Zeiterfassung: Vorteile, Tipps und Vorlage im Überblick!

Wenn Sie an Zeiterfassung denken, fallen Ihnen vielleicht die klassischen Stempelkarten aus grauer Vorzeit ein. Doch eine moderne Zeiterfassung Software können mehr: Die Arbeitsauslastung Ihres Teams nachverfolgen, Burnout-Symptomen vorbeugen und den Fortschritt des gesamten Teams erfassen.

Zeiterfassungssysteme helfen Unternehmen nicht nur bei der Erfassung der Arbeitszeiten, sondern unterstützen sie auch bei der Verwirklichung der Unternehmensziele und beim Einhalten des Budgets. Die aus der Zeiterfassung gewonnenen Daten tragen außerdem wesentlich zum Erfolg eines Projekts sowie zum Teamerfolg bei. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie unsere Vorlage für Zeiterfassungsbögen effektiv anwenden. Außerdem erklären wir Ihnen die Vorteile von digitaler Zeiterfassung.

Digitale Zeiterfassung vs. manuelle Zeiterfassung

Traditionelle Stundenzettel werden zu Beginn des Arbeitstages oder am Wochenbeginn ausgedruckt und zur Dokumentation der Arbeitszeit der Mitarbeiter verwendet. Die klassische Variante zur Arbeitszeiterfassung auf Papier wird heute noch von vielen favorisiert, bringt jedoch auch einige Nachteile mit sich: Man verlegt die Zeiterfassung oft, man kann sie nur schwer an Änderungen anpassen und sie müssen regelmäßig ersetzt werden.

Deshalb steigen immer mehr Teams auf elektronische Zeiterfassung um. Eine Zeiterfassung Online erlaubt ein höheres Maß an Flexibilität und ermöglichen Teams, ihre Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen. Anders als bei analogen Lösungen, wie etwa einer Zeiterfassung auf Papier oder dem Stempeln, hat eine digitale Arbeitszeiterfassung folgende Vorteile:

• Zeiterfassungsbögen können mit dem gesamten Team geteilt werden

• Änderungen können in Echtzeit angezeigt werden

• Vorlagen zur Zeiterfassung können bei Bedarf bearbeitet werden

• Es können Vorlagen für bestimmte Projekte erstellt werden

• Sie sind flexibel und können leicht angepasst werden

• Digitale Zeiterfassung ist auch für Mitarbeiter im Home-Office einfacher.

Die Integration Ihrer Online-Tools zur Zeiterfassung in den täglichen Workflow Ihres Teams vereinfacht die Lohnabrechnung und hilft Ihnen, die Übersicht über die Kapazitäten und die Ausgaben Ihres Teams zu behalten. Darüber hinaus wirken sie Überarbeitung und Burnout-Symptomen entgegen. Selbst, wenn Sie Zeiterfassungsbögen in Papierform verwenden, können Sie dennoch von Asana profitieren, um die Arbeitsauslastung Ihres Teams zu koordinieren.

Die verschiedenen Arten von Vorlagen für die Zeiterfassung

Für welche Art Sie sich für Ihr Team entscheiden, hängt hauptsächlich von drei Faktoren ab: Die Frequenz der Gehaltszahlung, die jeweils eingesetzten Arbeitszeitmodelle und die jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben auf Landes- oder Kommunalebene, wie etwa dem Arbzg oder der Dokumentationspflicht.

An diesem Abschnitt möchten wir auch noch auf das EuGH Urteil von 2019 hinweisen. Dieses Urteil entstand nach einer Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen eine Tochtergesellschaft der Deutschen Bank. In dem Urteil des europäischen Gerichtshofes wurde das Grundrecht auf die Beschränkung der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten betont. Die einzelnen Länder müssen dafür sorgen, dass diese Rechte eingehalten werden. Welche Maßnahmen dafür eingesetzt werden, bleibt aber den einzelnen Staaten überlassen.

Hinweis: Asana bietet keine rechtliche Beratung an und dieser Artikel sollte nicht als rechtliche Beratung angesehen werden.

Wenn Sie auf eine digitale Zeiterfassung als Softwarelösung setzen, müssen Sie diese an die Lohnzahlungszeiträume Ihres Unternehmens anpassen. So erhalten Sie in übersichtlichen Blöcken eine Übersicht über die Arbeitszeiten, können die Arbeitszeiten mit den Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter abgleichen und die Zeiterfassungsbögen bei Bedarf mit anderen Abteilungen teilen.

Zu den häufigsten Arten von Zeiterfassungsbögen zählen:

• Tägliche Zeiterfassung: Tägliche Zeiterfassungsbögen sind besonders nützlich, wenn Ihr Team komplexe Arbeitspläne nutzt. Teammitglieder, die ihre Arbeit zu unterschiedlichen Tageszeiten beginnen, müssen bei der einfachen Zeiterfassung besonders gewissenhaft sein. Bei der täglichen Zeiterfassung können auch bestimmte tägliche Aufgaben wie interne Meetings, für administrative Tätigkeiten aufgewendete Zeit und die Arbeit an Kundenprojekten nachverfolgt werden.

• Zweiwöchentliche Zeiterfassung: Bei der zweiwöchentlichen Zeiterfassung können Sie die Leistung Ihres Teams in 80-Stunden-Blöcken evaluieren.Wenn Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter im zweiwöchentlichen Rhythmus bezahlt, bietet sich eine Zeiterfassung in derselben Frequenz an, sofern dies nicht gegen lokale oder bundesweite Vorschriften verstößt.

• Monatliche Zeiterfassung: Die monatliche Zeiterfassung lässt sich ebenfalls gut auf die Abrechnungszeiträume Ihres Unternehmens abstimmen, liefert aber eine umfassendere Übersicht der Arbeitszeiten Ihres Teams. Sie können die monatliche Zeiterfassung auch zur Analyse der Auslastung und des Arbeitsverhaltens Ihres Teams nutzen.

In den meisten Teams erfolgt eine zweiwöchentliche beziehungsweise monatliche Zeiterfassung, doch unter Umständen ist eine individuelle Form sinnvoll, wie etwa eine Projektzeiterfassung. Dadurch können Sie nicht nur weitere Einblicke in Ihre Arbeitsabläufe erhalten, sondern es Teammitgliedern auch leichter machen, ihre eigene Arbeitszeit nachzuvollziehen. Bevor Sie jedoch Änderungen an der Zeiterfassung Ihres Teams beschließen, sollten Sie sich mit Ihren internen Rechts- und HR-Teams abstimmen, um sicherzustellen, dass keine lokalen oder bundesweiten Vorschriften verletzt werden.

So verwenden Sie eine Zeiterfassungsvorlage

Zeiterfassungsvorlagen sind leicht anzuwenden, doch wirklich gewinnbringend sind sie nur, wenn sie korrekt ausgefüllt werden. Ist das nicht der Fall, kann dies zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung führen, die einen hohen nachträglichen Verwaltungsaufwand bedeuten. Wenn Sie von vornherein klare Standards zur Verwendung der Zeiterfassung festlegen, können diese Probleme und weitere Projektrisiken vermieden werden.

1. Wählen Sie eine Vorlage

Der erste Schritt bei der Zeiterfassung besteht darin, eine passende Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist. Schließen Sie sich mit Ihrer Rechts- und Personalabteilung kurz, um eine passende Vorlage für die Personalzeiterfassung in Ihrem Team zu finden. Beispielsweise könnten Sie die Gesamtarbeitsstunden Ihres Teams dokumentieren und diese dann als Basis für die Gehaltsabrechnungen Ihrer Teammitglieder verwenden. Ganz gleich, ob Sie größeren Wert auf die Produktivität Ihres Teams oder auf die Abrechnung mit Ihren Kunden legen, können Sie eine Zeiterfassungsvorlage so anpassen, dass er perfekt auf die Anforderungen Ihres Teams abgestimmt ist.

Ein projektspezifischer Zeiterfassungsbogen kann zum Beispiel die Arbeitszeiten der Teammitglieder im Verhältnis zu den Projektaufgaben erfassen. Die Teammitglieder können auch nachverfolgen, wie viele Stunden sie im Laufe des Tages für verschiedene Kundenprojekte aufgewendet haben.

Tipp: Wenn Ihr Team wegen seiner ortsunabhängigen Tätigkeit oder aufgrund der Beschäftigung vieler Freiberufler eine spezielle Art der Zeiterfassung benötigt, sollten Sie sich mit Ihrer Rechts- und Personalabteilung absprechen, um eine benutzerdefinierte Zeiterfassungsvorlage zu erstellen. Diese könnte zum Beispiel Rubriken wie „Arbeitsstunden“ als Spalten und „Tage“ als Zeilen enthalten. Somit können Sie die Tabelle bequem an die individuellen Anforderungen Ihres Teams anpassen.

2. Fügen Sie persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter hinzu

Sie müssen für jedes Teammitglied eine eigene Vorlage erstellen. Deshalb ist es wichtig, sie eindeutig zu kennzeichnen. Erstellen Sie daher in der Kopfzeile jedes Zeiterfassungsbogens einen Abschnitt für Daten wie:

• Name des Teammitglieds

• Name des Vorgesetzten

• Abteilung

• Abrechnungszeitraum

• Stundenlohn

• Sollstunden

Diese Informationen sorgen für eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Teammitglieder und ermöglichen eine standardisierte Nachverfolgung der Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum hinweg.

Tipp: Die Online-Zeiterfassung vereinfacht die Organisation von Zeiterfassungsbögen. Mit der Software zur Verwaltung des Arbeitspensums von Asana können Sie bequem ein Zeiterfassungstool integrieren und bei Bedarf auf zurückliegende Zeiterfassungsbögen Bezug nehmen. Diese können Sie zum Beispiel mit anderen Abteilungen teilen, für Leistungsbewertungen nutzen oder für Abrechnungszwecke verwenden.

3. Erstellen Sie eigene Kategorien

Wenn Sie Ihren Vorlagen für die Zeiterfassung benutzerdefinierte Kategorien hinzufügen, erhalten Sie eine detailliertere Übersicht über die Arbeitsstunden Ihres Teams. Einige Kategorien, die Sie hinzufügen können, sind:

• Überstunden

• Urlaubszeiten

• Krankheitszeiten

Mit Kategorien wie etwa einem Urlaubsplaner wird es für Mitarbeiter leichter, einen Überblick über die verbleibenden Urlaubstage zu bekommen. Darüber hinaus gibt es, je nachdem welche Art von Zeiterfassungsbogen Sie nutzen, weitere hilfreiche Kategorien:

• Für ein Projekt geleistete Arbeitsstunden

• Abrechenbare Stunden

• In Meetings verbrachte Stunden

• Reisezeiten

• Administrative Aufgaben (E-Mails, Aufgabenmanagement, wöchentliche Berichte usw.)

Ohne solche benutzerdefinierten Kategorien haben Teammitglieder keine Möglichkeit, Arbeitszeiten zu rechtfertigen, die sie nicht mit produktiven Tätigkeiten verbringen. Im schlimmsten Fall verlieren sie den Überblick über ihre Arbeitszeiten und vergessen, ihre Stunden einzutragen.

Tipp: Zu viele Kategorien haben einen nachteiligen Effekt auf Ihre Zeiterfassungsvorlage und könnten dazu führen, dass wiederum Fehler bei der Zeiterfassung Ihrer Teammitglieder auftreten. Fügen Sie also nicht zu viele überschneidende Kategorien hinzu (z. B. abrechenbare Stunden und für das Kundenprojekt aufgewendete Stunden). Ihre Mitarbeiter könnten hier den Überblick verlieren und vergessen, ihre Arbeitsstunden in beiden Kategorien zu dokumentieren.

4. Erläutern Sie Ihren Teammitgliedern, wie sie Zeiterfassungsbögen ausfüllen sollen

Bevor Sie Ihre neuen Zeiterfassungsbögen einsetzen, sollte Ihre Rechts- und Personalabteilung eine Schulung zur korrekten Verwendung durchführen. Während dieser Schulung sollten auch weitere Nutzungsvoraussetzungen der Zeiterfassungsbögen besprochen werden, darunter:

• Bis wann der Zeiterfassungsbogen ausgefüllt sein muss

• Wie Überstunden erfasst werden

• Welche Folgen eine verzögerte Abgabe von Zeiterfassungsbögen hat

Diese Schulung sollte von einem qualifizierten Teammitglied durchgeführt werden, das über umfangreiches Wissen über lokale oder bundesweite Vorschriften verfügt.

5. Erfassen Sie die Arbeitszeiten

Im Anschluss an die Schulung sollte jeder Mitarbeiter wissen, wie der Zeiterfassungsbogen korrekt auszufüllen ist. Die Verantwortung für die Zeiterfassung sollten Sie an Ihre Teammitglieder übertragen, denn Sie können unmöglich zu jeder Zeit wissen, wo sich Ihre Teammitglieder befinden und woran sie gerade arbeiten. Sie sollten Ihrem Team jedoch jederzeit zur Seite stehen, falls Fragen auftauchen.

Sie können Ihrem Team außerdem hilfreiche Tipps an die Hand geben, mit denen die Mitglieder ihre Zeiterfassung noch effektiver gestalten können. Dazu zählen:

• Verwenden Sie eine Art Stoppuhr, um die für Projekte aufgewendet Zeit zu erfassen.

• Halten Sie fest, wann Sie Ihre Arbeit an einem Projekt beginnen und zu welchen Zeiten Sie Etappenziele erreicht haben.

• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit, sobald Sie Ihre Arbeit beginnen, beziehungsweise beenden.

• Testen Sie Zeitmanagement-Techniken wie Timeboxing oder Time Blocking.

Wenn Sie einen fest etablierten Prozess zur Zeiterfassung eingerichtet haben, können sich Ihre Mitarbeiter besser auf wirklich produktive Tätigkeiten konzentrieren.

Tipp: Versuchen Sie, den Zeiterfassungsprozess nahtlos in die Arbeit Ihrer Teammitglieder einzubinden. Statt eine statische Vorlage zur Zeiterfassung zu verwenden, sollten Sie nach Möglichkeit ein Online-Tool nutzen, um die Überwachung der Arbeitszeit noch einfacher zu gestalten.

6. Berechnen Sie die Gesamtarbeitszeit

Selbst mit der einfachsten Vorlage zur Zeiterfassung erhalten Sie eine klare Visualisierung der geleisteten Arbeitszeit. Nun fehlt noch die Übersicht über die Gesamtarbeitszeit aller Arbeitstage. Der große Vorteil von Zeiterfassungsbögen, die an die Abrechnungszeiträume Ihres Unternehmens angepasst sind, besteht darin, dass die Teammitglieder einen klaren Nachweis über ihre Vergütung erhalten.

Eine Berechnung der insgesamt geleisteten Arbeitszeit in Ihrem Zeiterfassungsbogen bietet Ihnen darüber hinaus einen besseren Überblick über die Verfügbarkeit des Teams und erleichtert die Planung zukünftiger Projekte. Sollten Sie in gewissen Bereichen eine Überbelastung feststellen, können Sie anhand dieser Informationen die Arbeitszeiten Ihres Teams künftig anpassen.

Tipp: Am einfachsten lässt sich die Gesamtarbeitszeit in einer Online-Software berechnen. Statt sich durch Zeiterfassungsbögen wühlen zu müssen, berechnen diese Tools automatisch nachvollziehbar die geleisteten Arbeitsstunden. Auf diese Weise können Sie Muster und Trends erkennen, die Sie ansonsten womöglich übersehen hätten.

Vorlagen für die Zeiterfassung (mit Beispielen)

Unten finden Sie ein Beispiel eines zweiwöchentlichen Zeiterfassungsbogens. In diesem Beispiel stehen dem Teammitglied eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung, um seine wöchentliche Arbeitszeit zu erfassen. Zu den Eingabemöglichkeiten zählen unter anderem:

• Arbeitsbeginn

• Beginn der Mittagspause

• Ende der Mittagspause

• Arbeitsende

• Urlaubszeit/Krankheitszeit

• Arbeitsstunden pro Tag

• Überstunden

• Arbeitsstunden insgesamt

Diese Zeiterfassungsvorlage enthält diverse Variablen wie Pausenzeiten, Abwesenheiten und Überstunden. Solange Ihre Teammitglieder ihre Arbeitszeiten korrekt eintragen, bietet diese Vorlage eine erstklassige Möglichkeit, Arbeitszeiten nachzuverfolgen. Bevor Sie diese Vorlage an Ihre Personalabteilung weiterleiten, sollten Sie zunächst überprüfen, ob sie sich für Ihr Team eignet.

Unten können Sie eine kostenlose Version dieses zweiwöchentlichen Zeiterfassungsbogens herunterladen. Natürlich können Sie diese Vorlage auch als Grundlage für tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeiterfassungsbögen für Ihr Team verwenden. Vergessen Sie dabei nicht, die Vorlage zunächst an Ihre Rechts- und Personalabteilung weiterzuleiten, um sie entsprechend anzupassen.

Workflows verwalten und Arbeitszeiten erfassen – mit nur einer zentralen Plattform

Natürlich sind Zeiterfassungsbögen in Papierform ein guter Ausgangspunkt zur Verwaltung der Arbeitszeiten Ihres Teams, doch wenn Sie eine flexiblere Lösung brauchen, in der Sie Fehler beheben, Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen und die Leistung Ihres Teams überwachen möchten, kommen Sie um eine Online-Lösung nicht umhin. Mit einer Work-Management-Plattform wie Asana können Sie Ihre Arbeitsweise flexibler gestalten und sämtliche Vorgänge Ihres Unternehmens, von Workflows bis zur Zeiterfassung, in einer zentralen Plattform verwalten.