Coupa se expande para ayudar a los clientes con Asana

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Desafío

• Antes de Asana, no existía un espacio de trabajo centralizado para supervisar y gestionar las iniciativas en toda la organización de Servicios de Valor. 

• Los diferentes equipos usaban una variedad de herramientas y hojas de cálculo, lo que desorganizaba el trabajo y hacía que fuera más difícil para los ejecutivos ver el progreso general.

• La PMO necesitaba un proceso formal de recepción para organizar y priorizar las solicitudes de manera alineada y objetiva.

Solución

• El equipo directivo estableció una PMO a fin de desarrollar soluciones y eligió Asana como plataforma central para el crecimiento.

• Se seleccionó la plataforma para generar informes sobre el estado del proyecto en todos los equipos de forma eficiente, definir claramente quién hacía qué y para cuándo y evitar que el trabajo se pasara por alto.

• La PMO impulsó la plataforma y expandió lentamente el uso de Asana a otros equipos. 

• Asana ofrecía un único proceso para gestionar las solicitudes, una vista general del trabajo en curso y una forma de detectar y consolidar el trabajo duplicado.

Resultados

•  Ahorro de más de un 658 % de tiempo en 3 años: Coupa introdujo una PMO en 2020 con Asana. Para 2023, ahorró 135 días de trabajo al año al eliminar los silos y unificar el trabajo entre los equipos.

• Mayor visibilidad para el liderazgo: con Asana, la PMO de Coupa creó una hoja de ruta de la organización para los próximos proyectos y consolidó los proyectos activos en un portafolio para mostrar fácilmente el progreso en relación con los objetivos.

• Priorización objetiva de los proyectos: definir un sistema de clasificación numérica a través de un formulario de recepción de Asana ayudó a la organización de la PMO a priorizar los nuevos proyectos y a tomar decisiones informadas para la empresa.

Cómo Asana ayuda a Coupa a trabajar de forma más inteligente

Demostrar a la organización qué es posible con una PMO y Asana

Hoy en día, se realiza un seguimiento de las iniciativas de Servicios de Valor próximas y en curso en Asana, lo que ayuda a los clientes a alcanzar sus objetivos de negocios, desde la implementación de Coupa hasta la adopción y más allá. Los proyectos incluyen la implementación de nuevas herramientas como un CMS, un sistema de gestión de aprendizaje y una plataforma de comunicación con el cliente para jefes de cuentas.           

Ahora, los equipos de Servicios de Valor pueden solicitar asistencia para la gestión de proyectos y programas a la PMO a través de un sistema integral en Asana que lleva los proyectos desde la solicitud hasta la hoja de ruta y la entrega.

Solicitudes estandarizadas para definir mejor las prioridades

La simplificación de la recepción de trabajo ayuda a que los equipos avancen más rápido

Antes de Asana, no existía un proceso estandarizado para supervisar y gestionar las iniciativas en toda la organización de Servicios de Valor. La organización necesitaba un proceso formal de recepción para ayudar a organizar y priorizar las solicitudes de manera alineada y objetiva.

Ahora, para que la PMO evalúe una solicitud de asistencia, un equipo de Servicios de Valor debe enviar su iniciativa a través de un formulario de Asana que hace que el proyecto pase través de un sistema de calificación de prioridades. Este sistema permite una toma de decisiones más rápida y objetiva sobre cómo asignar los recursos. El formulario de Asana también ayuda al equipo de la PMO a recopilar información importante sobre un proyecto por adelantado para que pueda empezar a trabajar más rápido. 

Priorización fluida de proyectos

• El equipo recopila los datos necesarios para las solicitudes con un formulario de recepción de Asana, donde se completan detalles como el caso de uso de negocios, los patrocinadores ejecutivos, los equipos, los plazos y si se requiere asistencia técnica. 

• En el formulario también se pide a los solicitantes que vinculen la iniciativa con al menos uno de los tres objetivos de la organización, para garantizar que el nuevo trabajo se alinee con las prioridades comerciales.

• El equipo de PMO utiliza las respuestas de los formularios para crear un número de prioridad general que ayuda a clasificar la iniciativa en comparación con las demás.

• Cuando se envía un formulario, se crea una tarea relacionada que se agrega a un tablero de recepción de proyectos en Asana, donde el equipo de la PMO revisa la solicitud y su puntaje de prioridad.

Mejor alineación y ejecución de la hoja de ruta

Mejor visibilidad para ayudar a los líderes a planificar su próximo trabajo

La hoja de ruta de Servicios de Valor captura y realiza un seguimiento de todo el trabajo próximo y en curso, lo que brinda a los líderes una visión de lo que se avecina para la organización. En esta etapa previa al lanzamiento, el equipo puede alinear a todas las partes interesadas, recopilar los requisitos del proyecto y acordar los hitos.

Hoja de ruta eficiente para los proyectos

Los líderes pueden ver todas las iniciativas próximas, representadas por una tarea en el proyecto de la hoja de ruta de Servicios de Valor.

• Los campos personalizados permiten ordenar el trabajo, filtrarlo y crear informes. Estos campos se completan automáticamente con los datos del formulario original e incluyen el nivel de prioridad, el estado de aprobación, el trimestre de entrega y el objetivo estratégico con el que se relaciona.

• Cuando se requiere el respaldo de Servicios Técnicos, se asigna automáticamente una subtarea al equipo para su aprobación, a fin de garantizar la alineación para las prioridades de la hoja de ruta y la visibilidad en ambas organizaciones de la PMO.

• Cuando comienza el trabajo, la PMO convierte automáticamente la tarea de Asana en un proyecto. Esto mantiene la continuidad al preservar la información histórica del formulario original.

Planificación de proyectos simplificada y seguimiento del progreso en tiempo real

Los informes en tiempo real mantienen el trabajo al día

La PMO de Coupa necesitaba una forma eficiente de generar informes sobre el estado del proyecto en todos los equipos, definir claramente quién hacía qué y para cuándo y evitar que el trabajo se pasara por alto.

Seguimiento dinámico del proyecto y del progreso

• Los proyectos nuevos se agregan automáticamente al portafolio “En curso” del equipo de la PMO en Asana, donde se muestran todos los proyectos activos de un vistazo. Es fácil ver las fechas de entrega, el estado, qué equipos de Servicios de Valor están involucrados y mucho más.

• Los equipos pueden colaborar y dar seguimiento al trabajo en el proyecto de Asana, y las actualizaciones de estado detalladas de cada proyecto se publican cada dos semanas.

• El equipo de la PMO creó una plantilla unificada para estas actualizaciones, que incluye el objetivo, lo que se ha logrado en las últimas dos semanas, los obstáculos que requieren atención y los próximos pasos.

• Para crear informes coherentes de las métricas clave de desempeño, se creó un panel para controlar el trabajo en curso, como el número de proyectos activos por equipo, los proyectos por categoría de estado y el porcentaje de proyectos entregados a tiempo.

• Los proyectos finalizados se mueven a un portafolio de “proyectos finalizados” en Asana.

Desde que se estableció la PMO con Asana como infraestructura central, se estima que la organización de Servicios de Valor de Coupa aumentó su ahorro total de tiempo en más de un 658 % entre 2020 y 2023. La PMO ayuda a los equipos a adaptarse y brinda a los ejecutivos visibilidad de las iniciativas en toda la organización, a través de una hoja de ruta priorizada e informes de progreso estandarizados. Migrar los procesos a Asana simplificó la colaboración entre la PMO y los equipos con los que trabaja, lo que ayudó a ahorrar aproximadamente 135 días hábiles al año que antes se dedicaban al trabajo y ahora se aprovechan para generar un mayor impacto. 

La PMO seguirá compartiendo el valor de Asana y la gestión de proyectos a los equipos de Coupa, así generan un mayor impacto a medida que la empresa trabaja para lograr su visión de hacer que cada dólar gastado sea más efectivo, equitativo y sostenible.