In einfachen Schritten zur Informationsanfrage – ein Leitfaden

Eine Informationsanfrage ist der perfekte Startpunkt, wenn es darum geht, für das nächste Projekt den passenden Partner zu finden. Vorlagen für Informationsanfragen unterstützen Sie nicht nur dabei, Ihre Gedanken zu organisieren, sondern helfen Ihnen auch dabei, Informationen von verschiedenen Anbietern zu sammeln, um schlussendlich den besten für Ihr Projekt auszuwählen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Informationsanfrage ist, in welchen Situationen sie hilfreich ist und wie Sie dieses Dokument selbst erstellen. Nutzen Sie außerdem für den Anfang unsere kostenlose Vorlage für Informationsanfragen.

Was ist eine Informationsanfrage?

Eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) ist ein Dokument, das Projektmanager an potenzielle Anbieter verschicken, um Informationen zu deren Dienstleistungen und Produkten zu erhalten. Die Absicht dahinter ist, sich einen Überblick über die verfügbaren Lösungen für anstehende Unternehmensprojekte zu verschaffen. Sie müssen die Antwort auf Ihr Problem nicht direkt am Anfang kennen, sondern die Informationsanfrage kann Teil des Prozesses sein, herauszufinden, wie sich Ihr Problem am besten lösen lässt.

Eine Informationsanfrage beinhaltet:

• Informationen zum Projekt

• Bewertungskriterien

• Qualifikationen

• Details zur Informationsübermittlung

• Antwortfristen

• Benötigte Informationen

Ihr Unternehmen kann das Formular entsprechend anpassen, um spezifische Fragen zu Zielgruppen, vergangenen Projekten und Eigenschaften des Anbieters zu stellen. Das ist durchaus von Vorteil, denn wenn man dem Anbieter die relevantesten Fragen direkt stellt, findet man schneller und effektiver eine Lösung.

Mithilfe einer Informationsanfrage minimiert Ihr Team künftige Fehler, indem es genaue Informationen von den Anbietern erfragt. Nutzen Sie die Antworten aus Ihrer Informationsanfrage, Ihrer Ausschreibung und Ihrer Angebotsanfrage, um Ihre finale Entscheidung bei der Auswahl Ihres Anbieters zu treffen.

Informationsanfrage vs. Ausschreibung

Der wichtigste Unterschied zwischen einer Informationsanfrage und einer Ausschreibung (RFP) ist die Reihenfolge: Die Informationsanfrage sollten Sie zuerst versenden – nämlich wenn Sie wissen möchten, wie potenzielle Anbieter das Problem Ihres Unternehmens lösen würden.

Eine Ausschreibung enthält Hintergrundinformationen, Details sowie das Projektbudget. Diese Vorlage sollten Sie an potenzielle Anbieter schicken und sie dann bitten, Ihnen ein Angebot zurückzuschicken. Die Ausschreibung findet Anwendung, wenn Sie sich über die genauen Schritte informieren möchten, in denen ein Anbieter ein Projekt abschließt. Dies gibt auch Anbietern die Möglichkeit, ihre Arbeit anzubieten.

Informationsanfrage vs. Angebotsanfrage

Ziel einer Informationsanfrage ist es, allgemeine Informationen über den potenziellen Anbieter zu sammeln. Eine Angebotsanfrage dagegen ist ein Dokument, mit dem Unternehmen die Preispolitik der Anbieter erfragen.

Für gewöhnlich würden Sie eine Informationsanfrage vor einer Angebotsanfrage versenden, aber Sie verwenden beide Dokumente, um herauszufinden, welcher Anbieter am besten für das aktuelle Projekt geeignet ist. Eine Informationsanfrage konzentriert sich auf die Projektinformationen und das Gesamtbild, während eine Angebotsanfrage hauptsächlich nach den Kosten der Dienstleistungen oder Waren des Anbieters fragt.

In welchen Situationen empfiehlt sich eine Informationsanfrage?

Die Informationsanfrage sollte der erste Schritt in der Projektplanungsphase sein.

Eine Informationsanfrage ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie ein Problem haben, das Sie lösen müssen, sich aber nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen. Indem Sie eine Beschreibung des Problems an verschiedene Anbieter schicken, finden Sie die optimalen Lösungen. Stellen Sie sich zum Beispiel einmal folgende Szenarien vor:

• Wenn Sie Ihr Heimbüro neu gestalten möchten und auf der Suche nach einer Meinung sind, werden Sie wahrscheinlich eine Informationsanfrage an einen Innendesigner schicken.

• Wenn Sie einen Rohrbruch in Ihrem Keller verhindern möchten, können Sie eine Informationsanfrage an verschiedene Anbieter schicken.

• Wenn Sie die Aufrufe Ihrer Website erhöhen möchten und auf der Suche nach der besten Strategie sind, können Sie an SEO-Experten eine Informationsanfrage per E-Mail schicken.

Wenn Sie die fertig ausgefüllte Informationsanfrage prüfen, können Sie entscheiden, für welche Anbieter bzw. Lieferanten Sie sich immer noch interessieren. Als Nächstes können Sie mit dieser Liste die Anbieter einkreisen, die Sie bei Ihrer Ausschreibung mit einbeziehen möchten, um noch mehr Informationen darüber zu erhalten, wie sie das Projekt abschließen würden.

So erstellen Sie eine Informationsanfrage

Wenn Sie wissen, dass Sie ein Problem haben, das gelöst werden muss, oder ein Projekt, für das Sie die Hilfe eines Anbieters benötigen, wird es Zeit für eine Informationsanfrage. Denken Sie daran, dass Sie die Lösung für Ihr Problem an dieser Stelle noch nicht haben müssen.

In ihrer Antwort teilen Ihre Anbieter Ihnen mit, wie sie Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen können. Nachfolgend stellen wir Ihnen die vier Schritte vor, mit denen Sie eine Informationsanfrage erstellen, damit Sie schnell und unkompliziert die richtigen Anbieter für Ihr nächstes Projekt finden.

1. Erstellen Sie eine Notwendigkeitserklärung

Bevor Sie irgendetwas anderes unternehmen, sollten Sie eine Notwendigkeitserklärung in Ihre Informationsanfrage integrieren. Hier werden das Problem, das Sie lösen möchten, und die Anforderungen an den Anbieter kurz beschrieben. Diese Erklärung sollte genug Informationen enthalten, damit der Anbieter das Problem auch ohne Hintergrundwissen zu Ihrem Unternehmen versteht.

Ein gutes Beispiel wäre hier ein Marketingspezialist, der Sie beim Marketingplan für Ihre Bekleidungsmarke unterstützen soll. In solch einem Fall würden Sie ihm wahrscheinlich eine Informationsanfrage schicken, in der Sie die Notwendigkeit erklären, die Markenbekanntheit und die Unternehmensumsätze zu steigern. Die Marketingspezialisten würden dann ihre Antwort in den Bereich „Benötigte Informationen“ eintragen und aufzeigen, wie sie das Problem lösen können.

2. Fügen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzu

Wenn Sie Ihrer Informationsanfrage zusätzliche Informationen zu Ihrem Geschäftsmodell hinzufügen, kann das für Ihren Anbieter bei einer effizienten Lösungsfindung noch hilfreicher sein. Informieren Sie ihn über Ihre Branche, Ihre Zielgruppe und Ihre Unternehmenswerte, damit er seine Antwort nach Ihren Bedürfnissen ausrichten kann. Darüber hinaus helfen diese Hintergrundinformationen Ihrem Anbieter auch dabei, die spezifischen Probleme, die Sie zu lösen versuchen, genau zu verstehen.

3. Fügen Sie wichtige Informationen zum Projekt bei

Fragen Sie sich als Nächstes, welche Informationen noch ganz besonders wichtig sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Informationsanfrage sämtliche Informationen beinhaltet, die ein Anbieter haben muss, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Hier sind einige Faktoren, die in Ihrer Informationsanfrage nicht fehlen sollten:

• Projektziele: Teilen Sie Ihrem Anbieter Projektinformationen und -ziele mit, damit er über genug Wissen verfügt, um Ihr Problem zu lösen.

• Details zur Informationsübermittlung: Fügen Sie Ihrer Informationsanfrage Ihre E-Mail- oder Postadresse hinzu, damit Anbieter wissen, wohin sie ihre Antworten schicken müssen.

• Antwortfrist: Geben Sie Fristen und Zeiträume zum Einreichen der Informationen direkt in der Informationsanfrage an. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder sofort weiß, wann er seine Antworten einreichen muss, damit sie noch berücksichtigt werden können.

• Bewertungskriterien: Wenn Sie in Ihrer Informationsanfrage klare Bewertungskriterien angeben, wissen potenzielle Anbieter auf den ersten Blick, ob sie die Mindestanforderungen für das Projekt erfüllen oder nicht. 

Indem Sie Ihrer Informationsanfrage sämtliche Details zu Ihrem Projekt beifügen, finden Sie leichter einen Anbieter, der die Lösung für Ihr Problem hat und Ihr Projekt zum Erfolg führen kann. Auf der anderen Seite können Anbieter ihre Antworten an die genauen Projektanforderungen anpassen, wodurch Sie wiederum ein gutes Gefühl dafür bekommen, wie gut sie sich für Ihre konkrete Anfrage eignen.

4. Fügen Sie einen Antwortbereich hinzu

Ihre Anbieter sollten die Möglichkeit bekommen, zu erklären, wie sie Ihr Projekt fertigstellen würden. Das ist deshalb wichtig, weil Sie ja bewerten müssen, ob ein Anbieter der Richtige für das Projekt ist oder nicht. Sie sollten Ihre Anbieter außerdem fragen, warum sie ihrer Meinung nach am besten für den Job geeignet sind. So erhalten Sie Einblicke darin, wie ihre Teams aufgebaut sind, wie sie ihre Arbeit angehen und wie ihre Arbeitsethik aussieht. Diese Antworten werden Sie dabei unterstützen, die Anbieter zu finden, denen Sie dann ein Ausschreibungsdokument schicken sollten.

Vor allem sollten folgende Bereiche in Ihrer Informationsanfrage enthalten sein:

• Benötigte Informationen: Ihre Informationsanfrage sollte auf jeden Fall einen Bereich enthalten, den Ihre Anbieter ausfüllen können, um Ihre Fragen zu beantworten.

• Qualifikationen: Wichtig ist auch ein Bereich, in dem Anbieter ihre Qualifikationen eintragen können. Auf diese Weise können Sie leichter entscheiden, wer sich am besten für das Projekt eignet.  

Vorlage für eine Informationsanfrage

Verwenden Sie unsere Vorlage, um den Anbieter zu finden, der am besten zu Ihrem Projekt passt. Bevor Sie Ihre Informationsanfrage versenden, sollten Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen, Ziele, Unternehmensanforderungen, Arbeitsumfang und benötigten Informationen ausfüllen.

Lassen Sie, wie im nachfolgenden Beispiel gezeigt, genügend Platz im Antwortbereich, damit Ihr Anbieter all seine Antworten eintragen kann.

Benutzen Sie für Ihr nächstes Projekt Asana zur Erstellung Ihrer Informationsanfrage

Mit einer detaillierten Vorlage für Informationsanfragen finden Sie die besten Lösungen für die Herausforderungen in Ihrem Unternehmen. Ein solches Dokument kann Sie dabei unterstützen, eine Liste potenzieller Anbieter zu erstellen und den Grundstein für Erwartungen an Projektergebnisse zu legen.

Nutzen Sie Asana für Ihr nächstes Projekt und behalten Sie bei jedem Ihrer Schritte den Überblick über Ihre Informationsanfrage, Ihre Ausschreibung und Ihre Angebotsanfrage.