Projektcontrolling – Die wichtigsten Prozesse und Anwendungsbereiche

Wohl die meisten unter uns hätten gerne mehr Zeit und mehr Geld zur Verfügung. Denn zugegebenermaßen fällt es den wenigsten Menschen leicht, an diesen beiden Ressourcen zu sparen. Anders sieht das in der Wirtschaftswelt aus: Viele Unternehmen kommen nicht ums Sparen herum, denn nur so können sie überleben. Der beste Weg, in einem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen, ist das Projektcontrolling im Rahmen des Projektmanagements.

In diesem Beitrag erklären wir, was Projektcontrolling ist und wie dessen Methoden genutzt werden können, um den Zeit- und Kostenaufwand eines Projekts im Voraus zu ermitteln und zu analysieren.

Welche Rolle nimmt das Projektcontrolling im Projektmanagement ein?

Projektcontrolling bezeichnet eine Reihe von Prozessen, die dazu dienen, den Zeit- und Kostenaufwand für ein Projekt zu ermitteln, zu steuern und zu kontrollieren. Jeder dieser Prozesse befasst sich mit einem bestimmten Bereich des Projektplans, z.​ B. dem Zeitplan, den Ressourcen oder potenziellen Risiken.

Die Aufgabe von Projektcontrolling ist dafür zu sorgen, dass der Projektrahmen nicht gesprengt, das Projektbudget nach Möglichkeit minimiert und der Projektzeitplan eingehalten wird.

Projektcontrolling vs. Projektmanagement

Die Funktionen des Projektcontrollings und des Projektmanagements sind eng miteinander verknüpft. Beide Verfahren dienen dazu, ein Projekt nach Plan und innerhalb des vorgegebenen Rahmens durchzuführen. Da Projektcontrolling jedoch ein Bestandteil von Projektmanagement ist, umfasst es weniger Aufgaben als letzteres.

Während beim Projektmanagement der Schwerpunkt darauf liegt, das gesamte Projekt auf Kurs zu halten, einschließlich der Personalplanung, der Abläufe und der zu erbringenden Leistungen, befasst sich das Projektcontrolling insbesondere mit der Qualitätskontrolle zum Zwecke der Zeit- und Kosteneinsparung.

Welche Bedeutung hat das Projektcontrolling?

Mithilfe von Projektcontrolling erhalten Projektmanager die nötigen Informationen, um sachkundige und zeitgerechte Entscheidungen treffen zu können und so das Risiko von Zeit- oder Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Denn die Aufgabe eines Projektmanagers besteht darin, das Projekt von Anfang bis Ende plan-, termin- und budgetgerecht abzuwickeln.

Ohne den Einsatz von Projektcontrolling könnte es schwierig werden, wichtige Fragen zum Ablauf des Projekts zu beantworten. So wird nicht nur der Plan, sondern der Erfolg des gesamten Projekts in Gefahr gebracht. Ungeklärte Fragen in den folgenden Bereichen könnten ein perfekt geplantes Projekt aus der Bahn werfen, wenn kein Projektcontrolling eingesetzt wird:

• Mitarbeiter: Wer steht für das Projekt zur Verfügung? Wer übernimmt welche Rolle und welche Zuständigkeiten? Wer kümmert sich um welche Aufgaben? Diese und ähnliche Fragen wären ohne den Einsatz von Projektcontrolling nicht geklärt.

• Qualität Mithilfe der Methoden des Projektcontrolling kann sichergestellt werden, dass alle Erwartungen erfüllt, die einzelnen Punkte jeder Projektphase abgearbeitet und auch alles andere planmäßig ausgeführt wird.

• Kosten: Wenn die Projektkosten nicht angemessen überwacht werden, können Planänderungen oder Fehlkalkulationen unvorhergesehene Kosten verursachen.

• Zeit: Mithilfe der Projektzeitüberwachung können Probleme wie Terminverzögerungen, kollidierende Prioritäten und Engpässe bei den Ressourcen – und somit unzufriedenstellende Projektergebnisse – vermieden werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Dank der Anwendung von Projektcontrolling-Methoden können Sie ein Projekt, das unplanmäßig verläuft, schnell und unkompliziert wieder auf Kurs bringen. 

Die 5 wichtigsten Prozesse des Projektcontrollings

Diese fünf Methoden des Projektcontrollings liefern Ihnen wichtige Erkenntnisse über den Verlauf Ihres Projekts.

1. Steuerung der Zeitabläufe

Je übersichtlicher und transparenter ein Projektzeitplan dargestellt wird, desto besser können Sie erkennen, ob alles nach Plan verläuft. Dafür empfiehlt sich ein Projektmanagement-Tool, in dem alle Vorgänge und Informationen erfasst werden – alles an einem Ort. Auf diese Weise erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten. Zudem lassen sich darin Projekt-Meilensteine platzieren, um wichtige Errungenschaften anzuzeigen und so den Fortschritt des Projekts zu beurteilen.

Um alle Beteiligten über den Verlauf des Projekts auf dem Laufenden zu halten, empfehlen sich regelmäßige Berichte zum Projektstatus. Solch ein Bericht kann alle zwei oder vier Wochen angefertigt werden und hilft Ihnen zu verstehen, ob ein Projekt nach Plan verläuft oder nicht. Falls nicht, können Sie der Sache auf den Grund gehen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Vergessen Sie nicht, alle relevanten Beteiligten darüber zu informieren, damit alle am selben Strang ziehen.

Tipp: Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um Ihren Projektzeitplan in einzelne Aufgaben und Meilensteine aufzuschlüsseln. Ein Gantt-Diagramm stellt die zeitliche Abfolge der Aktivitäten eines Projekts, Programms oder einer Maßnahme grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Anhand dieses Diagramms können Sie auf einen Blick erkennen, wie lange ein Projekt dauern wird und welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen.

2. Ressourcensteuerung

Jedes Projekt erfordert den Einsatz bestimmter Ressourcen, z. B. Zeit, Geld oder Projektmitarbeiter. Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings, denn nur so hat Ihr Team die Möglichkeit, die Projektkosten tatsächlich unter Kontrolle zu halten und die verfügbare Zeit und den Materialaufwand zu überwachen. Erstellen Sie gleich zu Beginn des Projekts eine detaillierte Kostenkalkulation und Ressourcenplanung. Das wird Ihnen helfen, den Kostenrahmen nicht zu überschreiten. 

Es geht nicht nur darum, sich vor Projektbeginn einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen zu verschaffen. Sie werden auch im Laufe des Projekts eine Möglichkeit brauchen, die Kosten und Ressourcen im Auge zu behalten. Es kommt nicht selten vor, dass einige Kostenpunkte höher als gedacht ausfallen oder ein Teammitglied unerwartet krank wird. In solchen Fällen kann dank eines vorausschauenden Projektcontrollings schnell eine Alternativlösung gefunden werden. 

Tipp: Ermitteln Sie die Kostenabweichung (KA) Ihres Projekts, um herauszufinden, ob die erbrachten Leistungen Ihrem Budget entsprechen. Um Ihre Kostenabweichung zu ermitteln, ziehen Sie die Ist-Kosten (IK) vom Fertigstellungswert (FSW) ab. Der Fertigstellungswert ist der Wert einer geleisteten Aufgabe. Er zeigt an, wie viel Arbeit in diese Aufgabe geflossen ist, und wie viel Wert damit generiert wurde. Die Ist-Kosten sind der Geldbetrag, der für diese Tätigkeit ausgegeben wurde. Die Formel zur Berechnung der Kostenabweichung lautet KA = FSW - IK.

3. Risikosteuerung

Eines der wichtigsten Instrumente des Projektcontrolling ist das Risikomanagement, um Projektrisiken im Voraus zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern, damit alles weiterhin nach Plan verlaufen kann. Am besten eignet sich dafür ein Risikoregister, in dem für alle potenziellen Risiken die Priorität und konkrete Maßnahmen zur Risikominderung aufgeführt sind. 

Tipp: Zu den üblichen Risikoszenarien, die in einem Projekt auftreten könnten, gehören unter anderem die Sicherheit von Daten, Kommunikationsprobleme, Verzögerungen bei der Terminplanung, außerplanmäßige Maßnahmen und Materialdiebstahl. Nehmen Sie diese Kategorien als Ausgangspunkt für die Ausarbeitung Ihres eigenen Risikoregisters.

4. Änderungssteuerung

Die Änderungssteuerung ist eine der besten Methoden, um die unkontrollierte Ausdehnung des Projektumfangs (engl. scope creep) zu verhindern. Solch eine Ausdehnung kann den Zeitplan verzögern, das Budget sprengen und Fehler im Projektablauf verursachen. Durch den Einsatz von Verfahren der Änderungssteuerung bleiben Sie stets für alle auftretenden Projektänderungen gewappnet. 

So können Sie viel besser einschätzen, ob die beabsichtigten Änderungen wichtig sind, und wenn ja, welche davon umgesetzt werden können, ohne den bisherigen Zeitplan oder Projektumfang zu beeinträchtigen. Durch die Anwendung dieser Verfahren geben Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, unvorhergesehene Änderungen souverän zu handhaben, da sie sich informiert, einbezogen und werteschätzt fühlen.

Tipp: In der Regel eignen sich die Verfahren zur Änderungssteuerung nur für das jeweilige Projekt. Bei größeren unternehmensweiten Veränderungen bieten sich eher die umfassenderen Prozesse des Change Managements an. Change Management ist die Vorbereitung auf und die Steuerung von unternehmensweiten Veränderungen.

5. Steuerung der Zielerreichung

Leistungsmanagement (oder engl. Performance Management) bezeichnet die Steuerung und Überwachung der Leistungserbringung für ein bestimmtes Projektziel. Am besten bieten sich dafür im Voraus festgelegte Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) an, um die Projektleistung systematisch zu messen, zu steuern und zu bewerten. Dazu zählen z. B. der Vergleich der anfallenden Kosten mit den geplanten Kosten, die Einhaltung der Fristen, die abgerechneten Arbeitsstunden und die Investitionsrendite.

Unabhängig davon, welche Ziele Sie sich setzen, achten Sie darauf, dass diese quantitativ, eindeutig und messbar sind. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, die sogenannte SMART-Methode anzuwenden. Der Begriff ist eine Abkürzung aus dem Englischen, und die Buchstaben SMART stehen für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und termingebunden. 

Kurzer Tipp: Eine gute Kennzahl sollte einen messbaren Wert aufzeigen, den Sie oder Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum verbessern können. Diese Kennzahl soll Ihnen außerdem dabei helfen, Ihre strategischen Zielsetzungen zu erreichen, und Ihrem Team eine konkrete Idee davon vermitteln, wie seine Projekte zur Verwirklichung der Unternehmensziele beitragen. 

Mithilfe dieser Methoden der Projektsteuerung können Sie sich völlig darauf verlassen, Ihr Projekt von allen Seiten her immer genau im Blick zu haben. Auf diese Weise sparen Sie letztlich viel Zeit und Geld und erreichen die angesetzten Projektergebnisse.

Wann und wo ist Projektcontrolling relevant?

Der Einsatz von Projektcontrolling ist für die Erfolgsrate von Projekten genauso wichtig wie die Festlegung der Projektziele. Projektcontrolling spielt in allen Projektphasen, d. h. dem gesamten Projektlebenszyklus, eine wichtige Rolle und wird Ihnen bei richtiger Anwendung so einige böse Überraschungen ersparen.

Projektplanung (Initiierung)

Die Initiierungsphase dient der Projektplanung und bietet Ihnen die perfekte Gelegenheit, relevante Kontrollmechanismen in das Grundgerüst Ihres Projekts einzubauen. Je detaillierter Sie planen, desto weniger Aufwand haben Sie später bei der Steuerung. 

Zur Projektplanung gehören:

• Entwurf eines Projektzeitplans

• Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten

• Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP)

• Identifizierung von Beteiligten

• Aufstellung der Projektziele

Die Projektplanungsphase ist außerdem der perfekte Zeitpunkt für die Erstellung eines Budgetplans und die Ermittlung der zu erwartenden Kosten. Eine gute Vorbereitung auf alle zukünftigen Eventualitäten im Projektverlauf ist das A und O des Controllingprozesses, denn nur so können Sie schon von vorneherein dafür sorgen, dass Ihr Projekt reibungslos umgesetzt wird.

Projektdurchführung

Sobald sich Ihr Projekt in der Entwicklungsphase befindet, werden mehrere Steuer- und Controllingmechanismen aktiv. Während Ihre Teammitglieder Ihr Produkt entwerfen, entwickeln und produzieren, können Sie mithilfe dieser Mechanismen das gesamte Projekt und den Projektverlauf überwachen.

Wir empfehlen Ihnen, für den Anfang die fünf oben vorgestellten Prozesse zu implementieren. Im weiteren Projektverlauf werden Sie dann sicher feststellen, welche Aspekte noch nicht abgedeckt sind und können entsprechend zusätzliche Mechanismen einbauen. Auf diese Weise verschaffen Sie sich einen stets aktuellen Gesamtüberblick über Ihr Projekt.

Projektabschluss

Sobald alle Projektziele erreicht, alle Projektergebnisse bei den richtigen Personen angekommen und alle Unterlagen abgelegt wurden, empfiehlt es sich, die durch die eingesetzten Controllingmechanismen erfassten Daten in einem Abschlussmeeting auszuwerten. 

In solch einer Projektnachbesprechung können Sie mit Ihrem Team die gewonnenen Erkenntnisse zusammentragen und für zukünftige Projekte als Orientierungshilfe heranziehen. Seien es finanzielle oder zeitliche Einbußen aufgrund von Fehlern oder eine besonders gute Projektabwicklung – in diesem Schritt sind alle Erkenntnisse wertvoll und dienen uns als Hilfestellung für künftige Projekte.

Projektcontrolling mit einer Projektmanagement-Software

Die gleichzeitige Steuerung mehrerer Projektbereiche kann schnell in Chaos ausarten. Da die Controllingprozesse während der Projektausführung erfolgen, müssen Sie gleichzeitig sowohl diese Prozesse im Auge behalten als auch dafür sorgen, dass Ihr Projektteam engagiert bleibt und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert.

Mithilfe einer Projektmanagement-Software können Sie einerseits den Projektverlauf erfassen und überwachen, wichtige Kennzahlen und Statusänderungen im Auge behalten und erhalten andererseits den nötigen Überblick aus der Vogelperspektive, damit alles nach Plan und innerhalb des Kostenrahmens verläuft.