Das Pareto-Prinzip: So einfach funktioniert die 80-20 Regel!

Wenn Sie morgens ins Büro kommen, was tun Sie dann als Erstes? Die meisten Leute greifen zum koffeinhaltigen Getränk ihrer Wahl, checken ihre E-Mails und ordnen ihre Aufgaben für den Tag nach Prioritäten. Aber welche Techniken verwenden Sie, um herauszufinden, was zuerst erledigt werden muss?

Eine gängige Technik ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80-20 Regel. Diese Technik kann Ihnen dabei helfen, Ihre wichtigsten Aufgaben zu bestimmen und zu priorisieren und so Ihre Produktivität während des Tages zu steigern.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass bei vielen Ergebnissen etwa 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind. Mit anderen Worten: Ein kleiner Prozentsatz der Ursachen hat eine übergroße Wirkung. Es ist wichtig, dieses Konzept zu verstehen, denn es kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welchen Initiativen Sie Priorität einräumen sollten, damit Sie die größte Wirkung erzielen können bei weniger Aufwand.

Asana kann Ihnen dabei helfen, das Pareto-Prinzip anzuwenden und Aufgaben besser zu organisieren.

Woher kommt das Pareto-Prinzip?

Für dieses Phänomen gibt es mehrere Bezeichnungen:

• Pareto-Prinzip

• Die 80-20 Regel (am weitesten verbreitet)

• Pareto-Methode

• Gesetz der wenigen Unverzichtbaren (Law of the vital few)

• Das Prinzip der Faktor-Sparsamkeit 

Den Ursprung findet das Prinzip bei dem Ökonom Vilfredo Pareto, einem bekannten Ökonom. Dieser fand 1906 heraus, dass 20% der Menschen in Italien 80% des Bodens besitzen. Auf der Basis dieses Ergebnisses wurden vom italienischen Ingenieur später die Einkommensverhältnisse in südeuropäischen Ländern untersucht. Auch hier fand er wieder ein 80/20 Verhältnis.

Daraus leitete er somit das Pareto Prinzip ab. Die Pareto Regel ist keine formale mathematische Gleichung, sondern eher ein allgemeines Phänomen, das in der Wirtschaft, im Geschäftsleben, im Zeitmanagement und sogar im Sport beobachtet werden kann.

Allgemeine 80-20 Regel Beispiele sind:

• 20 % einer Pflanze enthalten 80 % der Früchte

• 80 % der Gewinne eines Unternehmens stammen von 20 % der Kunden

• 20 % der Spieler erzielen 80 % der Punkte

Anwendung des Pareto-Prinzips

Die 80/20-Regel gilt zwar für fast alle Wirtschaftszweige, doch das Pareto-Prinzip wird vor allem in der Geschäftswelt und in der Wirtschaft verwendet. Das liegt daran, dass man mit der 80/20-Regel feststellen kann, worauf man den Mitteleinsatz konzentrieren sollte, um den Output zu maximieren.

Die Grundlage des Pareto-Prinzips besagt, dass 20 Prozent Aufwand für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich ist. Wenn Sie irgendeine Art von Arbeitsvorgang haben, der in kleinere Teile unterteilt werden kann, kann Ihnen das Pareto-Prinzip dabei helfen herauszufinden, welcher Teil dieser Arbeit die größten Auswirkungen hat.

Im Folgenden finden Sie einige Pareto-Prinzip Beispiele für die Anwendung dieser Theorie in der Praxis.

Produktivität

Sie können das Pareto-Prinzip anwenden, um den Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen, Priorisierung einzuräumen. Somit kann das Pareto-Prinzip als Zeitmanagement-Methode betrachtet werden.

Der Gedanke dahinter ist, dass von all ihren Aufgaben die Erledigung von 20 % des Gesamtaufwandes 80 % der Wirkung erzielt wird. Um also die größte Wirkung zu erzielen, sollten Sie herausfinden, welche Aufgaben die größte Wirkung für Ihr Team haben, und sich auf diese Aufgaben für den Tag konzentrieren. So wissen Sie auch, welche Aufgaben eine weniger große Wirkung haben, diesen sollten Sie weniger Zeit widmen.

Listen Sie dazu alle Dinge auf, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben. Ermitteln Sie dann, welche dieser Aufgaben die größten Auswirkungen haben. Beinhaltet eine Ihrer Aufgaben die Zusammenarbeit mit anderen Teamkollegen? Gibt es Aufgaben, die Sie erledigen müssen, damit Projekte vorankommen? Diese Aufgaben mögen in der Ausführung einfach sein, aber sie können für den Rest des Teams von großer Bedeutung sein, da sie den Prozess in Gang halten. Wenn Sie sich dazu Gedanken machen, werden Sie in kürzester Zeit Ihr Selbstmanagement auf die nächste Stufe bringen und effektiver arbeiten.

Entscheidungsfindung

Das Pareto-Prinzip kann Ihnen helfen, die besten Entscheidungen bei der Problemlösung zu treffen. Wenn es viele verschiedene Ursachen für ein Problem gibt, kann das Pareto-Prinzip Ihnen helfen, Lösungen zu priorisieren. Hier sind ein paar Schritte, wie das funktioniert:

1. Ermitteln Sie die Probleme, mit denen Ihr Team konfrontiert ist. Das sind die Probleme, für die Sie im Rahmen dieses Entscheidungsfindungsprozesses eine Lösung finden wollen.

2. Ermitteln Sie die Ursachen für diese Probleme. Verwenden Sie ein Tool wie den 5-Whys-Prozess, um alle Ursachen für die Probleme zu finden, die Sie zu lösen versuchen.

3. Kategorisieren Sie Ihre Probleme in ähnliche Gruppen. Wenn einige der Ursachen für die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, in ähnliche Kategorien passen, können Sie diese in Gruppen zusammenfassen. Dies kann Ihnen helfen zu entscheiden, ob mit einer Lösung mehrere Probleme gelöst werden können. 

4. Ordnen Sie jedem dieser Probleme einen Wert zu, der sich nach den Auswirkungen auf das Unternehmen richtet. Der Wert kann eine einfache Zahl zwischen 1 und 10 oder ein tatsächlicher Geldwert sein, um die Bedeutung anzuzeigen.

5. Entwickeln Sie einen Plan, um sich auf die wichtigsten 20 % der Probleme zu konzentrieren, die sich auf das Unternehmen auswirken. Die Idee ist, dass eine Lösung mehrere Probleme lösen kann. Berechnen Sie anhand der Werte, die Sie den einzelnen Problemen zugewiesen haben, welche zu den wichtigsten 20 % gehören. Sobald Sie das Hauptproblem identifiziert haben, entwickeln Sie einen Plan für eine Lösung, der mit Hilfe von Problemlösungsstrategien 80 % der Ergebnisse erzielen kann.

Ein Beispiel für die Anwendung des Pareto-Prinzips bei der Entscheidungsfindung: 

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem E-Commerce-Unternehmen. Sie sehen sich 100 Ihrer letzten Kundenbeschwerden an und stellen fest, dass der Großteil der Beschwerden darauf zurückzuführen ist, dass die Kunden beschädigte Produkte erhalten haben. Ihr Team berechnet die Anzahl der Rückerstattungen für beschädigte Produkte und stellt fest, dass etwa 80 % der Rückerstattungen für beschädigte Produkte gewährt wurden. Ihr Unternehmen möchte Rückerstattungen für beschädigte Produkte vermeiden, also machen Sie die Lösung dieses Problems zu einer Priorität. 

Ihr Team beschließt, die Verpackung zu verbessern, um Ihre Produkte während des Versands zu schützen, wodurch das Problem gelöst wird, dass Kunden beschädigte Produkte erhalten.

Qualitätskontrolle

Die Pareto-Analyse und das Pareto-Diagramm sind wichtige Instrumente, die im Rahmen der Six-Sigma-Methode zur Qualitätskontrolle eingesetzt werden. 

Bei der Six-Sigma-Methode kann Ihnen die Verwendung eines Pareto-Diagramms helfen, Ihre Daten zu visualisieren, um herauszufinden, wie Sie Ihre Maßnahmen priorisieren können. Das Hauptziel von Six Sigma ist die Verringerung der Abweichungen in einem Prozess mit dem Ziel, die Produktionsmenge zu erhöhen. Pareto-Diagramme sind in der Six-Sigma-Methodik weit verbreitet, weil man damit schnell erkennen kann, wo die meisten Abweichungen in einem Prozess liegen. 

Vorteile des Pareto-Prinzips

Der größte Vorteil vom Pareto-Prinzip besteht darin, dass Sie mit dem geringsten Arbeitsaufwand ein Maximum an Wirkung erzielen können. Dadurch kann Ihr Team effizienter arbeiten und sich auf bestimmte Maßnahmen konzentrieren. 

Die 80/20-Regel kann Ihnen helfen, Ihre Kennzahlen in kürzerer Zeit zu verbessern, indem Sie einfach die richtige Reihenfolge der Maßnahmen festlegen.

Weitere Beispiele für Vorteile vom Pareto-Effekt:

• Klare Prioritäten für Sie und Ihr Team

• Erhöhte tägliche Produktivität

• Möglichkeit, Ihre Arbeit in überschaubare Abschnitte zu unterteilen

• Gutes Zeitmanagement

• Stärker fokussierte Strategie

Nachteile des Pareto-Prinzips

Eine weit verbreitete Fehlinterpretation vom Pareto-Prinzip besagt, dass man mit 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse erzielen kann. Das ist nicht unbedingt der Fall. Die Zahlen 20 und 80 beziehen sich nicht auf den Aufwand, den man betreibt, sondern auf die Ursachen und Folgen, an denen man arbeitet. Das Ziel besteht nicht darin, den Aufwand zu minimieren, sondern sich auf einen bestimmten Teil der Arbeit zu konzentrieren, um eine größere Wirkung zu erzielen. Um 80 % der Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie immer noch 100 % Ihres Einsatzes in diese 20 % der Arbeit stecken.

Ein weiterer Nachteil des Pareto-Prinzips ist, dass sich Teammitglieder manchmal zu sehr fokussieren und andere Aufgaben aus den Augen verlieren können. Wenn man sich nur auf die wichtigen Aufgaben konzentriert und die weniger wichtigen Aufgaben, wie E-Mail und andere Korrespondenz, beiseite schiebt, kann es passieren, dass man etwas vergisst. Die Herausforderung besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen der Anwendung der 80/20-Regel und der Erledigung der übrigen Aufgaben zu finden – auch wenn diese nicht zu 80 % der Ergebnisse führen. Schlussendlich sind auch die anderen 80% der Arbeit wichtig, sie tragen schließlich zum großen Ganzen bei. Um dem entgegenzuwirken, können Sie Techniken wie Timeboxing oder die GTD-Methode (Getting Things Done) anwenden.

Schlussendlich hält sie das Pareto-Prinzip aber davon ab, sich Ihrem Perfektionismus hinzugeben. Sie müssen nicht alle Aufgaben selber erledigen, sondern können diese auch delegieren. Solange Sie sich voll und ganz auf die wichtigsten 20% konzentrieren und dafür sorgen, dass auch die anderen 80% erledigt werden, sind Sie hier auf einem guten Weg.

Die Ableitung der 80-20 Regel: Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein beliebtes Tool im Bereich des Kundenbeziehungsmanagements. Aber auch in anderen Bereichen findet das Tool ihre Anwendung. Diese Analyse beruht stark auf dem Pareto-Prinzip und dessen Kernaussage.

Bei der ABC-Analyse werden Kunden oder auch Produkte auf die Menge und den Wert für das Unternehmen analysiert. Hierbei ergeben sich in weiterer Folge drei verschiedene Gruppen:

• A-Elemente: Diese Elemente sind zwar mengenmäßig nicht groß, jedoch machen sie den größten Wertanteil für das Unternehmen aus.

• B-Elemente: Diese Elemente haben ein in etwa gleiches Verhältnis zwischen Wert und Menge.

• C-Elemente: Diese Elemente sind in Bezug auf die Menge am stärksten vertreten, diese haben jedoch einen vergleichsweise geringeren Wert.

Auf Basis dieser Analyse kann ermittelt werden, welche Kundengruppen oder welche Produkte am bedeutsamsten sind und welche Elemente mehr vernachlässigt werden können. Es zeigt, worauf man den Fokus legen sollte und wo es sinnvoll wäre, die Bemühungen zu intensivieren.

Aufgaben auf Ziele ausrichten – mit Asana

Als Teamleiter ist es wichtig, verschiedene Wege zu finden, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Die Verwendung eines Work Management Tools wie Asana kann Ihnen dabei helfen, alle Projekte und Aufgaben Ihres Teams zu organisieren, Dateien zu teilen und Kommentare und Feedback zu hinterlassen – alles an einem Ort, während Sie gleichzeitig Zeit sparen.