So führen Sie effektive Standup-Meetings durch

Wenn Sie in einem Softwareentwicklungsteam arbeiten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits an Standup-Meetings teilgenommen haben. Standup-Meetings werden häufig im Zuge agiler Methoden eingesetzt. Sie bieten Teammitgliedern die Möglichkeit, sich rasch über den neusten Stand der Arbeit zu informieren und sich mit dem restlichen Team auszutauschen.

Standup-Meetings sind aber nicht nur Softwareentwicklerteams vorbehalten. Wir empfehlen sie jedem Team, das schnell Updates austauschen möchte, um Teammitglieder stets auf dem Laufenden zu halten. Egal, ob Sie Ihr Meeting in einem Konferenzraum oder online mit einem ortsunabhängigen Team in verschiedenen Zeitzonen abhalten: Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach effektive Standup-Meetings durchführen können.

Was ist ein Standup-Meeting?

Ein Standup-Meeting ist eine kurze Besprechung und wird üblicherweise von Agile- oder Scrum-Teams genutzt. Es kann aber jedes Team von dieser Art der Besprechung profitieren. Bei Standup-Meetings besprechen die Teammitglieder der Reihe nach folgende drei Fragen:

• Was habe ich gestern geschafft?

• Woran werde ich heute arbeiten?

• Gibt es etwas, das mich bei meiner aktuellen Arbeit blockiert?

Abhängig von der jeweiligen Methode Ihres Teams können diese Meetings zwischen fünf und fünfzehn Minuten dauern. Laut bewährter Vorgehensweisen von Agile sollten sie jedenfalls nicht länger als fünfzehn Minuten dauern. Der Grund für diese strenge zeitliche Begrenzung ist einfach: Jeder Teilnehmer soll zu Wort kommen, ohne dabei zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. 

Der Vorteil von Standup-Meetings

Mit Standup-Meetings können Entwicklerteams einerseits (mögliche) Hindernisse erkennen und beheben und andererseits auch feststellen, was vorrangig erledigt werden muss. Außerdem bieten sie einen guten Einblick in den laufenden Fortschritt von Projekten. Nehmen wir als Beispiel an, dass Ihr Team eine Kanban-Software für das Projektmanagement verwendet. Dabei zeigen Ihre Mitarbeiter durch das Verschieben von Karten auf einem Kanban-Board an, in welcher Arbeitsphase sich eine Aufgabe gerade befindet. Bei täglichen Standup-Meetings können Sie damit den Fortschritt der einzelnen Aufgaben auf einen Blick erkennen. 

Obwohl die Agile-Methode persönlichen Meetings den Vorzug gibt, müssen Ihre täglichen Besprechungen nicht unbedingt in einem persönlichen Rahmen stattfinden. Mithilfe einer Video-Software wie Zoom können ortsunabhängige Mitarbeiter problemlos auch virtuell an Standup-Meetings teilnehmen.

So führen Sie effektive Standup-Meetings durch

Es gibt sechs einfache Schritte, mit denen Sie ein reibungsloses Standup-Meeting sicherstellen können. Sorgen Sie mit den folgenden Tipps dafür, dass Ihre Standup-Meetings unabhängig von der Häufigkeit Ihrer Besprechungen und der Projektmanagementmethode Ihres Teams schnell und effektiv verlaufen.

1. Finden Sie eine passende Uhrzeit und bleiben Sie dabei

Engagement und Konsistenz sind zwei zentrale Werte der Agile-Methode, die auch für Ihre täglichen Standup-Meetings gelten. Diese sollten jeden Tag zur selben Zeit und am selben Ort stattfinden und gegenüber anderen Meetings Vorrang haben. Durch diese Konsistenz machen Sie es den Teilnehmern leicht, immer teilzunehmen. Achten Sie auch darauf, dass immer das ganze Team anwesend ist, damit auch wirklich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.

2. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder teilnehmen

Standup-Meetings sind nur dann effektiv, wenn das gesamte Team daran teilnimmt. Das bedeutet, dass bei jedem Standup-Meeting alle Teammitglieder anwesend sein sollten. Wenn eine Person ihr Update teilen und daraufhin das Meeting verlassen würde, wäre es nicht mehr effektiv, da diese Person nicht mehr erfahren würde, ob sie ihre Kollegen bei deren Aufgaben unterstützen könnte. 

Das Ziel von Standup-Meetings ist eine effektive Vernetzung des gesamten Teams, sowohl physisch als auch mental. Da die Agile-Methode einen besonderen Wert auf persönliche Kommunikation legt, bieten diese täglichen Standup-Meetings eine Möglichkeit, sich mit dem Rest Ihres Teams auszutauschen. Am besten achten Sie darauf, dass sowohl beim Beginn als auch beim Ende des Meetings alles Teammitglieder dabei sind.

3. Bestimmen Sie einen Leiter

Der Leiter des Standup-Meetings ist für die Moderation zuständig und achtet darauf, dass das Meeting die Erfordernisse erfüllt, also kurz und bündig ist. Dafür kann er zum Beispiel Timeboxing für die Status-Updates einsetzen, ein Rundlauf-Verfahren (engl. Round Robin) nutzen oder bei Video-Meetings durch Aufrufen der Namen für einen schnellen Ablauf sorgen.

Wer die Leitung Ihres Standup-Meetings übernimmt, hängt von Ihrer jeweiligen Agile-Methode ab. Bei einem Scrum-Team leitet der Scrum Master tägliche Scrum-Meetings. Bei anderen Projektmanagement-Methoden sind entweder Produktmanager oder andere Projektmanager für die Leitung des Standup-Meetings zuständig.

4. Fassen Sie sich kurz

Wie bereits erwähnt, sollten Standup-Meetings höchstens 15 Minuten dauern. Bei einem großen Team brauchen Sie womöglich die gesamten 15 Minuten. Wenn es aber länger dauert, bis jedes Teammitglieder zu Wort gekommen ist, ist Ihr Team vielleicht zu groß.

5. Kommunizieren Sie Sinn und Zweck des Standup-Meetings

Alle Teammitglieder sollten genau darüber Bescheid wissen, welches Ziel das Standup-Meeting hat und wie sie ihre Updates strukturieren sollten. Für neue Mitgliedern ist es hilfreich, wenn sie zunächst erst eine Beobachterrolle einnehmen. Dadurch bekommen sie eine Idee vom Ablauf und können dann ihr eigenes Update entsprechend mitteilen. 

Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter dieselben drei Punkte bespricht. Darüber hinausgehende Informationen würden den Rahmen des Standup-Meetings sprengen und haben hier keinen Platz. Der Leiter des Standup-Meetings moderiert die Besprechung und sorgt bei Bedarf für die Einhaltung der Regeln und das geplante Vorankommen.

6. Andere Themen haben keinen Platz während des Standup-Meetings

Es kommt immer wieder vor, dass Teammitglieder das Standup-Meeting für die Lösung von Problemen nutzen möchten. Verschieben Sie andere Themen und Fragestellungen aber besser auf einen späteren Zeitpunkt. Am besten machen Sie sich eine kurze Notiz, damit Sie den Punkt nicht vergessen und geben der nächsten Person das Wort. 

Mitarbeiter, die ein Problem lösen möchten, können sich nach Ende des Standup-Meetings austauschen, auf die Fragestellung eingehen und nach einer Lösung suchen.

Häufige Fallstricke bei Standup-Meetings

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, das schon lange besteht, kann das Gefühl entstehen, dass sich der Inhalt von Standup-Meetings ständig wiederholt. Es gibt einige typische Fehler bei Standup-Meetings – wir zeigen Ihnen welche und wie Sie (zu) starke Eintönigkeit verhindern können. 

Das Meeting entwickelt sich zu einem normalen Status-Meeting

Alle Teilnehmer am Standup-Meeting sollten sollten grundsätzlich eng zusammenarbeiten. Wenn die Status-Updates von Teammitgliedern für die (tages-)aktuelle Arbeit nicht relevant sind, entwickeln sich Standup-Meetings schnell zu gewöhnlichen Status-Meetings. Das ist keine effiziente Nutzung der Zeit aller Beteiligten, ganz im Gegenteil.

Tritt eine solche Entwicklung ein, sollten Projektmanager das Team in verschiedene Huddles aufteilen. Am besten funktioniert diese Aufteilung nach den aktuellen Aufgaben, an denen die Teammitglieder gerade arbeiten. Jene Mitarbeiter, die enger zusammenarbeiten, sollten gemeinsam in einem Huddle sein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die besprochenen Informationen für alle Teilnehmenden relevant sind. 

Standup-Meetings dauern zu lange

Denken Sie immer daran, dass Standup-Meetings kurz sein sollen. Ihr wichtigstes Merkmal ist es, dass sie kurz und bündig sind. Dauern Ihre Standup-Meetings länger als 15 Minuten, ist das ein guter Hinweis dafür, dass Sie etwas ändern sollten. Teamleiter sollten darauf achten, dass die Teammitglieder sich auf die drei wichtigsten Punkte konzentrieren; sollten sie zu anderen Themen abschweifen, bitte sie sie, diese später zu besprechen.

Teammitglieder identifizieren keine Hindernisse

Für Entwicklerteams haben Standup-Meetings ein großes Ziel: mögliche Hindernisse zu erkennen. Wenn Teammitglieder Probleme erkennen, könnten sich diese später womöglich auf das gesamte Team auswirken. In vielen Fällen sind die Arbeitsvorgänge eines Mitarbeiters von jenen eines Kollegen abhängig. Wenn das Problem von niemandem erkannt wird, könnte das die Arbeit aller Beteiligten behindern. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, Probleme bei Standup-Meetings zu besprechen und dadurch zu verhindern, dass sie den Fortschritt des gesamten Teams beeinträchtigen.

Work Management für Agile-Teams

Wenn Sie die Agile-Methode mit Ihrem Team verwenden möchten, benötigen Sie die richtigen Tools, um gut organisiert zu bleiben. Wählen Sie am besten eine dynamische Software aus, mit der Sie die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem zentralen Ort erfassen und verwalten können. Mit einem Work Management Tool wie Asana managen Sie Ihre Standup-Meetings und vieles mehr.