Strategische Planung mit der Hoshin-Kanri-Methode

Erinnern Sie sich noch an Malen nach Zahlen aus Ihrer Kindheit? Am Anfang schien das Blatt Papier nur aus zufällig angeordneten Zahlen und Punkten zu bestehen. Erst als Sie anfingen, sie miteinander zu verbinden, begann sich ein größeres Bild zu formen.

Die Hoshin-Kanri-Methode ist zwar ein wenig komplexer als ein Kinder-Malbuch, es findet jedoch die gleiche Philosophie Anwendung. Mit der Hoshin-Kanri-Methode können Sie die Punkte zwischen Ihrer täglichen Arbeit und den übergeordneten strategischen Zielen Ihres Unternehmens miteinander verbinden, um einen Blick für das größere Gesamtbild zu erhalten. Erfahren Sie hier, wie.

Was ist Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri ist ein Tool zur strategischen Planung, mit dem Firmen die unternehmensweiten Ziele an die tägliche Arbeit einzelner Beteiligter knüpfen. Das japanische Wort „hoshin“ bedeutet übersetzt „Richtlinie“ oder „Richtung“. Das Wort „kanri“ bedeutet „Management“. Beide Begriffe zusammen kann man grob so übersetzen: „Wie managen wir unsere Richtung?“

Das Ziel dieser Methode ist, dass alle im Unternehmen zur selben Zeit dieselben Ziele anstreben. Dies geschieht durch einen Feedback-Flow, auch als Hoshi Kanri Catchball bezeichnet. Und so funktioniert es:

• Das Strategieteam bricht die Strategie auf die Ebene der einzelnen Beteiligten herunter und liefert auf diese Weise Informationen darüber, in welcher Verbindung Strategie und tägliche Arbeit zueinander stehen.

• Anschließend wird diese Strategie von den einzelnen Beteiligten ausgeführt.

• Das Strategieteam kann dann wiederum Rückschlüsse aus der Produktionsrate der einzelnen Beteiligten ziehen und die Strategie analysieren bzw. entsprechend anpassen.

Hoshin Kanri ist also kein Denkprinzip, das sich ein- und ausschalten lässt, sondern eher ein kontinuierlicher Zyklus aus stetiger Planung und Verbesserung.

Wann Sie die Hoshin-Kanri-Methode anwenden sollten

Hoshin Kanri eignet sich sehr gut, wenn Sie eine unternehmensweite Strategie entwickeln oder Ihr gesamtes Team auf die gleichen allumfassenden Ziele ausrichten möchten. Die Planung und Einführung nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch.

Sind Sie auf der Suche nach einem leichteren Weg, Ihre strategischen Prioritäten aufeinander abzustimmen? Dann beginnen Sie doch mit einem Strategieplan. Egal, ob Sie auf strategische Planung oder den Hoshin Kanri Catchball zurückgreifen, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder jederzeit über den nötigen Kontext, Zugriff auf Ressourcen und Kontakt zu den richtigen Personen sowie über das Maß an Klarheit verfügen, das sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Die Hoshin-Kanri-Matrix

Die Hoshin-Kanri-Matrix (oder X-Matrix) ist eine Visualisierung des Hoshin-Kanri-Planungsprozesses. Bei der Implementierung der Hoshin-Kanri-Methode nutzen Teams diese Matrix, um nachzuverfolgen, wie Ziele miteinander in Verbindung stehen. Sinn und Zweck der Matrix ist es, herauszufinden, wer an welcher Initiative arbeitet, wie Strategien und Initiativen miteinander verbunden und auf langfristige Ziele ausgerichtet sind.

So lesen Sie eine Hoshin-Kanri-Matrix

Wenn Sie mit der Hoshin-Kanri-Methode arbeiten, sollten Sie auch die Hoshin-Kanri-Matrix verwenden. Sie ist ein nützliches Tool, mit dem jeder aufschlüsseln kann, in welchem Zusammenhang die eigene Arbeit mit langfristigen Unternehmenszielen steht. Wenn Teammitglieder keine klaren Ziele vor Augen haben bzw. nicht verstehen, inwiefern ihre Arbeit mit größeren strategischen Zielen zusammenhängt, verbringen sie möglicherweise zu viel Zeit mit unnötiger Arbeit. Knüpfen Sie die Arbeit an Ziele, damit sich Ihr gesamtes Team in dieselbe Richtung bewegt.

Die Hoshin-Kanri-Matrix sieht zwar auf den ersten Blick sehr komplex aus, ist aber eigentlich ziemlich einfach zu verstehen. In Form eines Kompasses unterteilt sie Informationen in fünf Hauptbereiche:

• Langfristige strategische Ziele zeigen in die südliche Richtung.

• Jahresziele zeigen in die westliche Richtung.

• Initiativen zur Verbesserung zeigen in die nördliche Richtung.

• Ziele zur Verbesserung oder KPIs zeigen in die östliche Richtung.

• Ganz rechts stehen die Ressourcen.

Wenn Sie eine Hoshin-Kanri-Matrix lesen möchten, beginnen Sie am besten unten und arbeiten Sie sich im Uhrzeigersinn vor. In jeder Ecke finden Sie kleine Punkte, die aufzeigen, wie Initiativen oder Ziele miteinander in Verbindung stehen. Die Ressourcen ganz rechts zeigen an, welches Teammitglied für welche Verbesserungsinitiativen und KPIs verantwortlich ist.

Hier haben wir ein Beispiel: In der Hoshin-Kanri-Matrix sehen Sie unten den Bereich „Strategische Ziele“. Wenn Sie nun den Punkten auf der linken Seite folgen, können Sie sehen, dass das strategische Ziel „zu einem globalen Unternehmen werden“ in Verbindung mit dem Jahresziel steht, „eine neue Produktfunktion entwickeln, die an den internationalen Markt angepasst ist“. Verfolgen Sie diese Spalte nun weiter bis in die obere linke Ecke. Dort sehen Sie dann, dass das Jahresziel mit den beiden Initiativen in Verbindung steht, „das Customer-Success-Programm entsprechend den Kundenbedürfnissen anpassen“ und „internationale Marktforschung durchführen“. Auf dieselbe Weise können Sie KPIs und Ressourcen miteinander verbinden und sehen, wie alles zusammenhängt.

Hoshin-Kanri-Planung in 7 Schritten

Die Planung einer Strategie nach dem Hoshin-Kanri-Prinzip erfolgt in sieben Schritten. Falls Sie bereits Ihre strategische Planung abgeschlossen haben, können Sie die Schritte eins bis vier überspringen. So legen Sie los:

1. Entwickeln Sie Ihre unternehmerische Vision

Definieren Sie die zentrale Mission, Vision und die Werte Ihres Unternehmens. Dies erfolgt in der Regel in Form eines Vision Statements, das Ihr Team dabei unterstützt, seine langfristigen Ziele zu erreichen und an die Unternehmensmission zu knüpfen.

Während der traditionellen strategischen Planung ist es wichtig, sich seine unternehmerische Vision deutlich vor Augen zu führen, um langfristige Ziele danach ausrichten zu können. Die Hoshin-Kanri-Methode geht allerdings noch einen Schritt weiter, denn mit ihr können Sie visuell darstellen, wie einzelne Arbeitsvorgänge Ihre langfristigen Ziele und schlussendlich auch Ihre unternehmerische Vision beeinflussen.

2. Entwickeln Sie strategische Ziele

Strategische Ziele werden manchmal auch als Breakthrough Objectives bezeichnet und beziehen sich auf die notwendigen Änderungen in Ihrem Unternehmen, um die im ersten Schritt definierte Vision zu realisieren. Diese Ziele sind also quasi die Grundpfeiler Ihrer Strategie. Setzen Sie sich nicht zu viele Ziele – drei oder vier langfristige Ziele und drei bis fünf Jahre, um sie zu erreichen, sind völlig ausreichend. Denn wenn Sie zu viele Ziele haben, streut sich der Fokus Ihres Teams, was es schwieriger macht, Ihre strategischen Ziele zu erreichen. Sobald Sie diese Ziele festgelegt haben, tragen Sie sie ganz unten in Ihrer Hoshin-Kanri-Matrix ein.

3. Entwickeln Sie Jahresziele

Sobald Sie Ihre wichtigsten strategischen Ziele erreicht haben, sollten Sie sich auf die Jahresziele konzentrieren, die Ihr Team erreichen soll. Weil das Erreichen strategischer Ziele ungefähr drei bis fünf Jahre dauert, sollten Sie sie in kleinere, kurzfristigere Ziele herunterbrechen, damit das große Ziel leichter zu bewältigen ist.

Setzen Sie sich zwei bis zehn Jahresziele, und denken Sie daran, dass diese Ziele SMART-Ziele sein sollten, also spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitgebundene Ziele. Damit Sie hier auch den Fortschritt Ihres Teams nachverfolgen können, sollten Sie für jedes Ziel eine Erfolgskennzahl festlegen, die Sie als Key Performance Indicator (KPI) nutzen. Auf Ihrer Hoshin-Kanri-Matrix ist das der Bereich auf der linken Seite.

4. Organisieren Sie Ihre Ziele unternehmensweit

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie Ihre Jahresziele noch einmal auf noch kleinere Aufgaben herunterbrechen, die leichter durchführbar sind. Hierfür unterteilen Sie Ihre relativ breit ausgelegten Jahresziele am besten in durchführbare Initiativen, die für jedes Team oder jede Abteilung spezifisch festgelegt sind. Auf diese Weise versteht nicht nur das gesamte Team, worin das große Gesamtziel (also Ihre Jahres- und strategischen Ziele) besteht, sondern kennt auch die kleineren Ziele, auf die es hinarbeiten muss, damit das Unternehmen seine größeren Ziele erreicht.

In diesem Schritt beginnt Ihr Team zu begreifen, welche Arbeit notwendig ist, um Ihre Jahresziele zu erreichen. Diese Verbesserungsinitiativen befinden sich im oberen Bereich auf Ihrer Hoshin-Kanri-Matrix. Die Matrix eines jeden Teams oder Teammitglieds sieht möglicherweise ein wenig anders aus, da jeder für einen anderen Teil der Initiative verantwortlich ist.

5. Setzen Sie Ihre Jahresziele um

Nun sind Sie bereit für die Umsetzung. Sie haben Ihre Jahresziele in kleinere Ziele aufgeteilt, sodass unterschiedliche Teams auch unterschiedliche Strategien haben. Aber am Ende laufen all diese Strategien wieder zusammen und es wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen die Jahresziele erreichen kann.

Wie genau Sie Ihre Ziele umsetzen möchten, liegt ganz bei Ihnen. Sie können beispielsweise auf kontinuierliche Verbesserungsstrategien zurückgreifen, wie das Six-Sigma-DMAIC-Modell, die Kaizen-Methode oder den PDCA-Zyklus.

Sobald die Produktion beginnt und Ergebnisse allmählich sichtbar werden, beginnt auch der Feedback-Flow von der Produktion bis zum Strategieteam.

6. Überprüfen Sie den Stand monatlich

Viel zu oft führen Ziele und Strategieinformationen ein trostloses Leben in Dokumenten wie Tabellen oder Präsentationsfolien, während die tägliche Arbeit des Teams woanders dokumentiert wird. Wenn Sie die Punkte miteinander verbinden möchten, beginnen Sie am besten mit einem monatlichen Überprüfungssystem, um sicherzustellen, dass alle auf dem aktuellen Stand sind. Prüfen Sie Ihre Ziele und die Arbeit, die getan wird, um diese Ziele zu erreichen, und achten Sie darauf, dass beides aufeinander abgestimmt ist.

Mit der Hoshin-Kanri-Methode wird das sogar noch einfacher. Sobald Sie mit Ihrer jährlichen Arbeit im fünften Schritt beginnen, fließen die Ergebnisse der Produktion zurück in Ihr Strategieteam. Mit diesen Informationen können Sie von der täglichen Arbeit einen Schritt zurücktreten und einen Blick auf den aktuellen Fortschritt werfen. Was läuft gut? Was kann noch verbessert werden?

Ein Projektmanagement-Tool macht diesen Prozess sogar noch einfacher. Mit Asana, zum Beispiel, können Sie Ziele am gleichen Ort erstellen und nachverfolgen, an dem Ihr Team seine tägliche Arbeit verwaltet. Automatische Erinnerungen helfen Ihnen außerdem dabei, an die monatliche Überprüfung Ihrer Ziele zu denken.

7. Führen Sie jährliche Überprüfungen durch

Nach 12 Monaten ist es an der Zeit, dass Sie sich alles anschauen, was Ihr Team bisher erreicht hat. Konnten Sie Ihre Ziele erreichen? Falls nicht, was könnte man beim nächsten Mal anders machen? Was haben Sie in diesem Jahr gelernt, das Sie beim folgenden Projektzyklus anwenden können?

Sobald Sie Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem vergangenen Jahr zusammengetragen haben, können Sie von neuem mit dem Prozess beginnen und sich für das kommende Jahr neue Ziele setzen. Ändern Sie Ihre Strategien, um Hindernisse und Probleme aus der Vergangenheit anzugehen, und beginnen Sie mit Ihrem Hoshin Kanri Catchball noch einmal von vorne.

Vor- und Nachteile der Hoshin-Kanri-Methode

Wie jede andere Strategie hat auch die Hoshin-Kanri-Methode ihre guten und weniger guten Seiten. Hier erklären wir Ihnen die Vorteile und die Aspekte, die Sie bei der Einführung dieser Strategie bedenken sollten.

Vorteile der Hoshin-Kanri-Methode

• Die Hoshin-Kanri-Matrix ist einfach zu verstehen. Auf den ersten Blick sieht die Hoshin-Kanri-Matrix ziemlich kompliziert aus, aber wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, können Sie mit dieser Matrix ganz einfach und effektiv Verantwortlichkeiten verwalten und sich einen Überblick darüber verschaffen, in welcher Verbindung Initiativen mit höheren Unternehmenszielen stehen.

• Mit Hoshin Kanri lassen sich größere Strategien deutlich aufschlüsseln. Wenn Teams über größere Strategien diskutieren, ist die Hoshin-Kanri-Matrix eine einfache Möglichkeit, auch kleinere Initiativen mit einzubeziehen und sich klar zu machen, wie sie sich auf größere Unternehmensziele auswirken. 

• Sie wissen, wer für was verantwortlich ist. Manager finden mithilfe der Hoshin-Kanri-Matrix schnell heraus, wer für welche Initiativen verantwortlich ist. Dies erhöht das Verantwortlichkeitsgefühl unter den Teammitgliedern.

Nachteile der Hoshin-Kanri-Methode

• Die Hoshin-Kanri-Matrix funktioniert nur mit einer minimalen Anzahl an Informationen. Je mehr Informationen Sie der Matrix hinzufügen, desto schwerer wird es, sie zu lesen. Wenn Sie komplexere Abhängigkeiten und Zuständigkeiten erstellen möchten, ist die Hoshin-Kanri-Matrix für Sie und Ihr Team vielleicht nicht die beste Option. Für spezifischere Abhängigkeiten könnten Sie es beispielsweise mit der Critical-Path-Methode (CPM) versuchen. 

• Hoshin Kanri grenzt Strategien auf nur vier Bereiche ein. Wenn Sie und Ihr Team Ziele und Strategien in mehr Bereiche aufschlüsseln möchten, wird die Hoshin-Kanri-Methode nicht mehr funktionieren. Versuchen Sie es in solch einem Fall besser mit der Wasserfallmethode.

• Die Hoshin-Kanri-Matrix ist statisch. Wenn sich Strategien und Verantwortlichkeiten drastisch verändern, kann es schwierig sein, die Hoshin-Kanri-Matrix entsprechend anzupassen. Wenn Sie vermuten, dass es bei einem Projekt zu größeren Veränderungen kommen könnte, eignet sich wahrscheinlich am besten eine Agile-Methode.

Erwecken Sie Ihre Hoshin-Kanri-Matrix mit Work Management Tools zum Leben

Die Hoshin-Kanri-Matrix eignet sich gut als statische Referenz, besser ist es allerdings, über ein Tool zu verfügen, das Ziele in Echtzeit nachverfolgt. Ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana kann Ihr gesamtes Team auf eine gemeinsame Mission ausrichten. Wenn Teams genau verstehen, welchen Beitrag ihre Arbeit zum Wohl des Unternehmens leistet, dann können sie besser messbare Ergebnisse erzielen!