Was sind Engpässe im Projektmanagement? 3 Möglichkeiten, sie zu identifizieren

Rufen Sie sich das letzte Mal in Erinnerung, als eines Ihrer Projekte mit Verspätung abgeschlossen wurde. Egal, ob Sie auf Feedback warteten, ein veraltetes System nur mit Mühe zum Laufen bringen konnten oder Überprüfungen und Genehmigungen organisieren mussten – die meisten Projektverzögerungen werden durch ein und dasselbe Phänomen verursacht: den Engpass.

Der englische Ausdruck für Engpass ist „Bottleneck“, also „Flaschenhals“. Dies geht auf die Idee zurück, dass ein Engpass im Projektmanagement den Workflow eines Projekts beeinträchtigt, genauso wie die Verengung des Flaschenhalses den Fluss der in der Flasche enthaltenen Flüssigkeit verlangsamt. Im Fertigungsprozess lässt sich ein derartiger Engpass leicht erkennen: Es handelt sich normalerweise um den physischen Ort, an dem der Fertigungsprozess als Ganzes aufgrund einer langsamen Maschine oder Problemen mit Rohmaterialien aufgehalten wird. Im Projektmanagement ist es etwas kniffliger, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen.

Lassen Sie uns also einmal einen Blick darauf werfen, worum genau es sich bei Engpässen im Projektmanagement handelt, wie Sie sie identifizieren können und welche Möglichkeiten Sie haben, einen auftretenden Engpass unter Kontrolle zu bringen.

Was sind Engpässe im Projektmanagement?

Bei Engpässen handelt es sich um jegliche Stellen in einem Projekt, die überlastet sind und deswegen zur Verzögerung des Workflows führen. Im Projektmanagement verlangsamen Engpässe die Geschwindigkeit eines Projekts, da die verfügbaren Kapazitäten einschränkt sind.

Es gibt zwei Arten von Engpässen im Projektmanagement:

• Leistungsbasierte Engpässe: Diese Art von Engpass wird verursacht, wenn ein Teammitglied oder das gesamte Team nicht die notwendige Leistung erbringt. In den meisten Fällen liegt die Schuld dafür nicht bei Ihren Kollegen, sondern resultiert aus einem Mangel an Ressourcen oder Klarheit. Falls Ihnen ein leistungsbasierter Engpass begegnet, sollten Sie mit Ihrem Team sprechen und herausfinden, warum die Teammitglieder sich damit schwer tun, ihre Arbeit zu erledigen. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird das Einstellen zusätzlicher Mitarbeiter, das Outsourcing einfacher Aufgaben oder die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams helfen, diesen Engpass zu lindern.

• Systembasierte Engpässe: Überholte, langsame oder veraltete Systeme oder Software können Ihren Workflow bremsen und zu einem Engpass in Ihrem Prozess führen. Beispiele für systembasierte Engpässe sind langsame Drucker, manuelle Archivierungssysteme oder eine Work-Management-Software, die den Anforderungen Ihres Projekts schlichtweg nicht gerecht wird. Ein Upgrade auf eine neue Software ist möglicherweise bereits alles, was Sie tun müssen, um Ihren Workflow wieder auf Kurs zu bringen.

Der erste Schritt zur Beseitigung eines Engpasses liegt darin, zu identifizieren, mit welcher Art von Engpass Sie es zu tun haben. Sobald Sie wissen, ob ein systembasierter oder leistungsbasierter Engpass vorliegt, können Sie tiefer in das Problem eintauchen, um zu bestimmen, wodurch genau es ausgelöst wird.

Wie Sie Engpässe identifizieren

Eine Engpassanalyse, auch als Ursachenanalyse bekannt, ist der beste Ansatz, um Engpässe zu identifizieren und nach Möglichkeiten für deren Behebung zu suchen. Sie müssen drei Schritte befolgen, um Ihren Engpass zu identifizieren, Lösungen für ihn zu finden und die Leistung zu überwachen.

Schritt 1: Visualisieren Sie Ihre Prozesse und identifizieren Sie Engpässe

Die beste Möglichkeit, Engpässe sowohl zu identifizieren als auch zu verhindern, besteht in der Visualisierung Ihrer Workflows. Sie können dies mit einer Work-Management-Software wie Asana tun, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu untersuchen, z. B. als Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder Aufgabenliste.

Ein weiteres gängiges Tool für die Engpassanalyse ist das Ursache-Wirkungs-Diagramm, das auch unter den Namen Ishikawa-Diagramm und Fischgräten-Diagramm bekannt ist. Diese visuelle Repräsentation Ihres Projekts eignet sich hervorragend als Brainstorming-Tool zur Problemlösung.

In einem Ursache-Wirkungs-Diagramm repräsentiert die Pfeilspitze des Diagramms das zu lösende Problem oder den zu behebenden Engpass. Die von der Hauptlinie abzweigenden Nebenlinien stellen die verschiedenen Kategorien und dazugehörigen Aufgaben dar. Durch die Visualisierung Ihres Prozesses in einem Ursache-Wirkungs-Diagramm wird es Ihrem Team leichter fallen, die Ihrem Engpass zugrundeliegende Ursache aufzudecken.

Bedenken Sie, dass man in einem Ursache-Wirkungs-Digramm schnell die Übersicht verlieren kann. Ihr Engpass hat möglicherweise mehr als eine Ursache. Sie sollten dieses Diagramm daher mit Vorsicht nutzen und sicherstellen, dass Sie sich nicht darin verrennen.

Um ein Ursache-Wirkungs-Diagramm in Asana zu erstellen, können Sie die Integration für Lucidchart verwenden. Diese ermöglicht es Ihnen, das Diagramm zu erstellen, es mit Ihrem Team zu teilen und für zukünftige Prüfungen zu speichern.

Wenn Sie Ihre Prozesse einmal visualisiert haben, muss Ihr Team diese genaustens auf Stärken und Schwächen hin untersuchen. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass sich die Arbeit stapelt, da Ihr Qualitätssicherungsteam unterbesetzt ist (leistungsbasiert) oder weil eine veraltete Software kontinuierlich wichtige Daten verliert (systembasiert).

Schritt 2: Implementieren Sie Lösungsansätze

Nachdem Sie die Ursache für Ihre Engpässe herausgefunden haben, können Sie entscheiden, wie Sie diese angehen möchten. Die Maßnahmen könnten z. B. einen detaillierten Aktionsplan, das Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder und eine bessere Kapazitätenausschöpfung in Form von Ressourcenzuteilung für Ihr Projekt beinhalten. Hier sind einige Beispiele für Lösungsansätze, die Sie in verschiedenen Engpasssituationen implementieren können:

• Arbeitsrückstand aufgrund eines unterbesetzten Teams: Falls Ihr Team mit Arbeit überlastet ist, könnte vielleicht ein Weg gefunden werden, einfachere Aufgaben auszulagern. Alternativ dazu könnte auch ein Praktikant aushelfen, Sie könnten ein anderes Team um etwas Unterstützung in kritischen Zeiten bitten oder selbst Hand anlegen – falls Ihr Zeitplan dies gestattet. Für zukünftige Projekte könnten Sie Ihr Team um neue Mitarbeiter erweitern oder mehr Zeit für das Projekt einplanen, um Engpässe zu vermeiden.

• Kundenreaktionen sind zu langsam: Wenn man ständig auf Kundenfeedback warten muss, kann dies zu einem Engpass im Lieferprozess führen. Organisieren Sie ein Meeting mit Ihrem Kunden und finden Sie heraus, wie Sie am besten mit ihm in Verbindung treten können, wenn Sie Feedback brauchen. Vielleicht würde der Kunde es bevorzugen, Ergebnisse in gebündelter Form zu erhalten – oder Ihre E-Mails sind einfach untergegangen und Sie sollten Betreffzeilen künftig in Großbuchstaben verfassen. Sobald Sie die Ursache des Engpasses kennen, sind Sie bestens gerüstet, diesen zu beheben.

• Veraltete Projektmanagement-Software verursacht Probleme: Darin sind sich wahrscheinlich alle Projektmanager einig: Veraltete Software ist ein totaler Albtraum. Egal, ob es darum geht, dass Ihr Fortschritt nicht automatisch gespeichert wird, die Software mühsam zu handhaben ist oder zu langsam lädt  – eine kurze ROI-Analyse mag bereits alles sein, was nötig ist, um Ihre alte Projektmanagement-Software gegen ein zuverlässiges Tool zu tauschen.

• In Ihrem Team kommt es ständig zu doppelter Arbeit: Doppelt ausgeführte Arbeit verlangsamt nicht nur den Prozess, sondern führt auch zu Anspannung und Frustration bei Teammitgliedern. Nutzen Sie ein Work-Management-Tool, um klarzustellen, wer für was verantwortlich ist. Außerdem können Sie damit Abhängigkeiten definieren und Aufgaben im Laufe des Projekts zuweisen.

Wenn eine Organisation wächst, kommt die Kommunikation oftmals zu kurz. Bei Hope for Haiti haben wir erfahren müssen, wie uns diese Ineffizienzen schaden: Wenn wir nicht wie eine gut geölte Maschine funktionieren, dann können wir nicht so vielen Menschen helfen, wie eigentlich möglich wäre – und es liegt an uns, das zu verbessern.”

• Mikromanagement verlangsamt den Prozess: Ein Manager oder wichtiger Beteiligter, der sich stets in das Projekt einmischt, wird den Prozess verlangsamen. In diesem Fall sollten Sie ein Meeting mit der entsprechenden Person vereinbaren, um das Setzen von Grenzen anzusprechen und sie daran zu erinnern, dass das Delegieren von Aufgaben und Vertrauen ins Team dazugehören, um sowohl dem Projekt als auch dem Team zum Erfolg zu verhelfen.

Sobald Sie Ihren Lösungsansatz implementiert haben, verbleibt hoffentlich nur noch ein letzter Schritt: Sie müssen überwachen und evaluieren, wie gut Ihre Lösung funktioniert.

Schritt 3: Evaluieren Sie das Ergebnis

Sie müssen die Effektivität Ihres Aktionsplans überwachen und evaluieren, um zu gewährleisten, dass die Engpässe erfolgreich behoben wurden. Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Projekts und vergleichen Sie sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit der Prozesse bevor und nachdem Sie die Lösung implementiert haben.

Sie können aus dieser Evaluierung auch wertvolle Schlüsse für zukünftiges Engpassmanagement ziehen. Denken Sie daran, dass es nicht immer um die Prävention von Engpässen geht – ab einer gewissen Projektgröße sind diese quasi unumgänglich. Es ist aber wirklich wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Engpässe proaktiv zu identifizieren und zu managen. Eine komplette Visualisierung Ihres Arbeitsablaufs kann Ihrem Team die Möglichkeit bieten, seine Energie während des Engpasses für eine andere Aufgabe zu verwenden und zu einem späteren Zeitpunkt an diese Stelle zurückzukehren, so dass die Arbeit niemals vollständig zum Stillstand kommt.

Wie Sie einen bereits entstandenen Engpass in den Griff bekommen

Abhängig von der Komplexität des Engpasses können Sie diesen möglicherweise schnell unter Kontrolle bringen, indem Sie Teammitglieder umverteilen oder für ein bestimmtes Stadium Ihres Workflows zusätzliche Ressourcen verfügbar machen. Manchmal sind aber auch viel größere Anstrengungen nötig, um einen einen Engpass zu beseitigen. Wenn Sie den Engpass nicht sofort angehen, nachdem Sie ihn identifiziert haben, können die Konsequenzen langfristig und kostspielig sein.

Und so bekommen Sie einen bereits entstandenen Engpass in den Griff;

1. Ignorieren Sie ihn nicht zu lange: Es mag Ihnen als gute Lösung erscheinen, einfach die Menge der Arbeit, die durch den Engpass läuft, zu minimieren – aber dieser Ansatz kann zu noch längeren Verarbeitungszeiten und einem Dominoeffekt führen, der Ihr gesamtes Projekt verlangsamt. Lassen Sie daher Ihren Engpass stets bei voller Kapazität weiterlaufen und machen Sie sich gleichzeitig mit maximaler Geschwindigkeit an die Lösung des Problems.

2. Reduzieren Sie den Druck auf den Engpass: Statt die Arbeitsmenge zu reduzieren, die durch den Engpass läuft, können Sie den auf den Engpass ausgeübten Druck verringern, indem Sie sicherstellen, dass die Aufgaben im bestmöglichen Zustand ankommen. Nehmen wir einmal an, dass es sich bei Ihrem Engpass um einen Manager handelt, der Dokumente überprüft, bevor diese mit wichtigen Beteiligten geteilt werden. Konzentrieren Sie sich darauf, dem Manager diese Dokumente mit so wenigen Fehlern wie möglich – oder am besten fehlerfrei – zu übergeben, um seine Aufgabe zu erleichtern und den Vorgang zu beschleunigen.

3. Bearbeiten Sie Aufgaben in gebündelter Form: Abhängig von Ihrem Projekt und dem aktuellen Engpass können Sie eventuell die Belastung reduzieren, indem Sie ähnliche Aufgaben bündeln. Passen Sie jedoch bei der Größe dieser Arbeitspakete auf: Diese sollten so klein wie möglich sein, damit sie die Bearbeitung tatsächlich erleichtern und nicht zusätzlichen Stress verursachen.

4. Halten Sie die Moral im Team aufrecht: Wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, kann dies zum Konzentrations-, Vertrauens- und Motivationsverlust innerhalb Ihres Teams führen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihrem Team gegenüber effektiv kommunizieren, wie Sie den Engpass unter Kontrolle bringen möchten. Außerdem sollten Sie erklären, wie das Team das Projekt in der Zwischenzeit unterstützen kann.

5. Suchen Sie unkonventionelle Lösungen: Sie sollten die Kapazität Ihres Engpasses nach Möglichkeit erhöhen. Möglicherweise lässt sich die Arbeit des Managers an der Begutachtung der Unterlagen nicht beschleunigen – aber vielleicht gibt es noch einen anderen Manager, der aushelfen und den Prozess vorantreiben kann. Halten Sie stets nach alternativen Lösungen Ausschau. Der Spaß am Projektmanagement liegt in diesem unkonventionellen Denken.

6. Setzen Sie nicht die Qualität aufs Spiel: Es mag Ihnen Zeit einsparen und Sie schneller über die Ziellinie bringen, wenn Sie Schritte auslassen, Bearbeitungen hastig vornehmen und Aufgaben in großen Paketen erledigen. Wenn Sie jedoch die Qualität Ihrer Arbeit gefährden, riskieren Sie, dass Sie Ihr Projekt wiederholen müssen, Kunden verlieren oder das Vertrauen Ihres Teams verspielen. Gefährden Sie niemals die Qualität Ihrer Arbeit, um es durch einen Engpass zu schaffen. Langfristig wird es das nicht wert sein.

Das Wichtigste ist, Ausfallzeiten zu vermeiden. Wenn Ihr Team herumsitzt und nichts tut, wird dies zu Frustration führen und die allgemeine Zyklusdauer Ihres Projekts noch zusätzlich verlängern. Sorgen Sie dafür, dass die Räder nie zum Stillstand kommen, und beziehen Sie Ihr Team in die Problemlösung mit ein.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um Engpässe zu managen

Auch wenn wir sie am liebsten komplett vermeiden möchten: Engpässe kommen immer mal vor. Wenn sie eintreten, sollten Sie Perfektionismus vermeiden und Ihr Team versammeln, um nach lösungsorientierten Methoden zu suchen und die sich stauende Arbeit in Grenzen zu halten.

Mit den richtigen Tools können Sie Engpässe selbst in einer Agile-Umgebung auf ein Minimum reduzieren. Erstellen Sie Zeitleisten oder Kanban-Boards für Ihre Projekte, damit Ihr Team stets über eine visuelle Repräsentation des Workloads verfügt und Aufgaben, Abhängigkeiten und Fälligkeitsdaten mühelos in Echtzeit anpassen kann.