4 Schritte zur Festlegung der Rollen und Zuständigkeiten!
Zusammenfassung
Ohne klar definierte Rollen und Zuständigkeiten lässt sich ein Projektplan nur schwer umsetzen. Eine klare Rollenverteilung im Team fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine effizientere Projektabwicklung. In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Rollen und Zuständigkeiten definiert werden können und warum dies für Ihr Team von Vorteil sein wird.
Haben Sie auch schon einmal ein Projekt geleitet, bei dem die Rollen und Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt waren? Dann kennen Sie sicher auch diese chaotischen Situationen, wenn z. B. ein Teammitglied sich um das Design kümmert, während ein anderes die darin enthaltenen Inhalte bearbeitet. Beide Teammitglieder schreiben die Bildtexte, in der Annahme, dies gehöre zu ihren Aufgaben. Aufgrund der Fehlkommunikation und dem doppelten Arbeitsaufwand verzögert sich die Fertigstellung des Textes und Sie sind gezwungen, das gesamte Projekt zu verschieben.
Ohne klar definierte Rollen und Zuständigkeiten lässt sich ein Projektplan nur schwer umsetzen. Eine klare Rollenverteilung im Team fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine effizientere Projektabwicklung. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, die einzelnen Aufgabenbereiche schon frühzeitig auf die Mitglieder zu verteilen, wenn Sie die Produktivität des Teams verbessern wollen.
Wie definiere ich Rollen und Zuständigkeiten in einem Team?
In diesem Leitfaden erläutern wir, wie Rollen und Zuständigkeiten definiert werden können und warum dies für Ihr Team von Vorteil sein wird.
1. Ermitteln Sie, was getan werden muss
Die folgenden Schritte helfen Ihnen sowohl auf Unternehmens- als auch auf Projektebene dabei, die Teamrollen und Zuständigkeiten zu definieren. Der erste Schritt besteht darin, alle Aufgaben aufzulisten, die erledigt werden müssen. Die folgenden und ähnliche Fragen bieten eine gute Hilfestellung bei diesem Schritt:
Wurden frühere Projekte erfolgreich umgesetzt?
Wenn nicht: Was hätte besser gemacht werden können?
Welche Aufgaben stehen weiterhin auf der To-Do-Liste Ihres Teams?
Welche Aufgaben werden täglich von den einzelnen Teammitgliedern ausgeführt?
Gehören diese Aufgaben zur Stellenbeschreibung der Teammitglieder?
Wenn Sie wissen, wie groß der gesamte Arbeitsumfang ist, können Sie die Aufgaben entsprechend delegieren.
2. Ermitteln Sie mögliche Lücken in den Zuständigkeiten
Obwohl dieser Schritt besonders auf Unternehmensebene von Relevanz ist, können auch auf Projektebene Lücken in den Zuständigkeiten entstehen, die unserer Aufmerksamkeit bedürfen.
Sobald Ihre Aufgabenliste vorliegt, sollten Sie diese mit den Aufgaben Ihrer Teammitglieder vergleichen und gegenüberstellen, um mögliche Lücken zu erkennen. Derartige Lücken entstehen häufig ungewollt, z. B., wenn die ursprüngliche Aufgabenbeschreibung eines Teammitglieds unzureichend definiert ist oder wenn seine Mitarbeit regelmäßig in anderen Bereichen benötigt wird.
Die identifizierten Lücken in den Zuständigkeiten ergeben den perfekten Ausgangspunkt für eine Neuausrichtung des Teams. So können Sie den Arbeitsumfang eines jeden Teammitglieds wieder auf die ihm zugedachte Aufgabenbeschreibung präzisieren und überlegen, wer die zusätzlichen Aufgaben übernehmen soll.
3. Verwenden Sie das RACI-Diagramm, um die Rollen im Team darzustellen
Das sogenannte RACI-Diagramm eignet sich hervorragend, um die Rollen der Teammitglieder übersichtlich darzustellen. RACI leitet sich von den englischen Begriffen responsible, accountable, consulted und informed ab. Auf der Y-Achse werden die Aufgaben von Ihrer To-Do-Liste und auf der X-Achse die einzelnen Teammitglieder eingetragen.
Weisen Sie jeder Aufgabe und jedem Teammitglied einen der vier RACI-Buchstaben zu. Auf diese Weise erkennen alle Beteiligten auf einen Blick, welche Rolle sie bei den einzelnen Aufgaben übernehmen.
Die nachstehende Legende erklärt im Detail, welche Teamrollen am besten zu jedem Buchstaben des RACI-Diagramms passen.
R = Responsible (Zuständig). Diese Person übernimmt diese Aufgabe. Jede Aufgabe sollte nur eine verantwortliche Person aufweisen, damit alle Teammitglieder wissen, an wen sie sich bei Fragen und Änderungen wenden können.
A = Accountable (Rechenschaftspflichtig). Diese Person ist für die Genehmigung der Arbeitsleistung verantwortlich und wahrscheinlich eine Führungskraft.
C = Consulted (Beratend). Diese Person gibt Anregungen zur Ausführung der Aufgabe. Dies kann jemand aus dem eigenen oder aus einem anderen Team sein.
I = Informed (Informiert). Diese Person sollte über den Verlauf und die Ergebnisse des Projektes informiert werden, leistet aber keinen eigenen Beitrag dazu.
Zusätzliche Tipps für das RACI-Diagramm:
Jede Aufgabe sollte nur eine zuständige Person (R) aufweisen, damit alle Teammitglieder wissen, wer an der Aufgabe arbeitet. Bei mehr als einer zuständigen Person pro Aufgabe können im Team schnell Missverständnisse und Ungereimtheiten entstehen.
Auch sollte nur eine Person die Rechenschaft für eine Aufgabe übernehmen (A). Allerdings kann es ebenfalls passieren, dass dieselbe Person sowohl die Rechenschaft als auch die Zuständigkeit für diese Aufgabe übernimmt (AR).
Weiterhin sollten Sie darauf achten, die Anzahl der informierten Personen zu begrenzen, um das Projekt nicht unnötig zu verkomplizieren (I).
Das RACI-Diagramm bietet sich vor allem dazu an, die Erwartungen an Ihre Teammitglieder klar zu definieren und bei der Projektdurchführung als Orientierungshilfe zu fungieren.
4. Bitten Sie Ihr Team um Feedback
Sobald Ihr RACI-Diagramm fertiggestellt ist, empfiehlt es sich, die Teammitglieder um ehrliches Feedback zu bitten. Auf diese Weise erfahren Sie, ob die Zuteilung der Rollen funktionieren wird und Sie fördern die Zusammenarbeit im Team.
Die Möglichkeit, seine Meinung frei und ehrlich zu äußern, erleichtert die Kommunikation im Team und begünstigt so eine harmonische Teamdynamik am Arbeitsplatz.
Für die Einholung von Feedback stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, z. B:
In einem Teammeeting können Sie die Mitglieder fragen: „Möchte jemand seine Meinung zu den von mir zugewiesenen Teamrollen äußern?“
In Einzelgesprächen können Teammitglieder ihre Anliegen in einem für sie angenehmen Rahmen vorbringen.
Starten Sie anonyme Umfragen, in denen Ihre Teamkollegen Ihnen ehrliche Rückmeldungen geben können.
Wann sollten Rollen und Zuständigkeiten festgelegt werden?
Wenn wir über Rollen und Zuständigkeiten sprechen, müssen wir diese sowohl auf Unternehmensebene als auch auf Projektebene definieren. Es gehört zu Ihren Aufgaben als Projektleitung, diese beiden Bereiche für Ihr Team zu unterschiedlichen Zeiten zu definieren. Besonders wichtig ist der Aufbau einer soliden Teamstruktur auf Unternehmensebene, weshalb Sie sich bei Lücken in diesem Bereich als Erstes darum kümmern sollten.
Wenn zum Beispiel eine Texterin Ihres Teams einen Großteil der Projektplanung übernimmt, empfiehlt es sich, ihre Prioritäten und Aufgaben neu zu ordnen. Und wenn ein Designer den ganzen Tag E-Mails beantwortet, sollten Sie Ihre Teamstruktur so umgestalten, dass er mehr Zeit für seine kreative Arbeit erhält.
Sobald Ihr Team seine Rollen und Zuständigkeiten auf Unternehmensebene versteht, können Sie jedes Projekt gesondert angehen. So gehören zu den generellen Aufgaben eines Designers zwar eher kreative Tätigkeiten, aber für ein bestimmtes Projekt muss er eventuell auch Entwürfe hin- und herschicken.
Welche Vorteile haben klare Rollen und Zuständigkeiten?
Klar definierte Rollen und Zuständigkeiten tragen dazu bei, eine stabile und nachhaltige Teamstruktur zu etablieren. Wenn sich die einzelnen Personen mit den ihnen zugewiesenen Aufgaben wohlfühlen, verbessert sich die Teamleistung insgesamt.
Die individuelle Aufteilung der Funktionen auf die einzelnen Teammitglieder kommt dem Team auch in anderen Aspekten zugute, z. B:
Höhere Produktivität: Wenn jedes Teammitglied Klarheit über seine Funktion und Zuständigkeit erhält, wird in der Regel die Produktivität des gesamten Teams erhöht, denn so können alle die richtigen Prioritäten setzen und die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.
Verbesserter Einstellungsprozess: Klar definierte Zuständigkeiten für die verschiedenen Rollen vereinfachen die Personalsuche. Denn diese Informationen machen es den Personalverantwortlichen leichter, bei der Neubesetzung von Stellen die Anforderungen des Teams zu berücksichtigen. Fehlt eine solche klare Auflistung der Zuständigkeiten, dürfte es für Personalverantwortliche schwierig sein, die Stelle mitsamt ihren Aufgaben zu erklären.
Gesteigerte Arbeitsmoral: Sind die Aufgaben eines jeden Einzelnen im Team nicht eindeutig festgelegt, kann bei den Mitgliedern eine Unsicherheit über die eigenen Fähigkeiten entstehen. Sobald jedoch alle wissen, was genau jeder Einzelne zu tun hat und wo seine Zuständigkeiten liegen, wird die Arbeitsmoral im Team erheblich gesteigert. Außerdem ermöglicht die Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten es Ihnen, die anfallenden Aufgaben auf die individuellen Stärken der Teammitglieder abzustimmen. Auf diese Weise entwickeln die Teammitglieder mehr Selbstvertrauen bei ihrer täglichen Arbeit.
Effizienterer Einsatz von Ressourcen: Ihr Unternehmen wird weniger Zeit und Geld verschwenden, wenn alle Teammitglieder die für sie vorgesehenen Aufgabenbereiche übernehmen. Wie im obigen Beispiel dargestellt, wird des Öfteren dieselbe Arbeit mehrfach ausgeführt, weil die Teammitglieder nicht ausreichend über ihre Rollen und Zuständigkeiten aufgeklärt wurden. Diese Überschneidungen vergeuden wertvolle Projektzeit und damit auch Geld. Je effizienter Ihr Team zusammenarbeitet, desto schlanker fallen das Budget und der Zeitplan aus.
Je klarer und konkreter die Rollen im Team definiert sind, desto zuversichtlicher und motivierter können die Teammitglieder ihre Arbeit erledigen.
Beispiele für Rollen und Zuständigkeiten
Jede Rolle beinhaltet bestimmte Schlüsselaufgaben, die zu dieser Position passen. Bei richtiger Einweisung sollten alle Teammitglieder ihre Rollen und Zuständigkeiten genau kennen und nur solche Aufgaben übernehmen, die zu ihrer Rolle passen. Werfen wir einen Blick auf einige typische Rollen und die damit verbundenen Zuständigkeiten.
Rolle: Projektleitung
Zuständigkeiten:
Ein Team zusammenstellen und leiten
Rolle:Visuelle Gestaltung
Zuständigkeiten:
Visuelle Materialien anfertigen
Teammitglieder über Projekt-Meilensteine informieren
Kreativ-Richtlinien für das Projekt erstellen und das Team beraten
Rolle: Texterstellung
Zuständigkeiten:
Inhalte recherchieren und verfassen
Design- und Managementteams über die Fortschritte informieren
Texte redigieren und Kundenfeedback einarbeiten
Die hier aufgeführten Zuständigkeiten können je nach Unternehmenskultur, Arbeitsumfeld und den individuellen Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder variieren. Wir empfehlen, eine eigene Vorlage für die Zuständigkeiten einer Rolle zu erstellen und bei Bedarf weitere Details aufzunehmen, z. B. Weisungsbefugnisse, Berichtswege und Anforderungen an die Rolle.
Klare Kommunikationswege und Strukturen schaffen effizientere Projektteams
Ihre Aufgabe als Teamleitung besteht darin, Ihre Teammitglieder optimal auf das jeweilige Projekt vorzubereiten. Der beste Weg, ein solides und strukturiertes Team aufzubauen, ist eine offene Kommunikation. Eine gute Kommunikationssoftware für Teams kann dafür sorgen, dass jeder seine Rolle und seine Zuständigkeiten kennt, weiß, wann die Aufgaben fällig sind und wie die Arbeit voranschreitet. Als Folge daraus werden alle Fristen eingehalten und alle Teamziele erreicht.
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