Vorlage für eine Teamcharta: Leitfaden für den Teamerfolg (mit Beispielen)

Ihr Team ist wie ein sorgfältig aufgestelltes Kartenhaus. Sie können die Fähigkeiten verschiedener Mitarbeiter kombinieren, um etwas Besonderes zu schaffen, aber wenn eine Person wackelt, spüren das alle. Teams brauchen Synergien, um Herausforderungen zu meistern und hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Eine Teamcharta stellt eine Möglichkeit dar, diese Synergien zu fördern.

Teamchartas sind gemeinschaftliche Orientierungshilfen, die Ihrem Team zeigen, dass das Ganze größer ist als das Individuum. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Teamcharta erstellen, damit Sie eine einheitliche Vision und Informationsquelle für Ihr Team haben.

Was ist eine Teamcharta?

Eine Teamcharta ist eine visuelle Übersicht darüber, wofür Ihr Team steht und wie es arbeitet. Verfassen Sie ein Dokument mit gemeinsamen Zielen, Strategien und Prozessen, damit Ihr Team jedes Projekt geschlossen angehen kann. Teamchartas sind das Ergebnis eines gemeinschaftlichen Prozesses und können als zentrale Informationsquelle dienen. Eine Teamcharta:

• Sorgt für Transparenz bei der Arbeit der Teammitglieder

• Stellt ein individuelles Teamprozessdokument bereit

• Etabliert eine gemeinsame Vision für den Projekterfolg

• Verbessert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern

• Stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Ideale des Teams verstehen

Neben den internen Vorteilen können Teamchartas auch dem Rest Ihres Unternehmens den Zweck Ihres Teams verdeutlichen. Sie legen Ihren Zweck in einem Abschnitt des Dokuments ausdrücklich fest, und andere, die das Dokument in seiner Gesamtheit lesen, werden verstehen, wie Ihr Team als Einheit funktioniert.

Was wird in einer Teamcharta erfasst?

Bevor Sie lernen, wie Sie eine Teamcharta erstellen, werfen Sie einen Blick auf die grundlegenden Elemente einer Vorlage für eine Teamcharta. Sie können Ihre Vorlage für eine Teamcharta auf verschiedene Weise formatieren, von einer Mindmap bis hin zu einem Flussdiagramm.

• Mission und Ziele: Nennen Sie den Zweck Ihres Teams und die gemeinsamen Ziele.

• Rollen und Zuständigkeiten: Listen Sie die Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder auf, damit jeder die Erwartungen an sich und andere überprüfen kann.

• Budget und Ressourcen: Erklären Sie, wie Ihr Team das Projektbudget festlegen und die Projektressourcen zuweisen wird. Geben Sie allgemeingültige Regeln für die Verwaltung der Projektfinanzen an.

• Arbeitsabläufe: Geben Sie einen Überblick über alle Schritte des Workflows Ihres Teams, und stellen Sie sicher, dass jeder im Team diesen Prozess versteht.

• Leistungsbewertung: Erklären Sie, wie Ihr Team den Projekterfolg objektiv und subjektiv beurteilen wird.

• Kommunikationsnormen: Halten Sie fest, wie und wo die Teammitglieder miteinander kommunizieren sollen und ob sich die Kommunikation auf der Grundlage Ihrer Diskussion ändern sollte.

• Regeln und Konfliktlösung: Führen Sie grundlegende Regeln für die Zusammenarbeit der Teammitglieder auf und bieten Sie Strategien zur Lösung von Konflikten für den Fall an, dass diese auftreten.

• Unterschriften: Stellen Sie einen Bereich zur Verfügung, in dem die Teammitglieder das Dokument unterschreiben und so die Verantwortung für die dargelegten und vereinbarten Informationen übernehmen können.

So erstellen Sie eine Teamcharta

Als Manager wissen Sie wahrscheinlich, welche Informationen Sie in die einzelnen Abschnitte der Teamcharta aufnehmen wollen – beim Verfassen dieses Dokuments ist jedoch auch die Teamarbeit wichtig. Wenn Sie Ihre Teammitglieder während des gesamten Prozesses einbeziehen, können Sie gemeinsam eine Teamcharta erstellen, auf die alle stolz sind. Versuchen Sie es mit den folgenden Schritten.

1. Erklären Sie den Zweck Ihres Teams

Auch wenn Ihr Team an mehreren Projekten arbeitet, gibt es wahrscheinlich ein übergeordnetes Konzept, das Ihre Arbeit beschreibt. Beginnen Sie Ihre Teamcharta mit folgender Frage: Was macht unser Team innerhalb des Unternehmens? Dies wird Ihnen helfen, den Zweck Ihres Teams zu formulieren.

Tipp: Fügen Sie den Zweck Ihres Teams in den Abschnitt Ihrer Teamcharta ein, der Ihrer Mission und Ihren Zielen gewidmet ist. Wenn Sie einen kreativen Weg finden, Ihren Zweck zu formulieren, kann das eine gute Gelegenheit sein, das Team zusammenzuschweißen. Regen Sie Ihr Team zu einem Brainstorming über den Zweck des Teams an, und schreiben Sie alle Ideen auf. Versuchen Sie dann, den Zweck Ihres Teams auf einen Satz zu reduzieren – eine Art formelles Mission Statement für Ihr Team. Manche Teams nennen dies auch ihren „Leitstern“.

2. Umreißen Sie die Teamstruktur

Beginnen Sie mit der ranghöchsten Rolle in Ihrem Team und schlüsseln Sie Ihre Teamstruktur auf, indem Sie die mit jeder Rolle verbundenen Aufgaben aufführen. Dieser Abschnitt wird dazu beitragen, die Rolle jedes Teammitglieds zu verdeutlichen, und dient gleichzeitig als Referenz – so können die Teammitglieder verstehen, woran ihre Kollegen arbeiten.

Dieser Abschnitt ist gerade für die teamübergreifende Zusammenarbeit besonders hilfreich. Je nach Größe Ihres Teams und je nachdem, ob ein Mitglied neu im Team ist, weiß vielleicht nicht jeder, welche Aufgaben die anderen haben. Wenn Sie in Ihrer Teamcharta die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder angeben, schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle, auf welche die Teammitglieder bei Bedarf zugreifen können. Wenn sich die Dinge dann ändern, also wenn sich etwa die Rollen ändern oder neue Teammitglieder hinzukommen, können Sie diesen Abschnitt leicht aktualisieren.

Tipp: Um Ihre Teamstruktur gemeinschaftlich aufzuschlüsseln, sollten Sie diesen Abschnitt Ihrer Teamcharta als teambildende Maßnahme nutzen. Versammeln Sie Ihre Teammitglieder (virtuell oder persönlich) und laden Sie alle dazu ein, die Namen, Aufgaben und Zuständigkeiten der anderen zu lernen.

3. Erörtern Sie Budget- und Ressourcenstrategien

Es kann schwierig sein, Projektbudgets und Ressourcen zu sichern, zu verwalten und zuzuweisen. Ein Abschnitt, der sich mit Strategien für das Kostenmanagement befasst, kann Teammitgliedern bei der Projektplanung und bei der Änderungssteuerung helfen.

Hier sind einige Strategien, die Sie nutzen können:

• Erstellen Sie während der Projektplanung einen detaillierten Budgetvorschlag

• Weisen Sie Ressourcen zu, sobald Sie wissen, womit Sie arbeiten können

• Reduzieren Sie die Kosten, wann und wo immer es möglich ist

• Antizipieren Sie Projektänderungen, bevor sie auftreten

Wenn die Teammitglieder wissen, wie sie Kosten abschätzen und in Grenzen halten, haben sie eine bessere Chance auf zufriedene Stakeholder.

Tipp: Das Hauptziel dieses Abschnitts besteht darin, allgemeine Prozesse für den Umgang mit Projektbudgets zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich in diese Diskussion einzubringen.

4. Erklären Sie den Workflow des Projekts

Ein Workflow oder Arbeitsablauf ist ein vollständiger Prozess, der einem Team hilft, seine Ziele zu erreichen, indem er die richtigen Personen zur Erledigung ihrer Arbeit zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt. Ist ein Workflow einmal eingerichtet, hilft er Ihnen, Informationen so zu organisieren, dass sie nicht nur verständlich, sondern auch als Prozess wiederholbar sind.

Jeder Workflow für ein Projekt beginnt mit einer Standard-Projektplanungsphase, zu der die folgenden sieben Schritte gehören:

1. Ziele und Projektziele definieren

2. Erfolgskennzahlen festlegen

3. Beteiligte und Rollen abklären

4. Ihr Budget festlegen

5. Sich auf Meilensteine und Ergebnisse einigen

6. Ihre Zeitleiste und Ihren Zeitplan skizzieren

7. Ihren Kommunikationsplan teilen

Auch wenn jedes Projekt aufgrund seiner Besonderheiten etwas anders aussehen kann, sollten Sie über einen allgemeinen Prozess verfügen, um Ergebnisse zu erzielen und den Projekterfolg zu sichern.

Tipp: Je nachdem, wie viele Programme oder Arbeitsabläufe Sie verwalten, hat Ihr Team möglicherweise mehr als einen Workflow. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder bei jedem wichtigen Workflow den allgemeinen Prozess verstehen und wissen, an wen sie sich bei konkreten Fragen wenden können.

5. Definieren Sie Ihre Vorstellung von Erfolg

Ihr Team sollte eine grundsätzliche Vorstellung davon haben, wie es den Projekterfolg messen kann. Es ist eine gute Idee, eine Mischung aus objektiven und subjektiven Methoden zur Definition von Erfolg zu verwenden. Auf diese Weise wird Ihr Team nicht in die Gewohnheit verfallen, Projekte zu entwickeln, ohne vorher alle Aspekte zu bedenken.

Um die konkrete Erfolgsdefinition bzw. Erfolgsdefinitionen Ihres Teams zu entwickeln, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Definieren Sie den Projekterfolg, indem Sie das Projektergebnis mit den ursprünglichen Projektzielen vergleichen?

• Nutzen Sie das Feedback von Stakeholdern oder Kunden, um den Erfolg zu messen?

• Haben Sie eine breitere Vorstellung vom Erfolg, die auf dem Zweck Ihres Teams basiert?

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele (auch die subjektiven) der SMART-Methode folgen. SMART steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und termingebunden.

6. Legen Sie Standardformen der Kommunikation fest

Für den Projekterfolg ist die Kommunikation im Team von entscheidender Bedeutung – aber es gibt kein Patentrezept für die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern. Während persönliche oder virtuelle Meetings für einige Arten der Teamkommunikation sinnvoll sein können, kann es für Projektgespräche auch von Vorteil sein, die Details zu dokumentieren, damit Sie sich bei Bedarf leicht daran erinnern und darauf zurückgreifen können.

Um die Standardkommunikationsformen Ihres Teams zu bestimmen, stellen Sie Fragen wie die folgenden:

• Wie sollten Teammitglieder kommunizieren, wenn sie Projekte besprechen?

• Wie sollten Teammitglieder über interne Angelegenheiten kommunizieren?

• Wo sollen Teammitglieder mit Kunden kommunizieren – oder sollen sie Informationen an Sie weiterleiten, damit Sie die Kundenkommunikation übernehmen?

Tipp: Nehmen Sie sich bei der Standardisierung Ihrer Teamkommunikation etwas Zeit, um die Art und Weise zu besprechen, wie Ihr Team derzeit kommuniziert. Versuchen Sie herauszufinden, in welchen Bereichen Sie sich verbessern wollen und nutzen Sie diese Bereiche als Ausgangspunkt für Ihre Teamcharta.

7. Stellen Sie Grundregeln und Schritte zur Konfliktlösung auf

Früher oder später wird es in Ihrem Team zu Differenzen kommen. Eigentlich sind Meinungsverschiedenheiten ein Zeichen für eine gute Zusammenarbeit, denn sie bedeuten, dass Ihre Teammitglieder ihre Meinungen ehrlich mitteilen und sich nicht verstellen. Aber auch wenn Differenzen an sich nichts Schlechtes sind, ist es wichtig, grundlegende Teamwerte und Regeln aufzustellen, um eine Eskalation von Meinungsverschiedenheiten zu verhindern.

Teamregeln brauchen nicht alles zu berücksichtigen, sondern nur Dinge, die Ihrem Team wichtig sind. Arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern, um Ihre wichtigsten Teamwerte in einem Brainstorming zusammenzustellen und eine Reihe von Grundregeln zu entwickeln.

Hier sind einige Beispiele für Grundregeln in einer Teamcharta:

• Behandeln Sie alle mit Respekt.

• Gehen Sie immer von guten Absichten aus.

• Behandeln Sie Kunden, Kollegen und Manager gleich.

• Feiern Sie sich gegenseitig für Ihre Leistungen.

• Üben Sie nur konstruktive Kritik.

• Hören Sie aktiv zu.

Mit einer einfachen Reihe von Grundregeln können Sie viele Konflikte und Missverständnisse vermeiden. Wenn es dennoch zu Konflikten kommt, können Konfliktlösungsstrategien in Ihrer Teamcharta den Teammitgliedern weiterhelfen.

Hier sind einige Beispiele für Konfliktlösungsstrategien in einer Teamcharta:

• Schieben Sie Probleme nicht vor sich her – klären Sie sie.

• Unterscheiden Sie zwischen Absicht und Wirkung.

• Sprechen Sie Konflikte offen an.

• Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.

Tipp: Machen Sie aus diesem Abschnitt der Teamcharta eine Gemeinschaftsarbeit, indem Sie schwierige Situationen durchspielen, in denen diese Grundregeln unbeabsichtigt gebrochen werden könnten. Üben Sie die Anwendung Ihrer Konfliktlösungsstrategien, um gemeinsame Grundlagen zu finden. Wie die meisten Soft Skills lässt sich auch die Konfliktlösung nicht an einem Tag erlernen, aber durch kontinuierliches Üben im Team können sich alle verbessern.

8. Arbeitsinhalte überprüfen und genehmigen

Alle im Team sollten sich darüber einig sein, was in die Teamcharta aufgenommen werden soll. Teilen Sie das Dokument digital mit einer Work-Management-Software wie Asana, damit andere auf das Dokument zugreifen und Änderungen mitverfolgen können.

Tipp: Damit das Team weiterhin zusammenhält und alle auf dem gleichen Stand sind, sollten Sie die Teamcharta jedes Quartal erneut verteilen und von den Teammitgliedern überprüfen lassen. Sie können dann ein Meeting abhalten und alle auffordern, Vorschläge oder Verbesserungen zu machen, damit das Dokument auf dem neuesten Stand bleibt.

Vorlage für eine Projektcharta (mit Beispielen)

Hier sehen Sie eine beispielhafte Teamcharta für ein Marketing-Team. Sie ermöglicht es den Teammitgliedern, die einzelnen Abschnitte zu visualisieren, ohne dass sie durch lange Texte scrollen müssen. Dieses Format macht es auch einfach, Informationen zu finden und bei Bedarf zu ändern.

Ihre Teamcharta wird wahrscheinlich detaillierter sein als dieses Beispiel, aber sie kann trotzdem verständlich und zugänglich sein. Versuchen Sie es für den Anfang mit unserer kostenlosen Vorlage für eine Teamcharta.

Bringen Sie Ihre Ziele mit einer Teamcharta auf den Punkt

Es braucht mehr als eine harmonische Atmosphäre, um Synergien im Team zu schaffen. Effektive Teams stehen zu ihren Grundwerten und arbeiten bei der Entscheidungsfindung zusammen. Eine Teamcharta kann sicherstellen, dass jeder bei den Abläufen und dem Zweck des Teams im Bilde bleibt.

Wenn Sie Ihre Teamcharta in eine Work-Management-Software wie Asana integrieren, kann Ihr Team zeigen, wie viel es gemeinsam erreichen kann.