Fast Tracking und Crashing: Tipps zur Verkürzung Ihrer Projektdauer

Der Abgabetermin für Ihr Projekt rückt immer näher, und selbst nach mehreren Auswertungen stellen Sie fest, dass Ihr Team beim derzeitigen Tempo nicht in der Lage sein wird, die Projektziele zu erreichen. Für einen Projektleiter kann diese Situation sehr belastend sein. 

Glücklicherweise gibt es im Projektmanagement einige Methoden zur Verkürzung des Zeitplans, die Sie anwenden können. In diesem Artikel geht es um Fast Tracking und Crashing und darum, wann Sie diese Methoden einsetzen sollten, um den Projektzeitplan zu verkürzen.

Was ist Fast Tracking?

Im Projektmanagement ist Fast Tracking eine gängige Methode zur Verkürzung des Zeitplans, bei der die Projektaufgaben so umgestaltet werden, dass einige Aufgaben gleichzeitig und nicht nacheinander erledigt werden. Sie können ein Projekt nur dann beschleunigen, wenn keine Abhängigkeiten zwischen den noch zu erledigenden Aufgaben bestehen.

Zur besseren Veranschaulichung stellen Sie sich ein Gantt-Diagramm mit zwei Aufgaben vor: eine ist in Bearbeitung, die andere wird erst nach Abschluss der vorherigen Aufgabe in Angriff genommen. Durch Fast Tracking wird die zweite Aufgabe so verschoben, dass sie parallel zur ersten läuft, wodurch beide Aufgaben gleichzeitig abgeschlossen werden. Wichtig: Das geht nur, wenn die zweite Aufgabe nicht von der ersten abhängig ist. 

Nutzen Sie die Fast-Tracking-Methode, wenn ein Projekt Gefahr läuft, nicht fristgerecht abgeschlossen zu werden. 

Wie funktioniert die Crashing-Methode?

Project Crashing ist eine Methode zur Verkürzung des Zeitplans, bei der Sie zusätzliche Ressourcen einsetzen, um zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Im Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) wird Crashing als ein Weg definiert, den Projektzeitplan zu den niedrigsten Zusatzkosten zu verkürzen. Die niedrigsten Zusatzkosten sind solche, die entstehen würden, wenn eine zusätzliche Einheit des zu fertigenden Produkts hinzugefügt würde. In einer Branche wie der Softwareentwicklung kann die Messung dieses Wertes schwierig sein, in der Fertigung lässt er sich jedoch leicht nachverfolgen. 

Bei welchen Projekten kommt Fast Tracking oder Projekt-Crashing zum Einsatz?

Diese Methoden zur Verkürzung des Projektzeitplans werden in der Regel eingesetzt, wenn ein Projekt nicht termingerecht fertiggestellt werden kann. Der gleichzeitige Einsatz von Fast Tracking und Crashing kann die Projektabwicklung beschleunigen. 

Zwar ist der gleichzeitige Einsatz beider Methoden der beste Weg, um die Projektabwicklung zu beschleunigen, bei Bedarf können Sie jedoch auch nur eine Methode anwenden. Wenn Sie beispielsweise nicht über das Budget verfügen, um mehr Teammitglieder einzustellen, ist Projekt-Crashing unter Umständen nicht möglich. Dann muss Ihr Team womöglich Überstunden machen oder Teammitglieder aus anderen Teams abziehen, um schneller arbeiten zu können.

Der erfolgeiche Einsatz von Fast Tracking und Crashing bei einem Projekt

Wenn Sie unter Zeitdruck stehen und den Zeitplan für Ihr Projekt verkürzen müssen, finden Sie hier die grundlegenden Schritte, die Sie unternehmen müssen. 

1. Ermitteln Sie den aktuellen Projektbedarf

Bevor Sie den Projektzeitplan verkürzen können, sollten Sie zunächst prüfen, wie das Projekt im aktuellen Zustand vorankommt. Hier sind einige Fragen, die Sie als Projektmanager beantworten sollten:

• Wie viel Zeit muss eingespart werden? Wenn Ihnen klar ist, wie viel Zeit Sie einsparen müssen, können Sie bestimmen, in welchem Ausmaß Sie Ihren Projektzeitplan beschleunigen bzw. verkürzen müssen. 

• Gibt es Aufgaben auf dem kritischen Pfad Ihres Projekts, die sich nicht überschneiden können? Lassen Sie die Aufgaben des kritischen Pfads nacheinander ablaufen, planen Sie jedoch alle anderen so um, dass sie gleichzeitig bearbeitet werden.

• Sind zusätzliche Ressourcen vorhanden, die ich nutzen kann? Sehen Sie in Ihrem Ressourcenmanagementplan, dass zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stehen? Das könnte zusätzlichen Spielraum im Budget bedeuten, um externe Dienstleister zu beauftragen oder zusätzliche Teammitglieder zur Unterstützung einzusetzen. 

Beispiel für ein Projekt vor dem Fast Tracking:

Ein Designteam arbeitet an einem Projekt zur Neugestaltung der Marke. Laut ursprünglichem Zeitplan sollten die Designer verschiedene Elemente nacheinander aktualisieren, sobald die neuen Markenrichtlinien festgelegt sind. Nach einem Blick auf den Zeitplan im Projektmanagement-Tool plant das Team die Designer neu ein, damit sie gleichzeitig an der Aktualisierung der Markenelemente arbeiten und das Projekt weniger Zeit in Anspruch nimmt.

2. Passen Sie den Projektzeitplan an

Anhand der im vorherigen Schritt ermittelten Anforderungen gestalten Sie Ihren Projektzeitplan so um, dass er in den verkürzten Zeitrahmen passt.

Mithilfe eines Gantt-Diagramms lässt sich dieser Prozess veranschaulichen. Diese Art von Diagramm arbeitet mit waagerechten Balken, welche die zeitliche Abfolge der verschiedenen Aufgaben in einem Projekt darstellen. In einer Aufgabenzeile können Sie die Aktivitäten auf dem kritischen Pfad darstellen, die erledigt werden müssen, und in einer separaten, aber parallelen Aufgabenzeile, alle anderen Punkte, die noch erledigt werden müssen. 

Die grafische Darstellung des Projekts ist eine einfache Möglichkeit, Projektbeteiligte über Änderungen im Zeitplan zu informieren und zu verdeutlichen, wer was bis wann erledigt.

[Vorher/nachher Screenshot]

3. Überwachen Sie die Leistung

Jetzt, wo Ihr Projekt im Eiltempo läuft, ist es an der Zeit, die Leistung zu überwachen. Wenn Sie zusätzliche Teammitglieder hinzugezogen haben, um den Zeitplan des Projekts zu verkürzen, stellen Sie sicher, dass diese den aktuellen Projektumfang, den Zeitplan und die Projektlaufzeit kennen. Überwachen Sie die Leistung, um sicherzustellen, dass die Qualität der Ergebnisse weiterhin den Anforderungen des Projektteams entspricht. Nehmen Sie sich die Zeit, regelmäßig die Ergebnisse und Aufgaben zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin Ihren Erwartungen entspricht.

Beurteilen Sie nicht nur die Qualität der Arbeiten, sondern überwachen Sie auch die Projektkosten. Der gängigste Nachteil der Crashing-Methode sind die zusätzlichen Kosten. Oberstes Ziel der Crashing-Methode ist es, so wenig Finanzmittel wie möglich zu verbrauchen, aber dennoch den Termin einzuhalten. Wenn Sie feststellen, dass die Projektkosten schnell ansteigen, sollten Sie sie so weit wie möglich senken und darauf achten, dass Sie den Projektumfang nicht überschreiten.

4. Überlegen Sie sich rückblickend Verbesserungsmöglichkeiten

Auch wenn die Verkürzung eines Projekts nicht die Regel sein sollte, ist es wichtig, die Punkte im Auge zu behalten, die gut gelaufen sind und solche, die Sie beim nächsten Projekt verbessern können. Eine Post-Mortem-Analyse im Nachhinein kann Ihnen helfen, zu vermeiden, dass Sie bei Ihrem nächsten Projekt auf Fast Tracking oder Crashing zurückgreifen müssen. 

Hier einige Fragen, die Sie stellen können:

• Was ist bei diesem Projekt gut gelaufen?

• Was ist bei diesem Projekt nicht gut gelaufen?

• Gab es Teile des Projekts, die länger als erwartet dauerten?

• Was war für Sie die größte Herausforderung bei diesem Projekt?

Mögliche Nachteile von Fast Tracking und Crashing

Obwohl es sich dabei um gängige Projektmanagementtechniken handelt, mit denen die Projektlaufzeit eingehalten werden kann, sollten Fast Tracking und Crashing nicht die Norm sein. Diese Methoden können im Notfall hilfreich sein, haben aber auch einige Nachteile:

Erhöhtes Risiko eines Burnouts im Team

Es liegt in der Natur der Sache, dass bei Fast Tracking die Wahrscheinlichkeit sehr groß ist, dass Ihr Team dünn besetzt ist.

Die Teammitglieder gehen davon aus, dass sie zu Beginn des Projekts eine bestimmte Anzahl von Aufgaben übernehmen werden, müssen jedoch im Laufe des Projekts unter Umständen zusätzliche und unerwartete Aufgaben übernehmen, was wiederum das Risiko eines Burnouts erhöhen kann. 

Dies lässt sich verhindern, wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, mit dem Sie leicht sehen und nachverfolgen können, was in Ihrem Team zu tun ist. Die Verwendung einer Work-Management-Software, die die Auslastung Ihres Teams ermittelt, hilft Ihnen dabei, zu sehen, wer verfügbar ist und wer Hilfe bei der Erledigung der Arbeit benötigt.

Höhere Kosten

Sinn und Zweck von Crashing ist es, zusätzliche Ressourcen hinzuzuziehen, damit Sie Ihr Ziel schneller erreichen. Das bedeutet in der Regel höhere Kosten, da Sie zusätzliche Mitarbeiter ins Team holen. Auch wenn das Ziel vom Crashing darin besteht, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten, ist es dennoch wahrscheinlich, dass diese Zusatzkosten zu einer Überschreitung des Projektbudgets führen können.

Um zu verhindern, dass ein Projekt das Budget überschreitet, empfiehlt es sich, in die regelmäßigen Status-Updates auch Budget-Updates aufzunehmen. So werden sowohl die Projektmanager als auch alle Beteiligten über etwaige finanzielle Engpässe informiert, sobald diese auftreten.

Qualitätsmängel

Angesichts der zahlreichen Aufgaben, die gleichzeitig anfallen, kann es für die Projektleiter zu einer Herausforderung werden, alle Projektergebnisse, die gleichzeitig erstellt werden, im Auge zu behalten. Je nach den vorhandenen Ressourcen und der Kapazität Ihres Teams kann die Qualität der Ergebnisse schon allein dadurch sinken, dass das Tempo angezogen wird. 

Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken, sollten Sie einige Ressourcen speziell für die Qualitätssicherung bereitstellen. Durch eine zusätzliche Überprüfungsphase lässt sich verhindern, dass minderwertige Ergebnisse erzielt werden. 

Projektzeitpläne mit Projektmanagement-Tools ganz einfach verwalten

Fast Tracking und Crashing können Ihren Teams zwar helfen, ihre Projekte pünktlich abzuschließen, unabhängig von der Strategie ist es jedoch wichtig, dass alle Beteiligten hinsichtlich der Aufgaben und des Zeitplans auf dem gleichen Stand sind. Das gelingt am besten mit einem Work Management Tool wie Asana. Asana unterstützt Teams bei der Zusammenarbeit in einem zentralen Bereich, sodass die Mitarbeiter direkt erkennen, was sie zu tun haben, was Priorität hat und wann eine Aufgabe erledigt werden muss.