Workflow-Diagramme: Symbole, Verwendungen und Beispiele

Wenn es um Arbeitsmanagement geht, ist es wichtig, Aufgaben zu visualisieren und die Teammitglieder mithilfe verschiedener Kommunikationsstile miteinander zu verbinden. An dieser Stelle kommen Workflow-Diagramme ins Spiel. 

Ein Workflow-Diagramm kann helfen, Projektabweichungen und Engpässe zu vermeiden, indem Ziele und Fristen in Echtzeit kommuniziert werden. Ganz gleich, ob Sie ein Workflow-Diagramm beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder zur Optimierung von Anwendungsfällen und Erfahrungsberichten verwenden: Es bietet eine großartige Möglichkeit zur Visualisierung von Aufgaben und Datenflüssen. 

Wir haben für Sie die wichtigsten Fakten über Workflow-Diagramme zusammengestellt – von der Frage, was ein Workflow-Diagramm eigentlich ist, bis hin zu der Erstellung Ihres eigenen Diagramms. Außerdem finden Sie in diesem Artikel hilfreiche Beispiele. 

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Workflow-Diagramm, auch Ablaufdiagramm genannt, bietet einen grafischen Überblick über einen Geschäftsprozess oder ein Geschäftssystem. Solche Diagramme werden verwendet, um komplexe Projekte zu visualisieren, nachdem die anfängliche Planung abgeschlossen ist. Mit der Erstellung eines Workflow-Diagramms erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die übergeordneten Aufgaben und Abhängigkeiten auf der Grundlage der Projektzeitleiste sowie der Projektziele. 

Diese Diagramme sind eng mit der Modellierung von Geschäftsprozessen verwandt, die dazu dient, einen Prozess von Anfang bis Ende abzubilden. Der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass ein Prozessmodell die Schritte im Detail beschreibt, während ein Workflow-Diagramm eine visuelle Darstellung dieser Schritte bietet. 

Das Ziel eines Workflow-Diagramms ist es, den Teammitgliedern ihre Aufgaben, Ziele, Rollen und Zuständigkeiten innerhalb des Projekts zu verdeutlichen.

Workflow vs. Flussdiagramm

Workflows und Flussdiagramme werden oft verwechselt. Die beiden Begriffe klingen zwar ähnlich, aber ein Flussdiagramm ist nur eine der Möglichkeiten, einen Workflow zu visualisieren. Sie können Flussdiagramme auch für die Visualisierung anderer Prozesse wie etwa PERT-Diagramme oder Prozessdokumentation verwenden.

Einsatzgebiete von Workflow-Diagrammen

Ein Workflow-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Prozesses. Dabei kann es sich um einen neu zu erstellenden Prozess handeln oder um einen bestehenden Prozess, der geändert wird. Beispiele dafür können sein:

• Ein Prozess zur Optimierung des gesamten Kundenlebenszyklus

• Ein Projekt zur Steigerung der Kundenbindung und -zufriedenheit

• Ein Prozess zur Automatisierung manueller Aufgaben im Umgang mit Kundendaten

Ein Workflow-Diagramm kommt nach einem Geschäftsprozessmodell und vor der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das liegt daran, dass ein Prozessmodell detaillierte Informationen liefert, die wichtige Beteiligte im Vorfeld benötigen, um mit der Arbeit beginnen zu können. Ein Workflow-Diagramm ist dagegen eine visuelle Darstellung, die dazu beitragen kann, übergeordnete Ziele während des Prozesses zu verdeutlichen.

Elemente eines Workflow-Diagramms

Um zu verstehen, wie ein Workflow-Diagramm funktioniert, müssen Sie zunächst die Elemente verstehen, aus denen ein Workflow besteht. Dazu gehören Inputs, Outputs und Transformationen, die alle dazu beitragen, die Projektergebnisse in möglichst kurzer Zeit zu kommunizieren.

Sobald Sie diese Komponenten verstehen, können Sie ein Workflow-Diagramm richtig lesen und ein eigenes Diagramm erstellen. Zu den wichtigsten Komponenten eines Workflow-Diagramms gehören:

• Input: Eine Aktion, die sich auf den nachfolgenden Schritt auswirkt

• Transformation: Eine Veränderung des Inputs

• Output: Das Ergebnis der Transformation 

Diese Komponenten werden durch Formen und Pfeile visualisiert, darunter:

• Oval: Stellt den Start- oder Endpunkt eines Prozesses dar 

• Rechteck: Stellt Anweisungen zu Aktionen und Schritten dar 

• Raute: Stellt wichtige Prozessentscheidungen dar

• Kreis:Steht für einen Handlungssprung und kann Schritte anzeigen, die in bestimmten Situationen umgangen werden 

• Pfeil: Wird als Verbindungsstück verwendet, um Abhängigkeiten zwischen allen Formen und Aktionen darzustellen 

Zusammen zeigen all diese Elemente dem Leser, wie er den richtigen Weg einschlagen und das gewünschte Ergebnis erreichen kann.

Arten von Workflow-Diagrammen

Bei der Visualisierung von Prozessen können Sie zwischen verschiedenen Formaten von Workflow-Diagrammen wählen. Jedes davon bietet einzigartige Vorteile, die Ihnen bei der Darstellung Ihres nächsten Prozesses helfen können. Für welche Art von Diagramm Sie sich entscheiden, hängt einerseits von dem Prozess ab, an dem Sie arbeiten, und andererseits von Ihren Anforderungen an diesen Prozess. 

Von Prozessflüssen bis hin zu Swimlanes – hier sind vier verschiedene Arten von Workflow-Diagrammen, die Sie für Ihre Workflow-Analyse verwenden können.

1. Prozessflussdiagramm

Ein Prozessflussdiagramm ist das gängigste Design für Workflows. In diesem Diagramm werden alle Komponenten chronologisch dargestellt – es ist also eine grundlegende visuelle Darstellung eines Prozesses.

Diese Art von Diagramm bietet einen allgemeinen Überblick über die einzelnen Aufgaben und Ziele, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Am besten geeignet für: Teams, die eine visuelle Übersichtsdarstellung eines neuen Prozesses benötigen, die von jedem wichtigen Beteiligten oder jeder Abteilung schnell verstanden werden kann.

2. Swimlane-Flussdiagramm

Ein Swimlane-Flussdiagramm ist ebenfalls eines der beliebtesten Workflow-Layouts, obwohl sich Swimlanes deutlich von Prozessflussdiagrammen unterscheiden. Ein Swimlane-Flussdiagramm teilt Ihren Workflow in kleinere Abläufe oder Einheiten auf.

Diese Abläufe sind miteinander verbunden, werden aber separat dargestellt, um Interaktionen und mögliche Ineffizienzen hervorzuheben. Dies schafft Transparenz und bietet einen umfassenderen Einblick in den gesamten Workflow.

Am besten geeignet für: Teams, die an komplexen Prozessen mit vielen Ebenen arbeiten, die miteinander verbunden aber voneinander unabhängig sind.

3. Business Process Modeling Notation (BPMN)

BPMN verwendet einheitliche Notationen, die sowohl von wichtigen Beteiligten aus der Wirtschaft als auch aus der Technik leicht interpretiert werden können. Es handelt sich um eine Art einheitliche Modellierungssprache, die standardisierte Symbole zur Kommunikation verschiedener Schritte verwendet.

BPMN-Diagramme konzentrieren sich auf die Informationen, die intern empfangen werden, sowie auf deren Interpretation. Aus diesem Grund werden sie meist für interne Prozessänderungen verwendet, die keine Auswirkungen auf externe Kunden haben.

Am besten geeignet für: Teams, die in verschiedenen Abteilungen an Prozessverbesserungen arbeiten.

4. Lieferant, Input, Prozess, Output, Kunde (LIPOK)

LIPOK (auch als SIPOC für die englischen Begriffe Supplier, Input, Process, Output, Customers bekannt) ist eine Art von Swimlane-Diagramm, das sich auf die Analyse mehrerer verschiedener Teile eines Workflows konzentriert. 

Im Gegensatz zu einem traditionellen Diagramm, das die Daten in sequenzieller Reihenfolge organisiert, ist es bei einem LIPOK-Diagramm vorrangig, wer die Prozessdaten erstellt und empfängt. LIPOK konzentriert sich darauf, wie die Daten sowohl intern als auch extern empfangen werden, weshalb es oft für Prozesse rund um die Kundenerfahrung verwendet wird.

Am besten geeignet für: Teams, die sich darauf konzentrieren möchten, wie die Daten intern und extern empfangen werden.

So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm (mit Beispiel)

Um ein Workflow-Diagramm zu erstellen, beginnen Sie mit der Zusammenstellung der wichtigsten Elemente Ihres Prozesses. Sammeln Sie dazu Ihre Inputs, Outputs, Transformationen und die wichtigsten Prozessergebnisse.

Bilden Sie die Workflow-Elemente in Ihrem Diagramm ab, indem Sie Pfeile, Kreise, Rechtecke, Ovale und Rauten verwenden, um die einzelnen Datenpunkte darzustellen.

1. Wählen Sie Ihre Art von Workflow

Um die Art von Workflow zu wählen, die für Sie am besten geeignet ist, sollten Sie die Funktionen berücksichtigen, die für Ihren Prozess benötigt werden. Handelt es sich um einen komplexen Prozess mit mehreren wichtigen Beteiligten, wofür ein Swimlane-Diagramm die beste Wahl ist? Oder ist es ein relativ einfacher Prozess, für den ein simples Prozessflussdiagramm besser passt?

Sie können Ihren Workflow zwar nach und nach anpassen, aber es ist einfacher, die Art des Workflows gleich zu Beginn festzulegen. Auf diese Weise wissen Sie genau, wie komplex oder einfach Ihr Workflow ist.

2. Bestimmen Sie Ihren Start- und Endpunkt

Bestimmen Sie als nächstes den Start- und Endpunkt Ihres Workflows. Diese Punkte werden in einem Diagramm durch Ovale dargestellt.

Um diese Punkte zu bestimmen, überlegen Sie, wann Ihr Prozess beginnt und wann er endet. Gibt es eine Aktion, die den Prozess auslöst? Gibt es auch eine Aktion oder einen Schritt, wodurch der Prozess beendet wird? Anhand dieser Datenpunkte können Sie den Beginn und das Ende des Prozesses effektiv kommunizieren.

3. Sammeln Sie die notwendigen Informationen

Setzen Sie sich mit wichtigen Beteiligten zusammen, um jeden Teil des Prozesses zu verstehen und Informationen zu sammeln. Dazu kann ein Kick-off-Meeting mit verschiedenen Abteilungen und Führungskräften gehören, um Details und Freigaben zu erfassen, die für die Erstellung Ihres Workflow-Diagramms erforderlich sind.

Da jeder Prozess anders ist, sind es auch meist unterschiedliche Informationen, die Sie sammeln müssen. Denken Sie an die Schritte, die für den Prozess erforderlich sind, an die Beteiligten und an andere wichtige Details, die die Leser Ihres Diagramms benötigen.

4. Beseitigen Sie Ineffizienzen

Der letzte Schritt vor der Erstellung Ihres visuellen Workflows besteht darin, eventuelle Ineffizienzen zu berücksichtigen und zu beseitigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ineffizienzen analysieren, bevor Sie Ihren Workflow entwerfen; so können Sie Probleme vermeiden, statt sich im Lauf des Projekts mit ihnen auseinandersetzen zu müssen. Die konkreten Ineffizienzen werden unterschiedlich sein, aber sie können fehlende Ressourcen, Probleme bei der Produktentwicklung oder jedes andere Hindernis umfassen, das während des Prozesses auftreten könnte.

Dokumentieren Sie solche Ineffizienzen in einem Änderungsprotokoll im Rahmen Ihres Änderungsverfahrens. So können Sie wichtige Beteiligte über diese Probleme informieren, Ineffizienzen nach Prioritäten ordnen und nachverfolgen, ob sie behoben wurden. 

5. Gestalten Sie Ihren Workflow

Beginnen Sie schließlich damit, Ihren Workflow zu erstellen. Sammeln Sie die Informationen, Datenpunkte und Effizienzen der einzelnen Elemente und ordnen Sie sie dem Diagramm zu, das Sie im ersten Schritt ausgewählt haben.

Da jeder Prozess anders und jedes Diagramm individuell aufgebaut ist, wird auch Ihr Diagramm wahrscheinlich einzigartig sein. Hier ist also nur ein Beispiel dafür, wie ein Workflow-Diagramm aussehen könnte:

Sobald Ihr Workflow entworfen ist, sollten Sie ihn gemeinsam mit Ihren wichtigen Beteiligten überprüfen, um zu bestätigen, dass er korrekt und der Situation angemessen ist. So können Sie sicherstellen, dass alle Ineffizienzen berücksichtigt und alle Ressourcen richtig angegeben wurden.

Verwenden Sie Workflows, um Prozesse abzubilden

Die Visualisierung von Workflows kann Ihnen dabei helfen, wichtige Beteiligte und Führungskräfte effektiv über Ergebnisse zu informieren. Außerdem bietet sie eine gute Möglichkeit, unterschiedliche Abteilungen auf einen bestimmten Prozess abzustimmen.

Um Ihre Arbeitsabläufe einen Schritt weiter zu bringen, probieren Sie es mit einer Workflow-Management-Software. Von der Automatisierung von Aufgaben bis zur Optimierung der Kommunikation – Asana kann Ihnen dabei helfen.