Was es mit Inbox Zero wirklich auf sich hat

Inbox Zero: Was ist das? Der Heilige Gral der Produktivität? 

Wenn Sie sich mit zehn verschiedenen Fachleuten über Inbox Zero, also dem Prinzip des leeren Posteingangs unterhalten, werden Sie zehn verschiedene Meinungen dazu erhalten. Das liegt daran, dass E-Mails für die meisten Berufstätigen eng mit dem persönlichen Berufsalltag verknüpft sind. Jeder hat seine Eigenheiten, wenn es um die Organisation und Verwaltung des eigenen Posteingangs geht. Überrascht es da, dass eine Methode wie Inbox Zero derartig polarisiert?

In diesem Artikel tauchen wir tiefer in das Was, Wie und Warum bezüglich der Inbox-Zero-Methode ein. Erfahren Sie mehr über die Geschichte des Begriffs, bevor Sie sich näher damit befassen, wie Sie das volle Potenzial der Methode ausschöpfen können.

Was ist Inbox Zero? 

Zero Inbox polarisiert so stark, weil verschiedene Personen unterschiedliche Definitionen dafür haben. Wenn Sie den Begriff noch nie gehört hätten und über ihn in einem Artikel gestolpert wären, würden Sie möglicherweise denken, dass es sich bei Inbox Zero buchstäblich um einen leeren Posteingang mit keinerlei darin enthaltenen E-Mails handelt. Aber Inbox Zero bezieht sich nicht wirklich auf die Anzahl der E-Mails in Ihrer Inbox – die Methode legt den Schwerpunkt eher auf den Zusammenhang zwischen Ihrem Geist und Ihrem Posteingang.

Inbox Zero – Definition

Der Begriff „Inbox Zero“ wurde von Merlin Mann in seinem Blog und Podcast 43 Folders geprägt. In einer Artikelreihe argumentiert Mann, dass Ihr E-Mail-Posteingang nicht das einzig Wichtige ist. Indem Sie Ihren Posteingang eher locker betrachten, können Sie in der Tat Ihr Zeitmanagement verbessern und E-Mails besser nutzen. Eine vielversprechende Methode liegt darin, eingehende E-Mails zu archivieren und zu kategorisieren, um somit Ihren Posteingang zu leeren. 

Hier ist nennenswert, dass es nicht wirklich Manns Ziel ist, eine konstant leere Inbox zu haben. Tatsächlich hat Mann selbst Berichten zufolge einen ziemlich chaotischen Posteingang. Beim Zero-Inbox-Ansatz geht es darum, Ihren Posteingang für Sie arbeiten zu lassen, indem Sie z. B. Ihre eingehenden E-Mails organisieren, kategorisieren und sortieren. 

Inbox Zero vs. Getting Things Done (GTD)

Sowohl Inbox Zero als auch die GTD-Methode legen den Schwerpunkt auf die Reduzierung mentaler Belastung. Tatsächlich wurde Manns Zero-Inbox-Prinzip von David Allens GTD-Methode inspiriert. 

Die GTD-Methode nutzt fünf Schritte, um Arbeit zu kategorisieren. Allens Ziel ist es, ein mentales Durcheinander zu beseitigen, indem Zuständigkeiten und Termine transparent einsehbar sind. Dafür empfiehlt er die Verwendung eines externen Tools – wie eine To-do-Liste. Somit können Sie einen größeren Anteil Ihrer mentalen Anstrengung auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, anstatt darauf, sich an das zu erinnern, was überhaupt erledigt werden muss. 

Lassen Sie Ihren Posteingang für Sie arbeiten

Sinn von Inbox Zero ist es, Ihre Perspektive in Bezug auf Ihren Posteingang zu verbessern. Um das zu bewirken, müssen Sie Ihren Posteingang für Sie arbeiten lassen. Sie sollten Ihre E-Mail-Inbox weniger als etwas betrachten, das Sie ständig überprüfen müssen, und eher als Aufbewahrungsort für Informationen sehen, die Sie prüfen können, wenn Sie die Zeit – und den Kopf dafür frei – haben. Denn nur dann sind Sie wirklich effektiv. 

Das ist einfacher gesagt als getan. Gemäß unserer Recherche führen in der Tat 80 % von Wissensarbeitern ihre Arbeit mit einem nebenher geöffneten Posteingang aus. Wenn das auch auf Sie zutrifft, verwenden Sie Ihren Posteingang jedoch stellvertretend für eine To-do-Liste – was zur sogenannten „Inbox-Überlastung“ führt.

Das fehlende Puzzleteil: Work Management

Das Problem mit Inbox Zero ist der E-Mail-Posteingang selbst. Ein Posteingang ist nicht dasselbe wie eine organisierte Aufgabenliste, die Ihnen bei der Priorisierung von wirkungsvoller Arbeit hilft. Stattdessen handelt es sich bei Ihrem Posteingang eher um ein System, das wichtige Benachrichtigungen bezüglich Ihrer Arbeit erfasst. 

Damit Ihr Arbeitsalltag weniger von Ihrem Posteingang abhängig ist, benötigen Sie ein besseres System zur Arbeitsorganisation. Indem Sie Ihre Aufgaben auf effektivere Weise erfassen, kategorisieren und nachverfolgen, müssen Sie weniger überlegen, was zu tun ist, und haben mehr Zeit für das Erledigen Ihrer wirklich wichtigen Aufgaben.

Hier kommt Work Management ins Spiel.

Work Management ist ein systematischer Ansatz, um Ihre Workflows zu organisieren und zu koordinieren und so die Arbeit zu erledigen, die am wichtigsten ist. Ein Work Management Tool wie Asana wurde geschaffen, um Ihnen beim Organisieren und Verwalten Ihrer Teamarbeit zu helfen. Im Gegensatz zu Ihrem E-Mail-Posteingang wurden Tools wie Asana erstellt, um Sie dabei zu unterstützen, Aufgaben zu erfassen und zu organisieren, damit Sie mehr Zeit für wichtige, produktive Tätigkeiten haben. 

Mit effektivem Work Management wird der von Ihnen auf Arbeit rund um die Arbeit verwendete Zeitaufwand drastisch reduziert. So verbringen Sie nicht länger 60 % Ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit, wie dem Versenden von E-Mails, dem Einholen von Genehmigungen über E-Mails, oder der Suche nach Dokumenten im Posteingang. Stattdessen befinden sich all Ihre Informationen an einem Ort. Im Endeffekt verbringen Sie somit weniger Zeit mit der Organisation von Aufgaben und mehr Zeit mit der Umsetzung von Aufgaben. 

Inbox Zero mit Work Management richtig anwenden

Es gibt zwei Wege, das Konzept von Inbox Zero mittels Work Management in die Realität umzusetzen: das Kategorisieren von E-Mails und mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten.

E-Mails kategorisieren

Wir haben bereits erwähnt, dass Ihr Posteingang kein Aufgabenverwaltungssystem ist – auch wenn ihn viele von uns so behandeln. E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationstool, mit dem wahrscheinlich der Großteil Ihrer Arbeit beginnt und endet. Aber für sich allein genommen reichen E-Mails nicht aus. 

Um das Beste aus Ihrem Posteingang herauszuholen, sollten Sie ihn mit einem Work Management Tool kombinieren, das speziell für die Organisation von Teamarbeit entwickelt wurde. Auf diese Weise können Sie Arbeitsvorgänge effektiver organisieren und ausführen, ohne sich den Kopf über einen überfüllten Posteingang zu zerbrechen.

Sie können damit beginnen, wenn Sie Ihre E-Mails checken. Versuchen Sie nicht, Ihre Arbeit dabei gleich zu erledigen, sondern konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Kategorisieren und Sortieren von E-Mails mithilfe folgender Einteilung:

• Erledigen: Dies repräsentiert Aufgaben, die Sie erledigen müssen oder an denen Sie gerade arbeiten. Falls die E-Mail etwas beinhaltet, dass Sie tun müssen, fügen Sie diese Aufgabe zu Ihrem Work-Management-System hinzu, damit Sie den Fortschritt und Ihre Prioritäten festhalten können. Halten Sie nach einem Work Management Tool Ausschau, das mit Ihrem E-Mail-Programm integriert werden kann, wie Asana für Gmail oder Asana für Outlook. 

• Verschieben: Hier kommen Ihre täglichen Prioritäten ins Spiel. Geht es in der E-Mail um etwas, das erledigt werden muss, aber nicht zu Ihren täglichen Prioritäten gehört? Verschieben Sie es auf einen anderen Tag, an dem Sie sich mit dieser Aufgabe befassen können. Lassen Sie die E-Mail jedoch nicht in Ihrem Posteingang liegen. Erfassen Sie die verschobene Aufgabe in Ihrem Work Management Tool – mit Abgabefrist und allem, was dazu gehört – und antworten Sie dem Sender, dass Sie sich darum kümmern werden. Anschließend archivieren Sie die E-Mail, um Ihren Posteingang aufzuräumen.

• Delegieren: Beim Delegieren handelt es sich um ein wirkungsvolles Mittel, um sicherzustellen, dass die Arbeit von der richtigen Person erledigt wird. Manchmal mag eine Aufgabe keine Priorität für Sie sein – aber für Ihr Team. Erwägen Sie, ob Sie diese Aufgabe an ein Teammitglied delegieren können. 

• Löschen: Geht es in der E-Mail um etwas, das Sie schnell beantworten und hinter sich lassen können? Ist eine Antwort überhaupt nötig? Wann immer möglich, sollten Sie E-Mails löschen oder archivieren, damit sie Ihren Posteingang nicht unnötig verstopfen. 

Sobald Sie Ihren Posteingang kategorisiert haben, werden Sie feststellen, dass dieser nicht nur ordentlicher aussieht, sondern auch, dass all Ihre umsetzbaren Aufgaben in einem Work-Management-System erfasst sind. Von dort aus können Sie wirkungsvolle Aufgaben schnell und effektiv ausführen. 

Mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten schaffen

Die Mehrheit (80 %) der Wissensarbeiter weltweit arbeitet standardmäßig mit geöffnetem Posteingang. Wenn wir eine Benachrichtigung erhalten, checken wir direkt den Posteingang, egal woran wir gerade gearbeitet haben. 

Wenn wir davon sprechen, Ihren Posteingang für Sie arbeiten zu lassen, geht es jedoch darum, Ihre Zeit und mentale Energie wertzuschätzen. Indem Sie Ihren Posteingang geöffnet lassen und direkt auf Benachrichtigungen antworten, geben Sie Ihrem Geist nicht die Chance, sich auf wichtige Tätigkeiten zu konzentrieren. Sie versuchen sich im Multitasking – was nicht wirklich funktioniert. 

Multitasking ist ein Mythos. Tatsächlich besteht es lediglich aus dem raschen Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben. Und bei jedem Versuch, es doch zu schaffen, zahlen Sie einen „Preis“ dafür – und zwar in Form von Zeit und Energie. Deswegen ist „Monotasking“ fast immer effizienter: Fokussieren Sie sich solange auf eine Aufgabe, bis Sie diese erledigt haben, und sparen Sie sich die unnötigen Kosten.”

Um von der Inbox-Zero-Methode zu profitieren und Ihre Inbox für Sie arbeiten zu lassen, müssen Sie sich von der Idee verabschieden, dass Ihr E-Mail-Posteingang Ihre Priorität Nr. 1 ist. Setzen Sie stattdessen Grenzen für sich selbst und Ihrem Posteingang, indem Sie:

• Benachrichtigungen deaktivieren. Benachrichtigungen reißen uns aus dem Flow-Zustand heraus und unterbrechen konzentriertes Arbeiten. Eine der besten Möglichkeiten für einen leeren Posteingang ist das Reduzieren oder Deaktivieren Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen. Bestandteil von Inbox Zero ist ein zweckmäßiges Checken Ihrer E-Mails. Indem Sie die Benachrichtigungen abstellen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht aus dem Flow herausgerissen werden. So geraten Sie nicht in Versuchung, Ihre E-Mails zu checken, obwohl Sie gerade mit wichtiger Arbeit beschäftigt sind. 

• Time Blocking zur Verkürzung Ihrer E-Mail-Antwortzeit einsetzen. Time Blocking ist eine Zeitmanagementstrategie, mit der Sie Aufgaben gruppieren und einen Zeitraum für diese in Ihren Kalender eintragen. Versuchen sie z. B. jeden Morgen einen einstündigen Zeitblock zum Überprüfen und Beantworten wichtiger E-Mails einzurichten. Im Anschluss können Sie sich voll konzentriert an Ihre anderen wichtigen und wirkungsvollen Aufgaben machen. Planen Sie am Ende des Tages einen 30-minütigen oder einen weiteren einstündigen Zeitblock, je nachdem, wie viele E-Mails Sie täglich erhalten. So haben Sie die Möglichkeit zur Beantwortung von E-Mails, die im Laufe des Tages eingegangen sind, sind weiterhin reaktionsfähig und behalten den Überblick über Ihren Posteingang, ohne dass er Sie durchgängig beschäftigt. 

• Tagesprioritäten klären – und sich an diese halten. E-Mails, die im Laufe des Tages eingehen, scheinen oftmals wie wichtige Prioritäten zu wirken. Sie schweifen möglicherweise von Ihren täglichen Plänen ab, um eine E-Mail zu beantworten oder einem Kollegen einen schnellen Gefallen zu erweisen, und auf einmal ist der Arbeitstag vorbei. Indem Sie Ihre Tagesprioritäten klären und sich an diese halten, können Sie entscheiden, ob eine E-Mail wichtig genug ist, um direkt auf sie zu antworten, oder ob die Antwort bis zu einem dafür reservierten Zeitblock warten kann. 

• E-Mail-„Geschäftszeiten“ einrichten. Bei Inbox Zero geht es letztendlich darum, Ihren Arbeitstag nicht von Ihrem Posteingang bestimmen zu lassen. Eine Möglichkeit besteht darin festzulegen, wann Sie – und wann Sie nicht – auf E-Mails antworten werden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, darüber nachzudenken, was die optimalen E-Mail-„Geschäftszeiten“ für Sie sind, und teilen Sie diesen Zeitplan mit Ihrem Team. Sie können Ihren Kollegen z. B. mitteilen, dass Sie auf dringende E-Mails unter der Woche bis 20:00 Uhr antworten, aber Ihre E-Mails am Wochenende nicht überprüfen werden. Das Setzen derartiger Grenzen wird Ihren Umgang mit dem Posteingang verbessern.

Inbox Zero mittels Work Management anwenden

Sie müssen kein Produktivitätsexperte sein, um zu erkennen, dass Ihr E-Mail-Posteingang nicht geschaffen wurde, um richtig gute Arbeit zu leisten. Wenn wir uns von unserem Posteingang einschränken lassen, verbleibt weniger mentale Energie für das Erledigen Ihrer Aufgaben.

Mit einem Work Management Tool können Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern, Unterbrechungen reduzieren und sich auf wirkungsvolle Tätigkeiten konzentrieren. Testen Sie Asana noch heute kostenlos, um die Vorteile selbst zu erleben.