Was sind OKRs (Objectives & Key Results)?

Wenn Sie regelmäßig Ziele für Ihr Team oder Unternehmen festlegen, haben Sie den Begriff „OKRs“ bestimmt schon öfter gehört. Aber was ist die OKR-Methode genau?

Die Abkürzung OKR kommt aus dem Englischen und bedeutet “Objectives & Key Results”. Auf Deutsch übersetzt würden wir sagen “Ziele und wichtige Ergebnisse”. OKRs sind eine Methode für die Zielsetzung, die Teams beim Festlegen messbarer Ziele unterstützt. Obwohl der Großteil der Unternehmen Ziele festlegt, geben nur 16 % der Wissensarbeiter an, dass Ihr Unternehmen beim Setzen und Kommunizieren von Unternehmenszielen effektiv vorgeht. Probieren Sie diese Methode zur Zielsetzung aus, um Ihre Mitarbeiter besser in den Zielsetzungsprozess einzubinden und um Teams beim Festlegen und Erreichen ambitionierter Ziele zu helfen.

Was sind OKRs?

Dem OKR-Framework liegt eine einfache, aber überaus flexible Vorlage zugrunde, die sich für fast jeden Zweck eignet:

• Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis/Key Result] messen.

Das Ziel ist das, was sie erreichen möchten – beispielsweise die Steigerung des Markenbewusstseins, die Senkung des CO2-Fußabdrucks in Ihrem Unternehmen und so weiter.

Das Schlüsselergebnis oder Key Result ist die Metrik, mit der Sie Ihren Fortschritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel messen – die Generierung einer Million Webbesucher, die Sicherstellung,  dass ein Viertel des Produktmaterials kompostierbar ist und so weiter.

Eine Vorlage zum Erstellen von OKRs können Sie sich übrigens hier sichern:

Was ist der Unterschied zwischen OKRs und KPIs?

KPIs, die für Key Performance Indicators stehen, sind eine Möglichkeit für Teams, die Leistung innerhalb von Projekten und Initiativen zu verfolgen. OKRs hingegen sind ein Rahmenwerk für die Zielsetzung und -erreichung.

Aufgrund des unmittelbaren Bezugs zwischen den Zielen und den Schlüsselergebnissen ist die OKR-Methode ein besserer Weg, um ganzheitlich über ambitionierte Ziele und deren Bezug zu Ihrer Arbeit zu reflektieren.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihr Team keine KPIs verwenden kann. Tatsächlich ergeben einige KPIs großartige KRs (Schlüsselergebnisse). Hier erfahren Sie, worin sie sich unterscheiden und wie Ihr Team von beiden profitieren kann:

• KRs - Key Results sind die Metriken, an denen Sie den Fortschritt Ihres OKRs messen werden. KRs können quantitativ (z. B. Steigerung der Webaufrufe auf 2 Mio. Benutzer pro Monat) oder qualitativ (z. B. Bewertung und Dokumentation der Herausforderungen der Benutzer) sein. Im letztgenannten Beispiel kann „Bewerten und dokumentieren“ auf verschiedene Weise gemessen werden: mit Befragungen, NPS-Umfragen, direktem Feedback usw.

• KPIs sind quantifizierbare Möglichkeiten, um Ihre Initiative an den Ergebnissen zu messen. Wenn Sie einen überaus quantitativen KR haben (z. B. Erhöhung der Mitarbeiterzahl um 15 Personen im 3. Quartal), könnten Sie das KPI-Framework verwenden, um diese Initiative zu unterstützen, solange Sie die Initiative mit Ihren Unternehmenszielen verbinden.

Wenn diese beiden Abkürzungen neu für Sie sind, dann halten Sie sich an den OKR-Prozess. Durch die Ausstattung Ihres Teams mit einem ganzheitlichen Zielsetzungs-Rahmenwerk können Sie Ihre individuelle Arbeit mit den großen Unternehmenszielen verbinden und dadurch die intrinsische Motivation der Mitarbeiter fördern sowie bessere Ergebnisse erzielen.

Was ist der Unterschied zwischen OKRs und der Balanced Scorecard?

Oft wird auch das Modell der OKRs mit der Balanced Scorecard verglichen. Und während diese einige Gemeinsamkeiten haben, unterscheiden sie sich stark bei wesentlichen Aspekten. Dazu gehört zum Beispiel der zeitliche Rahmen, für den die Ziele definiert werden. Bei OKRs werden die Ziele meist für etwa drei Monate formuliert, sie sind daher wesentlich kurzfristiger als bei der Balanced Scorecard (BSC). Hier werden die Ziele nämlich für ein ganzes Jahr definiert.

Auch hinsichtlich der Formulierung der Ziele gibt es Unterschiede. So will man mit OKRs all jene Ziele definieren, die für den nächsten Zyklus wieder wichtig sind. Bei einer BSC geht es allerdings darum, vier Ziele für vier verschiedene Perspektiven zu entwickeln, nämlich Finanzen, Prozesse, Lernen und Kunden.

Wer hat die OKR Methode erfunden?

Bevor die OKR Methode bekannt wurde, setzten die meisten Unternehmen auf die Form des Management by Objectives. Eine Managementmethode, bei der Ziele vereinbart und im Laufe einer Periode regelmäßig überwacht werden. Das Konzept wurde damals von Peter Drucker in den 50er Jahren in Deutschland eingeführt. Seitdem blieb das System stets eine beliebte Wahl.

Als John Doerr jedoch im Jahr 1980 nach Kleiner Perkins kam, brachte er eine vollkommen neue Managementmethode mit, die das Silicon Valley durch eine neue Form des Management By Objectives revolutionieren sollte.

Er war die letzten fünf Jahre bei Intel angestellt, wo er unter der Leitung des Management-Gurus Andy Grove gearbeitet hatte und so dessen revolutionäres System der Zielsetzung und des Verantwortungsbewusstseins kennengelernt hat.

„Andy hatte dieses System zur Zielfestlegung geschaffen, das verblüffend einfach war, aber auch das genaue Gegenteil des konventionellen Management By Objectives (MBO)-Systems darstellte, welches dazu neigt, von oben nach unten, hierarchisch, jährlich und an die Vergütung gebunden zu sein“, sagte DoerrH arvard Business Review.

Groves neue Führungsmethode, welche er in seinem Buch “High Output Management” näher beschrieb, basierte auf der revolutionären Idee, dass Teams bessere Leistungen erzielen, wenn sie sich auf die Ergebnisse und nicht auf das Arbeitsverfahren konzentrieren. Anstatt den Intel-Mitarbeitern vorzugeben, was genau zu tun sei, setzte Grove ein Ziel und ließ ihnen freie Hand beim Erreichen des Ziels.

Er nannte es Intel Management by Objectives, wobei er das später zu Objectives and Key Results vereinfachte - unter den Managementmethoden heute besser bekannt als OKRs. Später brachte John Doerr das OKR-Framework schließlich zu Google, wo das Prinzip seinen Durchbruch erlebte. Nachdem Google im Jahr 2013 einen Artikel veröffentlichte namens “How Google Sets Goals - OKR’s”, wurde das Prinzip international bekannt.

Zuerst adaptierten weitere Firmen in der digitalen Industrie das OKR-Prinzip, wie etwa LinkedIn oder Twitter. Schlussendlich wurde das Framework aber auch bei deutschen Unternehmen wie BMW, Daimler und weiteren DAX-Konzernen bekannt.

Wie funktioniert die OKR-Methode?

Da das Framework äußerst flexibel ist, können Sie OKRs auf verschiedene Arten festlegen und agil gestalten. Wie jedes Unternehmensziel, dass zur Erfüllung der Unternehmensvision beiträgt, sollten OKRs, also die wichtigsten Ziele, falsifizierbar und messbar sein. Sie dienen dabei als Grundpfeiler Ihrer Strategie für eine gewisse Zeitperiode. Um gute OKRs festzulegen, sollten Sie diese in Ihre täglichen Aufgaben einbinden, damit das gesamte Unternehmen zielgerichtet arbeitet.

Obwohl die meisten Unternehmen ambitionierte Ziele festlegen, haben Untersuchungen gezeigt, dass nur 26 % der Beschäftigten ein klares Verständnis davon haben, wie ihre individuelle Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt. Das liegt daran, dass die meisten Teams sich zu Beginn eines Jahres oder Quartals Ziele setzen und diese niemals, z. B. in einem Review, überprüfen.

Wenn durch entsprechende Mitarbeiterführung jedoch Klarheit über den Zusammenhang der individuellen Aufgaben der Mitarbeiter und den Unternehmenszielen herrscht, verdoppelt sich die Mitarbeitermotivation. Durch die Verknüpfung der Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters mit den Zielen der Führungsebene und des Unternehmens, erlangen Ihre Mitarbeiter ein Verständnis darüber, warum ihre Arbeit relevant ist.

In den nächsten Absätzen werden wir näher auf die drei wichtigsten Bestandteile der OKR-Methode eingehen?

1. OKRs festlegen

Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie OKRs für Ihr Unternehmen festlegen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie sowohl das qualitative Ziel (Objective), als auch die quantitativen Metriken (Key Results) festlegen. Beispiele dazu finden Sie weiter unten.

Das Ziel beschreibt dabei einen gewünschten Zielzustand in der Zukunft während die Metriken diesen Zustand mit eindeutigen Zahlen konkretisieren. Wichtig ist hierbei auch, dass diese zwei Bestandteile nie isoliert voneinander betrachtet werden sollten.

Wie viele OKRs sollten festgelegt werden?

Es gibt keine vorgeschriebene Verwendungszahl von Objectives & Key Results. Es ist aber empfehlenswert nicht mehr als zehn Ziele festzulegen. Je nach Team kann jedes Ziel mehr als ein unterstützendes Schlüsselergebnis haben. Da Ihre OKRs Ihre Hauptziele darstellen, legen Sie eine Zahl fest, die Sie in einem bestimmten Zeitraum, z. B. einem Quartal oder einem Jahr, gut erreichen können.

Sie sollten das Festlegen dieser Indikatoren sowohl auf Unternehmensebene als auch auf Teamebene praktizieren. Wenn das Ziel Ihres Unternehmens beispielsweise darin besteht, der führende Anbieter in Ihrer Branche zu sein, könnte der OKR Ihres Marketingteams darin liegen, eine erstklassige Produktdemo zu erstellen und diese einer bestimmten Personenanzahl zugänglich zu machen.

2. OKR-Architektur aufbauen

Im nächsten Schritt ist es essentiell, die OKRs auf Unternehmensebene mit den OKRs auf Teamebene abzugleichen. Die Top-Level-OKRs auf Unternehmensebene haben typischerweise einen zeitlichen Horizont von 12-36 Monaten. Diese sind der Grundpfeiler der Struktur, denn sie geben die Richtung vor, in die das Unternehmen gehen möchte.

Die Team-OKRs hingegen sind zeitlich kürzer ausgelegt mit einem Zeitraum von ungefährt 2-4 Monaten. Hierbei können zwar die Teams ihre eigenen OKRs definieren, diese sollten sich jedoch an den strategischen Unternehmenszielen orientieren. Schlussendlich sollte die Erfüllung der Team-OKRs auch zur Erfüllung der Unternehmens-OKRs führen.

3. OKR-Prozess aufbauen

Nachdem die Ziele gesetzt wurden, geht es im letzten Schritt nun darum, einen Prozess dafür aufzubauen. Dieser sollte agil aufgebaut sein, damit sowohl Teams als auch das Unternehmen die Möglichkeit haben, die OKRs an die sich verändernde Umgebung anzupassen.

Folgende Bestandteile sollte ein OKR-Prozess besitzen:

• Planung (OKR-Planning): In der Planung werden die OKRs auf Teamebene formuliert und mit den Unternehmenszielen synchronisiert.

• Status-Updates (Weekly OKR): Während des laufenden Zyklus sollten regelmäßige Status-Updates erfolgen, die Auskünfte an die wichtigen Stakeholder geben sollen.

• Überprüfung (OKR-Review): Am Ende eines Zyklus wird überprüft, ob und in welchem Ausmaß die Ziel erfüllt wurden. Auch wichtige Learnings sollten hier stattfinden.

• Retrospektive (OKR Retrospective): Die Retrospektive erlaubt es Teams und Unternehmen, den OKR-Prozess als Ganzes zu überprüfen und wenn notwendig wichtige Veränderungen durchzuführen.

OKR Beispiele im Überblick

Diese Methode ist bei der Steuerung großer, langfristiger Ziele sehr effektiv. Aber wie formuliert man überhaupt am besten OKRs? Hier dazu einige Beispiele:

Beispiel: Allbirds

Ziel: Die niedrigsten CO2-Ausstöße in unserer Branche erreichen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Versorgungskette und Versandinfrastruktur zu 100 % müllfrei gestalten.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 100 % Kohlenstoffausgleich für berechnete Kohlendioxidemissionen zahlen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 25 % des Materials sind kompostierbar.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 75 % des Materials sind biologisch abbaubar.

Beispiel: Zume Pizza

Ziel: Kunden begeistern. Sorgen Sie dafür, dass unsere Kunden mit unserem Service und Produkt so zufrieden sind, dass sie keine andere Wahl haben, als mehr Pizza zu bestellen und mit ihren Freunden über das Erlebnis zu schwärmen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Net Promoter Score (NPS) von 42 oder besser.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Eine Bestellungsbewertung von 4.6/5.0 oder besser.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 75 % der Kunden ziehen bei einem blinden Verkostungstest Zume dem Konkurrenten vor.

Beispiele für teambezogene OKRs

Wenn Sie eine Ebene tiefer gehen, sind OKRs, von den obersten Führungskräften bis hin zu Projektteams, gleichermaßen effektiv. So wie sie unser strategisches Denken lenken können, können sie auch unsere praktische Arbeit leiten. Hier sind einige Beispiele.

Beispiel: Marketing

Ziel: Markenbekanntheit steigern.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 1 Mio. Web-Besucher anziehen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 10-fache Anzahl der Social Media Follower erreichen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 1.000 Community-Mitglieder werben und einführen.

Beispiel: Produkt

Ziel: Große Produkteinführung am Ende des Quartals umsetzen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Empfehlungsrate liegt bei mindestens 8.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 40 % der monatlich aktiven Nutzer verwenden die neue Funktion.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Die Conversion Rate von 15 % auf 25 % erhöhen.

Beispiel: HR

Ziel: Die Wirkung und das Engagement der Angestellten fördern.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Die Mitarbeiterzufriedenheit um 20 % erhöhen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Teilnahmequote von 90 % bei Umfrage zum Mitarbeiterengagement erreichen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Positives Feedback von Managern verdoppeln.

Beispiel: Vertrieb

Ziel: Wiederkehrende Umsätze erhöhen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: 2 Mio. € monatlich wiederkehrende Einnahmen erreichen.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Jährliche Verlängerungen um 25 % steigern.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Kundenverlust um 10 % reduzieren.

Beispiele für persönliche OKRs

Die OKR-Methode ist nicht zwangsläufig auf den Arbeitsplatz beschränkt. Auf die Frage, wie er sein Privatleben verbessert hat, verriet John Doerr, dass er sein bewährtes System genutzt hat, um mehr Zeit mit seiner Familie zu verbringen. Also, wie formuliert man diese Indikatoren abseits vom Büro? John machte es wie folgt:

Ziel: Mehr wertvolle Zeit mit der Familie verbringen. Wie folgt gemessen:

• Schlüsselergebnis / Key Result: Um 18 Uhr zum Abendessen zu Hause sein, an 20 Abenden pro Monat.

• Schlüsselergebnis / Key Result: Wirklich präsent sein, indem das Internet ausgeschaltet wird, um Ablenkungen zu vermeiden.

Welche Vorteile bietet die OKR-Methode?

Nun zur großen Frage: Sollte Ihr Team über die Einführung von OKR nachdenken? Natürlich gibt es verschiedene Methoden zum Setzen von Zielen, die Ihr Team unterstützen können, aber die Vorteile helfen Ihnen bei der gemeinsamen Ausrichtung auf flexible Ziele, die sowohl falsifizierbar, fristgebunden und leicht messbar sind. Einer der größten Vorteile der OKR-Methode ist, dass ein Ziel (O) mit mehreren Schlüsselergebnissen (KRs) verbunden werden kann. Dadurch können Teams:

Umsetzbare Ziele schnell festlegen

Durch das klare Format wird es für Teams leichter, mit dem Festlegen und Anpassen ihrer OKRs zu beginnen. Wenn diese Methode für Sie noch neu ist, starten Sie am besten mit der vereinfachten Variante von Andrew Grove:

• Ich werde [Ziel] und meinen Fortschritt mit [Schlüsselergebnis/Key Result] messen.

Anstatt viel Zeit mit der Formulierung eines entsprechenden Satzes zu vergeuden, kann Ihr Team damit direkt durchstarten.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Ihnen Asana beim Setzen und Erreichen von Zielen helfen kann:

Auch besonders anspruchsvolle Ziele einfach setzen

Fordern Sie sich und Ihr Team heraus und wählen Sie mindestens ein besonders anspruchsvolles Ziel (auch Stretch Goal genannt) für Ihre KRs. Stretch Goals sind ganz besonders fordernde Ziele, bei denen Sie sich nicht gänzlich sicher sind, dass Sie sie erreichen können – und das ist auch OK! Wir bei Asana nehmen uns beispielsweise vor, 70 % unserer Ziele zu erreichen. Dadurch können wir sicher sein, dass unsere Vorhaben ambitioniert genug sind und gleichzeitig durch geeignetes Planning die Ziele für das kommende Quartal besser planen.

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern

In vielen Fällen werden sich Ihre Ziele auf Vorhaben beziehen, an denen mehrere Abteilungen arbeiten. Denken Sie an das Beispiel von Allbirds. Das Ziel des Unternehmens lautet Die niedrigsten CO2-Ausstöße in unserer Branche erreichen. Um es zu erreichen, müssen die Produkt-, Vertriebs-, Geschäftsabwicklungs- und Designteams zusammenarbeiten. Jedes dieser Teams wird wahrscheinlich individuelle KRs verfolgen, die zu ihrem gemeinsamen, zentralen Ziel beitragen.

Das Engagement der Mitarbeiter fördern

Da jedem Ziel mehrere KRs zugeordnet werden können, entscheiden sich viele Unternehmen beim Festlegen von OKRs für eine Hybrid-Methode. Das bedeutet, dass Leiter und Führungskräfte eines Unternehmens die Ziele festlegen, und die einzelnen Teams oder Mitarbeiter dann die wichtigen Ergebnisse (KRs) ausarbeiten, die zu diesen Zielen beitragen.

Mit dieser Herangehensweise (Top-Down/Bottom-Up) können Sie Ihre Mitarbeiter besser in den Zielsetzungsprozess miteinbeziehen und die intrinsische Motivation fördern. Die Mitarbeiter bekommen dadurch ein gutes Verständnis davon, wie ihre KRs mit den wichtigsten Unternehmenszielen verbunden sind. Außerdem sorgen Sie so für mehr Agilität und dafür, dass die KRs während des gesamten OKR-Zyklus nicht an Priorität verlieren.

Die tägliche Arbeit mit Team- und Unternehmenszielen verknüpfen

Am meisten profitieren Sie von diesem Modell, wenn Sie Ihre täglichen Aufgaben mit den strategischen Zielen Ihres Teams verknüpfen. Das beginnt schon dabei, dass OKRs Ziele mit jenen wichtigen Ergebnissen in Verbindung bringen, die zum Erreichen dieser Ziele beitragen. Aber um noch stärker von der OKR-Methode zu profitieren, können Sie einen Schritt weiter gehen: Verwenden Sie ein OKR-Tool, dass Ihre tägliche Arbeit und laufende Projekte mit Ihren Unternehmens- und Business-Zielen vernetzt und die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranbringt.

Aus diesem Grund haben wir Ziele in Asana entwickelt. Anstatt Ihre Ziele in Tabellen oder Powerpoint-Präsentationen verstauben zu lassen, können Sie mit der Ziele-Funktion in Asana Ziele einfach festlegen und Ihren Fortschritt messen. Und das alles an dem Ort, wo Sie auch Ihre täglichen Arbeitsvorgänge erfassen. Auch Startups profitieren von einer OKR Software. Diese können so von Anfang an das Modell zu nutzen und Transparenz in Hinblick auf ihre Unternehmensziele sicherzustellen.

Wie lässt sich das OKR-Modell umsetzen?

Thomas Edison hat einst gewitzelt, dass „Visionen ohne Umsetzung Halluzinationen sind“. Diese Idee hat Doerr und das OKR-Modell zutiefst inspiriert: Gute Ideen mit schlechter Umsetzung werden für immer genau das bleiben, was sie sind – Ideen.

Doerr sagt, dass der größte Einflussfaktor bei der Ausführung das Festlegen von Zielen sei – und damit im weiteren Sinne OKRs. Sie lenken unsere Aufmerksamkeit, legen die Zuständigkeit fest und zeigen diejenigen Aktivitäten auf, die den Fortschritt wirklich vorantreiben.

Dazu ist es bei Umsetzung beispielsweise wichtig, einen OKR Master zu ernennen. Diese Person ist dafür zuständig, dass die OKRs richtig im Unternehmen umgesetzt werden. Die Person führt die Methode ein und ist damit auch Teil vom OKR Planning.

„Wenn man es richtig macht, ist das Festlegen von Zielen ein sehr leistungsstarkes Werkzeug“, sagte Doerr zu Betterworks. „Jedes Teammitglied im Unternehmen kann seine Ziele mit den Unternehmenszielen verknüpfen, da es weiß, dass seine Arbeit einen direkten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens hat.“