Eisenhower-Matrix: Definition, Funktionsweise und Beispiele!

Das Erstellen einer To-do-Liste ist der erste Schritt zur Erledigung Ihrer Arbeit. Aber wie entscheiden Sie, was Sie zuerst in Angriff nehmen, wenn Sie nicht genug Zeit haben, alles an einem Tag zu erledigen? Mit einer effektiven Prioritätensetzung können Sie Ihre Produktivität steigern und sicherstellen, dass Ihre dringendsten Aufgaben sofort erledigt werden.

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum Aufgabenmanagement, das Ihnen hilft, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und so einen effizienten Workflow einzurichten. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine Eisenhower-Matrix erstellen und geben Tipps für die Priorisierung von Aufgaben.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu organisieren, so dass Sie Ihre wichtigsten Aufgaben effektiv priorisieren können.

Die Idee, die später zur Entwicklung der Eisenhower-Matrix führen sollte, wurde dank dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower berühmt. In einer Rede zitierte der 34. amerikanische Präsident im Jahr 1954 einen Universitätspräsidenten mit den Worten: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Stephen Covey, der Autor des Buches „Die 7 Wege zur Effektivität“, nahm Eisenhowers Worte auf und entwickelte daraus die inzwischen weithin unter dem Namen Eisenhower-Matrix bekannte Aufgabenmanagement-Methode.

Die Eisenhower-Matrix ist auch als Eisenhower-Prinzip, Eisenhower-Methode und Dringend-Wichtig-Matrix bekannt. Diese Zeitmanagement-Methode hilft Ihnen, Ihre Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen: Aufgaben, die Sie zuerst erledigen, Aufgaben, die Sie für später planen, Aufgaben, die Sie delegieren, und Aufgaben, die Sie verwerfen.

Wie unterscheidet man zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?

Dringend und wichtig scheinen auf den ersten Blick ähnliche Begriffe zu sein, bei der Analyse im Sinne der Eisenhower-Matrix ist der Unterschied zwischen den beiden jedoch entscheidend. Die Unterscheidung zwischen dringend und wichtig in der Eisenhower-Matrix kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben Sie direkt in Angriff nehmen sollten und welche besser von anderen Teammitgliedern erledigt werden können.

Dringende Aufgaben erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Wenn etwas dringend ist, muss es gleich erledigt werden, und es gibt klare Konsequenzen, wenn Sie diese Aufgaben nicht innerhalb einer bestimmten Zeit erledigen. Es sind Aufgaben, die Sie nicht vermeiden können, und je länger Sie diese Aufgaben aufschieben, desto mehr Stress werden Sie wahrscheinlich empfinden – was letzten Endes zu Burnout führen kann.

Beispiele für dringende Aufgaben:

• Ein Projekt in letzter Minute fertigstellen

• Eine dringende Kundenanfrage bearbeiten

• Ein geplatztes Rohr in Ihrer Wohnung reparieren

Wichtige Aufgaben erfordern vielleicht keine sofortige Aufmerksamkeit, aber sie helfen Ihnen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Nur weil diese Aufgaben weniger dringend sind, heißt das nicht, dass sie keine Rolle spielen. Sie müssen diese Aufgaben sorgfältig planen, um Ihre Ressourcen effizient zu nutzen.

Beispiele für wichtige Aufgaben:

• Ein langfristiges Projekt planen

• Berufliches Networking zum Aufbau eines Kundenstamms

• Regelmäßige Wartungsprojekte

Wenn Sie im ersten Schritt vom Eisenhower-Prinzip festgestellt haben, wie Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden können, können Sie damit beginnen, Ihre Aufgaben in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix einzusortieren.

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix

Eine lange To-do-Liste mit Aufgaben kann sich überwältigend anfühlen. Daher hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix, diese Aufgaben eine nach der anderen durchzugehen und sie nach Quadranten zu trennen. Sobald Sie Ihre Aufgaben in die entsprechenden Kategorien einordnen, können Sie einen Zeitplan für sie aufstellen und die wichtigsten Aufgaben erledigen.

A-Aufgaben: Erledigen

Quadrant eins ist der „Erledigen“-Quadrant. Hier platzieren Sie alle A-Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Wenn Sie eine Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste sehen, die sofort erledigt werden muss, klare Konsequenzen hat und Ihre langfristigen Ziele beeinflusst, gehört sie in diesen Quadranten.

Es sollte keine Zweifel daran geben, welche Aufgaben in diesen Quadranten fallen: Das sind die Aufgaben, die Ihnen am meisten auf den Nägeln brennen und die wahrscheinlich den größten Stress verursachen.

B-Aufgaben: Terminieren

Quadrant zwei ist der „Terminieren"-Quadrant. Hier platzieren Sie alle B-Aufgaben, die nicht dringend, aber dennoch wichtig sind. Da diese Aufgaben Ihre langfristigen Ziele betreffen, aber nicht sofort erledigt werden müssen, können Sie diese Aufgaben für später planen.

Diese Aufgaben werden Sie gleich nach den Aufgaben im ersten Quadranten in Angriff nehmen. Sie können verschiedene Zeitmanagement-Tipps verwenden, um die Aufgaben in diesem Quadranten zu bewältigen. Einige hilfreiche Strategien sind beispielsweise das Pareto-Prinzip oder die Pomodoro-Technik.

C-Aufgaben: Delegieren

Quadrant drei ist der „Delegieren“-Quadrant. Hier platzieren Sie alle C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben müssen jetzt erledigt werden, aber sie beeinträchtigen Ihre langfristigen Ziele nicht.

Da Sie keine persönliche Verbindung zu diesen Aufgaben haben und die Erledigung dieser Aufgaben wahrscheinlich nicht von Ihren speziellen Fähigkeiten abhängt, können Sie sie an andere Mitglieder Ihres Teams delegieren. Das Delegieren von Aufgaben ist eine der effizientesten Möglichkeiten, Ihr Arbeitspensum zu bewältigen und Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, seine Fähigkeiten zu erweitern.

D-Aufgaben: Verwerfen

Wenn Sie Ihre To-do-Liste durchgegangen sind und die ersten drei Quadranten mit Aufgaben gefüllt haben, werden Sie feststellen, dass eine Handvoll Aufgaben übrig geblieben ist. Diese verbleibenden D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig.

Diese unwichtigen Aufgaben stehen Ihnen einfach im Weg, wenn Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Sie sind nichts als Zeitfresser, deshalb platzieren Sie diese verbleibenden Punkte auf Ihrer To-do-Liste in den vierten Quadranten, den Quadranten „Verwerfen“. 

4 Tipps für die Priorisierung Ihrer Aufgaben

Die Eisenhower-Matrix ist die beste Methode, um den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu verstehen – aber vielleicht fällt es Ihnen trotzdem schwer, Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Einordnung Ihrer Aufgaben in die einzelnen Quadranten helfen können.

1. Markieren Sie Ihre Aufgaben farblich

Die farbliche Markierung Ihrer Aufgaben kann helfen, die Aufgaben mit hoher Priorität zu visualisieren. Versuchen Sie, beim Durcharbeiten Ihrer To-do-Liste mit der Methode vier Farben für die verschiedenen Prioritätsstufen wie folgt zu verwenden:

• Grün = höchste Priorität

• Gelb = zweithöchste Priorität

• Blau = dritthöchste Priorität

• Rot = keine Priorität

Die Farben Ihrer Aufgaben lassen sich direkt auf Ihre Eisenhower-Matrix übertragen. Die grünen Aufgaben sind Ihre „Erledigen“-Aufgaben für Quadrant eins, die gelben Aufgaben Ihre „Terminieren“-Aufgaben für Quadrant zwei, die blauen Aufgaben Ihre „Delegieren“-Aufgaben für Quadrant drei und die roten Aufgaben Ihre „Löschen“-Aufgaben für Quadrant vier.

2. Beschränken Sie sich auf 10 Aufgaben pro Quadrant

Auch wenn Sie viele Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste haben, versuchen Sie, Ihre Aufgaben auf 10 Einträge pro Quadrant zu beschränken. So verhindern Sie, dass Ihre Eisenhower-Matrix unübersichtlich und überwältigend wird.

Sie können mehrere Matrizen erstellen – aber wenn Sie Ihre Aufgabenliste auf notwendige Aktionspunkte beschränken, stellen Sie sicher, dass Sie beim Priorisierungsprozess keine Zeit verlieren.

3. Erstellen Sie private und berufliche To-do-Listen

Eine weitere Möglichkeit, die Anzahl der Einträge in Ihrer Eisenhower-Matrix zu begrenzen: Erstellen Sie separate Matrizen für Ihre persönliche und Ihre berufliche To-do-Liste.

Ihre beruflichen und persönlichen Aufgaben erfordern unterschiedliche Zeitrahmen, Ressourcen und Methoden und wahrscheinlich auch unterschiedliche Denkprozesse. Um Ihre persönlichen und beruflichen Ziele effektiv zu verwalten, müssen Sie sie unterteilen.

4. Erst eliminieren, dann priorisieren

Eliminieren Sie zuerst unnötige Aufgaben, um effektiv Prioritäten zu setzen. Mit dieser Strategie kümmern Sie sich um Quadrant vier, bevor Sie sich den ersten drei Quadranten zuwenden.

Prüfen Sie bei der Durchsicht Ihrer To-do-Liste, welche Dinge Sie aufgeschrieben haben, die dort nicht unbedingt stehen müssen.

Wir verbringen 60 % unserer Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit, z. B. mit dem Übermitteln von Status-Updates, dem Einholen von Genehmigungen oder dem Nachhaken nach Informationen. Wenn Sie schnell etwas von Ihrer Aufgabenliste streichen können, sollten Sie das tun. Dadurch wird der Priorisierungsprozess beschleunigt (und am Ende werden Sie wahrscheinlich noch einmal in einer zweiten Runde Aufgaben verwerfen).

Beispiel für eine Eisenhower-Matrix

Damit Sie besser verstehen, welche Aufgaben Sie in jedem Quadranten Ihrer Eisenhower-Matrix unterbringen können, haben wir einige Eisenhower-Prinzip Beispiele für Sie zusammengestellt.

Beispiele für Aufgaben im ersten Quadranten:

• Einen Blogbeitrag schreiben, der morgen fällig ist

• Einen Projektantrag fertigstellen

• Kunden-E-Mails beantworten

Beispiele für Aufgaben im zweiten Quadranten:

• Sich für einen Weiterbildungskurs anmelden

• Eine Networking-Veranstaltung besuchen

• An einem persönlichen Projekt arbeiten

Beispiele für Aufgaben im dritten Quadranten:

• Blogbeiträge hochladen

• Gesprächsnotizen transkribieren

• E-Mails von Personen durchsehen, die nicht Kunde sind

Beispiele für Aufgaben im vierten Quadranten:

• Arbeit rund um die Arbeit

• An einer Statusbesprechung teilnehmen

• Status-Genehmigungen einholen

Denken Sie daran: Legen Sie am besten getrennte Matrizen für Arbeit und Privates an. So können Sie Ihre To-do-Listen mit den für die jeweilige Zeit und den jeweiligen Ort am besten geeigneten Methoden abarbeiten.

Welche Grenzen hat die Eisenhower-Matrix?

Wie auch jede andere Zeitmanagement-Methode hat auch die Eisenhower-Matrix einige Kritikpunkte. Wer mit der Eisenhower-Methode das eigene Zeitmanagement verbessern möchte, sollte daher folgende Punkte beachten:

• Während man mit der Eisenhower-Matrix die Aufgaben ordnen kann, gibt es keine Auskunft darüber, wie man diese Aufgaben effizient abarbeitet. Hierzu muss man sich andere Methoden anwenden, wie etwa die Pomodoro-Technik.

• Für ein gutes Zeitmanagement sollten die Aufgaben regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Kommen neue Aufgaben hinzu oder fallen alte Aufgaben weg? Wer das Eisenhower-Prinzip regelmäßig anwendet, hat damit sicherlich mehr Erfolg.

• Oftmals ist es schwierig, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten. Dringliche Aufgaben hingegen sind einfach festzustellen, da man hier meist eine Deadline hat.

• In der echten Arbeitswelt geht die Dringlichkeit oft mit der Wichtigkeit einher. So werden in manchen Fällen viele Aufgaben dann entweder als A-Aufgaben oder D-Aufgaben klassifiziert.

Während diese Kritikpunkte gerechtfertigt sind, bedeutet dies nicht, dass die Eisenhower-Matrix keine Vorteile hat. Denn das Modell zeichnet sich dadurch aus, dass man es schnell und einfach durchführen kann. Zudem lassen sich ideal Zeitfresser-Aufgaben bestimmen und aus dem täglichen Kalender streichen.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es noch?

Natürlich gibt es neben der Eisenhower-Matrix noch einige weitere Zeitmanagement-Methoden, auf die Sie setzen könnten. Wir möchten hier auf einige Methoden eingehen, die entweder sehr beliebt sind oder der Eisenhower-Methode stark ähneln:

• Die ABC-Methode: Mit dieser Methode werden ähnlich zur Eisenhower-Matrix die anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortiert. Dabei gibt es drei verschiedene Kategorien. A-Aufgaben sind sehr wichtig und sofort zu erledigen. B-Aufgaben sind weniger wichtig, diese sollten entweder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben sind eher unwichtig und sollten entweder delegiert oder ignoriert werden.

• Das Pareto-Prinzip: Dem Pareto-Prinzip nach heißt es, dass wir mit nur 20% Einsatz 80% der Ergebnisse erreichen. Dieser Regel nach ist es also wichtig, dass wir unsere Zeit effizient nutzen und all jene Aufgaben erkennen, die uns unserem Ziel näher bringen, und diese auch priorisieren.

• Pomodoro-Technik: Bei dieser Methode geht es weniger um die Priorisierung der Aufgaben, sondern um die Einteilung der Arbeit. Die Pomodoro-Methode zielt darauf ab, die Arbeiten in kurzen Zeitfenstern zu erledigen. So sollten Sie 25 Minuten konzentriert arbeiten, danach können Sie sich 5 Minuten Pause nehmen. Damit soll die Konzentration den ganzen Tag über aufrecht bleiben.

Es gibt noch viele weitere Zeitmanagement-Methoden, alle hier anzuführen, würde jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Erstellen Sie Ihre Eisenhower-Matrix mit Aufgabenmanagement-Tools

Der schwierigste Teil im Eisenhower-Modell ist das Durchgehen Ihrer To-do-Liste – aber durch Automatisierung müssen Sie diesen Schritt nicht mehr manuell durchführen.

Verwenden Sie eine Software zum Aufgabenmanagement, um festzustellen, welche Ihrer Aufgaben die höchste Priorität haben. Mithilfe von Aufgabenmanagement können Sie Aufgaben kategorisieren, farblich kennzeichnen und an Ihr Team delegieren. Steigern Sie mit der Eisenhower-Matrix Ihre Produktivität und erreichen Sie Ihre Ziele schneller.