Was ist Lean-Portfoliomanagement (LPM)? 6 Schritte für den Einstieg

Lean-Portfoliomanagement (LPM) ist eine neue Methode, mit der Unternehmensportfolios verwaltet werden können, um Effizienz zu steigern und Kundenzufriedenheit zu fördern. LPM wurde von der Lean-Methode inspiriert, die zwar klein begonnen hat, aber sich schnell zu einem verbreiteten Verfahren entwickelt hat.

Lean-Management begann damit, dass Ingenieure bei Toyota ein System entwickelten, um Verschwendung in ihrer Fertigungslinie zu reduzieren. Die Lean-Methode fand schnell großen Anklang und andere Branchen fingen an, die Prinzipien auf ihre Projekt-Workflows anzuwenden. In diesem Artikel werden wir erläutern, wie auch Sie Lean-Portfoliomanagement umsetzen können, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Worum handelt es sich bei der Lean-Methode?

Die Lean-Methode hat das Ziel, Verschwendung im Workflow Ihres Unternehmens zu minimieren und den Nutzen für Kunden zu steigern. Japanische Ingenieure haben die Lean-Methode erstmals bei Toyota entwickelt, aber John Krafcik – Präsident und CEO von Hyundai Motor America – brachte „Lean“ in seinem Artikel „Triumph of the Lean Production System“ aus dem Jahr 1988 ins Projektmanagement ein.

Es gibt fünf Prinzipien (oder Schritte), die die Lean-Methode ausmachen:

1. Wert identifizieren: Bestimmen Sie den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung.

2. Wertstrom abbilden: Fertigen Sie ein Diagramm Ihres Workflows an und vergleichen Sie es mit Ihrem idealen Workflow.

3. Workflow entwickeln: Beseitigen Sie Verschwendung aus Ihrem Workflow, um Effizienz zu fördern.

4. Arbeit rüberziehen: Ziehen Sie Arbeit per Pull-System aus der vorherigen Prozessphase, um sie durch den Projektlebenszyklus zu bewegen.

5. Stetige Verbesserungen: Nehmen Sie kontinuierliche Verbesserungen an Ihrem Workflow vor.

Egal, ob Sie ein Projekt oder ein Portfolio managen: Sie können diese Prinzipien einsetzen, um Schwachstellen in Ihren Prozessen aufzudecken und all das zu entfernen, was Ihrem Projekt keinen Mehrwert bringt.

In Verbindung mit Portfoliomanagement-Tools kann LPM Ihnen dabei helfen, Verschwendung in Ihrem Workflow im Handumdrehen zu identifizieren und Ihre Systeme zu optimieren.

Was ist Lean-Portfoliomanagement (LPM)?

Beim Lean-Portfoliomanagement handelt es sich um eine Erweiterung der Lean-Methode. LPM nutzt die fünf Prinzipien von „Lean“, um die Unternehmensstrategie mit der Ausführung von Projekten zu verknüpfen. Als Portfoliomanager können Sie Lean-Prinzipien einsetzen, um Unternehmensstrategien zu bewerten und angemessene Budgets für die Ausführung dieser Strategien zuzuteilen.

Lean-Portfoliomanagement hat drei Dimensionen:

• Strategie und Investitionsfinanzierung: Passen Sie sowohl das Portfolio selbst als auch dessen Finanzierung so an, dass Sie Geschäftsziele erreichen.

• Agile-Portfoliooptimierung: Geben Sie Agile-Teams die Möglichkeit, sich bei Veränderungen anzupassen und Probleme umgehend anzugehen, sobald diese auftreten.

• Lean-Governance: Legen Sie Leitlinien für Ausgaben, Audits, Compliance und Betriebskostenprognosen fest.

Die Umsetzung von Lean-Portfoliomanagement wird einige Zeit in Anspruch nehmen – besonders dann, wenn Ihr Team ein traditionelles Portfoliomanagementsystem gewöhnt ist. Sobald die neue Methode jedoch übernommen wurde, kann diese Ihnen dabei helfen, Gemeinkosten einzusparen und Verzögerungen zu reduzieren.

Nachfolgend finden Sie die Unterschiede zwischen einem traditionellen und einem Lean-Portfolio. Diese helfen Ihnen zu identifizieren, welche Methode für Ihr Team optimal ist.

Das Lean-Modell kann außerdem Ihre Investitionen der Unternehmensstrategie anpassen und den Kundennutzen erhöhen.

Die 6 Schritte für den Einstieg in Lean-Portfoliomanagement

Stellen Sie sich Lean-Portfoliomanagement wie eine Autoreparatur vor. Es gibt Anpassungen, die Sie hier und da vornehmen müssen, um das Fahrzeug zum Laufen zu bringen. Diese sechs Schritte können Ihnen dabei helfen, Lean-Portfoliomanagement für Ihr nächstes Projekt umzusetzen.

1. Versammeln Sie Ihre Führungskräfte

Eine Autoreparatur kann Monate dauern, wenn Sie nicht die Unterstützung von Experten mit dem nötigen mechanischen Fachwissen haben. Genauso ist auch Lean-Portfoliomanagement einfacher, wenn Sie sich auf ein sinnvoll zusammengestelltes Team verlassen können.

Ihr erster Schritt beim Portfoliomanagement sollte darin bestehen, dass Sie eine Gruppe von finanziell versierten Führungskräften zusammenstellen, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Unternehmensstrategie mit der Ausführung des Projekts zu verknüpfen.

Tipp: Um ein starkes Portfolioführungsteam zusammenzustellen, sollten Sie die Stärken der internen Teammitglieder einschätzen oder sich mit Ihrem Personalverantwortlichen zusammensetzen, um neue Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualitäten einzustellen. Portfoliomanager müssen über exzellente Fertigkeiten bezüglich Datenerhebung, Monitoring der Projektleistung und Einflussnahme auf die Verantwortlichen des Prioritätenmanagements verfügen.

2. Finden Sie Finanzierungsmöglichkeiten

Auch wenn Sie ein Expertenteam für Ihre Autoreparatur um sich herum versammelt haben, können Sie nicht loslegen, bevor Sie über die nötigen Gelder zur Beschaffung von Werkzeugen und Ersatzteilen verfügen. Lean-Portfoliomanagement ist ebenfalls auf eine angemessene Finanzierung angewiesen, um Ihre Unternehmensstrategie in die Tat umzusetzen.

Sobald Sie wissen, welche Projekte die höchsten Kosten nach sich ziehen und die höchste Priorität für wichtige Beteiligte haben, sollten Sie das Unternehmensbudget schätzen, um mit gutem Gewissen Ressourcen zuteilen zu können.

Tipp: Wenn wir von Finanzierungsmöglichkeiten sprechen, meinen wir normalerweise die Suche innerhalb der vorhandenen Unternehmensressourcen und die Beurteilung, wie das Projekt innerhalb des Budgets stattfinden kann. Falls das Unternehmensbudget ein Projekt oder bestimmte Bestandteile eines Projekts nicht abdecken kann, sprechen Sie mit dem Projektmanager darüber, wie Sie das Projekt umstrukturieren können.

3. Schaffen Sie eine operative Struktur

Da Sie nun über das Fachteam und die nötigen finanziellen Mittel verfügen, um mit der Autoreparatur loszulegen, sollten Sie eine Strategie für die eigentliche Reparatur entwickeln. Werden Sie mit dem Motor oder mit dem Vergaser beginnen? Wird das gesamte Team zusammenarbeiten oder jedes Mitglied an einem ihm zugewiesenen Fahrzeugteil werkeln?

Auch für Ihr Unternehmensportfolio brauchen Sie eine Strategie. Diskutieren Sie mit Ihrem Führungsteam, wie Sie zu einer der Lean-Methode entsprechenden operativen Planung übergehen können. Stützen Sie sich dabei auf die fünf Prinzipien der Lean-Methode und identifizieren Sie die Stellen in Ihrem ursprünglichen Portfoliomanagement, die zu Verschwendung führen können.

Tipp: Kundenzufriedenheit sollte beim Aufbau einer operativen Struktur, die Lean-Portfolioleistung fördert, Ihre höchste Priorität sein. Nutzen Sie Kundenfeedback, um operative Abläufe zu verbessern, und priorisieren Sie Agile-Methoden, damit Ihr Portfolio-Flow anpassbar ist.

4. Implementieren Sie einen Lean-Workflow

Dank Ihrer Strategie kann Ihr Team nun mit der Autoreparatur beginnen. Falls die letzte von Ihnen vorgenommene Fahrzeugreparatur zu lange dauerte, weil zu viele Personen ihre Köpfe unter die Haube gesteckt hatten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Strategie jedem Teammitglied einen eigenen Aufgabenbereich zuteilt. Während Sie einen Blick unter die Haube werfen, können Sie jemand anderen damit beauftragen, die Unterseite des Fahrzeugs in Angriff zu nehmen, und eine weitere Person kann am Innenraum arbeiten. Eine derartige Planung sorgt für eine schnellere und effizientere Reparatur.

Um Ihren Lean-Workflow zu erstellen, sollten Sie unnötige Arbeitsschritte oder Ineffizienzen aus Ihrem Portfoliomanagementprozess entfernen. Wenn Sie z. B. in der Vergangenheit Probleme mit der fristgerechten Priorisierung von Projekten hatten, weil Sie keine rechtzeitigen Benachrichtigungen vom Projektmanager erhielten, können Sie ein Pull-System einrichten, das Sie benachrichtigt, sobald ein vorausgehender Schritt im Prozess abgeschlossen ist.

Tipp: Sie können ein Pull-System mit einer Portfoliomanagement-Software einrichten. Kanban-Tools oder Gantt-Diagramme können Ihnen dabei helfen, die einzelnen Phasen Ihres Portfoliomanagementprozesses zu visualisieren. Schaffen Sie Projektabhängigkeiten, um Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn mit dem nächsten Schritt eines Prozesses begonnen werden kann.

5. Bieten Sie Nachbesserungen und Klarheit

Sobald Ihre Fahrzeugreparatur abgeschlossen ist, möchten Sie mit Ihrem frisch reparierten Auto sicherlich eine Probefahrt machen. Hierbei können Sie auf Geräusche oder andere Dinge achten, die sich nicht ganz richtig anfühlen. Anschließend können Sie das Auto zurück zur Werkstatt fahren, um ihm dort den letzten Feinschliff zu verleihen und so sicherzustellen, dass es auch wirklich verkehrstüchtig ist.

Mit einem Fokus auf Lean-Initiativen wollen Sie erreichen, dass Ihr Portfoliomanagement-Workflow reibungslos abläuft. Aber da dieses Konzept eine Anpassung für Ihr Team bedeutet, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit für Klarheit und Nachbesserungen sorgen müssen, um dem Prozess den letzten Schliff zu geben. Operative Exzellenz kann nur mit Flexibilität und einem ständigen Streben nach Verbesserung erreicht werden.

Tipp: Nutzen Sie bewährte Methoden für Change Management, um den Übergang vom traditionellen zum Lean-Portfoliomanagement vorzunehmen. Mit einem Change-Management-Prozess können Sie den Übergang zu LMP so reibungslos wie möglich gestalten.

6. Feiern Sie Verbesserungen

Egal, ob es sich um eine Autoreparatur oder ein Produktergebnis handelt: Wann auch immer Sie ein Projekt abschließen, ist es wichtig, Ihren Erfolg gebührend zu feiern. Es ist ein Erfolgserlebnis zu sehen, wie ein Auto die Straße entlang saust, nachdem es eine Ewigkeit im Stillstand auf dem Schrottplatz verbracht hat. Und es ist ebenso eine lohnende Erfahrung, wenn Ihre Unternehmensstrategie zum Leben erweckt wird und Sie einen Kunden mit Ihrer Lean-Planung zufriedenstellen.

Tipp: Selbst wenn Ihr Projekt nicht ganz nach Plan verläuft, sollten Sie aus begangenen Fehlern lernen, um so Ihr nächstes Projekt zu optimieren und die künftige Entscheidungsfindung zu verbessern. Wenn Sie eine Vision für Ihr Portfolio haben und es immer weiter zu verbessern suchen, dann lohnt es sich, auch Projekte zu feiern, die nicht direkt zu einer Wertsteigerung führen.

Verbessern Sie Ihren Agile-Workflow mit Lean-Portfoliomanagement

Für den Übergang zum Lean-Portfoliomanagement brauchen Sie Geduld und Konzentration. Wenn Sie jedoch die Lean-Prinzipien verfolgen, können Sie Ihren Agile-Workflow verbessern und den Wert der von Ihnen abgelieferten Arbeit steigern.

Mit einer Portfoliomanagement-Software haben Sie eine navigierbare Roadmap mit allen nötigen Funktionen – inklusive Projekt-Monitoring in Echtzeit, Kundenkommunikation und Teamfreigabe – zur Hand, die Sie direkt auf Erfolgskurs bringen wird.