Erfolgreich delegieren: 10 Tipps für Führungskräfte!

Arbeit zu übertragen ist manchmal das Beste, was Sie als Führungskraft tun können. Durch das Delegieren von Arbeit haben Sie nicht nur mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, sondern geben Ihren Teammitgliedern auch die Möglichkeit, sich an interessanten Projekten zu beteiligen.

Aber die Unsicherheit darüber, was – und wie -– delegiert werden soll, kann für neue Führungskräfte entmutigend sein. Das Übertragen von Aufgaben ist eine Führungsqualität, die Sie mit der Zeit entwickeln. In diesem Artikel präsentieren wir ihnen 10 Tipps, die Ihnen helfen, besser zu delegieren. 

Was bedeutet delegieren?

Delegieren bedeutet, bestimmte Aufgaben und Vorhaben an andere Teammitglieder zu übertragen. Sie können Arbeit delegieren, um die Verantwortung gleichmäßiger zu verteilen oder weil die Aufgabe oder das Vorhaben besser den Prioritäten, Fähigkeiten oder Interessen eines anderen Teammitglieds entspricht. 

Indem Sie wissen, wann und wie Sie delegieren sollten, werden Sie eine bessere Führungskraft. Das Delegieren von Aufgaben hilft Ihnen nicht nur, Zeit für Ihre wichtigsten Aufgaben zu schaffen und diese zu erledigen, sondern gibt den Teammitgliedern auch die Möglichkeit, sich an interessanten Projekten zu beteiligen. Effektives Delegieren fördert die Teamfähigkeit und gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, neue Stärken zu entwickeln. Es ist daher ein ungemein wichtiger Bestandteil in der Mitarbeiterführung.

Warum ist Delegieren wichtig?

Delegieren von Arbeit ist vor allem aus zwei Gründen wichtig: um die persönliche Produktivität zu maximieren und um Ihrem Team zu zeigen, dass Sie ihm wichtige Aufgaben anvertrauen. Das Ganze ist stärker als der Einzelne – mit effektivem Delegieren können Sie als Team gemeinsam mehr erreichen als allein. 

Erfolgreiches Delegieren hilft auch, Burnout und Überlastung zu vermeiden. Es ist nicht Ihre Aufgabe, die gesamte Arbeit zu erledigen, stattdessen sind Sie als Führungskraft dafür verantwortlich, das Gesamtbild zu sehen, um die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen zu übertragen. Bei der Entwicklung Ihrer Delegationsfähigkeiten geht es vor allem darum, die gewünschten Ergebnisse eines bestimmten Vorhabens zu verstehen und die Arbeit den verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams auf der Grundlage ihrer unterschiedlichen Fähigkeiten zuzuweisen. 

Zu wissen, wann man Verantwortung an andere Teammitglieder delegieren sollte, ist eine gute Möglichkeit, eine effektivere Führungskraft zu werden. Diese wichtige Managementkompetenz bietet Ihren Teammitgliedern wichtige Entwicklungsmöglichkeiten. Je nach Art der Aufgaben, die Sie übertragen, kann Ihnen dies helfen, neue Teamfähigkeiten aufzubauen und die Fortschritte der beruflichen Entwicklung mitzuverfolgen.

Warum Aufgaben oft nicht delegiert werden? 

Es kann schwierig sein, zu wissen, was Sie delegieren sollen, vor allem, wenn Sie zum ersten Mal eine Führungsposition innehaben. Manche Personen tun sich schwer damit, eine neue Aufgabe zu delegieren, weil sie:

• Sich darüber Sorgen machen, dass es länger dauert, die Arbeit zu erklären, als sie selbst zu erledigen

• Nicht verstehen, welche Priorität die Aufgabe hat

• Selbst an interessanten Projekten arbeiten wollen

• Sich schuldig fühlen, wenn sie anderen Leuten mehr Arbeit zuweisen

• Sich nicht sicher sind, wer diese Arbeit noch erledigen kann

• Sich für ihr Team wichtig fühlen wollen

Wann Sie Arbeit delegieren sollten

Es gibt nicht das eine Szenario, bei dem Sie Arbeit delegieren sollten. Im Allgemeinen sollten Sie sich ein paar Fragen stellen, um festzustellen, ob es sinnvoll ist, ein Arbeitspaket abzugeben. 

Fragen, die Sie sich stellen können, bevor Sie Aufgaben delegieren: 

• Lässt sich diese Aufgabe besser mit den Prioritäten eines anderen Teammitglieds vereinbaren?

• Gibt es jemand anderen, der die Informationen und den Kontext dieser Aufgabe kennt? 

• Ist das eine Möglichkeit für jemand anderen, beruflich zu wachsen und Fähigkeiten weiterzuentwickeln? 

• Wird diese Aufgabe in Zukunft erneut anfallen? 

• Habe ich Zeit, diese Aufgabe effektiv zu delegieren und die andere Person zu schulen, ihre Fragen zu beantworten und ihre Arbeit zu überprüfen? 

• Ist das etwas, an dem ich persönlich arbeiten sollte (weil es eine wichtige oder kritische Aufgabe ist)?

• Würde sich ein Misserfolg auf den Erfolg des Projekts auswirken? 

• Haben wir Zeit, die Arbeit nochmal zu erledigen, falls das nötig sein sollte?  

Sie müssen nicht jede dieser Fragen mit „Ja“ beantworten, um Arbeit zu delegieren, aber indem Sie sich diese Fragen stellen, bevor Sie etwas delegieren, identifizieren Sie die Aufgaben, die sich am besten abgeben lassen.

10 Tipps, um Arbeit effektiv zu delegieren

Wenn Sie lernen, Arbeit zu delegieren, verbessern Sie Ihre Führungsqualitäten und können Ihre Teammitglieder in spannende Projekte einbinden. Probieren Sie diese 10 Tipps aus, um mit dem Delegieren zu beginnen:

1. Zu delegierende Aufgaben identifizieren

Nicht alles kann delegiert werden. Manche Kernaufgaben sind strategischer Natur oder für das Unternehmen von zentraler Bedeutung, und profitieren von Ihrer persönlichen Aufmerksamkeit. Bevor Sie anfangen, Aufgaben zu delegieren, bewerten Sie die Bedeutung der Aufgaben und die Auswirkungen des Delegierens. 

Das heißt aber nicht, dass Sie ausschließlich Routineaufgaben an die Mitarbeiter delegieren sollten. Wenn es ein anderes Teammitglied gibt, das den Kontext, die Erfahrung oder die Fähigkeiten hat, um eine Aufgabe effektiv zu erledigen, bietet es sich an, sie abzugeben. Aber denken Sie daran, dass Sie immer noch für ein gutes Endergebnis verantwortlich sind. 

Arbeiten, die sich gut delegieren lassen, sind beispielsweise:

• Aufgaben, die in Zukunft wieder fällig werden: Wenn Sie eine immer wiederkehrende Aufgabe haben, lohnt es sich oft, sie an jemanden zu delegieren, der die Zeit und Energie hat, diese Aufgabe sorgsam zu erledigen.  

• Aufgaben, die zu den Interessen eines Teammitglieds passen: Wenn ein Teammitglied Interesse daran geäußert hat, eine neue Fähigkeit zu entwickeln oder eine bestehende zu verfeinern, überlegen Sie, ob Sie der Person Aufgaben übertragen können, die ihr beim Aufbau dieser Fähigkeiten helfen. 

• Aufgaben, die zu den Zielen des Teammitglieds passen: Eine der besten Möglichkeiten des Delegierens ist die Zuweisung von Aufgaben, die mit den beruflichen Zielen eines Teammitglieds zusammenhängen. 

Eine weitere interessante Möglichkeit, wie Sie Arbeiten identifizieren, die Sie delegieren können, ist die Eisenhower-Matrix. Dieses Konzept wurde dazu entwickelt, die Produktivität im Arbeitsalltag zu erhöhen. Demnach werden Aufgaben danach eingeteilt, ob sie wichtig/unwichtig oder eilig/nicht eilig sind. Bei der Eisenhower-Matrix wird dann daraus eine Matrix erstellt und die Aufgaben werden je nach ihrer Einteilung in eines der Felder übertragen.

Es ergeben sich nun vier verschiedene Felder:

• Unwichtig und nicht eilig: Diese Aufgaben sollten Sie verwerfen. Sie sind nur Zeitfresser und hindern eher die Produktivität im Arbeitsalltag.

• Wichtig und eilig: Solche Aufgaben sollten so bald wie möglich erledigt werden. Führungskräfte sollten sich am selben Tag noch mit diesen Aufgaben beschäftigen.

• Wichtig und nicht eilig: Diese Art von Aufgaben sollten mit einer Deadline versehen und im Kalender eingetragn werden. Auch diese Aufgabe sollte noch von Führungskräften übernommen werden.

• Unwichtig und eilig: Der Eisenhower-Matrix nach ist es am sinnvollsten, diese Aufgaben zu delegieren. Denn diese mögen zwar für die Führungskraft nicht unbedingt wichtig sein, durch die hohe Dringlichkeit muss diese allerdings schnell erledigt werden. Diese Aufgaben eignen sich daher am besten dazu, an Mitarbeiter delegiert zu werden.

2. Loslassen üben

Delegieren kann für neue Führungskräfte schwierig sein, weil man dabei anderen wichtige Arbeiten anvertraut. Sie fühlen sich bestimmt auf gewisse Weise mit Ihrer Arbeit verbunden und dafür verantwortlich, dass Sie sorgsam erledigt wird. 

Delegieren zu lernen zählt zu den wichtigsten Führungskompetenzen, aber Sie sollten sich auch nicht jedes Mal unwohl fühlen, wenn Sie etwas delegieren. Üben Sie also zunächst, kleine Aufgaben abzugeben, bevor Sie sich an größere Projekte herantasten. Haben Sie Geduld  – sowohl mit sich selbst als auch mit Ihren Teammitgliedern. Es wird einige Zeit dauern, bis Sie Ihre Delegationsfähigkeiten entwickelt haben. Genauso kann es sein, dass Ihre Teammitglieder zur Erledigung der Arbeit länger brauchen, als Sie selbst. Aber wenn Sie Arbeit delegieren, geben Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten im Laufe der Zeit zu entwickeln. Abgesehen davon, haben Sie eine Aufgabe weniger. 

3. Prioritäten klären

Das Verständnis über die Priorität – und Schwierigkeit – einer Aufgabe macht es Ihnen leichter, sie zu delegieren. Wenn etwas hohe Priorität hat, muss es bald erledigt werden, entweder von Ihnen oder von jemand anderem. Je nach Art der Aufgabe können Sie dann entscheiden, ob Sie sie selbst erledigen oder übertragen wollen.

Am besten lassen sich Prioritäten klären, indem man Aufgaben mit den Zielen des Teams und des Unternehmens verknüpft. Wenn Sie und Ihr Team sich darüber im Klaren sind, warum Ihre Arbeit wichtig ist, ist es einfacher, Prioritäten zu setzen und Aufgaben effizienter zu erledigen. Falls Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie die gesamte Arbeit Ihres Teams in einer gemeinsamen Informationsquelle erfassen, z. B. in einem Projektmanagementtool. Auf diese Weise hat jeder einen direkten Überblick darüber, wer was, wann und warum tut. 

4. Die Stärken jedes einzelnen Teammitglieds verstehen

Ein Teil des Delegierens besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Person, an die Sie die Arbeit weitergeben, für den Erfolg gerüstet ist. Effektives Delgieren besteht aus zwei Elementen: die Übertragung von Aufgaben an Teammitglieder, die über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen, und die Möglichkeit für Teammitglieder, neue Fähigkeiten zu entwickeln.

Um das zu tun, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie die Stärken und Interessen jedes Teammitglieds kennen. Nehmen Sie sich bei Ihrem nächsten Einzelgespräch etwas Zeit, um nach den derzeitigen Fähigkeiten zu fragen und danach, worin sich jedes Teammitglied weiterentwickeln möchte.

5. Kontextinformationen und Hilfestellung bieten

Wenn Sie Arbeit an jemanden abgeben, sollten Sie dafür sorgen, dass die Person alle nötigen Informationen zur erfolgreichen Durchführung der Aufgabe hat. Dazu gehört:

• Beratung darüber, wie die Arbeit zu erledigen ist

• Die Frist für die delegierte Aufgabe

• Kontext, Dokumente und Details über die Arbeit

• Benötigte Tools

• Prioritäten, Ziele und Erwartungen

• Das gewünschte Ergebnis

• Jegliche Aufgaben, die damit in Zusammenhang stehen

Denken Sie daran, dass diese Aufgabe für Sie vielleicht einfach ist, aber für die Person, der Sie die Arbeit übertragen, völlig neu sein kann. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Aufgabe ausführlich zu erklären und alle Fragen vor Arbeitsbeginn zu beantworten. Dann hat Ihr Teammitglied alles, was es braucht, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Sie sollten aber auch während der Aufgabe immer für Rückfragen bereitstehen.

6. In Schulung investieren

Es gibt vielleicht Arbeiten, die in Ihrem Team niemand außer Ihnen erledigen kann. Manche Führungskräfte denken, das bedeutet, dass sie solche Aufgaben nicht delegieren können. Aber je nach Ihren Prioritäten ist es oft besser, Teammitglieder darin zu schulen, wie sie diese Art von Aufgaben zu erledigen haben. Somit sind sie in der Zukunft in der Lage, sie eigenständig zu bearbeiten.

Schulungen kosten Zeit – es ist also verlockend, Aufgaben einfach selbst durchzuführen. Betrachten Sie die Fortbildung jedoch als eine Investition in Ihre Teammitglieder und die eigene Arbeitsbelastung. Nach einer Weile werden Sie die für die Schulung aufgewendete Zeit wieder hereinholen, da die Person in der Lage sein wird, die Arbeit selbstständig zu erledigen. Das Delegieren zeitaufwändiger Aufgaben ist eine gute Möglichkeit, Ihr eigenes Zeitmanagement zu verbessern und gleichzeitig Ihren Teammitgliedern neue berufliche Chancen zu bieten. 

Wenn Sie jemandem beibringen, wie etwas zu erledigen ist, müssen Sie der Person etwas Zeit geben, um Probleme zu lösen, anstatt sofort eine Lösung anzubieten. Wenn das Teammitglied, das die Arbeit erledigt, auf ein Problem stößt, stellen Sie zunächst Fragen zu Möglichkeiten, um das Hindernis zu überwinden. Anstatt Lösungen anzubieten, sollten Sie die andere Person um Vorschläge bitten, um ihr zu helfen, ihre eigenen Entscheidungsfähigkeiten zu entwickeln und sie zur richtigen Antwort zu führen. 

7. Kommunikation und Feedback zur Priorität machen

Arbeit zu delegieren ist eine gute Chance für gegenseitiges Feedback und Kommunikation. Sorgen Sie dafür, dass die Person, an die Sie etwas übertragen, sich bei Fragen bei Ihnen melden kann und planen Sie regelmäßige Einzelgespräche über den Arbeitsfortschritt ein, in denen Sie die Dinge im Detail besprechen können.

Geben Sie Teammitgliedern Feedback zu ihrer Arbeit, wenn Sie sie mit zukünftigen Aufgaben betrauen. Bitten Sie sie auch um ihr Feedback. Beispielsweise: Haben Sie ihnen genug Informationen gegeben, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen? Gab es offene Fragen, welche die Erledigung der Aufgabe erleichtert hätten? Denken Sie daran, dass Delegieren eine langfristige Fähigkeit ist, die Sie sich erst noch aneignen müssen, und dass das Einholen von Feedback zum langfristigen Erfolg beiträgt. 

8. Auf die Ergebnisse konzentrieren

Bei der Delegation von Aufgaben besteht das Ziel nicht darin, dass das Teammitglied die Arbeit genau so erledigt, wie Sie es getan hätten. Es ist in Ordnung, wenn jemand etwas anders macht als Sie, solange die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. 

Wenn Sie Arbeiten delegieren und Teammitglieder beraten, sollten Sie nicht zu viel Zeit damit verbringen, zu erklären, wie etwas gemacht werden sollte. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Ziel und geben Sie den Teammitgliedern den Freiraum, ihren eigenen Weg der Durchführung zu wählen. Somit können sie ihre Fähigkeiten weiterentwickeln. Gleichzeitig zeigen Sie, dass Sie ihnen zutrauen, die Arbeit auf eigene Weise zu erledigen.

9. Vertrauen, aber nachprüfen

Sobald Sie Arbeiten delegiert haben, sollten Sie sich zurücknehmen und dem Teammitglied genug Zeit lassen, um sie zu erledigen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob es zusätzliche Unterstützung benötigt, aber halten Sie sich so weit zurück, dass Ihr Team weiß, dass Sie ihnen vertrauen.

Letztendlich sind jedoch Sie für den Erfolg der Arbeit verantwortlich. Wenn Sie diese Art von Aufgaben zum ersten Maldelegieren, sollten Sie eine regelmäßige Überprüfung oder einen Nachbereitungszeitraum einführen, um die geleistete Arbeit zu überprüfen und sie gegebenenfalls in die richtige Richtung zu lenken. 

10. Nach Abschluss der Arbeit die Leistung würdigen

Arbeit effektiv zu delegieren gibt anderen Teammitgliedern die Möglichkeit, neue Fähigkeiten zu entwickeln und sich an wichtigen Projekten zu beteiligen. Sorgen Sie dafür, dass nach Fertigstellung der Aufgabe, das Teammitglied, das die Arbeit erledigt hat, dafür gewürdigt wird. 

Andere funktionsübergreifende Teammitglieder könnten Ihnen ebenfalls Anerkennung zeigen, vor allem, wenn es sich um etwas handelt, das Sie in der Vergangenheit geleistet haben. Achten Sie darauf, dass Sie nicht die Anerkennung für die Arbeit anderer einheimsen, und nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr Teammitglied für gut gemachte Arbeit zu würdigen.

Delegiert und erledigt

Aufgaben zu delegieren ist eine gute Möglichkeit, nicht nur Ihre persönlichen Führungsfähigkeiten zu verbessern, sondern auch die berufliche Entwicklung Ihres gesamten Teams zu fördern. Damit Ihre Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können, sollten Sie dafür sorgen, dass sie alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um die delegierte Aufgabe korrekt zu erledigen. 

Falls dem noch nicht so ist, sollten Sie dies mit einem Projektmanagement-Tool tun. Eine gemeinsame Informationsquelle, wie ein Projektmanagement-Tool, verschafft den Teammitgliedern einen besseren Überblick und uneingeschränkten Zugang zum Kontext, den sie benötigen, um gute Arbeit zu leisten.