Produktiver werden: 13 Tipps für mehr Produktivität!

Bei Asana sind wir nicht der Meinung, dass Produktivität bedeutet, „immer so viel zu tun, wie man nur kann“. Wir denken nicht einmal, dass Produktivität bedeutet, jeden Tag möglichst viele Ergebnisse zu liefern. Vielmehr sind wir der Ansicht, dass produktive Menschen und Teams diejenigen sind, die weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen (also Dingen wie der Teilnahme an Status-Meetings ohne klare Ziele, der Suche nach Dokumenten oder dem Einholen von Genehmigungen) und mehr Zeit mit Aufgaben, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind.

Die produktivsten Teams reduzieren den Zeitaufwand für unwichtige Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, sich ohne mehr Arbeitszeit auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Die Arbeitsproduktivität steigern ohne die Arbeitsbelastung erhöhen - dies mag wie ein Wunschtraum erscheinen, aber genau dafür sind wir da. Erfahren Sie, wie Sie mit Work Management-Tools wie Asana produktiver werden und Arbeit rund um die Arbeit zu minimieren.

1. Vermeiden Sie Ablenkungen

• Das Problem: In Ihrer Arbeitsumgebung gibt es zu viele Dinge, die Sie ablenken können.

• Die Lösung: Übernehmen Sie ganz einfach wieder die Kontrolle über Ihre Arbeitsumgebung. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie beeinflussen können, und starten Sie von dort.

Ob Sie von zu Hause aus oder im Büro arbeiten, Ihre Arbeitsumgebung spielt eine entscheidende Rolle dabei, wenn Sie produktiver werden möchten. Im Jahr 2020 haben sich Arbeitsumgebungen erheblich verändert, da die COVID-19-Pandemie viele von uns unerwartet zwang, sich mit der Arbeit von zu Hause aus auseinanderzusetzen. Möglicherweise hatten Sie keine Zeit oder keinen Platz, eine gute Arbeitsumgebung für die Heimarbeit zu schaffen – keine Sorge, damit sind Sie nicht allein.

Im April 2020 führten wir eine Befragung von 5.000 Arbeitnehmern weltweit durch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich ihr Leben durch die Arbeit von zu Hause aus verändert hat. Wir fanden heraus, dass 53 % der weltweit Befragten keinen eigenen Schreibtisch, keinen PC/Laptop oder keine zuverlässige Internetverbindung hatten. 43 % von ihnen gaben an, dass sie von Küchentischen, Sofas oder sogar Betten aus arbeiten.

Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, sollten Sie versuchen, Ablenkungen von außen zu reduzieren, um sich leichter auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können. Am besten fangen Sie dabei klein an. Wenn Sie z. B. häufig durch Lärm abgelenkt werden, versuchen Sie es mal mit Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung. Wenn Sie keinen guten Bürostuhl haben, versuchen Sie es mit einem Kissen, das die Lendenwirbelsäule stützt. Indem Sie Ihre Umgebung optimieren und häufige Ablenkungen minimieren, können Sie sich konzentrieren und in einen Flow kommen, statt ständig gegen Ablenkungen ankämpfen zu müssen.

Ablenkungen kosten Zeit, also haben wir uns darauf konzentriert, sie zu eliminieren, wo immer wir können. Mit Asana können die Leute in einen „Arbeitsflow“ eintauchen und ihre Arbeit ohne unnötige Unterbrechungen erledigen. Dank der Plattform kennt jeder den aktuellen Stand der Dinge und weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist – ganz ohne Standup-Meetings.”

2. Bleiben Sie ausgeruht und fit für die Arbeit

• Das Problem: Sie schlafen zu wenig, treiben keinen Sport und essen etwas zu ungesund.

• Die Lösung: Schaffen Sie sich eine Tagesroutine, bei der Sie genug Energie sammeln, um während der Arbeit mehr Konzentration zu haben.

Der nächste Tipp mag vielleicht etwas weit hergeholt klingen, ist aber unbedingt notwendig, damit Sie in der Arbeit produktiver werden können. Viele Menschen sind so mit der Arbeit beschäftigt, dass sich diese weniger auf ihre persönlichen Angelegenheiten kümmern. Wenn man zu wenig Zeit hat, bestellt man sich einfach ein Mittagessen. Wenn man zu wenig geschlafen hat, trinkt man einfach mehr Kaffee.

Während dies auf kurze Zeit vielleicht hilfreich sein mag, so erlaubt es dem Körper nicht, sich richtig auszuruhen und Energie aufzuladen. Wenn Sie also produktiver arbeiten möchten, sollten Sie ein gutes Selbstmanagement haben. Was ist damit gemeint?

1. Ernähren Sie sich gesund: Sowohl während der Arbeit als auch in der Freizeit sollten Sie sich so gesund wie möglich ernähren. Dies kann in kleinen Schritten erfolgen, wie etwa der Wechsel zu gesunden Snacks, wie Nüsse, Obst oder auch dunkle Schokolade.

2. Schlafen Sie ausreichend: Der Körper braucht Zeit, um sich vom Alltagsstress zu erholen. Schaffen Sie sich eine Nachtroutine und schlafen Sie zwischen 7-8 Stunden jeden Tag. Am besten im selben Zeitraum jeden Tag.

3. Bewegen Sie sich öfter: Der Körper braucht Bewegung. Gerade bei einer Arbeit im Büro oder im Homeoffice ist dies wirklich notwendig. Sie können entweder öfter stehen während der Arbeit, nach der Arbeit spazieren gehen oder einen Sport betreiben.

3. Probieren Sie Zeitmanagement-Strategien aus

• Das Problem: Sie haben einige schlechte Angewohnheiten entwickelt und neigen dazu, Dinge aufzuschieben.

• Die Lösung: Überwinden Sie Ihre Prokrastination mit bewährten Zeitmanagement-Techniken.

Wir alle prokrastinieren, doch das ist nicht per se etwas Schlechtes. Die Zeit, die Sie mit Prokrastination verbringen, kann tatsächlich zu mehr Zufriedenheit und besseren Entscheidungen führen. Aber wenn es darum geht, Produktivität und den Anteil zielführender Arbeit zu steigern, sollten Sie Ihre Prokrastination schon gleich vorab in Ihrem Zeitplan berücksichtigen, damit Sie nicht den ganzen Arbeitstag auf Social-Media-Plattformen verschwenden.

Dank Zeitmanagement-Techniken können Sie sich Gedanken zu anstehender Arbeit machen, sich in den richtigen Geisteszustand versetzen, Prokrastination reduzieren und die Arbeitsproduktivität steigern. Schon allein die Planung, wie Sie die Arbeit angehen wollen, kann Ihnen dabei helfen, sich zu konzentrieren. Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen, wenn Sie die Produktivität erhöhen möchten. Dazu gehören:

• Die Pomodoro-Technik. Um die Pomodoro-Technik zu nutzen, stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und stürzen sich in Ihre Arbeit. Sobald die 25 Minuten vorbei sind, machen Sie eine 5-minütige Pause, idealerweise verbunden mit einer körperlichen Betätigung, wie z. B. in die Küche zu gehen, um sich einen kleinen Snack zu holen (es ist jedoch auch in Ordnung, kurz durch die sozialen Medien zu scrollen, wenn Ihnen das lieber ist). Wiederholen Sie diese 25-Minuten-Arbeit-/5-Minuten-Pause-Intervalle viermal. Dann, nach der vierten 25-minütigen Arbeitsphase, machen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten. Oh, und warum heißt es eigentlich Pomodoro? Diese Technik hat ihren Ursprung in Italien, wo die traditionelle Eieruhr die Form einer Tomate hat – Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate.

• Das Pareto-Prinzip. Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, ist denkbar einfach: Es besagt, dass Sie 20 % Ihrer Zeit für 80 % Ihrer Arbeit aufwenden sollten. Wenn Sie bei Ihrem Zeitmanagement das Pareto-Prinzip anwenden, werden Sie ermutigt, zuerst an den 80 % Ihrer Arbeit zu arbeiten, die nur 20 % Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie die weniger zeitintensiven Aufgaben erledigt haben, fühlen Sie sich zufriedener und sind bereit, sich auf die Hauptarbeit des Tages zu konzentrieren (die 20 % der Arbeit, die 80 % der Zeit in Anspruch nehmen).

• Getting things done (GTD). Die GTD-Methode wurde von David Allen in den frühen 2000er Jahren erfunden. Bei dieser Zeitmanagement-Methode schreiben Sie alle zu erledigenden Aufgaben nieder und teilen sie dann bei Bedarf in kleinere Abschnitte ein. Auf diese Weise können Sie alle anstehenden Arbeitsvorgänge auf einen Blick erfassen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, statt zu versuchen, die Arbeit nur im Kopf zu organisieren und zu priorisieren. Um die GTD-Methode anzuwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein System haben, mit dem Sie anstehende Aufgaben erfassen können, wie z. B. ein Aufgabenmanagement-Tool.

• Eat the Frog. Das Zeitmanagement-Prinzip „Eat the Frog“ basiert auf dem berühmten Mark Twain-Zitat: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich morgens früh.“ Nach dem „Eat the Frog“-Prinzip sollten Sie zuerst Ihre schwierigste und unangenehmste Arbeit in Angriff nehmen, bevor Sie überhaupt an das Prokrastinieren denken können. Sobald Sie Ihre unangenehmste Arbeit erledigt haben, wird alles, was danach kommt, angenehmer und weniger schwierig sein. Ähnlich wie wahrscheinlich alles, was Sie essen, nachdem Sie vorher einen Frosch verspeist haben.

4. Verringern Sie unnötigen Aufwand

• Das Problem: Die Arbeit rund um die Arbeit zehrt an der Produktivität Ihres Teams.

• Die Lösung: Probieren Sie ein Produktivitäts-Tool als zentrale Informationsquelle für Ihr Team aus und schaffen Sie damit Hindernisse bei wichtigen Arbeitsvorgängen aus der Welt.

Unnötige Aufgaben sind der Hauptgrund für Arbeit rund um die Arbeit. Im Büro manifestiert sich dies am häufigsten in Form von unwichtigen, zeitraubenden Aufgaben, unbeabsichtigter Doppelarbeit oder langen Prozessen, um Informationen zu finden oder Genehmigungen einzuholen. Ohne Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt, wird ein Großteil unserer Zeit für unproduktive Aktivitäten vergeudet.

Um diesen unnötigen Aufwand zu vermeiden, sollten Sie eine zentrale Informationsquelle für die gesamte Arbeit Ihres Teams schaffen. Wenn jeder das große Ganze sehen und die einzelnen Punkte selbständig miteinander verbinden kann, können Sie mehr Zeit mit produktiver Zusammenarbeit verbringen und weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Wie Sie mit Ihrem Team eine solche zentrale Informationsquelle schaffen können? Versuchen Sie es doch mit einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana.

Mit einem Arbeitsmanagement-Tool können Sie Teamprozesse standardisieren und bündeln. Arbeiten Sie an den wichtigen Vorhaben, ohne sich mit unnötigen Einzelheiten beschäftigen zu müssen. Anstatt Genehmigungen einzuholen, können Sie mitverfolgen, wie Ihr Vorgesetzter oder andere Beteiligte bei einer Aufgabe vorankommen, die zur Genehmigung Ihrer Inhalte führt. Anstatt per E-Mail zu fragen, wann ein Teammitglied eine Aufgabe abgeschlossen hat, können Sie den Fortschritt direkt in Ihrem gemeinsam genutzten Tool nachverfolgen. Durch die Verringerung des damit verbundenen Arbeitsaufwands gewinnen Sie mehr Zeit für produktivere, zielführende Arbeit.

Vor Asana verbrachte ich viel Zeit mit der Organisation von Aufgaben, wie dem Verwalten von Anfragen, dem Einholen von Status-Updates oder dem Aufspüren kleiner Details. Das blockierte meine strategische Arbeit und Designentwürfe. Jetzt spare ich Zeit und es gibt weniger Feedbackrunden, weil ich alle nötigen Informationen im Voraus und an einem Ort erhalte.”

5. Nutzen Sie Zeitfenster höchster Produktivität

• Das Problem: Sie haben den ganzen Tag über vereinzelte Meetings, sodass Sie, wenn Sie sich an die Arbeit machen wollen, keine freie Zeit haben, um sich voll und ganz darauf zu konzentrieren.

• Die Lösung: Planen Sie Ihre Meetings in Blöcken, damit Sie sich während der Hauptproduktivitätszeiten auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Wenn Sie jemals die Frage „Sind Sie ein Morgen- oder ein Nachtmensch?“ beantwortet haben, wissen Sie, dass die persönliche Produktivität je nach Tageszeit stark variieren kann. Für einige von uns ist es sehr befriedigend, gleich morgens mit der Arbeit zu beginnen und sich damit besser auf seine Aufgaben konzentrieren zu können. Für andere ist es vielleicht besser, sich nach dem Mittagessen an die Arbeit zu machen. Zu wissen, wann Sie am produktivsten sind, kann Ihnen helfen, Ihren Tag besser zu gestalten und zu strukturieren.

Sobald Sie wissen, wann Sie am produktivsten sind, sollten Sie Ihre „Fokuszeit“ in Ihren Kalender einplanen, die sich an Ihren produktivsten Zeiten orientiert. Auf diese Weise haben Sie anstelle von häufigen, vereinzelten Meetings einen Zeitplan, der auf maximale Konzentration und Produktivität ausgerichtet ist. Sie können dies manuell tun, indem Sie einen „Fokuszeit“-Block in Ihrem Kalender einplanen, oder Sie verwenden ein Kalendermanagement-Tool wie Clockwise, um diesen Vorgang für Sie zu automatisieren. Wie auch immer Sie dabei vorgehen wollen, sollten Sie in Zukunft Ihren Zeitplan optimieren, um Ihren Spitzenproduktivitätszeiten gerecht zu werden.

Alternativ können Sie Ihre Arbeitswoche auch mit einem komplett besprechungsfreien Tag planen. Bei Asana haben wir den meetingfreien Mittwoch, so dass wir uns an diesem Tag Tätigkeiten widmen können, die höchste Konzentration erfordern (sog. „Deep Work“). Deep Work ist jeder Zeitabschnitt, in dem Sie konzentriert und ganz ohne Ablenkungen arbeiten können. Wenn Sie sich keine Gedanken über Meetings oder anderweitige Unterbrechungen machen müssen, können Sie Ihre tätsächliche Arbeitsproduktivität steigern.

6. Vermeiden Sie Multitasking

• Das Problem: Sie arbeiten zwar an mehreren Dingen gleichzeitig, aber alles dauert zu lange.

• Die Lösung: Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nacheinander ab, um in Flow zu kommen.

Schon gewusst? Menschen sind nicht wirklich gut im Multitasking. Wenn Sie versuchen, zwei Dinge gleichzeitig zu tun, verarbeitet Ihr Gehirn die Informationen für beide Aufgaben langsamer. Das Ergebnis ist, dass Sie, anstatt nur eine Sache gut zu machen, letztendlich zwei Dinge weniger gut machen.

Um Multitasking zu vermeiden und damit die Produktivität zu erhöhen, konzentrieren Sie sich darauf, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit haben, um sich in Ihre Aufgaben zu vertiefen, sodass Sie den Flow-Zustand erreichen können. Sie befinden sich im Flow-Zustand, wenn Sie vollständig in Ihre Arbeit eingetaucht sind. Dann strotzen Sie vor Energie, Motivation und Produktivität. Der Flow-Zustand hilft Ihnen nicht nur, die Arbeit schneller zu erledigen, sondern sorgt auch für mehr Kreativität und Engagement bei Ihrer Arbeit.

Einfache Tipps, um Multitasking zu reduzieren und den Flow-Zustand zu maximieren:

• Vermeiden Sie Ablenkungen, indem Sie Ihr Telefon mit der Bildschirmseite nach unten legen und Social-Media- oder Chat-Benachrichtigungen (auch auf Ihrem Computer) deaktivieren.

• Bevor Sie sich in die Arbeit stürzen, essen Sie einen Snack, gehen Sie auf die Toilette und schenken Sie sich ein Glas Wasser ein, damit Sie nicht durch körperliches Unwohlsein abgelenkt werden.

• Hören Sie beruhigende Musik, wenn Ihnen das beim Konzentrieren hilft. Ziehen Sie in Erwägung, Musik abzuspielen, die keinen Text hat oder versuchen Sie, Musik in einer fremden Sprache zu hören.

• Bauen Sie auch etwas Spaß ein, wenn Sie anfangen, sich zu langweilen. Wenn Sie an einer Routine- oder Standardaufgabe arbeiten, versuchen Sie, die Situation etwas spannender oder lustiger zu gestalten. Messen Sie die Zeit und halten Sie einen Wettbewerb mit sich selbst ab. Oder suchen Sie nach wiederkehrenden Elementen in Ihrer Arbeit, um die Langeweile zu vertreiben.

Der Normalzustand unseres Kreativteams war eine Zeit lang, immer nur auf die Arbeit zu reagieren. Aber ohne einen klaren Arbeitsprozess werden wir nie die bestmögliche Arbeit abliefern können.”

7. Priorisieren Sie wichtige Aufgaben

• Das Problem: Sie haben eine Menge Arbeit zu erledigen und sind sich nicht sicher, worauf Sie sich zuerst fokussieren sollen.

• Die Lösung: Verbinden Sie Ihre tägliche Arbeit mit Team- oder Unternehmenszielen, damit Sie Klarheit darüber haben, welche Aufgaben wichtig sind und wie jede Aufgabe mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

Zu wissen, wie Ihre tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen oder Teamvorhaben zusammenhängt, ist nicht nur ein „Nice-to-have“ – es ist eine entscheidende Komponente, wenn Sie produktiver arbeiten möchten. Wenn Sie Klarheit darüber haben, können Sie Ihre Arbeit effektiver priorisieren und so sicherstellen, dass Sie die Arbeit mit der größten Wirkung zuerst in Angriff nehmen. Außerdem sind Teammitglieder, die wissen, wie ihre Arbeit mit den Unternehmensinitiativen zusammenhängt, doppelt so motiviert.

Wenn Sie keine klare und leicht nachvollziehbare Möglichkeit haben, Ihre tägliche Arbeit mit Ihren Team- und Unternehmenszielen zu verbinden, können Sie auch kein klares Gefühl für Ihre Prioritäten bekommen. Die beste Möglichkeit, diesen Überblick zu gewinnen, bietet Ihnen eine Arbeitsmanagement-Software wie Asana. Indem Sie Ihre Teamziele und Initiativen an demselben Ort verwalten, an dem Sie auch die tägliche Arbeit koordinieren, kann Ihr Team problemlos Prioritäten setzen, sich abstimmen und somit die bestmögliche Arbeit leisten. Laut Asanas Bericht über Ziele sagen 84 % der Mitarbeiter, die eine kollaborative Arbeitsmanagement-Software verwenden, dass sie ein klares Verständnis dafür haben, wie ihre individuelle Arbeit mit den unternehmensweiten Zielen zusammenhängt. Dies steht im Vergleich zu 43 % der Mitarbeiter, die keine Arbeitsmanagement-Tools verwenden.

8. Minimieren Sie Benachrichtigungen

• Das Problem: Sie werden durch eine Vielzahl von Benachrichtigungen über E-Mails, Textnachrichten und Projekt-Management-Tools abgelenkt.

• Die Lösung: Versuchen Sie, Benachrichtigungen auf stumm zu schalten oder die Funktion „Bitte nicht stören“ zu verwenden.

Um sich auf Ihre Arbeit konzentrieren zu können und Ihre beste Leistung zu erbringen, müssen Sie Ablenkungen vermeiden. Die größte Ursache von Ablenkungen sind Benachrichtigungen. Ganz egal, ob es sich um arbeitsrelevante Benachrichtigungen wie E-Mails oder Slack-Nachrichten oder um nicht arbeitsbezogene Benachrichtigungen wie Push-Benachrichtigungen aus sozialen Medien und Textnachrichten handelt.

Um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, müssen Sie sich nicht komplett von der Außenwelt abschotten. Suchen Sie vielmehr nach Tools, die „Schlummer“- oder „Nicht stören“-Funktionen anbieten. Auf diese Weise können Sie sich in die Arbeit stürzen, ohne sich darum zu sorgen, durch eine schlecht getimte Benachrichtigung aus Ihrem Flow-Zustand gerissen zu werden.

„Bitte nicht stören“-Funktionen haben noch einen weiteren Vorteil: Sie lassen Ihre Teammitglieder wissen, dass Sie gerade an etwas arbeiten. Die meisten Tools mit „Bitte nicht stören“-Funktionen weisen Teammitglieder, die versuchen, Sie zu kontaktieren, darauf hin, dass Sie gerade keine Benachrichtigungen erhalten. Damit können sie genauer abschätzen, wann sie eine Rückmeldung von Ihnen erwarten können. Sie werden wissen, dass Sie keine Benachrichtigungen erhalten, aber dass Sie antworten werden, wenn Ihre Arbeit erledigt ist. Dies ist die beste Möglichkeit, um gute Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln und eine gesunde Work-Life-Balance aufzubauen.

Wir ermutigen unser Team, zu den Arbeitszeiten zu arbeiten, die für sie am sinnvollsten sind, solange sie dies im Voraus klar kommunizieren. Wenn es Zeit ist, die Arbeit niederzulegen, sollten Sie es auch tun. Deaktivieren Sie also auch die Benachrichtigungen. Während ein Teammitglied vielleicht abends einen Beitrag posten möchte, weil das nach dem Zubettgehen der Kinder ist, muss das für anderen kein Anlass für Dringlichkeit sein.”

9. Integrieren Sie Ihre Business-Tools

• Das Problem: Sie verlieren zu viel Zeit mit dem Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Business-Tools wie Chat-Anwendungen, E-Mail-Programmen, Tabellenkalkulationen und mehr.

• Die Lösung: Verwalten Sie Ihre Arbeit über eine zentrale Informationsquelle, in die Sie Ihr gesamtes Business-Toolkit integrieren können, um den häufigen Wechsel zwischen Apps zu vermeiden.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Angestellte zwischen 10 Tools pro Tag hin- und herwechselt? Wenn Ihre Arbeit überall verteilt und schwer zu finden ist, verbringen Sie wertvolle Arbeitszeit mit der unproduktiven Suche nach den richtigen Informationen zwischen den verschiedenen Tools. Wenn Sie das nötige Wissen für Ihre Arbeit in einem Tool haben, die Arbeit selbst in einem zweiten Tool stattfindet und jegliche Kommunikation über diese Arbeit an einem dritten Ort gespeichert ist, wird der Zugriff auf die Informationen, die Sie zum Erledigen Ihrer Arbeit benötigen, zu einem echten Hindernis und die Produktivität leidet.

Nutzen Sie stattdessen eine zentrale Informationsquelle, in der Sie alle Ihre Business-Tools integrieren, Datensilos beseitigen und letztlich die Produktivität Ihrer Arbeit steigern können. Das ist ein Teil der Aufgabe eines Arbeitsmanagement-Tools. Es kann Ihrem Team helfen, die Arbeit zu koordinieren und zu verwalten. Wenn Sie Ihre Kommunikation und Koordination an einem Ort zusammenführen, können Sie das nötige Wissen für die Arbeit genau dort finden, wo die Arbeit auch stattfindet. Somit können Sie auch in der Arbeit produktiver werden.

10. Automatisieren Sie manuelle Tätigkeiten

• Das Problem: Sie verbringen zu viel Zeit mit der Zuweisung von Aufgaben und der manuellen Kategorisierung Ihrer Arbeit.

• Die Lösung: Wählen Sie ein Tool, das Sie bei der Automatisierung von Routineaufgaben unterstützt.

Ein weiterer Faktor, der zu mehr Arbeit rund um die Arbeit führt, sind manuell ausgeführte Tätigkeiten. Dazu gehören Dinge wie das Weiterleiten von Anfragen, das Teilen der Aufgaben zur Einbeziehung aller Beteiligten und das Überwachen des Prozessfortschritts. Wenn Sie ein Team oder ein Projekt leiten, verbringen Sie wahrscheinlich einen großen Teil Ihres Tages mit diesen manuellen Tätigkeiten, statt sich auf die produktive Arbeit zu konzentrieren.

Um die manuelle Arbeit zu reduzieren, versuchen Sie es doch einmal mit einem Tool, das diese kleineren Aufgaben für Sie automatisiert. Damit brauchen Sie sich keine Sorgen darüber zu machen, dass die Aufgaben der richtigen Person zugewiesen werden und Sie müssen auch nicht alles selbst erledigen. Anstatt fünf Minuten hier, zehn Minuten dort aufzuwenden, um eine Aufgabe zuzuweisen oder ein Formular zu korrigieren, können Regeln in Asana das für Sie erledigen. Mit Regeln wählen Sie einen Auslöser wie z. B. eine neu erstelle Aufgabe oder eine Änderung des Status einer Aufgabe – und eine Aktion, etwa das Hinzufügen von Beteiligten oder das Anpassen des Fälligkeitsdatums. Dies ist eine einfach zu implementierender Methode, die zu höherer Produktivität mit unmittelbaren Ergebnissen führt.

Durch Regeln können wir jetzt 2-6 Schritte für jede unserer 40-50 Kundenanfragen pro Sprint einsparen, weil Aufgaben automatisch zu anderen Projekten hinzugefügt und durch die einzelnen Phasen verschoben werden.”

11. Lernen Sie, „Nein“ zu sagen

• Das Problem: Ganz offen gesagt, haben Sie im Moment einfach zu viel um die Ohren.

• Die Lösung: Probieren Sie, auch mal „Nein“ zu neuen Projekten zu sagen, oder gewöhnen Sie sich an, Ihre Prioritäten und Ihr Arbeitspensum klar abzustecken, wenn neue Aufgaben an Sie herangetragen werden.

Nein sagen zu neuen Projekten mag wie ein kontraintuitiver Produktivitätstipp erscheinen. Denn sind nicht die produktivsten Menschen diejenigen, die alles bewältigen können? Nun, nicht wirklich. Produktive Menschen wissen, wo ihre Prioritäten liegen. Das bedeutet aber auch, dass sie wissen, was eben nicht zu ihren Prioritäten gehört.

Wenn Sie „Nein“ zu Aufgaben sagen, für die Sie keine Zeit haben, gewinnen Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, die mit den Vorhaben oder vorrangigen Zielen Ihres Unternehmens verbunden sind und auch mit Ihrem Projektplan übereinstimmen. Letztendlich müssen Sie nicht „alles machen“. Sie brauchen einen Plan, mit dem Sie sich auf das konzentrieren können, was für Sie und Ihr Team den größten Wert hat.

Um effektiv „Nein“ sagen zu können, üben Sie mit Ihrem Team, Erwartungen zu formulieren. Es gibt dafür unterschiedliche Herangehensweisen:

• Implementieren Sie Change-Management-Strategien. Unter Change Management versteht man das Erkennen, Dokumentieren und Autorisieren von Änderungen an Ihrer Arbeit oder Ihren Projekten. Bei einem Änderungskontrollprozess können die Beteiligten eine Änderung beantragen, z. B. einen geänderten Projektumfang oder aktualisierte Projektergebnisse. Anschließend wird diese Änderung von Ihnen und anderen Projektbeteiligten geprüft. Wenn sie genehmigt wird, können Sie sich an die Arbeit machen, doch bis dahin sollten Sie Klarheit über die relative Priorität und die Auswirkungen dieser Änderung haben.

• Probieren Sie ein Formular für Arbeitsanfragen aus. Wenn Sie häufig Arbeitsanfragen über alle möglichen Kanäle erhalten, standardisieren und vereinfachen Sie diese Anfragen mit einem Formular. Mit einem solchen Formular für Arbeitsanfragen können Sie die Informationen standardisieren, die Beteiligte angeben, wenn sie neue Anfragen senden. Zu diesen Details gehören etwa die relative Priorität, das bestmögliche Fälligkeitsdatum und dergleichen.

• Klären Sie die Prioritäten frühzeitig und regelmäßig. Selbst, wenn Sie nicht „Nein“ sagen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder und alle Beteiligten die relative Priorität dessen verstehen, woran Sie gerade arbeiten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Beteiligte und Teammitglieder Ihre Aufgaben auch bereitwillig umsetzen werden.

• Versuchen Sie, „Nicht jetzt“ zu sagen. Wenn es sich nicht richtig anfühlt, „Nein“ zu sagen, versuchen Sie, Aufgaben auf ein späteres Datum zu verschieben. Bewahren Sie diese in Ihren Aufgabenlisten für einen ruhigen Tag auf, aber blockieren Sie Ihre Produktivität nicht mit Dingen, für die Sie keine Zeit haben.

12. Richten Sie sich auf Erfolg aus

• Das Problem: Sie verschwenden jeden Morgen wertvolle Zeit damit, den kommenden Tag zu planen.

• Die Lösung: Sortieren Sie anstehende Arbeiten vor Arbeitsschluss, damit Sie am nächsten Morgen einen klaren Ausgangspunkt haben.

Wir alle kennen das Gefühl, sich morgens einzuloggen und von einem übervollen Posteingang überwältigt zu werden. Plötzlich ist Ihre sorgfältig strukturierte mentale To-Do-Liste hinfällig und Sie verbringen den ganzen Morgen damit, E-Mails zu bearbeiten und zu beantworten. Ein unorganisierter Arbeitsbereich kann eine enorme Belastung darstellen. Statt Unterstützung für Ihre Arbeit zu erhalten und Ihre Produktivität zu steigern, werden sie permanent abgelenkt.

Um einen solchen Morgen tunlichst zu vermeiden, bereiten Sie sich bereits am Vorabend entsprechend vor. Bevor Sie sich am Ende Ihres Tages ausloggen, schauen Sie sich fünf Minuten lang Ihre Aufgabenliste für den nächsten Tag an. Zu wissen, was genau Sie erwartet, ist der beste Weg, wenn Sie ihre Produktivität erhöhen möchten.

13. Schaffen Sie mehr Klarheit im Team

• Das Problem: Sie und Ihr Team verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen zu sammeln und Genehmigungen einzuholen.

• Die Lösung: Sorgen Sie für eine zentrale Informationsquelle, damit Sie an einem Ort arbeiten, Aufgaben nachverfolgen und einen klaren Überblick erhalten können.

Letztendlich können Sie die Arbeit rund um die Arbeit reduzieren und die Produktivität erhöhen, indem Sie sich auf die Klarheit im Team und die Transparenz des Projekts konzentrieren. Heutzutage ist Arbeit oft vom Gesamtbild getrennt und isoliert. All die Zeit, die wir damit zubringen, nach Aufgaben zu suchen, entsprechende Informationen einzuholen oder diesen hinterherzujagen, ist Zeit, in der wir nicht produktiv sind. Das wiederum bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit mit größter Wirkung zu anderen Zeiten nachholen müssen. Aber um die Teamzusammenarbeit zu verbessern und gleichzeitig Ihrer persönlichen Work-Life-Balance gerecht zu werden, brauchen Sie eine Möglichkeit, effektiver zusammenzuarbeiten.

Am besten gelingt das mit einem Arbeitsmanagement-Tool. Mit Arbeitsmanagement-Tools können Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen koordinieren, um Ihrem Team auf diese Weise die nötige Klarheit zum Erreichen Ihrer Ziele zu vermitteln. Diese Tools helfen Ihnen, Mitarbeiter und Aufgaben zu organisieren, sodass jeder die Informationen hat, die er benötigt. So können die Aufgaben, die aktuell am dringlichsten sind, bestmöglich erledigt werden.

Wenn Sie den Einstieg in das Arbeitsmanagement wagen möchten, sollten Sie Asana ausprobieren. Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um Transparenz zu maximieren und die Arbeit rund um die Arbeit zu minimieren. So können Sie sich auf sowohl produktive als auch wirkungsvolle Aufgaben konzentrieren.

Mit Asana haben wir einen Überblick über unsere gesamte Arbeit erhalten. Das hat uns wiederum erlaubt, neue Prioritäten und Strategien für unsere Abläufe festzulegen.”

Nur gemeinsam sind Teams wirklich produktiv

Die produktivsten Teams sind diejenigen, die untereinander für Klarheit und Transparenz sorgen. Sie arbeiten nicht im „luftleeren Raum“, sondern kooperieren und vernetzen sich, um die Arbeit bestmöglich und schnellstmöglich zu erledigen. Die produktivsten Teams sind diejenigen, die es schaffen, die Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren – gemeint sind hier erneut alle unproduktiven Tätigkeiten, die der eigentlichen Arbeit im Wege stehen.

Sind Sie bereit, Ihre Arbeitsproduktivität zu steigern und Ihre dringlichsten Aufgaben produktiv zu erledigen? Dann probieren Sie noch heute Asana aus, ein Arbeitsmanagement-Tool für die effektive und reibungslose Zusammenarbeit im Team.