Pomodoro-Technik: So steigern Sie die Team-Produktivität!

Haben Sie manchmal das Gefühl, von Ihrer Aufgabenliste überwältigt zu sein und fragen sich, wie Sie alles rechtzeitig erledigen sollen? Mit Zeitmanagementstrategien – wie der Pomodoro-Technik – können Sie Ihre Produktivität maximieren und den Überblick über Ihre Projekte behalten. 

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, mit häufigen, kurzen Pausen konzentriert zu arbeiten, um die Produktivität zu steigern und die geistige Ermüdung zu verringern. Große Aufgaben werden in kleinere Teilaufgaben aufgeteilt.

Wenn Sie mit mehreren Teammitgliedern an mehreren Projekten arbeiten, können Sie diese Technik einsetzen, um Ihre Aufgaben in Zeitblöcke aufzuteilen. Dadurch wird verhindert, dass die Aufgabenlast überwältigend ist.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Pomodoro-Technik genau funktioniert, welche Vorteile sie bringt und wie man sie einsetzt. Indem Sie Ihre Zeit effektiv verwalten und Ihren Teammitgliedern dabei helfen, es Ihnen gleich zu tun, werden Ihre Teamproduktivität und Ergebnisse besser.

Was ist die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, bei der in 25-minütigen Sitzungen mit kurzen Pausen gearbeitet wird, um die Konzentration zu steigern.  

Diese Technik wurde in den späten 1980ern vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt, als er an der Universität studiert hat. Cirillo, der mit Zeitmanagement und Produktivität kämpfte, beschloss, 10-minütige, konzentrierte Lerneinheiten einzulegen. 

Er benutzte eine Küchenuhr in Tomatenform (auf Italienisch „pomodoro“), um die Zeit zu stoppen. Nach mehreren Versuchen und Optimierung entwickelte er schließlich die Pomodoro-Technik.

Bei diesem Ansatz wechseln sich Arbeits- und Pausenphasen ab. Man beginnt mit einer Arbeitsphase, also einem Pomodoro. Ein Pomodoro ist eine 25-minütige Arbeitseinheit, nach der es am besten eine fünfminütige Pause gibt. Danach geht es wieder mit dem nächsten Pomodoro weiter. Nach vier Pomodori macht man eine lange Pause bei der Pomodoro-Technik. Wenn man in kurzen Zeitspannen arbeitet, ist man eher produktiv und bleibt motiviert.

Um während eines Pomodoro konzentriert zu bleiben, ist es wichtig, weniger Zeit durch Ablenkungen zu verlieren. Schalten Sie zum Beispiel Ihr Telefon in den Flugmodus und deaktivieren Sie Chat- oder E-Mail-Benachrichtigungen. Allerdings kann es auch externe Zeitfresser geben, auf die Sie keinen Einfluss haben, z. B. wenn Ihr Teamkollege Sie bittet, ihm bei einer zeitkritischen Aufgabe zu helfen. 

Cirillo berücksichtigte das, indem er einen Vier-Stufen-Ansatz für den Umgang mit Unterbrechungen entwickelte:

• Informieren Sie die andere Person darüber, dass Sie derzeit beschäftigt sind. 

• Verhandeln Sie eine Zeit, um das Problem zu besprechen.

• Planen Sie den Meeting-Termin sofort ein.

• Rufen Sie zurück, wenn das Pomodoro beendet ist. 

Diese respektvolle Art der Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern ermöglicht es Ihnen, während der Arbeit im Flow zu bleiben.

Alternativ könnten Sie die Pomodoro-Technik auch mit Ihrem Team anwenden. 

Um die Methode in einem Team anzuwenden, können jedem Teammitglied zu Beginn des Tages Aufgaben zugewiesen werden, die sie in mehreren Pomodori, also Pomodoro-Einheiten, erledigen. Am Ende des Tages trifft sich das Team, um den aktuellen Status der Aufgaben zu überprüfen und festzustellen, wie viele Pomodoro-Einheiten erledigt wurden. 

Sobald Sie die Methode gut beherrschen, können Sie die Anzahl der Pomodoros für bestimmte Aufgaben abschätzen, was für die Planung künftiger Arbeitsabläufe oder Projektzeitpläne hilfreich sein kann. 

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Um die Pomodoro-Methode anzuwenden, wählen Sie zunächst ein Hilfsmittel zur Zeitmessung, z. B:

• Timer: Sie können einen Timer verwenden, um Ihre Arbeitseinheiten duchzuführen. Dieser kann physisch sein, wie eine Eieruhr, oder digital, wie eine einfache Uhr.

• Pomodoro-Timer: Einige Timer, wie der Tomato Timer, sind speziell auf die Pomodoro-Technik ausgerichtet. Sobald Sie auf „Start“ drücken, meldet der spezielle Timer, wenn die Pomodoro-Einheit beendet und die Pause vorbei ist. 

• Pomodoro-Apps: Sie können sich auch eine Pomodoro-App, erhältlich für iOS und Android, downloaden, um Ihre Pomodoros durchzuführen. Ein Beispiel dafür wäre Flat Tomato oder Tomighty.

Wenn Sie sich für ein Hilfsmittel entschieden haben, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte, um loszulegen:

• Erstellen Sie eine nach Priorität sortierte Liste der Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen. 

• Wählen Sie eine Aufgabe aus und beginnen Sie mit einer 25-Minuten-Einheit.

• Überprüfen Sie jeweils nach den 25-Minuten-Abschnitten, was Sie erreicht haben, und haken Sie es ab.

• Machen Sie eine fünf-minütige Pause.

• Führen Sie drei weitere Pomodoros durch, indem Sie die Schritte 2–4 wiederholen. 

• Machen Sie nach vier Pomodoros eine Pause von 15–30 Minuten.

• Wiederholen Sie den Ablauf und merken Sie sich dabei die Anzahl der Pomodoros, die für eine Aufgabe benötigt werden. 

Im Regelfall ergeben sich 16 Pomodoro-Einheiten pro Tag, wenn Sie Vollzeit arbeiten, aber das ist keine strikte Vorgabe. Nutzen Sie so viele Einheiten, wie Sie brauchen, um Ihre To-do-Liste zu erledigen. 

Indem Sie die Anzahl der von Ihnen durchgeführten Pomodoro-Einheiten aufzeichnen, können Sie Ihren Zeitplan besser anpassen. Wenn Sie das nächste Mal ähnliche Aufgaben zu erledigen haben, erstellen Sie einen Zeitplan und verwenden Sie Ihre früheren Aufzeichnungen, um abzuschätzen, wie viele Pomodoros Sie für die Erledigung dieser Aufgaben benötigen. 

Pomodoros vorbereiten

Hier sind einige Tipps zum Planen Ihrer Aufgaben:

• Teilen Sie komplexe Aufgaben auf: Wenn ein Projekt oder eine Aufgabe mehrere Schritte erfordert und voraussichtlich mehr als fünf Pomodoros in Anspruch nehmen wird, unterteilen Sie die Arbeit in kleinere, einfachere Aufgaben. Nehmen wir dazu ein Beispiel für eine ideale Anwendung der Pomodoro-Technik: Wenn Sie beispielsweise einen Bericht schreiben müssen, können Sie für jede Phase des Schreibprozesses eine Aufgabe erstellen: Recherche, Gliederung, Textentwurf und Bearbeitung.

• Fassen Sie kleinere Aufgaben zusammen: Gruppieren Sie einfache Aufgaben, die weniger als einen Pomodoro beanspruchen. „Ein Meeting vereinbaren“ und „E-Mails beantworten“ könnten beispielsweise in derselben Arbeitseinheit erledigt werden. Das wird Zeitblock genannt. 

• Planen Sie zusätzliche Pomodoro-Arbeitseinheiten ein: Lassen Sie Raum für ein paar zusätzliche Pomodoros, falls einige Aufgaben länger als erwartet dauern. Das kann dazu beitragen, den Stress bei der Einhaltung von Fristen zu verringern, falls Probleme auftreten sollten. Wenn Sie die zusätzlichen Pomodoros nicht brauchen, können Sie sie zum Selbststudium oder für optionale Aufgaben verwenden. 

Was macht man während den Pausen bei der Pomodoro-Technik?

Die Pausen bei der Pomodoro-Technik sind als Denkpausen gedacht. Versuchen Sie, in den Pausen nichts zu tun, was Sie geistig fordert, damit Ihr Gehirn Zeit hat, sich auszuruhen und Informationen aufzunehmen. 

Es ist auch empfehlenswert, während den Pausen eine Auszeit vom Bildschirm zu machen und sich zu bewegen.  

Hier sind einige Ideen für die Pausenzeiten:

• Strecken oder bewegen Sie sich

• Vertreten Sie sich die Beine

• Organisieren Sie Ihren Schreibtisch

• Essen Sie einen Snack 

• Machen Sie sich eine Tasse Kaffee oder Tee

• Hören Sie Musik

Indem Sie häufig Pausen einlegen, können Sie sich körperlich und mental erholen, damit Sie sich auf Ihre verbleibenden Aufgaben des Tages konzentrieren können.

Pomodoro-Technik mit Asana verbinden

Um das Beste aus der Pomodoro-Technik herauszuholen, können Sie andere Workflow-Management-Tools oder Produktivitätstools damit verbinden. Produktivitätssoftware kann die Pomodoro-Methode ergänzen, um Organisation und Zeitmanagement zu vereinen.

Hier sind Vorschläge, wie Sie Pomodoros mit Work-Management-Software-Tools wie Asana planen können:

• Erstellen Sie To-do-Listen: Mit Asanas Software für To-do-Listen können Sie Aufgaben mit so vielen oder wenigen Details hinzufügen, wie Sie möchten. Sie können Erinnerungen für Fristen anlegen, Ansichten individuell anpassen und sie mit Teamkollegen teilen, was hilfreich sein kann, wenn Sie Pomodoros als Team verwenden.

• Verwalten Sie Teamaufgaben: Wenn Sie es vorziehen, Kanban-Boards oder ähnliche Tools zu verwenden, können Sie eine Projektmanagementsoftware verwenden, um Aufgaben zu delegieren und die Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen. Außerdem lässt sich festhalten, wie viele Pomodoros für eine Aufgabe benötigt werden, damit Ihr Team darauf zurückgreifen kann. Indem alles an einem Ort passiert, verbessert sich auch die Organisation und die Kommunikation wird vereinfacht. 

• Koordinieren Sie den Workflow: Ein guter Workflow ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten, und Ihr Team über die letzten Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Workflow-Management-Software kann helfen, Ihre Erwartungen festzulegen, Status-Updates im Vorfeld zu vereinbaren und Aufgaben ein paar Tage oder Monate im Vorhinein zu planen. 

Durch den Einsatz von Produktivitäts- und Projektmanagementtools können Sie den Workflow Ihres Teams so anpassen, dass er mit der Pomodoro-Technik übereinstimmt.

Welche Vor- und Nachteile hat die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, weil sie durch konzentriertes Arbeiten die Produktivität verbessert. In den folgenden Absätzen möchten wir auf die Vorteile, aber auch auf die Kritik eingehen.

Vorteile

Folgende Beispiele zeigen Ihnen, wie die Zeitmanagement-Technik Ihrer allgemeinen Produktivität helfen kann.

1. Verbessert die Konzentration 

Mit dieser Technik können Sie sich Multitasking abgewöhnen, worin Menschen generell nicht gut sind. Sie bringt Ihnen bei, sich in angemessenen Zeitabständen auf jeweils eine Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie diesen Prozess üben, können Sie in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Arbeit leisten. 

2. Verbessert die Projektplanung 

Wenn Sie sich an Pomodoros gewöhnt haben, können Sie Aufgaben und Projekte genauer planen. So können Sie zum Beispiel abschätzen, wie viele Pomodoros Sie für einen Bericht benötigen und eine angemessene Frist dafür festlegen. 

3. Hilft Ablenkungen zu reduzieren

Wenn Sie Cirillos Ansatz für den Umgang mit Ablenkungen befolgen und Maßnahmen zur Verringerung von Ablenkungen in Ihrem Arbeitstag ergreifen, können Sie Ihre Arbeitsumgebung auf konzentriertes Arbeiten ausrichten. Beispielsweise können Sie Ihr Telefon in den Flugmodus versetzen und automatische E-Mail-Antworten einstellen. 

4. Reduziert mentale Ermüdung

Eine Studie der Fachzeitschrift Cognition ergab, dass längere Aufgaben zu Leistungseinbußen führen, während kurze Pausen zwischen den Aufgaben helfen können, die Konzentration aufrechtzuerhalten. Wenn Sie zwischen den Pomodoros regelmäßig Pausen einlegen, kann sich Ihr Gehirn ausruhen, so dass Sie sich wieder konzentrieren können, ohne zu erschöpft zu sein. 

5. Verbessert die Teamkommunikation

Wenn Sie Pomodoros als Team verwenden, kennen alle Beteiligten ihre individuellen Verantwortlichkeiten und respektieren die Arbeitszeit der anderen. Außerdem müssen Sie sich nur für Team-Updates treffen, was die Anzahl und Länge der erforderlichen Meetings verringert. 

6. Erhält die Motivation

Indem Sie Aufgaben aufteilen und in kurzen Intervallen erledigen, werden Sie ein Gefühl der Zufriedenheit empfinden, wenn Sie sehen, wie viel Sie in 25 Minuten schaffen. Das wird Sie dazu motivieren, weiter produktiv zu bleiben und Prokrastination zu vermeiden. Die Belohnung, nach vier Pomodoros eine längere Pause einlegen zu können, sorgt für zusätzliche Motivation.  

Nachteile

Wie Sie sehen können, ist die Pomodoro-Technik sehr beliebt, wenn es um das Thema “Zeitmanagement” geht. Die Methode ist genauso einfach wie auch effektiv. Dennoch gibt es auch einige berechtigte Kritikpunkte, auf die wir kurz näher eingehen möchten.

• Hoher Planungsaufwand: Gerade zu Beginn, wenn Sie noch wenig mit der Methode vertraut sind, kann die Planung der Pomodoro-Technik recht zeitintensiv sein.

• Weniger Flexibilität: Die Pomodoro-Technik sieht vor, dass der gesamte Tagesablauf in vorgeplante Zeitslots eingeteilt werden kann. Jedoch kommt es im stressigen Alltag immer wieder dazu, dass unerwartete und dringende Aufgaben auftauchen. Würde man sich nur starr an den Zeitplan halten, würde das die oft benötigte Flexibilität verringern.

Funktioniert die Pomodoro-Technik tatsächlich?

Je nach Arbeitsumfeld und Arbeitsstil verwaltet jede Person ihre Zeit anders. Forschungen zeigen, dass die Pomodoro-Methode tatsächlich funktioniert. Vielleicht finden Sie heraus, dass sie auch für Sie geeignet ist. 

Die Pomodoro-Methode wurde in erster Linie vom Timeboxing inspiriert, einer Produktivitätsstrategie, bei der Aufgaben innerhalb eines in Ihrem Kalender festgelegten Zeitblocks erledigt werden. In einem Test von 100 Produktivitätstricks wurde diese Methode als nützlichste eingestuft. Ähnlich wie beim Timeboxing geht es bei der Pomodoro-Methode darum, innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu arbeiten. 

Da mit Hilfe von Pomodoros die Produktivität gemessen werden kann, verliert das Verstreichen von Zeit den negativen „Beigeschmack“ und wird positiv aufgefasst – es wird zu einer Darstellung dessen, was erreicht wurde und nicht der Zeit, die verloren wurde. 

Der Philosoph Henry Bergson meinte, dass Zeit nur dann Stress und Angst auslöst, wenn wir gezwungen werden, sie zu messen, ausgelöst durch die Vorstellung, zu spät zu kommen. 

Andererseits erzeugt die Wahrnehmung der Zeit als eine Reihe von Ereignissen keinen Stress. Hier kommt die Pomodoro-Technik ins Spiel: Indem Sie Ihren Arbeitstag als eine Abfolge von geplanten Pomodoro-Einheiten erleben, können Sie Ihren zeitbedingten Stress reduzieren. 

Durch die „Umkehr der Zeitabhängigkeit“, wie Cirillo es nennt, ist das Konzept der Zeit nicht länger eine Quelle der Angst, sondern eine Motivation. Jeder Pomodoro übt ein gesundes Maß an Druck auf uns aus, uns zu verbessern und Fortschritte zu machen.

Die Theorien, auf denen diese Methode aufbaut, mögen zwar fundiert sein, aber wie gut die Pomodoro-Technik funktioniert, unterscheidet sich von Person zu Person. 

Die Pomodoro-Methode auf Ihren Arbeitsstil anpassen

Wenn die traditionelle Pomodoro-Methode nichts für Sie ist, versuchen Sie, sie so anzupassen, dass sie besser zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren Vorlieben passt. 

Hier sind ein paar Möglichkeiten, um das umzusetzen:

• Ändern Sie die Dauer der Pomodoros: Sie können die Dauer der Pomodoro-Einheiten an Ihre Arbeitsgewohnheiten anpassen. Die vorgegebene Zeit mit 25 Minuten Arbeit ist nur ein Beispiel der Pomodoro-Technik. Sie können auch längere Pausen einlegen oder die Zeitintervalle der Areibt kürzer gestalten. Solange Sie sich an die Arbeit-Pause-Abfolge halten, können Sie die Vorteile der Technik nutzen. 

• Kombinieren Sie sie mit anderen Strategien: Wenn Sie ein Fan von Organisations- und Produktivitätsstrategien wie der Getting-Things-Done-Methode (GTD) sind, können Sie diese mit der Pomodoro-Methode kombinieren. Organisieren Sie Ihre Aufgaben mit einer Strategie und erledigen Sie Ihre Aufgaben mit der Pomodoro-Methode. 

• Nutzen Sie Pomodoros, wenn sie am meisten helfen: Sie müssen nicht den ganzen Arbeitstag lang Pomodoro-Einheiten durchführen. Wenden Sie die Methode an, wenn Sie sie als besonders hilfreich empfinden, etwa wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das aus mehreren laufenden Vorgängen besteht. Wenn Ihre Produktivität im Laufe des Tages schwankt, versuchen Sie, die Pomodoro-Methode während Ihrer Hochphasen anzuwenden. 

Zusätzliche Ablenkungen vermeiden

Die Pomodoro-Methode dient dazu, konzentrierter und effektiver an die täglichen Aufgaben herangehen zu können. Dazu sollte man vor allem darauf achten, dass man während den Pomodori ungestört und konzentriert ist. Folgende Tipps können Sie beachten, wenn Sie damit Probleme haben:

• Während der Arbeitszeit sollte man sich voll konzentrieren können. Sie können deshalb auf Kopfhörer oder Ohrstöpsel zurückgreifen. Wenn Sie in einem eigenen Büro sind, können Sie aber auch einfach die Tür zumachen oder ein "Bitte nicht stören"-Schild aufhängen.

• Es empfiehlt sich auch, die neue Arbeitsweise mit den Kollegen und den Vorgesetzten abzusprechen. So werden Sie während den Arbeitszeiten weniger gestört und können sich besser konzentrieren.

• Das Handy sollte während dieser Zeit ausgeschaltet sein, egal ob für private oder berufliche Zwecke.

• Auch Mails sollten Sie nicht als direkten Arbeitsauftrag ansehen. Sie können sich dazu ein eigenes Pomodoro nehmen. In den anderen Pomodori sollten Sie jedoch an den wirklich wichtigen Aufgaben arbeiten.

Auf die Plätze, fertig, Pomodoro

Die Pomodoro-Technik bietet einen einfachen Ansatz für das Zeitmanagement, bei dem sich konzentrierte Arbeitseinheiten und Pausen abwechseln. 

Wenn Sie Aufgaben anhand der geschätzten Anzahl von Pomodoros planen, die für ihre Fertigstellung erforderlich sind, können Sie Ihre Fortschritte messen und auch Ihr Team auf dem Laufenden halten. 

Diese Technik kann Ihre Produktivität steigern, das Projektmanagement verbessern und die Teamarbeit fördern. Um Ihre Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren, können Sie die Pomodoro-Technik mit Produktivitätstools oder Aufgabenmanagementsoftware kombinieren. 

Um Ihre Effizienz weiter zu verbessern, befolgen Sie diese 12 Tipps, um heute noch produktiver zu werden.