La guía para gerentes sobre estilos de comunicación

La comunicación es un componente clave de nuestro trabajo por lo que saber cómo comunicarte de manera efectiva con tu equipo es fundamental. Hacer nuestro propio trabajo, colaborar con los miembros del equipo, delegar el trabajo a los compañeros de equipo y compartir informes de progreso; todas estas iniciativas dependen de una comunicación efectiva.

Ahí es donde los cuatro estilos de comunicación entran en acción. Estos cuatro estilos clasifican cómo las personas se comunican. Son un concepto muy usado en toda la web, y muchas personas creen que comprender su estilo de comunicación puede ayudarlos a colaborar de manera más efectiva con los miembros del equipo.

El problema es que si solamente te centras en el estilo de comunicación de una persona, corres el riesgo de perder de vista el panorama general. Tal vez un compañero de equipo use un estilo agresivo o pasivo para comunicarse, pero ¿por qué lo hace? Si parece un comunicador agresivo, ¿de dónde proviene esa agresión? O tal vez hace comentarios aparentemente pasivo-agresivos, ¿qué lo llevó a sentir que no podía comunicarse de manera más directa? Comprender los motivos que influyeron en el estilo de comunicación de las personas, en lugar de centrarse únicamente en el efecto, puede ayudarte a apoyar mejor a tu equipo y ayudarlos a comunicarse de forma más eficiente.

¿Qué son los estilos de comunicación?

Los estilos de comunicación describen las diferentes maneras en que se comunican las personas. Existen cuatro estilos principales de comunicación: comunicación pasiva, comunicación agresiva, comunicación pasivo-agresiva y comunicación asertiva. Cada estilo de comunicación puede usarse de forma verbal, no verbal o escrita.

Los 4 estilos de comunicación

En términos generales, existen cuatro estilos de comunicación diferentes. A continuación te explicamos cómo se define comúnmente cada estilo de comunicación y cómo estos estilos pueden aparecer en el trabajo:

• Estilo de comunicación pasiva. Las personas que poseen este estilo de comunicación rara vez expresan su opinión y suelen ir con la corriente. Los comunicadores pasivos no suelen ser conflictivos e incluso pueden parecer sumisos. Su comunicación no verbal puede incluir expresiones como cruzar los brazos y evitar el contacto visual.

• Estilo de comunicación agresiva. Las personas que se comunican de esta forma, suelen estar muy convencidas de su opinión, a tal punto de que posiblemente no escuchen las opiniones de sus compañeros. Es probable que durante una conversación interpongan sus propias ideas con frecuencia y a veces hasta pueden usar un lenguaje de confrontación como “estás equivocado” o “no lo entiendes”. Su comunicación no verbal incluye mantener un contacto visual intenso.

• Estilo de comunicación pasivo-agresiva. Las personas con este estilo de comunicación no se sienten cómodas al manifestar sus opiniones. Su comunicación verbal no suele coincidir con su comunicación no verbal. Por ejemplo, pueden decir que están emocionados, pero muestran un lenguaje corporal contradictorio, como fruncir el ceño u hombros caídos. 

• Estilo de comunicación asertiva. Las personas con este estilo de comunicación saben cómo defenderse. Son el tipo de comunicadores que saben cómo expresar sus opiniones y defender lo que quieren. Los comunicadores asertivos pueden usar gestos con las manos mientras se comunican de manera no verbal, y es probable que tengan expresiones faciales relajadas o que muestran felicidad al hablar.

Los beneficios de la comunicación asertiva

En un lugar de trabajo ideal, todos deberían usan un estilo de comunicación asertiva. Los comunicadores asertivos se centran en la colaboración y la conexión y están más orientados al trabajo en equipo ya que este estilo de comunicación se basa en el respeto mutuo. Entienden claramente las prioridades en el trabajo y no temen expresar sus necesidades. En última instancia, los comunicadores asertivos se sienten a gusto de mostrarse como son.

Las personas con estilos de comunicación asertiva son capaces de:

• Expresar sus sentimientos de manera efectiva al comunicarse con los demás

• Priorizar la colaboración y la comunicación

• Pedir comentarios a los demás para seguir mejorando

• Tener conversaciones claras y respetuosas

• Defender sus necesidades en el trabajo

Gracias a su capacidad para comunicarse de manera efectiva en el trabajo, los comunicadores asertivos generalmente se benefician de:

• Tener autoestima alta

• Tener autoconciencia

• Respeto mutuo en el trabajo

• Tener objetivos y expectativas claros

• Tener grandes habilidades de comunicación

¿Qué sucede con los demás estilos de comunicación?

Si está leyendo este artículo, seguramente estés tratando de mejorar la comunicación con los miembros de tu equipo de alguna manera, independientemente de que estén usando un estilo de comunicación pasivo, agresivo o pasivo-agresivo. 

A simple vista, los estilos de comunicación influyen en la forma en que los miembros del equipo se expresan. Estos estilos pueden afectar la forma en que un miembro del equipo se comporta en una reunión individual, se comunica por email o interactúa con sus colegas. Los estilos de comunicación son reales, e identificar el estilo de un miembro del equipo es el primer paso para permitir una comunicación efectiva en el trabajo.

Cómo identificar las causas fundamentales del estilo de comunicación de un miembro del equipo.

No basta con identificar simplemente el estilo de comunicación de un miembro del equipo. Como puedes imaginar, algunos estilos de comunicación pueden crear conflictos en el trabajo. Por ejemplo, un compañero con un estilo de comunicación agresiva puede provocar que otros miembros del equipo tengan dificultades para expresar sus opiniones.

Si un miembro del equipo se expresa con un estilo de comunicación negativo o difícil, probablemente exista un motivo subyacente, como estrés o confusión en el trabajo. Cuando puedas identificar el estilo de comunicación de esa persona, podrás abordar lo que le impide comunicarse de manera asertiva.

Es muy probable que los miembros de tu equipo quieran comunicarse de manera asertiva, ya que esta es la mejor manera de crear un entorno abierto y honesto. Incluso en equipos competitivos, como Ventas o Legales, la comunicación asertiva permite que los miembros del equipo expresen sus ideas de manera eficiente y colaboren con sus colegas. Si no se comunican de forma asertiva, es probable que exista algún obstáculo en el trabajo que les impida ser ellos mismos. 

Como gerente del equipo, puedes hacer algo al respecto. Al centrarte en el estilo de comunicación de cada miembro del equipo, podrás identificar los motivos por los que podrían estar comunicándose de manera agresiva, pasiva o pasivo-agresiva, y planificar cómo abordarlo. Puedes implementar procesos y sistemas de apoyo para garantizar que los miembros del equipo se sientan cómodos siendo ellos mismos en el trabajo. Cuando elimines los obstáculos, los miembros del equipo se sentirán empoderados para comunicarse de manera asertiva para defender sus propias necesidades.

Cómo brindar apoyo a las personas con estilos de comunicación pasiva

Si un compañero parece tener un estilo de comunicación pasiva, puede sentirse incómodo o sufrir de ansiedad social en el trabajo. Por alguna razón, esa persona no se siente capaz de expresarse con confianza o no se siente seguro de mostrarse tal como es. Según la Clínica Mayo, los comunicadores pasivos pueden sufrir de altos niveles de estrés. Y no están solos: según el Índice de la anatomía del trabajo, el 42 % de los trabajadores del conocimiento calificaron sus niveles de estrés como altos o muy altos durante el año pasado.

Cómo puedes ayudar: comparte un plan de comunicación

Un plan de comunicación es un esquema de cómo y dónde el equipo se comunicará en torno al trabajo. Esto podría incluir qué herramientas deben usar los miembros del equipo, cuándo usar la comunicación en vivo o la comunicación fuera de línea y quién es responsable de cada uno de los canales del equipo. Al eliminar las confusiones de la comunicación laboral, puedes ayudar a los miembros del equipo que sufren de ansiedad social o se sienten muy estresados.

Al compartir un plan de comunicación, asegúrate de aclarar los siguientes puntos:

• Qué canal debería usarse para cada tipo de comunicación

• Cuándo los miembros del equipo deben comunicarse de forma sincrónica (en vivo) o asincrónica (cada uno a su tiempo)

• Con qué frecuencia se deben compartir las actualizaciones

• Cómo los miembros del equipo pueden indicar cuando están ausentes o en modo enfoque

La parte más importante de compartir tu plan de comunicación para empoderar a los compañeros que se comunican de forma pasiva es aclarar qué herramientas deben usarse y para qué. Por ejemplo, en Asana usamos:

• Asana para comunicarnos de forma asincrónica sobre temas relacionados con el trabajo, como compartir actualizaciones, comentarios o informes de estado de proyectos.

• Slack para charlas sincrónicas en vivo y para consultas rápidas.

• Email para comunicarnos con los colaboradores externos que no están en Asana.

• Zoom o Google Meet para las reuniones de equipo y las conversaciones cara a cara con nuestro equipo global.

Cómo colaborar con las personas con estilo de comunicación agresiva

Si un miembro del equipo muestra tener un estilo de comunicación agresiva, es posible que sienta que no recibe suficiente apoyo en el trabajo. Incluso si lo hace de forma inconsciente, este comportamiento puede provocar que otros compañeros reaccionen de forma defensiva, lo que puede aumentar el nivel de agresión. Según la Clínica Mayo, los miembros del equipo pueden usar estilos de comunicación agresivos para obtener lo que quieren, pero al hacerlo, corren el riesgo de afectar la confianza del equipo.

Cómo puedes ayudar: aclara las funciones y responsabilidades del proyecto

Es posible que el miembro de tu equipo se comunique con un estilo agresivo porque cree que es la única forma de obtener lo que quiere. La mejor manera de apoyarlo es aclarar quién está trabajando en qué y cuáles son las responsabilidades de cada miembro del equipo en un proyecto determinado. Esto también te permitirá guiar al equipo hacia un estilo de comunicación más asertiva.

Para hacerlo, considera la posibilidad de crear gráficos RACI para aclarar las diferentes funciones que cada miembro del equipo desempeña en el proyecto. RACI es el acrónimo de:

• Responsable: Esta persona está a cargo del trabajo de forma directa y será quien pueda responder cualquier pregunta. En un gráfico RACI, cada tarea o iniciativa tiene solamente un responsable.

• Aprobador: Esta persona está a cargo de supervisar el trabajo. Es el responsable de asegurarse de que se realice todo el trabajo a tiempo. En un gráfico RACI, cada tarea o iniciativa tiene solamente un aprobador.

• Consultado: Es la persona o personas encargadas de dar el visto bueno al trabajo antes de que se finalice. Puede haber varios consultados.

• Informado: Estas personas están conectadas con el trabajo que se está realizando, aunque no es necesario que participen en ninguno de los ciclos de revisión. Se los debe mantener informados sobre el progreso del trabajo. Puede haber varios informados.

Un gráfico RACI puede brindarle al miembro de tu equipo una idea clara sobre quién es directamente responsable de realizar determinadas funciones y quién es el encargado de revisar o brindar comentarios. Un gráfico RACI puede ayudar a un colega con un estilo de comunicación agresivo de dos maneras:

1. Si están incluidos en el gráfico RACI, allí se detallan con claridad las funciones que debe cumplir su rol.

2. Si no están incluidos en el gráfico RACI, pueden comprender claramente que no participan en dicho trabajo.

Cómo ayudar a las personas con estilos de comunicación pasivo-agresivo

Si un miembro del equipo parece tener un estilo de comunicación pasivo-agresivo, puede sentir que sus opiniones no serán aceptadas por el equipo. Si no han tenido buenos resultados con la comunicación directa en el pasado, es posible que hayan recurrido al estilo pasivo-agresivo. Según la Clínica Mayo, estas personas no se sienten cómodas expresando sus necesidades de forma directa.

¿Cómo puedes ayudar? Dedica tiempo a fortalecer los vínculos del equipo

Para poder animar a estos compañeros a dejar atrás ese estilo de comunicación, es necesario trabajar con todo el equipo. Si aún no lo has hecho, asegúrate de que los miembros de tu equipo se conozcan fuera del contexto laboral. Esto también les permitirá entender cómo pueden colaborar mejor como equipo y comunicarse sin problemas.

Considera organizar actividades de integración semanales o mensuales. Pueden ser actividades divertidas, como trivias, o simplemente puede ser una instancia para que el equipo se reúna para charlar de forma distendida. Además de estas reuniones especiales, tómate el tiempo para asegurarte de que todos se conozcan. En Asana, usamos actividades para romper el hielo al inicio de la mayoría de las reuniones para tener tiempo para conectarnos con los demás compañeros de forma regular. Estas actividades para romper el hielo nos ayudan a tener momentos de distensión y de conexión en cada reunión.

Anima a los miembros del equipo a que se conozcan entre sí. Siempre que sea posible, anímalos a que organicen charlas de café o reuniones individuales con sus compañeros (en Asana las hacemos cada dos semanas) para que puedan vincularse.

Mejora la comunicación del equipo al crear un mejor ambiente de trabajo

Notarás que tus esfuerzos han funcionado cuando los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas, disintiendo con sus compañeros y defendiendo sus necesidades. Cuando eso suceda, sigue invirtiendo en las mejores prácticas de comunicación, en capacitaciones y fortalecimiento del equipo, para que todos puedan seguir manteniendo su estilo de comunicación seguro y asertivo.