Schon wieder eine Frist versäumt? Wir haben die Lösung.

Natürlich möchte niemand eine Frist versäumen. Doch trotz aller Bemühungen kommt es immer wieder zu Verzögerungen. Ganze 15 % der Arbeitnehmer verpassen Termine aufgrund von Faktoren wie zu vielen Meetings oder unklaren Prioritäten und Abläufen. Und obwohl eine Terminverschiebung nie besonders angenehm ist, ist sie manchmal doch unvermeidlich. 

Versäumte Fristen bedeuten zunächst einmal Stress. Die Lösung lautet jedoch nicht, sie ganz abzuschaffen. Als Führungskraft unterstützen Sie Ihr Team idealerweise bei der Festlegung von Fälligkeitsterminen, die es realistisch betrachtet einhalten kann, ohne sich dabei völlig zu überfordern. Sollte das Arbeitspensum so groß werden, dass das Versäumen von Fristen unvermeidlich ist, können Sie den Teammitgliedern dabei helfen, Prioritäten zu setzen, die wichtigsten Aufgaben untereinander aufzuteilen und zu erledigen.

Versäumte Fristen: Was spielt das für eine Rolle?

Fristen und Abgabetermine gibt es aus einem bestimmten Grund. Sie tragen zu einem reibungslosen Arbeitsablauf bei, indem sie festlegen, bis wann Aufgaben erledigt sein sollten. So kann das Team seine Tätigkeit genau planen und organisieren. Gleichzeitig motivieren diese Fristen die Beteiligten, konkrete Aufgaben zu Ende zu bringen, wodurch das Projekt vorankommt, ohne bei einer bestimmten Aufgabe stecken zu bleiben. 

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten ist das Versäumen von zu vielen Fristen. Das kann: 

• Zu Verzögerungen führen und Projekte gefährden.

• Die Arbeitsabläufe im Team und die Arbeitsabläufe in anderen Abteilungen stören. 

• Zu Engpässen führen und andere Teams daran hindern, ihre Aufgaben zu erledigen. 

• Mit der Zeit zu einem Vertrauensverlust führen, insbesondere wenn die Beteiligten das Gefühl haben, sich bei der Erledigung von Aufgaben nicht auf das Team verlassen zu können. 

• Die Stimmung im Team beeinträchtigen. 

Wenn Fristen zum Verhängnis werden

Fristen sollten dem Team helfen, die Übersicht über seine Tätigkeiten zu behalten. Sie sollten auf keinen Fall dazu führen, dass sich das Team von der Arbeit überfordert fühlt oder die Übersicht verliert. Das kann der Fall sein, wenn Beteiligte Fälligkeitstermine ohne Mitwirkung des Teams festlegen. Letztlich sind Fristen dann am effektivsten, wenn sie gemeinsam festgelegt werden. Dieser Grundsatz gilt insbesondere dann, wenn Beteiligte aus anderen Abteilungen oder Bereichen dem Team Aufgaben zuweisen. Durch die gemeinsame Einigung lassen sich realistische Termine festlegen, die das Team auch tatsächlich einhalten kann, damit Sie sich nicht in letzter Minute um die Bearbeitung von Anfragen kümmern müssen.

Wenn das nicht möglich ist oder das Team zur Unterstützung eines bestimmten Geschäftsbereichs eingesetzt wird, ist es hilfreich, wenn sich alle Beteiligten über die Ziele des Teams und des Unternehmens einig sind. So können die Beteiligten den wirklich wichtigen Aufgaben Vorrang geben, die den übergeordneten Unternehmenszielen dienen (anstatt Ihren Posteingang mit endlosen Aufgaben zu überfluten, die eine „hohe Priorität“ haben). 

Zu viele unrealistische Terminvorgaben nehmen dem Team die Handlungsfähigkeit und die Kontrolle über sein Arbeitspensum. Das ist eine der Hauptursachen für Überlastung und Burnout. Wer eine Frist versäumt, hat das Gefühl, ständig zu versagen und andere zu enttäuschen – selbst wenn eine angemessene Anzahl von Aufgaben bereits erledigt wurde. Auf lange Sicht kann diese Tatsache die Stimmung im Team nach unten ziehen. 

Warum werden Fristen versäumt? 

Entgegen der landläufigen Meinung ist das Versäumen von Fristen nicht immer auf eine falsche Arbeitsweise oder mangelnde Produktivität zurückzuführen. Zahlreiche Faktoren können dazu führen, dass Sie und Ihr Team Termine nicht einhalten, darunter:

• Unklare Prioritäten: Ihnen ist nicht klar, was besonders wichtig ist und woran Sie zuerst arbeiten sollten. 

• Änderungen beim Projektumfang: Ausweiten der Leistungen und Ergebnisse in einem Projekt oder Ändern der Anforderungen im Verlauf eines Vorhabens. 

• Fehlende Planung: Man nimmt sich nicht die Zeit, von einem Termin aus rückwärts zu rechnen und zu überlegen, was man bis wann erreicht haben muss. 

• Falsche Einschätzung: Unkenntnis darüber, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen. 

• Miteinander konkurrierende Prioritäten: Das Team hat zu viele Aufgaben mit hoher Priorität auf einmal zu bewältigen.

• Unrealistische Zeitvorgaben: Kurzfristige Anfragen, knappe Durchlaufzeiten und ähnliche Situationen, in denen das Team die anstehenden Aufgaben realistisch gesehen nicht fristgerecht erledigen kann. 

• Unvorhergesehene Hindernisse: Zwischenfälle, die eine Zwangspause erfordern – wie Softwarefehler, das Ausscheiden von Teammitgliedern oder andere unerwartete Schwierigkeiten. 

• Unmotivierte Beteiligte: Es fällt einem schwer, andere dazu zu bringen, Aufgaben pünktlich zu erledigen – vor allem, wenn man erst dann loslegen kann, nachdem die anderen ihre Aufgabe erledigt haben.

• Keine Zeit für konzentriertes Arbeiten: Zu viele Meetings und zu wenig Zeit, um wirklich etwas zu Ende zu bringen. 

Nie mehr Fristen verpassen – so geht’s!

Versäumte Fristen lassen sich nicht einfach durch brachiale Produktivität vermeiden. Statt einfach nur zu versuchen, schneller zu arbeiten und mehr zu schaffen, empfiehlt es sich, den tieferliegenden Problemen auf den Grund zu gehen, die erst zu dieser Problematik beitragen. Nur so lassen sich Aufgaben fristgerecht abliefern, ohne das Team zu überlasten und zu überfordern. 

So funktioniert’s: 

1. Prioritäten abklären

Klare Prioritäten helfen dem Team zu erkennen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, sodass es sich zuerst darum kümmern kann, bevor es sich anderen Aufgaben zuwendet. Diese Methode ist besonders dann hilfreich, wenn das Team viel zu tun hat und nicht alles auf Anhieb erledigt werden kann. Anstatt alles auf einen Schlag zu erledigen, sollten Sie versuchen, die Fälligkeitsdaten für Aufgaben mit geringerer Priorität zu verschieben – oder sie an ein anderes Team zu delegieren. 

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier erfahren Sie, wie Sie sich über die Prioritäten klar werden: 

• Die alltägliche Arbeit mit Zielen verknüpfen: Wer versteht, wie alltägliche Aufgaben mit Team- und Unternehmenszielen zusammenhängen, kann leichter erkennen, was wichtig ist und was nicht. So ist es zum Beispiel sinnvoll, einer Bildoptimierung Vorrang einzuräumen, wenn sie zum Unternehmensziel „Schnellere Ladezeit für die Website“ beiträgt. Um Arbeitszeit zu gewinnen, können Sie die Aufgabe einer weniger wichtigen Aufgabe, etwa der Gestaltung teaminterner Unterlagen, vorziehen. Diese Maßnahme bedeutet nicht, dass Sie Aufgaben mit geringerer Priorität ignorieren – vielmehr können Sie die Abgabetermine nach hinten verschieben, damit das Team mehr Zeit hat. 

• Die Aufgabenliste nach Prioritäten ordnen: Die Festlegung von Prioritäten funktioniert am besten, wenn man sie täglich vornimmt. Erstellen Sie doch mal eine Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Mit dieser Priorisierungsmethode lassen sich Aufgaben in vier Bereiche unterteilen: Erledigen, delegieren, planen und verwerfen. 

2. Mit der richtigen Methode Projekte und Fristen überwachen

Die konsequente Einhaltung von Fristen erfordert Planung – und die ist schwierig, wenn man nicht weiß, welche Aufgaben anstehen und wie lange die Bearbeitung dauern wird. Um Klarheit zu schaffen, sollten Sie all Ihre Projekte und Fristen an einem zentralen Ort zusammenfassen. So sehen Sie auf einen Blick, woran Sie derzeit arbeiten, was ansteht und wie viel Zeit das Team für die Bereitstellung der einzelnenErgebnisse noch hat. 

3. Fristen und Termine müssen stimmen

Fristen sollten nicht willkürlich gesetzt werden. Vielmehr sollten die Teammitglieder verstehen, warum Sie bestimmte Fälligkeitstermine gewählt haben, damit sie genug Kontext (und Motivation) haben, um die Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Wenn das Team weiß, dass die Fristen nicht echt sind, ist der Druck, sie einzuhalten, geringer – und mit der Zeit werden die Teammitglieder vielleicht sogar anfangen, die Fristen ganz zu ignorieren. 

Fälligkeitstermine haben immer einen Zweck, auch wenn es keine echte Frist gibt, die man einhalten muss. Zudem können sie Ihnen dabei helfen, Teamziele und Meilensteine zu erreichen – wie etwa das Verfassen einer bestimmten Anzahl von Artikeln pro Monat. Auch wenn kein Druck von außen besteht, den jeweiligen Artikel termingerecht zu veröffentlichen, helfen festgesetzte Fristen dem Team, seine eigenen Zeitpläne aufzustellen und konsequent Fortschritte bei der Arbeit zu machen. 

4. Realistische Fälligkeitstermine setzen

Wer Fristen konsequent einhalten will, muss sicherstellen, dass er genügend Zeit für die Erledigung der Aufgaben einplant. Bei der Festlegung von Terminen fällt man leicht dem sogenannten „Planungsfehlschluss“ zum Opfer – einem psychologischen Phänomen, bei dem man die Zeit unterschätzt, die man für eine Aufgabe benötigt, obwohl man aus der Vergangenheit ganz genau weiß, dass ähnliche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch genommen haben. Anstatt aufgrund dieser Erfahrung eine realistische Frist zu wählen, denkt man, dass die Dinge „dieses Mal“ anders liegen und man schneller arbeiten kann. 

Der erste Schritt zur Vermeidung des Planungsfehlschlusses besteht darin, sich dessen bewusst zu werden – wenn man weiß, dass es ihn gibt, kann man besser damit umgehen, wenn es dazu kommt. Zudem ist es definitiv besser, immer etwas mehr Zeit einzuplanen, als man voraussichtlich brauchen wird. 

5. Abhängigkeiten nachvollziehen

Projektabhängigkeiten sind Aufgaben, die auf die Fertigstellung von anderen Aufgaben angewiesen sind. App-Entwickler führen beispielsweise vor der Fertigstellung des Produktdesigns Nutzertests durch. Erst wenn eine Aufgabe erledigt wurde, kann die andere in Angriff genommen werden. Kommt es bei der ersten Aufgabe jedoch zu einer Verzögerung, muss auch die zweite verschoben werden. 

Bei der Ausarbeitung Ihres Projektablaufplans sollten Sie die Abhängigkeiten kennen, damit Sie dafür sorgen können, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden. Dadurch lassen sich Engpässe vermeiden und ein kontinuierlicher Arbeitsfortschritt erzielen. 

6. Ablenkungen beseitigen, um die Konzentration zu verbessern

Heutzutage sind Ablenkungen in unserem schnelllebigen Arbeitsumfeld leider eher die Regel als die Ausnahme. Benachrichtigungen von verschiedenen Apps wie E-Mail und Slack beherrschen den Arbeitstag: Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer hat sogar das Gefühl, sofort auf Benachrichtigungen reagieren zu müssen. Mehr als ein Drittel fühlt sich von ständigen Pings überfordert. 

Es kostet Sie jedes Mal Nerven, wenn Sie Ihre Benachrichtigungen abrufen, und es kann mehr als 20 Minuten dauern, bis Sie nach einer Unterbrechung wieder richtig bei der Sache sind. Wer also innerhalb einer Stunde dreimal in Slack nachsieht, kann unter Umständen nicht wirklich etwas bewegen. 

Probieren Sie doch mal die folgenden Methoden aus. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weniger abgelenkt ist und sich besser auf das Wesentliche konzentrieren kann:

• Bestärken Sie Ihr Team darin, den „Nicht stören“-Modus für Kommunikations-Apps wie Slack und E-Mail-Konten zu verwenden.

• Legen Sie Ihr Smartphone in eine Schublade oder aus dem Blickfeld, damit Sie gar nicht erst in Versuchung kommen, Nachrichten oder Social Media zu checken. Studien zeigen, dass allein der Anblick des Smartphones in unmittelbarer Nähe die Konzentration beeinträchtigen kann. 

• Blockieren Sie Zeitabschnitte in Ihrem Kalender, um in den Flow-Zustand zu kommen und konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. So wissen andere Personen, dass sie unter Umständen nicht sofort eine Antwort von Ihnen bekommen. 

• Führen Sie Apps und Tools in einer praktischen Work-Management-Plattform zusammen, um den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendugnen zu minimieren. 

• Führen Sie ein Meeting-Audit durch, um unnötige Besprechungen zu streichen und im Kalender Raum und Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. 

7. Zeitmanagement-Strategien ausprobieren

Wer Termine einhalten will, muss in der Lage sein, seine Zeit einzuteilen. Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter zum chronischen Aufschieben neigt, sollten Sie eine dieser Zeitmanagement-Strategien ausprobieren, die Ihnen helfen, immer am Ball zu bleiben: 

• Die Pomodoro-Technik: Planen Sie 25-minütige Arbeitsblöcke und 5-minütige Pausen ein.

• Time Blocking: Teilen Sie Ihren Tag in Zeitblöcke ein. 

• Timeboxing: Erstellen Sie eine „Box“, in der Sie eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigen wollen. 

• Den „Frosch“ zuerst essen: Erledigen Sie die schwierigste Aufgabe, bevor Sie sich um andere Aufgaben kümmern. 

• Das Pareto-Prinzip: Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben, um die Zeit optimal zu nutzen. 

• Die GTD-Methode: Notieren Sie alles, was Sie zu tun haben, an einem Ort. So haben Sie den Kopf frei und können Ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen. 

Richtig reagieren, wenn man eine Frist versäumt

Dass Fristen nicht eingehalten werden, passiert jedem hin und wieder. Selbstvorwürfe oder Schuldzuweisungen bringen Sie da nicht weiter. Vielmehr sollten Sie die Teammitglieder ermutigen, die folgenden Punkte zu beachten. So können Sie vorankommen, proaktiv mit der Situation umgehen und die Konsequenzen für alle Beteiligten in Grenzen halten. 

1. Sagen Sie gleich Bescheid, wenn Sie merken, dass Sie die Frist nicht einhalten können. Je früher Sie Bescheid geben, desto besser. So haben die Beteiligten Zeit, ihren eigenen Zeitplan auf die Verzögerung abzustimmen. 

2. Gründe erläutern. Wenn Sie eine Frist versäumen, sollten Sie eine entsprechende Erklärung abgeben. Fassen Sie sich aber kurz, damit Sie sich auf eine Lösung konzentrieren können, anstatt mit dem Finger auf andere zu zeigen. 

3. Lösungen anbieten. Überlegen Sie, was Sie als Ausgleich für die verursachten Unannehmlichkeiten, die durch die Fristüberschreitung entstanden sind, anbieten können. So könnten Sie etwa eine Rohfassung dessen, was Sie bisher fertiggestellt haben, einreichen oder die Frist für eine noch bessere Fassung verlängern. 

4. Beurteilen Sie Ihre Prioritäten. Schlagen Sie eine neue (realistische) Frist vor. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Aufgaben, die anstehen. Wann können Sie realistisch gesehen mit der Fertigstellung der Aufgabe rechnen, wenn Sie alles andere im Griff haben? Wenn Sie eine neue Frist festlegen, können Sie (und die Beteiligten) besser planen, wie es weitergehen soll. So müssen Sie sich nicht ständig Gedanken über eine überfällige Aufgabe machen oder sich abhetzen, um sie so schnell wie möglich zu erledigen. 

5. Aktualisieren Sie Ihren Projektablaufplan und alle Abhängigkeiten. Ist die versäumte Frist Teil eines größeren Projekts, sollten Sie andere Aufgaben darauf abstimmen, dass noch genügend Zeit bleibt, um alles zu erledigen. Nehmen wir an, jemand ist auf Sie angewiesen, um eine Aufgabe zu beginnen. Dann braucht diese Person unter Umständen mehr Zeit, wenn Sie Ihre Frist versäumen. 

6. Machen Sie sich nicht selbst fertig. Jeder Mensch versäumt hin und wieder mal eine Frist. Hauptsache, man lernt aus seinen Erfahrungen und ändert sein Vorgehen für das nächste Mal. 

Fristen als nützliches Tool einsetzen 

Fristen sind kein Feind, sondern ein organisatorisches Hilfsmittel. Die Festlegung klarer und realistischer Fristen kann helfen, die Arbeit des Teams im Griff zu behalten und einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Fälligkeitsdaten sorgen also nicht für zusätzlichen Stress, sondern für Struktur und dafür, dass alle erfolgreich an einem Strang ziehen.