

• Análisis FODA

• Matriz de decisiones

Paso 5: Elige una de las alternativas

El paso siguiente es tomar una decisión final. Considera toda la información que has reunido y de qué forma puede afectar la decisión a las diferentes personas.

A veces, la decisión correcta no es una de las alternativas, sino que lo mejor es combinar diferentes opciones. Las decisiones estratégicas efectivas abarcan la resolución creativa de problemas y tener imaginación, para no limitarte a elegir con tu equipo solamente opciones obvias.

Uno de los valores clave de Asana es no aceptar soluciones por compromiso. A veces, la elección de una solución única puede implicar que se pierdan los beneficios de las demás. Si puedes, intenta buscar opciones que superen las alternativas presentadas.

Paso 6: Ponte en acción

Una vez que el responsable de la toma de decisión da luz verde, habrá llegado la hora del curso de acción y poner la solución en práctica. Tómate el tiempo necesario para generar un plan para la implementación, de modo que el equipo esté al tanto de los pasos a seguir. Después, deberás poner el plan en práctica y supervisar los avances para determinar si la decisión ha sido acertada o no.

Tu plan de implementación debe estar alineado con tus objetivos. Utiliza un software de project management para tener siempre presentes tus objetivos.

Paso 7: Revisa la decisión tomada y su impacto (tanto lo bueno como lo malo)

Una vez que hayas tomado una decisión, podrás supervisar todo según las métricas de éxito definidas en el paso 1. Así es como evaluarás los resultados obtenidos y se determinará si la solución cumple realmente con el criterio de éxito del equipo o no.

A continuación, compartimos algunas preguntas a tener en cuenta al momento de revisar la decisión:

• ¿Se resolvió el problema que el equipo identificó en el paso 1? 

• ¿La decisión afectó al equipo de manera positiva o negativa?

• ¿Quiénes se beneficiaron con esta decisión? ¿Qué otras personas se vieron afectadas de forma negativa?

Si la solución no ha sido la mejor opción, el equipo puede aplicar técnicas de gestión iterativa de proyectos como ayuda. Les permitirá adaptarse rápidamente a los cambios y tomar las mejores decisiones con los recursos que tienen.

Tipos de toma de decisiones: modelos y ejemplos

Si bien la mayoría de los modelos para tomar decisiones giran en torno a los mismos siete pasos, hay algunas metodologías diferentes que pueden resultar muy útiles para optar por una buena decisión.

Modelos racionales de toma de decisiones

Este tipo de modelo es el más común que habrás visto. Es lógico y secuencial. Los siete pasos enumerados arriba son un ejemplo de modelo racional de toma de decisiones.

Cuando la decisión que se toma genera un gran impacto en el equipo y necesitas maximizar los resultados, este es el tipo de proceso para toma de decisiones que deberías elegir. En este caso deberás considerar una amplia gama de puntos de vista con imparcialidad para tomar la mejor decisión posible.

Modelos intuitivos de toma de decisiones

Con este tipo de modelo de toma de decisiones uno no se rige por la información o los datos duros, sino por el instinto. Para aplicar esta forma de toma de decisiones se requiere experiencia previa y la posibilidad de reconocer patrones para desarrollar instintos marcados.

A este tipo de metodología, por lo general, la aplican las personas que tienen mucha experiencia con clases similares de problemas, quienes ya han tenido éxito antes con las soluciones que están por implementar ahora.

Modelos creativos de toma de decisiones

El modelo creativo de toma de decisiones consiste en reunir la información y los análisis acerca del problema, y a partir de allí concebir ideas para hallar una potencial solución. Algo parecido a lo que sucede con el modelo racional de toma de decisiones.

La diferencia radica en que en vez de identificar las ventajas y desventajas de cada alternativa, quien debe tomar la decisión pasa por un período en el cual debe intentar activamente no pensar en la solución para nada. El objetivo es lograr que el subconsciente se ocupe y lo guíe para tomar la decisión correcta. Es similar al modelo intuitivo de toma de decisiones.

La mejor aplicación se daría en un proceso iterativo, para que los equipos pudieran probar sus soluciones y adaptar todo a la medida de los cambios.

La importancia de la toma de decisiones con una herramienta de gestión del trabajo

El seguimiento de las decisiones puede resultar complicado cuando no están debidamente documentadas. Descubre cómo una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ayudar a que los integrantes de tu equipo den seguimiento a las decisiones clave, colaboren con sus compañeros de trabajo y estén siempre al tanto del progreso. Todo en un mismo lugar.