Quadient permite una transformación épica con Asana

A través de los valores EPIC de la empresa (empoderamiento, pasión, inspiración y comunidad), Quadient forjó un camino que permite a sus clientes ofrecer mejores experiencias a sus propios clientes. Recuerda, las conexiones son importantes. Actualmente, la empresa cuenta con un gran historial de liderazgo mundial, que planea mantener a través de su estrategia “Volver al crecimiento”. 

Con el tiempo, el crecimiento puede conducir a una falta de equilibrio y tecnologías heredadas, que ralentizan los plazos de entrega, generan fricciones operativas y dan como resultado una calidad de producción inconsistente. En lugar de arriesgarse a ser víctima de su éxito, Quadient decidió crear un entorno de trabajo estable y transformarse para conservar su agilidad. 

Jayati Shah-Thiel fue responsable de liderar la transición del marketing de Quadient a la metodología Agile e implementar las herramientas necesarias para permitir la transformación. “Quadient tiene una estructura compleja”, explicó Jayati. “Es una organización matricial con grupos de soluciones, así como equipos globales y regionales. A veces se generaban fricciones porque estábamos trabajando de diferentes maneras dentro de una estructura dispar”.  Como sugiere el Índice de la anatomía del trabajo, cuando las personas trabajan dentro de estas estructuras complejas, pueden dedicar el 58 % de su tiempo a pormenores del trabajo.

Al comentar sobre el proyecto de transformación, Jayati dijo, “Queríamos aumentar la unidad a través de las regiones y las soluciones para impulsar los resultados que garantizan que sigamos siendo relevantes en el mercado. Necesitábamos mantener a nuestros equipos de primer nivel enfocados en entregables específicos, para que se sintieran cómodos con el ritmo del negocio y las demandas que debían satisfacer”.

La tecnología permite la transformación

La transformación ágil de Quadient requirió un esfuerzo colaborativo. “Comenzamos creando un equipo de proyecto que reunió a las personas para representar las diferentes funciones. Además de involucrar a otras personas con la antigüedad suficiente para comprender verdaderamente nuestro negocio y cómo funciona”, dijo Jayati. “Necesitábamos idear juntos una metodología para implementar Agile de una manera óptima para la empresa”.

La transformación comenzó con un documento de requisitos, que establecía las necesidades funcionales y técnicas de la organización. Finalmente, el equipo preseleccionó tres soluciones de gestión del trabajo. “Nuestro equipo de desarrollo de software ya utilizaba Jira, por lo que queríamos evaluar si podía cumplir con nuestros requisitos para convertirnos en una empresa ágil”, explicó Jayati. “También teníamos experiencia con otra herramienta de gestión del trabajo, pero queríamos ver a Asana en acción”.

“Al principio no conocíamos la plataforma, pero, a fin de cuentas, el gran diferenciador cuando se trata de Asana es su interfaz de usuario, tan fácil de usar que cualquiera puede explorar la herramienta y descubrir cómo hacer lo que necesita”.

“Asana y Agile van de la mano”

Desde el contenido, el trabajo creativo y la generación de pedidos hasta los portales de comercio electrónico, las campañas y más, casi todos los equipos de marketing de Quadient en todo el mundo usan Asana. “Nos propusimos alinear nuestras formas de trabajo y Asana hizo realidad nuestra transformación ágil”, dijo Jayati. 

Mejor rendimiento y eficiencia

Las operaciones de marketing de Quadient son Lean, los equipos trabajan en sprints y la entrega es frecuente. Según el Índice de la anatomía del trabajo, mejorar los procesos puede ahorrar 257 horas al año.

“Como parte de nuestra metodología ágil, estimamos el alcance de una tarea con el sistema de las tallas de camisetas, pequeño, mediano y grande. Dentro de Asana, creamos reglas para reflejar automáticamente este tamaño al asignar la carga de la tarea”, dijo Jayati. “Los formularios son otra función popular en todos los equipos porque combinan las solicitudes en un solo lugar para que sean más fáciles de revisar. Incluso usamos iframes para permitir que quienes no tienen acceso a Asana envíen solicitudes”.

Importancia de la flexibilidad y la colaboración

Todos los equipos de marketing tienen más visibilidad de todo el trabajo que se está realizando. Permite que la comunicación fluya naturalmente en toda la empresa, así las personas no necesitan enviar actualizaciones por separado, lo que según el Índice de la anatomía del trabajo puede distraer y “abrumar” a un tercio de los trabajadores.

“La integración de Asana con Jira nos permitió incorporar al equipo de desarrollo de software y a quienes trabajan con ellos, incluidos los equipos responsables del sitio web y los portales, ya que pueden continuar colaborando como antes”, dijo Jayati. “La interfaz de Asana también incluye paneles claros que facilitan la creación de informes. Con el tiempo, impulsamos a los equipos a modificar los informes estándar que se creaban en función de sus flujos de trabajo”.

Más tiempo dedicado a la estrategia

El Índice de la anatomía del trabajo revela una tendencia hacia dedicar menos tiempo a la estrategia, con un 9 % en 2022 frente a un 14 % en 2021. Ante este panorama, Quadient aprovechó la metodología Agile para reducir la pérdida tiempo en los pormenores del trabajo. Ahora, el propósito de las reuniones es tomar decisiones específicas o entregar determinados resultados.

“Con la excepción de nuestra conferencia anual de usuarios, nuestros proyectos reflejan las tareas diarias, por lo que están configurados como tableros Kanban. Esto nos ayuda a gestionar la carga de trabajo y compartir ideas eficaces para mejorar en todos los equipos y regiones”, dijo Jayati. “La visibilidad es clave en Agile y Asana nos ayudó a superar cualquier duda al adoptar este enfoque tan abierto en la empresa. Sin total transparencia, nuestro equipo no puede aprovechar al máximo las características de la herramienta, como el alojamiento múltiple, que vincula las tareas a través de diferentes tableros de proyectos”. 

Unión. Estabilidad. Eficiencia.

Asana logró unificar con éxito el marketing en Quadient y les permitió liderar el camino en la adopción de la metodología Agile. Creó un entorno de trabajo estable que permite a todas las personas en todos los puestos vivir según los valores EPIC de la empresa, todos los días. Además, los equipos que ahora trabajan juntos, como aquellos responsables del sitio web y los portales, empiezan a reconocer los beneficios que podrían obtener al adoptar nuevas y modernas formas de trabajar.

Juntas, Asana y Agile transforman las empresas para que puedan alcanzar sus ambiciones.