Was ist Notfallplanung? 8 Schritte zur Erstellung eines Notfallplans

Natürlich will niemand, dass Plan A scheitert – einen starken Plan B zu haben, ist jedoch der beste Weg, um auf jegliche Situation vorbereitet zu sein. Mit einem soliden Backup-Plan reagieren Sie effektiv auf unvorhergesehene Ereignisse und kommen so schnell wie möglich wieder auf Kurs. 

Ein Notfallplan ist eine proaktive Strategie, die bei negativen Entwicklungen greift und die Fortführung des Geschäftsbetriebs sicherstellt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Notfallplan für unerwartete Ereignisse erstellen und Strategien erarbeiten, damit der Geschäftsbetrieb auch weiterhin gewährleistet ist.

Was ist ein betrieblicher Notfallplan? 

Ein betrieblicher Notfallplan ist eine Strategie dafür, wie Ihr Unternehmen auf wichtige oder geschäftskritische Ereignisse reagieren wird, die Ihre ursprünglichen Pläne über den Haufen werfen. Bei korrekter Ausführung hilft ein Notfallplan, das Risiko zu mindern und so schnell wie möglich wieder zur Tagesordnung überzugehen. 

Vielleicht kennen Sie Notfallpläne zur Bewältigung von Naturkatastrophen – Unternehmen und Regierungen erstellen in der Regel Notfallpläne und berufen einen Krisenstab für den Wiederaufbau nach Notsituationen wie Überschwemmungen, Erdbeben oder Tornados ein.

Aber auch für geschäftliche Risiken sind Notfallpläne wichtig. Sie könnten zum Beispiel einen Notfallplan erstellen, der beschreibt, was Sie tun werden, wenn Ihre Hauptwettbewerber fusionieren, oder wie Sie sich umorientieren, wenn Sie einen wichtigen Kunden verlieren. Sie könnten sogar einen Ablaufplan für unbedeutend erscheinende Ereignisse erstellen, die jedoch große Folgen haben würden – etwa, wenn Ihr Software-Anbieter mit längeren Ausfallzeiten zu kämpfen hat.

Der Unterschied zwischen einem betrieblichen Notfallplan und einem Risikomanagementplan für Projekte

Projektrisikomanagement ist ein Verfahren zur Ermittlung, Überwachung und Reduzierung von Risiken auf Projektebene. Durch den Einsatz von Projektrisikomanagement gleich zu Beginn des Projektplanungsprozesses sind Sie bestens auf eventuell auftretende Risiken vorbereitet. Dazu erstellen Sie ein Risikoverzeichnis, mit dem Sie potenzielle Projektrisiken ermitteln und überwachen. Wird ein Risiko dann tatsächlich Realität, können Sie damit angemessen umgehen und es so schnell wie möglich beheben.

Ein Notfallplan ähnelt einem Projekt-Risikomanagementplan, da er ebenfalls hilft, Risiken zu erkennen und zu beheben. Allerdings sollte ein betrieblicher Notfallplan Risiken abdecken, die sich über mehrere Projekte erstrecken, oder sogar Risiken, die mehrere Abteilungen betreffen könnten. Zur Erstellung des Notfallplans ermitteln Sie weitreichende Risiken auf Unternehmensebene und bereiten sich darauf vor.

Die 8 Schritte der Notfallplanung

Ein Notfallplan kann auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens erstellt werden. In Ihrer Funktion als Teamleiter können Sie einen Notfallplan für Ihr Team oder Ihre Abteilung erstellen. Alternativ sollten Führungskräfte des Unternehmens Notfallpläne für die Situationen erstellen, die das gesamte Unternehmen betreffen könnten. 

Achten Sie bei der Erstellung eines Notfallplans darauf, dass Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und den Schweregrad des jeweiligen Risikos bewerten. Nachdem Sie ein Notfallkonzept erstellt haben, sollten Sie dieses von Ihrem Vorgesetzten oder Abteilungsleiter genehmigen lassen. So kann Ihr Team im Falle eines ungünstigen Ereignisses, wie dem Verlust von Passwörtern, Sofortmaßnahmen ergreifen und das Risiko schnell beheben, ohne auf Genehmigungen warten zu müssen.

1. Eine Liste der Risiken erstellen

Um Risiken zu beseitigen, müssen Sie diese zunächst einmal erkennen. Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Risiken, die Einfluss auf Ihr Unternehmen haben könnten. Denken Sie daran: Es gibt verschiedene Ebenen der Notfallplanung – Sie können auf Geschäfts-, Abteilungs- oder Programmebene planen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Notfallpläne auf den Umfang und das Ausmaß der Risiken abgestimmt sind, für deren Bewältigung Sie verantwortlich sind. 

Ein Notfallplan ist eine groß angelegte Aktion. Daher sollten Sie ein Brainstorming mit den relevanten Beteiligten abhalten, bei dem Sie mögliche Risiken ermitteln und erörtern, bevor Sie den Notfallplan, zum Beispiel anhand einer Notfallplan-Vorlage, erstellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer bei Ihrer Brainstorming-Sitzung dabei sein soll, erstellen Sie eine Stakeholder-Übersicht, mit der Sie ermitteln, wer involviert werden sollte. 

2. Risiken anhand ihrer Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit abwägen

Nicht für jedes Risiko, das Sie dargelegt haben, müssen Sie einen Notfallplan erstellen. Nachdem Sie die Risiken und potenziellen Bedrohungen skizziert haben, arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um die potenziellen Folgen der einzelnen Risiken zu ermitteln. 

Bewerten Sie das jeweilige Risiko anhand von zwei Maßstäben: dem Schweregrad der Folgen, falls das Risiko Realität wird, und der Eintrittswahrscheinlichkeit. Ordnen Sie während der Risikobewertungsphase den jeweiligen Risiken einen Schweregrad und eine Eintrittswahrscheinlichkeit zu – wir empfehlen die Einteilung in hoch, mittel und niedrig. 

3. Wichtige Risiken erkennen

Nachdem Sie dem jeweiligen Risiko einen Schweregrad und eine Eintrittswahrscheinlichkeit zugeordnet haben, liegt es an Ihnen und den Beteiligten zu entscheiden, welche Risiken vorrangig anzugehen sind. So sollten Sie auf jeden Fall einen Notfallplan für ein Risiko mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und hohem Schweregrad erstellen, wohingegen Sie wahrscheinlich keinen Notfallplan für ein Risiko mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit und niedrigem Schweregrad erstellen müssen. 

Sie und die Beteiligten sollten entscheiden, wo eine Grenze zu ziehen ist. Stellen Sie sich dabei zum Beispiel die folgenden Fragen: Was tun Sie beispielsweise gegen Risiken, die einen geringen Schweregrad, jedoch eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen? Was ist mit Risiken, die einen hohen Schweregrad aber eine relativ geringe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen? 

Hier erfahren Sie, welche Folgen die verschiedenen Risiken haben können und wie ein möglicher Notfallplan für Ihr Team aussehen könnte:

• Hoher Schweregrad und hohe Eintrittswahrscheinlichkeit oder mittlerer Schweregrad und hohe Eintrittswahrscheinlichkeit. Erstellen Sie solide Notfallpläne für diese Risiken. Stellen Sie sicher, dass Sie für den Fall, dass diese Risiken tatsächlich eintreten, einen soliden Plan zur Schadensbegrenzung haben und direkt „erste Hilfe“ leisten können, damit Sie den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufnehmen können. 

• Hoher Schweregrad und mittelhohe Eintrittswahrscheinlichkeit. Erstellen Sie auch für diese Risiken einen Notfallplan. Auch wenn deren Eintreten und damit eine Notfallsituation weniger wahrscheinlich ist, so können sie doch schwerwiegende Folgen für den Geschäftsbetrieb haben, wenn sie tatsächlich eintreten. Mit einer proaktiven Planung für den ungünstigsten Fall reagieren Sie schneller auf unerwartete Ereignisse.

• Hoher Schweregrad und geringe Eintrittswahrscheinlichkeit. Auch für diese Risiken sollten Sie Notfallpläne erstellen. Der einzige Unterschied bei diesen Notfallplänen ist die Frage, mit wem Sie sie nach der Fertigstellung teilen und wer Unterweisungen über alle wichtigen Informationen erhält. Vielleicht sollten Sie diese Pläne mit einer geringen Anzahl von Personen teilen, da sie weniger relevant sind.

• Mittlerer Schweregrad und mittelhohe Eintrittswahrscheinlichkeit oder geringer Schweregrad und hohe Eintrittswahrscheinlichkeit. Überlegen Sie, ob Sie Notfallpläne für diese Risiken erstellen wollen. Für diese Art von Notfallplänen bietet es sich an, ein Treffen mit einem kleineren Kreis von Beteiligten abzuhalten oder einen weniger drastischen Ansatz für die Notfallplanung zu wählen. Dennoch hat es sich bewährt, proaktiv zu agieren und einen generalisierten Plan B für den Fall zu schmieden, wenn bestimmte Risiken eintreten – vor allem, wenn der Eintritt sehr wahrscheinlich ist.

• Mittlerer Schweregrad und geringe Eintrittswahrscheinlichkeit, geringer Schweregrad und mittelhohe Eintrittswahrscheinlichkeit oder geringer Schweregrad und geringe Eintrittswahrscheinlichkeit. Für diese Risiken sollten Sie keinen Notfallplan erstellen; es sind wahrscheinlich keine Notfallmaßnahmen erforderlich. Diese Risiken werden wahrscheinlich nicht eintreten, und, falls doch, werden sie die Geschäftsabläufe nicht sehr stark beeinträchtigen. Planen Sie jedoch ein, diese Risiken in regelmäßigen Abständen wieder zu begutachten, um zu beurteilen, ob sich der Schweregrad und die Eintrittswahrscheinlichkeit geändert haben.

4. Notfallpläne für die größten Risiken erstellen

Erstellen Sie für jedes Risiko, das Sie als wichtig erkannt haben, einen Notfallplan. Beschreiben Sie im Rahmen dieses Notfallplans das Risiko, und überlegen Sie, was Ihr Team tun wird, wenn das Risiko Realität wird. Jeder Plan sollte alle Schritte enthalten, die Sie unternehmen müssen, um wieder zu einem normalen Geschäftsbetrieb zurückzukehren.

Ihr Notfallplan sollte folgende Informationen umfassen:

• Die Auslöser, die diesen Plan in Gang setzen werden

• Die unmittelbare Reaktion

• Wer involviert und informiert werden sollte

• Hauptverantwortlichkeiten, Handlungsanweisungen und ein RACI-Diagramm, falls erforderlich

• Der Zeitrahmen für Ihre Reaktion (d. h. sofort zu erledigende Dinge im Unterschied zu längerfristig zu erledigenden Dingen)

Nehmen wir an, Sie haben einen möglichen Personalmangel als wahrscheinliches und schwerwiegendes Risiko ermittelt. Dadurch würde der normale Betrieb erheblich beeinträchtigt, sodass Sie einen Notfallplan erstellen sollten, um sich darauf vorzubereiten. Jede Person in Ihrem Team hat eine ganz bestimmte Qualifikation. Natürlich wäre es schwierig, die Teamaufgaben zu bewältigen, wenn mehrere Personen gleichzeitig ausfallen. Ihr Notfallplan könnte beinhalten, wer bestimmte Projekte oder Prozesse abdecken kann, während Sie eine Ersatzperson einstellen, oder wie Sie die Teamdokumentation verbessern können, um zu vermeiden, dass es nur eine geeignete Ersatzperson gibt.

5. Notfallplan genehmigen lassen

Stellen Sie sicher, dass die relevanten Führungskräfte des Unternehmens über den Plan Bescheid wissen und mit Ihrem Vorgehen einverstanden sind. Dies gilt besonders, wenn Sie Pläne auf Team- oder Abteilungsebene erstellen. Durch die Erstellung eines Notfallplans ermöglichen Sie Ihrem Team, schnell auf ein Risiko zu reagieren, wobei Sie jedoch sicherstellen sollten, dass die Vorgehensweise die richtige ist. Dies kann vor allem durch die Verwendung von Notfallplan-Vorlagen sichergestellt werden. Dank der Vorabgenehmigung können Sie den Plan beruhigt auf den Weg bringen – mit der Gewissheit, dass Sie auf dem richtigen Weg sind – und ohne vorher erst noch um Genehmigung bitten zu müssen.

6. Notfallpläne weitergeben

Lassen Sie Ihre Notfallpläne nach der Erstellung den richtigen Personen zukommen. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, was Sie tun werden, damit Sie, wenn es tatsächlich so weit ist, so schnell und reibungslos wie möglich handeln können. Speichern Sie die Notfallpläne an einem zentralen, für alle verfügbaren Ort, damit im Bedarfsfall jeder mühelos darauf zugreifen kann.

7. Notfallpläne pflegen

Gehen Sie den Notfallplan regelmäßig durch, um sicherzustellen, dass er immer noch aktuell ist. Berücksichtigen Sie neue Risiken oder Möglichkeiten, wie etwa neue Mitarbeiter oder eine veränderte Geschäftslandschaft. Tritt eine neue Führungskraft in das Team ein, stellen Sie sicher, dass der Notfallplan auch dieser Person zur Prüfung vorgelegt wird. 

8. Bei Bedarf neue Notfallpläne erstellen

Wenn Sie für alle ermittelten Risiken Notfallpläne erstellt haben, umso besser. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie ständig nach neuen Risiken Ausschau halten. Wenn Sie ein neues Risiko entdecken und es einen hohen Schweregrad oder eine hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweist, erstellen Sie einen neuen Notfallplan für dieses Risiko. Gleichermaßen können Sie auf Ihre Pläne zurückblicken und feststellen, dass einige der Szenarien, über die Sie einst beunruhigt waren, wahrscheinlich gar nicht eintreten werden. Oder, falls doch, Ihr Team nicht so stark davon betroffen sein wird.

Häufige Fehler bei der Notfallplanung – und wie man sie vermeidet

Ein Notfallplan ist ein überaus nützliches Tool, um schnell zu den normalen Betriebsabläufen zurückzukehren. Damit die Notfallplanung so reibungslos wie möglich verläuft, sollten Sie auf gängige Fallstricke achten, wie etwa: 

Fehlende Akzeptanz

Die Erstellung eines Notfallplans ist mit großem Aufwand verbunden. Bevor Sie also damit beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Unterstützung der leitenden Mitarbeiter haben. Während Sie Ihren Notfallplan erstellen, sollten Sie sich immer wieder bei den Auftraggebern melden, um sicherzugehen, dass Sie die wichtigsten Risiken berücksichtigt haben und dass Ihr Aktionsplan solide ist. So wird gewährleistet, dass die Beteiligten Ihren Notfallplan als verbindlich ansehen.

Voreingenommenheit gegen „Plan B“-Mentalität

In einigen Unternehmenskulturen wird nur ungern an Plan B gedacht. Lieber setzen die Verantwortlichen alles auf Plan A und hoffen, dass er funktioniert. Doch diese Denkweise kann Ihr Team tatsächlich mehr Risiken aussetzen als die proaktive Erstellung eines Plan B.

Wenn Sie segeln gehen, lesen Sie ja auch den Wetterbericht, damit Sie nicht versehentlich in einen Sturm geraten. In neun von zehn Fällen verwandelt sich ein klarer, sonniger Tag nicht plötzlich in einen Tag mit Stürmen. Dennoch ist es immer besser, vorbereitet zu sein. Mit einem Notfallplan sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen im Falle eines ungünstigen Ereignisses darauf vorbereitet ist und so schnell wie möglich wieder auf die Beine kommt. 

Einmalige Notfallpläne

Die Erstellung eines Notfallplans ist in der Regel mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.Wenn Sie damit fertig sind, kann es manchmal verlockend sein, das Thema als erledigt zu betrachten und zu vergessen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie regelmäßige Erinnerungen einplanen (vielleicht ein- oder zweimal pro Jahr), damit Sie den Notfallplan bei Bedarf durchsehen und aktualisieren können. Wenn neue Risiken auftauchen oder sich die Geschäftsabläufe ändern, sorgt die Aktualisierung Ihres Notfallplans dafür, dass Sie auf ungünstige Ereignisse optimal reagieren können. 

Sie haben einen Notfallplan erstellt – was nun?

Die Erstellung eines Notfallplans kann sehr arbeitsintensiv sein, doch falls er jemals zum Einsatz kommen muss, werden Sie froh sein, dass Sie einen erstellt haben. Neben der Erstellung eines soliden Notfallplans sollten Sie darauf achten, dass dieser Plan immer auf dem neuesten Stand ist.

Proaktives Handeln kann Ihnen helfen, Risiken einzudämmen, bevor sie überhaupt eintreten. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihren Notfallplan den Teammitgliedern vermitteln, die für die Durchführung verantwortlich sind, wenn ein Risikofall eintritt. Lassen Sie Ihren Notfallplan nicht verstauben, sondern aktualisieren Sie ihn regelmäßig. Nachdem Sie ihn erstellt haben, sollten Sie ihn im Bedarfsfall auch für das auftretende Ereignis anwenden können.

Achten Sie nach der Fertigstellung des Plans darauf, ihn an einem zentralen Ort zu speichern, auf den alle zugreifen können, wie etwa auf einer Work-Management-Plattform. Kommt tatsächlich der Moment, einen Ihrer Notfallpläne zu verwenden, hilft die Speicherung an einem zentral zugänglichen Ort Ihrem Team, die Pläne schnell in die Tat umzusetzen.