Plantilla para órdenes de cambio: Cómo modificar el alcance de un proyecto (incluye ejemplos)

Bob Dylan dijo: “Los tiempos cambian”, y es cierto. Pero la mayoría de los gerentes saben que los proyectos también cambian. De hecho, es raro que el plan de un proyecto termine como empezó, y la forma más fácil de gestionar los cambios es con plantillas de órdenes de cambio.

Las órdenes de cambio ofrecen una forma de comunicar los cambios de un proyecto para que ese proyecto se mantenga según el curso esperado y el equipo entienda cómo avanzar. Con este artículo, te enseñaremos a crear plantillas de órdenes de cambio, para que te prepares para enfrentar cualquier obstáculo que se presente.

¿Qué es una orden de cambio en el ámbito de la gestión de proyectos?

La orden de cambio, también conocida como solicitud de cambio en la gestión de proyectos, es un cambio oficial y documentado del plan de un proyecto. Si bien el término “orden de cambio”, por lo general, se utiliza en el sector de la construcción, las órdenes de cambio se pueden usar en cualquier otro sector para explicar la desviación de un proyecto de su alcance original.

Con las órdenes de cambio se especifica el tipo de cambio que se pretende implementar y cómo afectará ese cambio a los entregables, el precio y el cronograma del proyecto. Entre los motivos más comunes por los que se inician las órdenes de cambio dentro de la gestión de proyectos se encuentran los siguientes:

• Nuevas solicitudes de los participantes

• Errores u omisiones en la planificación

• Presupuestos imprecisos

• Cambios en el alcance del trabajo

• Costos de los recursos

• Eventos que no habían sido planificados

Las órdenes de cambio de los proyectos son muy comunes, porque, incluso aunque la planificación del proyecto se haya elaborado con rigurosidad, los objetivos de un proyecto pueden cambiar por motivos imprevistos mientras está en curso. Sin embargo, si estás preparado para que los cambios se produzcan, el proceso de control de cambios no será tan arduo.

Formularios de órdenes de cambio para imprimir vs. digitales

Los formularios de órdenes de cambio para imprimir, probablemente, hayan sido los únicos con los que se trabajaba en control de cambios en el pasado. Pero ahora están los digitales, que permiten registrar los cambios junto al resto de la información del proyecto.

Si los cambios que haces al proyecto están alineados con el resto de los materiales, lograrás mantener una fuente única de referencias para todo el proyecto. Otros beneficios del seguimiento de las órdenes de cambio con una plataforma digital son:

• La revisión del plan original en tiempo real es muy sencilla.

• La órdenes de cambio se pueden compartir con muchas personas a la vez.

• Las órdenes de cambio se integran con un proceso de gestión de cambios automatizado.

• El presupuesto, el cronograma y el trabajo de los miembros del equipo se pueden modificar cuando se produce un cambio.

Si quieres modificar tus plantillas de órdenes de cambio para integrarlas dentro de un proceso más amplio, los formularios digitales pueden hacerte ahorrar tiempo, además de aportar claridad.

¿Cuáles son los componentes de una orden de cambio?

Antes de entender cómo priorizar y clasificar las solicitudes de órdenes de cambio, es muy importante que revises los componentes de la plantilla. Estos elementos son los que facilitan la revisión de cada orden y que permiten entender rápidamente cuál es el cambio solicitado, por qué se lo pidió y cuál será el impacto esperado que tendrá.

1. Descripción del cambio: En la primera sección de la plantilla para órdenes de cambio se debe incluir una descripción breve del entregable original del proyecto y de los cambios propuestos.

2. Los costos pormenorizados del cambio: En esta sección, deberás enumerar todos los costos asociados con el cambio que propones. Pueden ser costos directos o indirectos, como el tiempo que dedicarán los miembros del equipo al trabajo del proyecto, el software que se necesite o los gastos de viajes.

3. Los costos totales del cambio: Incluye un área en la que se detallen los montos totales de dinero que costará el cambio para que quienes revisen la orden de cambio puedan ver rápidamente cuál será el impacto económico. Si no puedes enumerar algunos de los importes como totales, deja esta sección vacía.

4. El impacto en el cronograma: En esta sección, describe el impacto que tendrá este cambio en el cronograma original del proyecto. ¿El cambio hará que el proyecto se prolongue más allá del tiempo que se programó inicialmente? Explica cómo planeas incluir a los demás en caso de que el cronograma cambie.

5. Las firmas: Incluye una sección para que firmen los revisores de la orden de cambio. En esta sección, también debes firmar tú.

Cómo clasificar y establecer las prioridades de las solicitudes de órdenes de cambio

El envío y la gestión de las órdenes de cambio van de la mano. Al ofrecerles una plantilla para órdenes de cambio a las partes interesadas en el proyecto, déjales en claro que no hay garantías de que el cambio efectivamente se produzca y que este deberá atravesar un proceso de aprobaciones.

En tu rol de gerente de proyectos, probablemente gestiones las solicitudes de órdenes de cambios cuando lleguen y busques tú mismo la información que necesitas para definir las prioridades. Pon en práctica los pasos que se detallan a continuación, para determinar cómo ordenar y priorizar las órdenes de cambio que recibes.

1. Revisa las órdenes de cambio que te envíen

Cuando escuches que alguien habla de solicitar un cambio, acepta la idea e indícale que complete un formulario de orden de cambio para documentarlo. Una solicitud de cambio puede provenir de distintas personas dentro de un proyecto, incluidas las siguientes:

• Partes interesadas externas

• Gerentes de departamentos

• Tú mismo (el gerente del proyecto)

• Contratistas en proyectos relacionados con la construcción

Si las partes interesadas no han usado nunca un formulario de orden de cambio, probablemente les resulte útil que les expliques por qué este formulario es tan importante. Cuéntales que el cambio que soliciten puede afectar a otras áreas del proyecto, y una orden de cambio les ofrecerá a los aprobadores del proyecto y a ti la posibilidad de revisar cómo se alinea el cambio que se solicitó con los objetivos generales del proyecto.

Una vez que hayas recibido el formulario de orden de cambio, revísalo y habla sobre el cambio con quien haya enviado la solicitud. La comunicación abierta es un punto fundamental a tener en cuenta cuando alguien hace una solicitud de cambio.

Consejo: Guarda todas las solicitudes de órdenes de cambio y los cambios de los proyectos en un software para gestión de proyectos centralizado. De este modo, el equipo contará con una fuente central de referencias para toda la información del proyecto. Y cuando se envíen órdenes de cambio nuevas, tendrás la certeza de que todos los integrantes del equipo podrán visualizarlas.

2. Completa la información que falta

Cuando hayas entendido bien la solicitud de cambio de alguien, completa cualquier información que falte en el formulario de orden de cambio. Quien la presente deberá describir el cambio en el formulario de solicitud, pero probablemente necesite de tu ayuda para evaluar los costos de la implementación y para entender qué impacto tendrá en el cronograma del proyecto.

Secciones con las que tal vez necesites brindar ayuda:

• El costo de los cambios: Algunas partes interesadas tal vez financien tu proyecto, pero probablemente no sepan cómo asignas y distribuyes el dinero y otros recursos. Habla sobre el cambio con quien lo solicite y haz una lista lo más pormenorizada posible de los costos.

• El impacto en el cronograma: Los solicitantes difícilmente sepan cómo afectará el cambio que piden al cronograma del proyecto. Si quieren que el proyecto esté terminado para una fecha en particular, deberás analizar lo programado y explicar cómo cambiarán los plazos.

Es más fácil completar un formulario de orden de cambio cuando trabajas junto a quien lo solicita. Con suerte, probablemente le brindes a la otra persona una perspectiva sobre cómo funcionan los proyectos desde adentro.

3. Determina si el cambio realmente debería hacerse

Ahora, puedes analizar la solicitud de cambio en su totalidad y determinar si el cambio efectivamente debería hacerse. Cuando consideres la posibilidad de implementar un cambio solicitado, lleva a cabo un análisis de impacto basado en los siete elementos del plan del proyecto.

Los objetivos: 

• ¿En qué punto se alinea este cambio con los objetivos de nuestro proyecto? 

• ¿El cambio impedirá que cumplamos con los objetivos del proyecto? 

Las métricas de éxito:

• ¿Cómo mediremos el éxito? 

• ¿Cuáles son los riesgos asociados con la implementación de este cambio?

• ¿Vale realmente la pena tomar esos riesgos?

Los participantes: 

• ¿Quiénes deberían participar en la aprobación de esta solicitud de cambio? 

• ¿A quién hay que incluir si avanzamos con esta orden de cambio?

El alcance: 

• ¿Este cambio está fuera del alcance original del proyecto?

• ¿Cuánto costará implementar el cambio?

• Si se necesitan más dinero o recursos, ¿cómo los obtendremos?

• ¿Necesitaremos más personas para implementar este cambio?

Los entregables:

• ¿Cómo mejorará nuestro producto final con este cambio?

• Si consideramos el beneficio que aportará el cambio, ¿realmente vale la pena modificar el costo, los recursos o el cronograma?

El cronograma:

• ¿Este cambio afectará nuestra fecha límite?

• ¿Contamos con la flexibilidad suficiente como para modificar el cronograma?

El plan de comunicaciones: 

• En caso de que se apruebe, ¿cómo comunicaremos el cambio al equipo del proyecto? 

Consejo: Usa un software de gestión de proyectos para visualizar cómo afectará al proyecto la solicitud del cambio. Analiza las métricas, como la tasa de utilización del equipo, para determinar el impacto de los cambios en el cronograma y el alcance del proyecto.

4. Solicita recursos para implementar el cambio

Si decides avanzar con el cambio, el próximo paso será obtener los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Ten en cuenta lo siguiente:

• Probablemente necesites incorporar más miembros al equipo para efectuar el cambio.

• Si necesitas más tiempo para trabajar en estos entregables, ese tiempo puede retrasar otros proyectos.

• Al dinero lo puede aportar el solicitante, pero para garantizar los recursos físicos, los proveedores y los fabricantes deben estar de acuerdo.

• Deberás asegurarte de poder obtener los recursos extra dentro del período que definas.

En esta etapa del proceso de control de cambios, todos los integrantes del equipo ya deberían estar al tanto del cambio. Trabaja con la ayuda de los demás para obtener los recursos que necesites para facilitar el proceso.

5. Incorpora el cambio en el plan del proyecto

Una vez que todos estén listos para poner manos a la obra y ya cuentes con los recursos necesarios para implementarlo, será el momento de incorporar el cambio al plan del proyecto. Estos son algunos ejemplos de los próximos pasos a seguir:

• Adecuar los roles y responsabilidades del equipo

• Agregar las tareas y los hitos del proyecto

• Cambiar el cronograma del proyecto

• Adaptar los objetivos y KPI del proyecto

No olvides firmar al final del formulario de orden de cambio y guardarlo con el resto de la documentación del proyecto para referencia. Este archivo digital puede resultar muy útil cuando trabajes con otros proyectos más adelante o cuando quieras renovar el proceso de control de cambios.

Consejo: Todas las personas involucradas en el proceso de control de cambios deberían estar de acuerdo con el uso del formulario de orden de cambio. Utiliza un formulario digital para poder enviarlo a cualquier persona sin importar dónde se encuentre y para ofrecer mayor flexibilidad a la hora de devolver la respuesta con facilidad.

Ejemplo y plantilla para órdenes de cambio

A continuación, verás un ejemplo de plantilla para órdenes de cambio. El departamento de marketing de esta empresa está planificando lanzar un producto nuevo y pretende anunciar el lanzamiento con una campaña en redes sociales. El plan original incluía publicidad paga en Instagram y Facebook, pero Sally Brown propuso hacer algunos cambios.

En el formulario anterior de orden de cambio se explican estos puntos clave:

• El deseo de ampliar la campaña en redes sociales también a LinkedIn.

• La intención de agregar al proyecto publicaciones orgánicas en redes sociales.

• Para implementar el cambio habrá que crear un calendario para redes sociales y redactar las publicaciones orgánicas.

• Hay que ampliar el presupuesto del proyecto para incluir los anuncios pagos en LinkedIn y una posible suscripción a algún software para programar las apariciones en redes sociales.

• El cronograma del proyecto deberá (indefectiblemente) mantenerse sin cambios.

• Para mantener el cronograma del proyecto dentro de lo estipulado, el equipo debe recibir ayuda extra.

Descarga una versión gratuita de la plantilla para órdenes de cambio a continuación para usarla con tu equipo.

Usa los formularios de Asana para optimizar el proceso de órdenes de cambio

Si cuentas con un proceso claro de control de cambios, el flujo de trabajo del proyecto puede resultar mucho más simple, más allá de los cambios de rumbo que surjan en el camino. Cuando usas formularios digitales con Asana para gestionar las solicitudes de órdenes de cambio, esas modificaciones pueden incorporarse directamente en el sistema de gestión de proyectos. De este modo, dedicarás menos tiempo a la coordinación del trabajo y más a, efectivamente, hacerlo.