Was ist eine Schätzungsmethode? 6 Techniken für die Projektplanung

Ähnlich wie das Wissen, ob man für den Urlaub leichte oder warme Sachen einpacken sollte, kann Ihnen das Kalkulieren der Anforderungen an ein Projekt vor dessen Umsetzung helfen, einige unbequeme Fehler zu vermeiden. Falls Sie denken, dass das Tragen eines Bikinis in einem Schneesturm peinlich ist, dann versuchen Sie doch einmal, Ihrem Chef zu erklären, dass Sie eine Fristverlängerung für ein wichtiges Projektergebnis oder einige Tausend Euros mehr zur Vervollständigung Ihres Projekts benötigen.

Methoden zur Projektabschätzung können unangenehme Überraschungen bei der Planung von Projekten verhindern. Auch wenn es unmöglich ist, jedes denkbare Szenario vorherzusehen, können Sie und alle Beteiligten sich dennoch in dem guten Gewissen wiegen, dass Sie alle Mittel zur Verfügung haben, die für den Erfolg des Projekts nötig sind.

Was sind Methoden zur Projektabschätzung?

Bei Methoden zur Projektabschätzung handelt es sich um Techniken, die Ihnen dabei helfen, die Zeit, Kosten und Ressourcen, die für die Vervollständigung Ihres Projekts notwendig sind, abzuschätzen. Zwar mag eine akkurate Abschätzung ein Widerspruch in sich sein, aber diese Kalkulationen sind nötig, um sicherzustellen, dass Sie, Ihr Team und alle am Projekt beteiligten Personen sich über die benötigten Mittel einig sind, bevor das Projekt beginnt.

So setzen Sie Schätzungsmethoden im Projektmanagement ein

Akkurate Abschätzungen sind für eine solide Projektplanung unerlässlich. Es ist jedoch durchaus möglich, dass Sie im Frühstadium Ihres Projekts noch keine genaue Vorstellung von den Projektanforderungen haben.

Nutzen Sie Schätzungsmethoden, um grobe Kalkulationen für die Mittel vorzunehmen, die zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts benötigt werden. Ein Projektmanager implementiert diese Methoden gewöhnlicherweise direkt im Anschluss an die Projektinitiierungsphase, um prognostizierte Projektvorgaben zu dokumentieren. Wenn jedoch nicht alles nach Plan verlaufen sollte, können Sie jederzeit auf diese Methoden zurückgreifen, um Ihre Abschätzungen zu aktualisieren.

Schätzungsmethoden für agiles Projektmanagement

Im Gegensatz zu traditioneller Projektplanung wird für agile Projekte ein iterativer Ansatz verwendet, um ein Projekt in kurzen Sprints abzuliefern. Diese Struktur setzt voraus, dass Ihr Projekt eine erste Prognosephase durchläuft, um die Projektfunktionen und -anforderungen darzulegen, die dann während jedes Sprints neu prognostiziert werden. Um eine Projektabschätzung in Ihren Agile-Workflow zu integrieren, sollten Sie diese Schätzungsmethoden während der Sprint-Retrospektive einsetzen. So können Sie Projektanforderungen basierend auf den Ergebnissen des vorausgegangenen Sprints aktualisieren. 

Das magische Dreieck des Projektmanagements

Mithilfe von Methoden zur Projektabschätzung können Sie eine ungefähre Schätzung vornehmen, in der die drei wichtigsten Projektvorgaben grob unter die Lupe genommen werden: Kosten, Umfang und Zeitaufwand.

Sie müssen in all Ihren Projekten ein Gleichgewicht zwischen diesen drei Elementen erzielen. Dies kann eine Herausforderung darstellen, da sie sich gegenseitig aufeinander auswirken. So kann der Umfang Ihres Projekts beispielsweise nur dann planmäßig bleiben, wenn Ihr Budget und Zeitrahmen stabil bleiben. Falls Sie eine zusätzliche Produktfunktion oder Werbekampagne hinzufügen möchten, die nicht in der Planungsphase besprochen wurde, müssen Sie für diesen nun größeren Umfang auch Ihren Zeitrahmen und Ihr Budget entsprechend erweitern.

Kosten

Kostenvorgaben umfassen das allgemeine Projektbudget sowie alles von finanziellem Wert, das zur Ausführung des Projekts notwendig ist. Einfach ausgedrückt: Wenn Ihnen nicht ausreichend Gelder zur Verfügung stehen, um Ihr Projekt zu vervollständigen, wird es scheitern. Daher ist es unerlässlich, die Kosten Ihres Projekts bereits frühzeitig so akkurat wie möglich abzuschätzen.

Zu den Punkten, die die allgemeinen Kosten beeinflussen können, gehören:

• Ausstattung

• Gehaltskosten

• Räumlichkeiten

• Reparaturkosten

• Materialkosten

Kostenmanagement ist keine einmalige Angelegenheit. Sie sollten über Ihr ganzes Projekt hinweg ein Auge darauf haben, wie genau Sie Ihr vorgeschlagenes Budget einhalten. Außerdem ist es wichtig, eine gewisse Flexibilität zu wahren, was Änderungen betrifft, die sich auf Kosten auswirken können. 

Umfang

Der Projektumfang bezieht sich auf die genauen Ziele und Ergebnisse, die Ihr Projekt umfasst. Der Umfang ist eigentlich keine Abschätzung, aber Stakeholder werden im Zuge Ihrer Projektplanung möglicherweise eine Darstellung von Umfangrisiko- und Umfangtoleranzbereichen erwarten.

Wenn Sie zum Beispiel Gelder oder Zeit übrig haben, nachdem Sie Ihre Ergebnisse abgeliefert haben, können Sie möglicherweise einige zusätzliche Ergebnisse in Angriff nehmen, bevor das Projekt endet. Das Gleiche gilt für das entgegengesetzte Szenario: Wenn Sie feststellen, dass Ihnen Zeit und Geld davonlaufen, werden Sie wissen wollen, welche Ergebnisse vernachlässigt werden können, um das Projekt termingerecht fertigzustellen.

Der Umfang des Projekts hängt komplett von der zur Verfügung stehenden Zeit und den Kosten ab. Das bedeutet, dass Sie von beiden mehr benötigen, wenn der Umfang wächst. Aus diesem Grund müssen Sie sich vor Scope Creep in Acht nehmen und im Vorfeld detaillierte Projektpläne erstellen, um diesen zu verhindern.

Zeit

Zeitmanagement spielt eine zentrale Rolle in der Projektplanung. Zeitvorgaben beziehen sich auf die festgelegten Bearbeitungszeiten für die Erledigung einzelner in einem Projekt enthaltenen Aufgaben. Während der Planungsphase müssen Sie sowohl die Dauer des Projekts als auch die für die Erledigung des Projektumfangs notwendigen Einzelaufgaben abschätzen.

Außerdem sollten Sie potenzielle Verzögerungen, Risiken und Ungewissheiten einplanen, um Ihren Stakeholdern einen Zeitrahmen zu nennen, der so akkurat wie möglich ist. Lassen Sie sich selbst ein wenig Spielraum, wenn nicht alles wie geplant verläuft. So können Sie sich in dem guten Gewissen wiegen, dass Ihr Projekt nicht scheitert, wenn Sie umdisponieren müssen.

Weitere Projektvorgaben

Auch wenn Sie nicht zu den dreifachen Vorgaben des Projektmanagements gehören, können im Verlauf Ihres Projektlebenszyklus Risiken sowie Ressourcen- und Qualitätsvorgaben auftreten.

Risiko

Bei Projektrisiken handelt es sich um sämtliche unerwartete Vorkommnisse, die sich auf Ihr Projekt auswirken können. Planungsfehler, durch Dienstleister verursachte Verzögerungen, mangelnde Kommunikation und Scope Creep sind allesamt Beispiele für Projektrisiken, die Sie in der Planungsphase erwägen sollten.

Aber „unerwartet“ bedeutet nicht gleich schlecht: Einige Risiken können sich auch positiv auf Ihre Projekte auswirken, wie die Genehmigung einer Finanzierung oder die Entwicklung einer neuen Technologie, die Ihnen wertvolle Zeit spart.

Ressourcen

Bei Projektressourcen handelt es sich um die Mittel, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen, wie z. B. Personal, Materialien, Software und Dienstleister.

Ressourcen- und Kostenvorgaben gehen Hand in Hand, denn – einfach ausgedrückt – Ressourcen kosten Geld. Ohne ein angemessenes Ressourcenmanagement kann es in Ihrem Projekt zu Verzögerungen, Qualitätsminderungen und einem Ressourcenüberfluss kommen, was letztendlich zu erhöhten Kosten führt.

Qualität

Mit der Projektqualität wird gemessen, in welchem Ausmaß Ihre Projektergebnisse die Erwartungen erfüllen. Projekte, die bestimmte Qualitätsstandards wie Sicherheitsvorschriften erfüllen müssen, benötigen mehr Gelder, Zeit und Ressourcen, als Projekte mit weniger Auflagen.

Jedoch gibt es auch Projektaspekte, die sich unabhängig von den oben genannten Vorgaben auf die Qualität auswirken können. Zu diesen können z. B. ein Mangel an Kommunikation, ein Übermaß an Projektänderungen und das Fehlen notwendiger Kompetenzen gehören.

Arten von Schätzungsmethoden

Abhängig von dem Ihnen vorliegenden Szenario kann sich eine Schätzungsmethode nützlicher als eine andere erweisen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die verschiedenen Methoden Ihnen helfen können, für den Erfolg Ihres Projekts zu planen.

1. Top-down-Schätzung

Sobald der Umfang des Projekts definiert wurde, untergliedert die Top-down-Schätzungsmethode das Projekt in klar abgegrenzte Phasen, Arbeit und Aufgaben, abhängig vom Projektstrukturplan (PSP) Ihres Projekts.

Mit dieser Schätzungsmethode können primäre Beteiligte mit ehrgeizigen Visionen eine allgemeine Zeit- oder Budgetplanung für ein Projekt vornehmen, ohne dafür alle Einzelheiten kennen zu müssen. Dieser Plan kann dann in kleinere Einheiten unterteilt werden. Somit werden die Details anderen Personen überlassen, die besser mit den Projekteinzelheiten vertraut sind.

Nehmen wir einmal an, dass Ihr Unternehmen die Veröffentlichung eines neuen Produkts innerhalb der nächsten sechs Monate plant. Dieses Projekt würde nahezu alle Teammitglieder einbeziehen, von Entwicklern bis hin zu Marketingexperten. Da Sie Ihren allgemeinen Zeitplan kennen, können Sie das Projekt in kürzere Phasen unterteilen, in denen spezifische Zeitpläne für individuelle Teams zugewiesen sind.

2. Bottom-up-Schätzung

Im Gegensatz zum Top-down-Ansatz wirft die Bottom-up-Schätzungsmethode zunächst einen Blick auf die einzelnen Projektphasen, um so den allgemeinen Zeitrahmen oder die Gesamtkosten zu bestimmen.

Die Bottom-up-Schätzung wird oftmals der Top-down-Methode vorgezogen, da die Personen, die letztendlich die Arbeit ausführen, auch diejenigen sind, die die Zeit- und Budgetplanung vornehmen. Somit ist es auch wahrscheinlicher, dass akkurater geschätzt wird.

Denken Sie noch einmal an das oben angebrachte Beispiel. Sie werden sich möglicherweise wundern, wie dieses Managementteam zum Entschluss gekommen ist, sechs Monate als Zeitrahmen für die Produktveröffentlichung festzulegen. Wenn das Management sich zuerst mit den einzelnen Abteilungen in Verbindung gesetzt hätte, wäre wahrscheinlich beschlossen wurden, dass acht Monate ein realistischerer Zeitrahmen ist.

Auch wenn die Bottom-up-Schätzungsmethode im Falle von Zeitdruck und finanziellen Engpässen nicht immer eine Option darstellt, bevorzugen Manager sie gewöhnlich vor dem Top-down-Ansatz. Diese Methode ist zwar präziser, jedoch auch zeitaufwendiger.

3. Drei-Punkt-Schätzung

Die Drei-Punkt-Schätzung ermittelt den Mittelwert dreier Schätzwerte, um das Ausmaß der Arbeit zu bestimmen, das für eine individuelle Aufgabe notwendig ist:

• Wahrscheinlichste Schätzung

• Optimistischste Schätzung

• Pessimistischste Schätzung

Diese Technik wird oftmals mit der Bottom-up-Methode gepaart, um noch präzisere Abschätzungen zu erhalten.

Nehmen wir einmal an, Sie planen die Entwicklungsphase für Ihr Produkt. Wenn alles nach Plan verläuft, sollte die Beta-Version innerhalb von drei Wochen vorliegen – die wahrscheinlichste Schätzung. Falls das Team bessere Software genehmigt bekommt, könnte die Entwicklungsphase auf zwei Wochen verkürzt werden – die optimistischste Schätzung. Falls ihm jedoch diverse Fehler oder Störungen unterlaufen, könnte der Vorgang bis zu fünf Wochen in Anspruch nehmen – die pessimistischste Schätzung.

Wenn Sie den Mittelwert für drei, zwei und fünf Wochen ermitteln, können Sie mit gutem Gewissen prognostizieren, dass die Aufgabe ungefähr dreieinhalb Wochen in Anspruch nehmen wird.

4. Analoge Schätzung

Die analoge – oder vergleichende – Schätzungsmethode zieht ähnliche vergangene Projektanforderungen als Vergleich heran, um eine Schätzung für das vorliegende Projekt zu unternehmen. Kombinieren Sie diese Methode mit dem Top-down-Ansatz, um das Projekt in klar abgegrenzte Phasen zu unterteilen.

Werfen wir noch einmal einen Blick auf unsere Produkteinführung. Falls Sie in der Vergangenheit bereits ein ähnliches Produkt veröffentlicht haben und dieser Vorgang acht Monate in Anspruch genommen hatte, können Sie berechtigterweise erwarten, dass dieses Projekt auch acht Monate dauern wird. Da Sie nun den allgemeinen Zeitrahmen von acht Monaten kennen, können Sie damit beginnen, das Projekt in kleinere Aufgaben zu unterteilen.

Nutzen Sie die analoge Schätzung, wenn Ihnen zu Ihrem aktuellen Projekt kaum oder keine Daten zur Verfügung stehen. Zwar ist jedes Projekt unterschiedlich, aber eine vergleichende Schätzung kann Ihnen und Ihrem Team dennoch eine ungefähre Vorstellung davon vermitteln, was benötigt wird.

5. Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung bezieht ebenfalls aus ähnlichen Projekten gewonnene historische Daten ein, aber versucht darüber hinaus, Anpassungen bezüglich der Unterschiede zwischen den vergangenen und aktuellen Projekten vorzunehmen.

Für diese Methode wird die Schätzung von einem Satz Algorithmen berechnet. Nehmen wir einmal an, es hat ihr Marketingteam vier Wochen gekostet, eine Kampagne für die letzte Produkteinführung zu entwickeln. Nun, das ist inzwischen ein Jahr her und Ihr Team ist jetzt doppelt so groß wie damals. Wenn jedes Teammitglied in die Kampagne einbezogen wird, können Sie annehmen, dass die Ausführung derselben Aufgabe nun lediglich zwei Wochen in Anspruch nehmen wird.

6. Expertenurteil

Das Expertenurteil ist oftmals die schnellste und einfachste Methode, da es sich auf das „Bauchgefühl“ eines Experten verlässt, um Projekte abzuschätzen.

Diese Methode bezieht Kompetenz, Expertise und Fachwissen für eine Abschätzung ein. Es kann sein, dass Sie mit anderen Mitgliedern Ihres Teams, Projektbeteiligten, Beratern oder Subject Matter Experts zusammenarbeiten müssen, um die benötigten Informationen zu erlangen.

Das Expertenurteil ist dann eine sinnvolle Methode, wenn die Evaluierung von Risikobewältigungsstrategien oder neuen Möglichkeiten für Ihre Projekte Priorität hat. Hüten Sie sich jedoch vor Voreingenommenheiten sowie Selbstüberschätzung, die Ihre Daten verfälschen könnten.

Sorgen Sie dafür, dass alle Grundlagen abgedeckt sind

Wenn Sie über eine akkurate Abschätzung dessen verfügen, was für die Vervollständigung Ihres Projekts notwendig ist, wird Sie dies davor schützen, im Verlauf des Projekts von unerwarteten Ereignissen überrumpelt zu werden. Auch wenn nicht alles geplant werden kann: Abschätzungen bezüglich des Zeitrahmens, Umfangs und der Kosten im Vorfeld Ihres Implementierungsplans sind für den Erfolg Ihres Projekts unerlässlich.

Projektplanungssoftware kann Ihnen dabei helfen, beim Managen von Projektvorgaben und -aufgaben auf Kurs zu bleiben. Wenn Sie Online-Software nutzen, um Ihr Budget, Fristen, Terminpläne und Ressourcen zu verwalten, können Sie diese in Echtzeit bearbeiten. So bleiben Sie flexibel, wenn die Dinge auch mal nicht so laufen, wie geplant.