Die perfekte Mängelliste für das Bauwesen

Stellen Sie sich vor, Ihr Projekt steht kurz vor dem Abschluss, aber es gibt immer noch viel zu erledigen. Den Überblick über all diese kleineren Aufgaben zu behalten, ist manchmal gar nicht so einfach. Bevor es zu Schwierigkeiten kommt, empfehlt es sich daher, schon im Vorhinein eine Liste mit Aufgaben zu erstellen, die noch anstehen. Mit dieser Liste können Sie dann später prüfen, ob alles fristgerecht erledigt wurde, bevor die abschließende Zahlung fällig wird.

Diese Art von Liste wird in der Baubranche als Mängelliste bezeichnet.

Was ist eine Mängelliste?

Eine Mängelliste ist ein Projektmanagement-Tool für das Bauwesen, in dem alle kleineren Aufgaben aufgeführt sind, die noch zu erledigen sind, ehe das gesamte Bauprojekt abgeschlossen werden kann. Sie wird auch als Mängelprotokoll und im Englischen als „Punch List“ bezeichnet.

Der englische Begriff leitet sich von einem älteren Verfahren ab, in dem ein Projektmanager ähnlich wie bei einer Lochkarte tatsächlich ein kleines Loch in eine To-do-Liste stanzte, wenn der entsprechende Teil eines Bauprojekts abgeschlossen war.

Und so sieht das Ganze dann in der Praxis aus:

Bei einem Küchenrenovierungsprojekt begeht der Generalunternehmer die Küche. Der Bau ist zwar schon abgeschlossen, doch das Team muss immer noch die Geräte, die Wasserleitungen und die Elektrik überprüfen. Nach gründlicher Inspektion fügt der Dienstleister all diese Aufgaben einer Mängelliste hinzu, um sicherzustellen, dass die im Vertrag festgelegten Dinge eingehalten werden. Anschließend delegiert der Bauprojektmanager diese Einzelaufgaben weiter an seine Unterauftragnehmer. Mit der Mängelliste kann er dann später überprüfen, ob alle Aufgaben erledigt wurden.

Welche Informationen enthält eine Mängelliste?

In einer Mängelliste ist aufgeführt, welche spezifischen Aufgaben vor Projektabschluss noch zu erledigen sind. In der Regel enthält sie folgende Elemente:

• Postennummer: Jeder Punkt in der Liste ist nummeriert, damit Teammitglieder immer genau wissen, um welche Aufgabe es gerade geht. Das ist besonders dann wichtig, wenn sich Aufgaben in einer Mängelliste sehr ähneln.

• Aufgabenname: Jede noch zu erledigende Aufgabe wird mit einem Namen versehen. Am besten beginnt man dabei mit einem Verb, damit sofort ersichtlich wird, was getan werden muss. Ein geeigneter Name wäre zum Beispiel „Überprüfen Sie die Abwasserleitungen“. 

• Allgemeine Beschreibung: Falls der Aufgabenname nicht genügend Informationen enthält, ist es unter Umständen hilfreich, mehr Hintergrundwissen bereitzustellen, damit Ihr Team genau versteht, was zu tun ist. Wenn beispielsweise etwas repariert werden muss, ist die Frage wichtig, was genau überhaupt kaputt ist. Wenn Sie Ihrem Team diese Informationen liefern, kann Ihr Team die richtige Lösung finden.

• Verantwortliche Person: Diese Person ist dafür verantwortlich, dass die Aufgabe erledigt wird. Auch wenn ein Beteiligter Fragen zu einer bestimmten Aufgabe hat, ist die verantwortliche Person der Ansprechpartner Nummer 1.

• Startdatum: An diesem Tag beginnt der Verantwortliche mit der Arbeit an einer bestimmten Aufgabe.

• Fälligkeitsdatum oder Enddatum: Das ist entweder die Frist für eine Aufgabe oder – falls keine Deadline vorhanden ist – der Tag, an dem die Aufgabe abgeschlossen wurde.

• Status: In welchem Stadium befindet sich die Aufgabe gerade? Status-Updates können je nach Einsatzort variieren. Einfache Statusbezeichnungen könnten zum Beispiel „Ausstehend“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ lauten.

Letzten Endes variieren die Informationen auf Ihrer Mängelliste je nach Ihrem Projektmanagement-Stil. Das Ziel besteht darin, Ihren Teammitgliedern genügend Informationen bereitzustellen, sodass sie genau wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind.

Weshalb eine Mängelliste im Bauwesen sinnvoll ist

Mängellisten sind im Bauprojektmanagement ein häufig verwendetes Tool – und das aus gutem Grund. Hier finden Sie Gründe dafür, warum Bauprojektmanager selbst heute noch mit Mängellisten arbeiten.

Das Team wird dabei unterstützt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten

Wenn die Mängelliste während des gesamten Projekts Anwendung findet (und nicht erst am Ende), kann sich der Bauprojektmanager um sämtliche Fehler und Probleme direkt kümmern, und zwar noch während sie passieren.

Für Projektverantwortliche sind die Begehung und die Mängelliste auch eine hervorragende Möglichkeit der Qualitätskontrolle. Gibt es im Gebäude irgendetwas, das nicht den Vertragsspezifikationen entspricht? Wurde irgendetwas nicht korrekt installiert? In solchen Fällen kann der Projektmanager die Mängelliste aktualisieren, damit die entsprechenden Fehler behoben werden.

Kommunikationsfehler werden vermieden

Der Bauprojektmanager sollte die Mängelliste gemeinsam mit den Unterauftragnehmern erstellen, die ebenfalls an dem Projekt arbeiten. Wenn Teammitglieder Fragen zu ihren Aufgaben haben, dient die Mängelliste als Referenz. Wenn die Mängelliste über Aktionspunkte verfügt und die verantwortlichen Personen deutlich benennt, weiß jeder aus dem Team immer ganz genau, wer gerade an was arbeitet.

Die Arbeit kann genau nachverfolgt werden

Auf größeren Baustellen ist es nicht unüblich, kurz vor Ende des Projekts eine lange Mängelliste in den Händen zu halten. Ein Projektmanager kann Prozesse verschlanken, indem er die Arbeit an spezialisierte Auftragnehmer und andere Teammitglieder delegiert, um langfristig mehr Zeit einzusparen.

Wie Sie eine Mängelliste optimal verwenden

Fachkräfte aus der Baubranche nutzen Mängellisten schon seit Jahren. Hier finden Sie ein paar bewährte Methoden, damit auch Ihr Bauprojekt reibungslos verläuft.

Verwenden Sie Ihre Mängelliste während des gesamten Bauprojekts

Üblicherweise findet eine Mängelliste erst am Ende des Bauprojekts Anwendung. Dennoch empfiehlt es sich, dieses Tool während der gesamten Dauer des Projekts zu verwenden. Diese laufende Mängelliste unterstützt Ihr Team dabei, die Punkte auf der abschließenden Mängelliste so gering wie möglich zu halten.

In einem optimalen Szenario halten Sie am Ende eine leere Mängelliste in den Händen. Wenn bei der abschließenden Begehung keine Fehler mehr gefunden wurden, befinden sich auch keine Punkte mehr auf Ihrer Mängelliste. Stellen Sie sich vor, ein fertiges Gebäude mit dem Wissen zu begehen, dass es nichts mehr zu tun gibt. In diesem Moment wissen Sie, dass Sie richtig gute Arbeit geleistet haben.

Delegieren Sie Aktionspunkte an Teammitglieder und Unterauftragnehmer und klären Sie Verantwortlichkeiten

Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Teammitglieder – das ist eine der besten Möglichkeiten, um Eigenverantwortung zu fördern. Außerdem können Projektmanager die Arbeit leichter überprüfen, wenn für jeden Punkt in der Mängelliste ein Verantwortlicher klar definiert ist. Sollten zu einer bestimmten Aufgabe Fragen aufkommen, weiß der Generalunternehmer, wer für die Beantwortung dieser Fragen zuständig ist.

Nutzen Sie eine Software, um Fortschritte nachzuverfolgen

Früher wurden Mängellisten auf Papier geschrieben und der Bauprojektmanager war für die Organisation zuständig. Wenn Sie Ihre Mängelliste allerdings in ein digitales Projektmanagement-Tool wie Asana übertragen, hat Ihr gesamtes Team von überall aus Zugriff auf wesentliche Informationen zum Bauprojekt. Ob sie nun mittels Laptop, Tablet oder Smartphone auf die Mängelliste zugreifen, Ihre Teammitglieder finden immer ganz leicht und in Echtzeit die Aufgaben, für die sie gerade zuständig sind.

Führen Sie Ihre Baustelle mit Asana in das digitale Zeitalter

Sie müssen zusätzlich zu dem täglichen Stress auf der Baustelle nicht auch noch Ihre Mängelliste mit jedem Teammitglied einzeln besprechen. Kommunizieren Sie stattdessen ganz effektiv mit Ihrem Team über eine Work-Management-Software wie Asana. Mit der mobilen Asana-Version können Sie einfach von unterwegs auf Ihre Mängelliste zugreifen und sie bearbeiten.