In 6 Schritten zu Ihrer Vorlage für Angebotsanfragen

Fühlen auch Sie sich manchmal überfordert, wenn es darum geht, den richtigen Anbieter für Ihr Projekt zu finden? Wenn Sie erfolgreich sein, den Prozess optimieren und unterhalb des Budgets bleiben möchten, lohnt es sich, mit einer Angebotsanfrage zu beginnen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Angebotsanfrage ist, welche Schritte bei ihrer Erstellung erforderlich sind und was das Dokument beinhalten sollte. Wir haben für Sie sogar schon eine Vorlage erstellt, damit Sie noch einfacher loslegen können.

Was ist eine Angebotsanfrage?

Eine Angebotsanfrage ist ein Dokument, das Unternehmen an potenzielle Anbieter schicken, um mehr über deren Preisgestaltung zu erfahren. Das standardisierte Formular unterstützt Unternehmen dabei, effektiver zwischen mehreren Angeboten zu wählen, denn durch seine Objektivität fällt es leichter, Anbieter miteinander zu vergleichen. Sie können Ihre Angebotsanfrage entweder vor oder mit Ihren Ausschreibungsdokumenten versenden.

Typischerweise passen Unternehmen die Angebotsanfragen, die sie verschicken, an, um genau die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, bevor sie mit einem potenziellen Anbieter zusammenarbeiten. Ihr Dokument sollte die wichtigsten Informationen für den Anbieter enthalten, z. B. preisliche Erwartungen, Details zur Abgabe und mehr.

Was ist der Unterschied zwischen einer Angebotsanfrage und einer Ausschreibung?

Es gibt einige Überschneidungen zwischen beidem, aber auch eindeutige Unterschiede. Bei einer Angebotsanfrage geht es meist darum, herauszufinden, welcher Anbieter den niedrigsten Preis hat.

Bei einer Ausschreibung (RFP) werden noch andere Faktoren bedacht, und es werden viele Fragen gestellt, um die beste Option zu finden. Dazu gehören vor allem Fragen zum Risikomanagement, zur Wettbewerbsanalyse, zu sogenannten „Dealbreakern“ und mehr.

Angebotsanfrage vs. Leistungsbeschreibung bzw. Beschreibung des Arbeitsumfangs

In einer Leistungsbeschreibung wird erklärt, was geschehen muss, damit das Projekt erfolgreich ist. Die Beschreibung des Arbeitsumfangs ist ein Teilbereich dieses Dokuments und schildert die nötigen Schritte, um das entsprechende Ziel zu erreichen.

Die Leistungsbeschreibung wird für gewöhnlich vor der Angebotsanfrage versendet, um die Schritte zu erörtern, die für den Erfolg des Projekts notwendig sind. Sobald Sie den Plan Ihres Anbieters kennen, besteht der nächste Schritt darin, mithilfe der Angebotsanfrage mehr über die Preisgestaltung zu erfahren.

Wann sollte man eine Angebotsanfrage verschicken?

Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen kaufen möchten, sollten den Anbietern, die sie hierfür im Auge haben, eine Angebotsanfrage schicken. Die Anbieter schicken dieses Dokument dann mit Informationen zur Preisgestaltung zurück, sodass die Unternehmen die unterschiedlichen Kosten der Anbieter miteinander vergleichen können. Dies ist ein wichtiger Schritt im Beschaffungsmanagement eines Projekts.

Die Vorlage zur Angebotsanfrage wird verschickt, nachdem Ihr potenzieller Anbieter von Ihnen ein Dokument erhalten hat, das Ihre Ziele, Ihr Budget und Ihre Zeitleiste für das kommende Projekt beschreibt. Mithilfe der Angebotsanfrage und den Projektinformationen verstehen bietende Anbieter den Umfang Ihres Projekts besser und können entscheiden, ob sie ein Angebot senden möchten.

Wie erstellt man eine Angebotsanfrage?

Nachdem Sie Ihren Anbietern zu Beginn des Überprüfungsverfahrens Ihre Leistungsbeschreibung und Beschreibung des Arbeitsumfangs geschickt haben, ist es nun an der Zeit, sämtlichen Parteien Ihre Angebotsanfrage zukommen zu lassen. Im Folgenden lernen Sie die sechs Hauptschritte für die Erstellung einer Angebotsanfrage, mit der Sie bei Ihrem nächsten Projekt direkt loslegen können.

1. Legen Sie Ihr Projektbudget fest

Das Wichtigste zuerst: Legen Sie Ihr Projektbudget fest. Dabei handelt es sich um einen detaillierten Plan und zeitlichen Ablauf bzgl. des Geldes, das Sie ausgeben möchten.

Es ist wichtig, dass Sie ein festes Budget haben, bevor Sie Ihre Angebotsanfrage erstellen, damit Sie über eine Grundlage verfügen, auf der Sie Ihre potenziellen Anbieter bewerten können. Wenn Sie diese Informationen gleich zu Beginn haben, können Sie Ihr Projekt finanziell gesehen absichern und haben bei der Auswahl Ihres Anbieters eine klare Linie.

2. Finden Sie heraus, was Sie brauchen

Zusätzlich zur Festlegung Ihres Budgets ist es wichtig, auch Ihre Anforderungen zu definieren, bevor Sie Ihre Angebotsanfrage ausfüllen. Sie sollten wissen, welche Qualitäten am wichtigsten sind, um jene Anbieter herauszufiltern, die sich für die Arbeit an Ihrem Projekt eignen.

Nachfolgend finden Sie ein paar Beispielanforderungen, die in Ihrer Angebotsanfrage eine wichtige Rolle spielen könnten:

• Anzahl der benötigten Materialien

• Anforderungen an die Lieferung/Bereitstellung

• Prüfungsprozess der Angebotsanfragen

• Bedingungen

• Zahlungsvorgaben 

Ihre Anforderungen werden sich je nach Art des Projekts, an dem Sie arbeiten, ändern und können Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

3. Bereiten Sie das Dokument vor

Nun, da Sie mit Ihren Vorbereitungen fertig sind, ist es an der Zeit, das Dokument vorzubereiten. Je mehr Details Ihre Angebotsanfrage enthält, desto besser. Diese Informationen sind wichtig, denn durch sie erfährt der potenzielle Anbieter mehr über den Zeitplan und den Projektumfang. Dadurch ist er eher in der Lage, ein akkurates Preisangebot für dieses spezielle Arbeitsvorhaben zu erstellen.

Im Folgenden sehen Sie ein paar Faktoren, die es zu bedenken gibt, wenn Sie Ihre Angebotsanfrage vorbereiten:

• Projektziele: Es ist wichtig, dass Ihre Angebotsanfrage eine präzise Beschreibung des Projekts und seiner Ziele enthält. Je mehr Informationen Sie Ihrem Anbieter geben, desto genauer kann das Angebot für die gewünschte Arbeit ausfallen.

• Zeitplan: Mit einer Projektzeitleiste wissen Anbieter schon im Voraus, ob sie Ihre Erwartungen erfüllen können. Versuchen Sie, bei der Erstellung Ihres Zeitplans so realistisch wie möglich zu bleiben: Bedenken Sie, dass Ihre Anbieter genug Zeit benötigen, um die nötigen Materialien und Arbeitskräfte bereitzustellen.

• Preisliche Erwartungen: Achten Sie darauf, dass potenzielle Anbieter Ihnen Ihre Preisgestaltung genau aufschlüsseln. Spezifizieren Sie, wie genau die Informationen sein sollen (z. B. Kosten für Arbeitskräfte, Materialien und zusätzliche Gebühren).

• Liefer-/Bereitstellungsinformationen: Ihre Angebotsanfrage sollte auch den Lieferzeitplan und Informationen enthalten, wie die Angebotsanfrage zurückzuschicken ist. Diese Details sind wichtig, damit die Anbieter die Deadline nicht verpassen.

• Kontaktinformationen: Dieser Schritt mag trivial wirken, ist aber von großer Wichtigkeit. Schließlich können Anbieter Sie kaum kontaktieren, wenn Sie Ihrer Angebotsanfrage nicht Ihre Kontaktinformationen hinzufügen.

Mit einem Dokument, das Ihre Anforderungen klar definiert, minimieren Sie potenzielle Missverständnisse. Darüber hinaus erhalten Sie genauere Antworten und Preisangebote.

4. Verschicken Sie die Anfrage

Als Nächstes ist es Zeit, Ihre Angebotsanfrage an die Anbieter auf Ihrer Liste zu schicken. Lesen Sie sich das finale Dokument noch ein letztes Mal durch, bevor Sie es versenden. Dies verschafft Ihnen noch einmal die Gelegenheit, sicherzustellen, dass Ihre Angebotsanfrage alle nötigen Informationen enthält.

Sie sollten Ihren Anbietern mehrere Wochen für die Beantwortung Ihrer Angebotsanfrage einräumen, damit sie genügend Zeit haben, mit ihrem Team an der Preisgestaltung zu arbeiten. Für gewöhnlich reichen drei bis vier Wochen völlig aus, damit Ihre Anbieter Fragen stellen und ein Verständnis für die Projektergebnisse entwickeln können. Und behandeln Sie sämtliche Angebotsinformationen stets vertraulich.

5. Prüfen Sie die eingereichten Angebote

Die Überprüfung der eingereichten Angebote sollte schnell und effizient erfolgen, da Sie die vorbereitenden Arbeiten für bietende Anbieter ja bereits abgeschlossen haben. Diese gegenstandslose Methode erlaubt es Ihnen, jeden Anbieter zu prüfen, um herauszufinden, welcher von ihnen all Ihre Anforderungen erfüllt – und das zum niedrigsten Preis.

6. Wählen Sie Ihre Anbieter aus

Nun, da Ihre Anbieter Ihnen ihre Angebote zugesendet haben, ist es an der Zeit, die Auswahl vorzunehmen. Mit einer einheitlichen Vorlage für Angebotsanfragen können Sie Anbieter schnell und einfach miteinander vergleichen. Lesen Sie sich jede Einreichung genau durch, um sicherzustellen, dass die Bedingungen und Preise Ihrer ausgewählten Anbieter Ihren Erwartungen entsprechen.

Vorlage für eine Angebotsvorlage – mit Beispiel

Schauen Sie sich unsere Vorlage an, damit es noch einfacher wird, den perfekten Anbieter zu finden. Wenn Sie einem potenziellen Anbieter eine Angebotsanfrage schicken, füllt Ihr Unternehmen die Projektinformationen aus und der Anbieter die Preisaufschlüsselung sowie die Unternehmensinformationen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel, wie eine vollständig ausgefüllte Angebotsanfrage für ein Party-Event aussehen könnte. Zögern Sie aber nicht, die Vorlage an Ihre einzigartigen Bedürfnisse anzupassen.

Optimieren Sie Ihren Workflow mit einer Vorlage für Angebotsanfragen

Eine klare und präzise Vorlage für Angebotsanfragen unterstützt Ihren Workflow und schafft Klarheit zwischen Ihnen und Ihren potenziellen Anbietern. Ein solches Dokument hilft Ihnen dabei, genau das zu erhalten, wonach Sie gesucht haben – und zwar zum niedrigsten Preis. Probieren Sie Asanas Projektmanagement-Tool aus, mit dem Sie Ihre nächste Aufgabe ganz einfach optimieren können.