Young Survival Coalition crea contenido, comunidad y conexión para luchar contra el cáncer de mama con Asana

Cuando los adultos jóvenes oyen decir, “tienes cáncer de mama”, por lo general se vuelcan a internet y a las redes sociales para buscar recursos, apoyo y entender la noticia que acaban de recibir. En sus búsquedas, muchos descubren la Young Survival Coalition (YSC), que fortalece a la comunidad y mejora la calidad de vida de los jóvenes adultos afectados por el cáncer de mama. Fundada en 1998 por tres mujeres que tenían menos de 35 años cuando les diagnosticaron la enfermedad, hoy en día es la organización de referencia para los adultos jóvenes que se enfrentan al cáncer de mama.

A la delantera de la intervención de YSC con los ciudadanos, se encuentra el equipo de Comunicaciones y Marketing. Ellos supervisan la promoción y la entrega de todo el contenido, los eventos, los emails y lo que se publica en redes sociales y en el sitio web de la organización. Tal como lo explica Mary Atwater, gerenta de Medios Digitales en YSC, los ciudadanos buscan recursos útiles; de modo que la prioridad número uno de su equipo es asegurarse de que el sitio web y el blog estén actualizados con la información más relevante y oportuna.

Al gestionar nuestro contenido y los calendarios para las redes sociales en Asana, hemos logrado un incremento del 190 % en las visitas al blog y notamos un aumento del 175 % en las recomendaciones en redes sociales.”

El equipo tenía que esforzarse mucho para poder mantener el ritmo de trabajo, ya que recibían un gran volumen de solicitudes, los departamentos eran incapaces de dar seguimiento al progreso de los proyectos y debían ocuparse de muchos trabajos con vencimientos y prioridades en simultáneo. Entonces, contrataron a Steph Poland como funcionaria adjunta de Operaciones, para Marketing, en 2018, para que ayudara con la planificación, la coordinación y la gestión del trabajo.

Con Steph en funciones y un nuevo director adjunto, el equipo de MarCom evaluó cada proceso del flujo de trabajo de su departamento. Hallaron se recibía una gran cantidad de solicitudes de trabajo provenientes de diferentes departamentos. Esto dificultaba la colaboración del equipo, que enviaran las actualizaciones de estado de los proyectos a los distintos departamentos o que cumplieran con los vencimientos necesarios para finalizar sus trabajos con calidad. Juntos, necesitaban hallar una solución que brindara transparencia a los procesos, que disminuyera el estrés de todo el equipo y que los empoderara para hacer el mejor trabajo de sus carreras.

El proceso de selección

Uno de los primeros pasos que tomaron fue el de identificar las necesidades principales del equipo. Con tantos proyectos diferentes activos a la vez, el equipo buscaba contar con lo siguiente:

• La capacidad de centralizar la solicitudes entrantes para que no se pasaran por alto.

• Una forma de ver todo en lo que trabajara el equipo desde un mismo lugar para poder definir mejor las prioridades.

• Una herramienta para la planificación de proyectos de principio a fin, para que las responsabilidades y los vencimientos quedaran claros y no se pasara por alto ningún paso crítico.

Muchos departamentos ya usaban Asana y estaban familiarizados con la herramienta, pero no tenían sus proyectos de Asana integrados entre sí. Steph lo analizó en profundidad. Asistió a un evento de Asana Together en el que se enteró del descuento de Asana para organizaciones sin fines de lucro. Con la seguridad de que las funciones de Asana cubrían las necesidades del equipo, y con el beneficio adicional del descuento, los líderes de YSC se convencieron de que Asana podría ayudar a que la organización centralizara el trabajo, aumentara la transparencia y que, además, permitiría que todos los equipos se centraran en lo más significativo de su trabajo: ayudar a los ciudadanos.

Como en MarCom ya se usaba Asana, Steph se centró en ayudar a los demás departamentos a entender cómo usarla e incorporar sus procesos en la herramienta. Comenzó por dirigir capacitaciones introductorias sobre Asana para los líderes y para cada departamento a fin de que lograran entender cómo usar las funciones clave y cómo estructurar su trabajo. Después, Steph configuró los proyectos y flujos de trabajo de todo en Asana; desde las solicitudes hasta la planificación de los programas especiales. Para que finalmente, pudieran cumplir fácilmente con sus trabajos y familiarizarse con la herramienta.

Crear conexiones valiosas con los ciudadanos mediante un trabajo más efectivo

Ahora, el equipo de MarCom, junto con todos los integrantes de YSC, usan Asana para gestionar todo su trabajo, desde la planificación de los lanzamientos web para la Cumbre y el Tour de Pink hasta la gestión de los contenidos y los programas para marketing de marca. Al dar seguimiento al trabajo en Asana, pueden centrarse en producir más recursos de calidad para los adultos jóvenes afectados por el cáncer de mama, en vez de tener que ocuparse solamente de sacar trabajos rápido. Y como han simplificado los procesos, ahora tienen el tiempo suficiente para producir incluso más contenido. A continuación te mostramos tres formas en las que Asana ha ayudado a que el equipo sea más eficiente y tenga un mejor vínculo con los ciudadanos:

Ahorro de tiempo y promoción de los registros para la Cumbre

YSC reinventó con Asana la forma en que planificaba su mayor oferta programática, la Cumbre de YSC. En vez de depender de múltiples hojas de cálculo y cantidades de trabajo manual, esta vez, usaron las plantillas para proyectos. De este modo, se redujo el tiempo de planificación del lanzamiento web y de promoción; pasó de ocupar entre 30 y 40 horas a 10 o 15 horas. También han mejorado su proceso de revisión. Ahora usan dependencias y subtareas para garantizar que nada se pase por alto. Con estas mejoras en la eficiencia, su equipo ha tenido más tiempo para centrarse en generar el ruido necesario para difundir el evento de la Cumbre YSC 2020 y han podido duplicar la cantidad de registros en Save My Spot.

Con Asana, redujimos un 80 % el tiempo que demanda la planificación del lanzamiento de una Cumbre.”

Aumento de la precisión y la confiabilidad para lanzar el Tour de Pink a tiempo

Probablemente su proyecto más complejo: el Tour de Pink de YSC es una carrera ciclista de beneficencia que se realiza en varios días. El éxito del Tour de Pink depende de varios departamentos, contingencias e integraciones que funcionan desde el momento en que se registran los participantes e incluyen la gestión del equipo, las guías de capacitación y una aplicación. Al usar Asana para planificar el evento y hacer que todos se ocupen de sus responsabilidades y vencimientos, el equipo logró reducir la cantidad de revisiones que enviaba a su contratista web. Como resultado, mejoraron el lanzamiento a tiempo en un 50 %.

Entrega de más contenido de calidad y conexión con más ciudadanos

Gracias a la mejora en los cronogramas de los proyectos para la Cumbre de YSC y el Tour de Pink, todo el equipo dispuso de más tiempo para centrarse en crear contenido de calidad para el blog. Desde que empezaron a trabajar con Asana, han aumentado un 50 % la producción de contenido para el blog y un 45 % la de contenido para las redes sociales. Como resultado, las visitas al blog aumentaron un 190 % en cantidad de lectores y las recomendaciones en redes sociales tuvieron un incremento del 175 %.

El equipo de MarCom de YSC ha podido mejorar considerablemente la forma en que se presenta ante la comunidad gracias a la transparencia que incorporaron y a que ahora tienen más tiempo para centrarse en los ciudadanos. Al gestionar todo el trabajo en Asana, se pueden centrar en brindar el apoyo y los recursos que realmente necesitan quienes padecen cáncer de mama, ya que enfrentan una de las experiencias más difíciles de la vida.