Kaizen: Der Leitfaden für kontinuierliche Geschäftsverbesserung

Denken Sie an Ihr Alltagsleben, an Ihre Arbeit, Ihre Schule, Ihr Zuhause oder Ihr Sozialleben. Gibt es irgendetwas an Ihrem Leben, das verbessert werden könnte? Sie mögen vielleicht zufrieden damit sein, wie Ihr Leben verläuft, aber es gibt dennoch immer Aspekte, die man noch verbessern könnte.

Darum geht es bei der Kaizen-Philosophie. Der Grundgedanke hinter Kaizen ist, dass das Leben kontinuierlich verbessert werden sollte, damit es immer erfüllender wird. Und so ist die Idee der kontinuierlichen Verbesserung im Business-Bereich entstanden.

Was bedeutet kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)?

Das Wort Kaizen setzt sich aus zwei japanischen Wörtern zusammen: kai, was „Verbesserung“ bedeutet, und zen, was „gut“ bedeutet. Durch beide Wörter in Kombination entsteht die Idee der kontinuierlichen Verbesserung. Kaizen beschreibt den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung aller Aspekte eines Unternehmens, von der strategischen Priorisierung bis hin zu täglichen Abläufen. Dahinter steht der Gedanke, dass kleine, aber kontinuierliche Verbesserungen mit der Zeit zu großen langfristigen Veränderungen führen.

Der Kaizen-Prozess wurde in den 50er Jahren, nach dem Zweiten Weltkrieg, von japanischen Herstellern populär gemacht. Das Ziel von Kaizen bestand darin, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, um jegliche Ressourcenverschwendung zu eliminieren. In diesem Zusammenhang bedeutet Verschwendung die ineffiziente Nutzung von Zeit oder Redundanz in Abläufen.

Ein berühmtes Beispiel kontinuierlicher Verbesserung ist das Produktionsmodell von Toyota: Es wird nur produziert, „was benötigt wird, wann es benötigt wird und soviel benötigt wird“. Dieses Modell wird seitdem in vielen Unternehmen angewandt, sogar außerhalb des Produktionsbereichs.

Worin besteht der Prozess kontinuierlicher Verbesserung?

Das Ziel dieses Prozesses ist es, Aktivitäten zu optimieren, die für Kunden einen Mehrwert generieren, während man sämtliche Ineffizienzen beseitigt. In schlanken Prozessen gibt es oft drei Arten von Verschwendung, gegen die das Modell der kontinuierlichen Verbesserung vorgeht.

Die drei Arten von Verschwendung sind:

Muda

Das japanische Wort Muda bedeutet Unnötigkeit oder Nutzlosigkeit. Im Zusammenhang mit dem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung sorgen diese Arten von Verschwendung dafür, dass bestimmte Arbeitsabläufe keine operationelle Exzellenz erreichen.

Es gibt zwei Arten von Muda: Typ 1 und Typ 2.

• Typ 1: Hierbei handelt es sich um Prozesse, die dem Kunden keinen direkten Mehrwert bieten, aber für den Endkunden trotzdem notwendig sind. Ein gutes Beispiel hierfür wäre eine Sicherheitsinspektion. Sie liefert dem Endprodukt keinen Mehrwert, allerdings ist es wichtig, den Kunden sichere Produkte anzubieten.

• Typ 2: Hierbei handelt es sich um Prozesse, die dem Kunden keinen direkten Mehrwert bieten und für den Endkunden auch nicht notwendig sind. Dabei geht es oftmals um interne Prozesse wie beispielsweise Dokumentationen. Solche Prozesse versucht man mit der Kaizen-Methode zu reduzieren.

Dieser zweite Typ von Muda hat noch einmal sieben Unterkategorien:

1. Transport: die übermäßige Bewegung von Produkten

2. Inventar: übermäßig viele Waren und Rohstoffe

3. Bewegung: übermäßige Bewegung von Maschinen und Menschen

4. Warten: die Leerlaufzeit zwischen einem Schritt und dem nächsten

5. Überproduktion: zu viel von einem Produkt produzieren

6. Übermäßige Bearbeitung: einem Produkt zu viel hinzufügen, was keinen Mehrwert bietet

7. Defekte: unbrauchbare Produkte herstellen

Mura

Das japanische Wort „Mura“ bedeutet „Unausgeglichenheit“ oder „Ungleichmäßigkeit“. Diese Art von Verschwendung kann zur Entstehung von Muda beitragen. Um Mura zu verhindern, ist ein ausgeglichener und verschlankter Ablauf wichtig, sodass es zu keinen Engpässen kommen kann.

Ein Fließband ist ein einfaches Beispiel, um Mura zu erklären. Wenn es sich in einem Bereich des Fließbands staut oder zu Lücken kommt, kann das Team entweder mehr oder weniger von einem Produkt produzieren, um den Engpass bzw. die Überproduktion zu vermeiden.

Die Kanban-Methode eignet sich gut, um das Auftreten dieser Engpässe zu minimieren. Im Kanban-Prozess organisieren Sie sich von einem Schritt zum nächsten, sodass Teams genau das nutzen, was sie auch wirklich brauchen.

Muri

Das japanische Wort Muri bedeutet „überlastet“ oder „über die Kräfte hinausgehend“. Hierbei geht es um eine unvernünftig hohe Menge an Arbeit. An Maschinen kann Muri Schäden verursachen, die kostspielige Reparaturen nach sich ziehen, und bei Mitarbeitern kann Muri zu Fehlzeiten, Krankheiten und Burnout führen.

Es gibt verschiedene Strategien, wie man kontinuierliche Verbesserungen in seine Unternehmenskultur integrieren kann. Ein paar gebräuchliche Methoden stellen wir Ihnen hier vor.

Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Der PDCA-Zyklus wurde von Walter Shewart eingeführt und von W. Edwards Deming weiterentwickelt.

Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Schritten:

• Planen (Plan): Definieren Sie, was das Hauptziel dieses Projekts ist und wie Sie Erfolg messen werden.

• Tun (Do): Probieren Sie Ihren Plan aus, um Ihr Ziel zu erreichen.

• Überprüfen (Check): Überprüfen Sie Ihre Handlungen aus dem vorherigen Schritt. Ist eine Verbesserung zu erkennen?

• Handeln (Act): Wenden Sie die Änderungen auf Ihr gesamtes Projekt an – und wenn Ihre Ideen sich im zweiten Schritt als nicht durchführbar erwiesen haben, führen Sie so lange kleine Veränderungen aus, bis alles so funktioniert, wie es soll.

Dieses Framework wird verwendet, um Probleme in den Bereichen Projektmanagement und Prozessoptimierung anzugehen und zu lösen. Aufgrund ihrer zyklischen Natur ist diese Methode ein einfacher Weg, um kontinuierlich Veränderungen einzuführen.

Six Sigma

Six Sigma ist eine Methode zur Prozessoptimierung, die oft in der Fertigungsindustrie angewandt wird. Hier geht es darum, Schwankungen während eines Herstellungsprozesses so gering wie möglich zu halten. Erreicht wird das durch rigorose Qualitätssicherung und -kontrolle.

Es gibt hauptsächlich zwei Methoden, die im Rahmen von Six Sigma zur Anwendung kommen: DMAIC und DMADV

DMAIC

DMAIC ist unterteilt in fünf Phasen:

• Definieren (Define) Sie das System

• Erfassen (Measure) Sie die Schlüsselaspekte des aktuellen Prozesses und sammeln Sie Daten

• Analysieren (Analyze) Sie die Daten, um Ursache und Wirkung zu verifizieren

• Verbessern (Improve) oder optimieren Sie den aktuellen Prozess, basierend auf den gewonnenen Daten

• Kontrollieren (Control) Sie den Prozess künftig auf Abweichungen

DMADV

DMDAV ist auch bekannt als „Design für Six Sigma“ (DFSS). Diese Methode wird angewandt, wenn ein Herstellungsprozess für ein brandneues Produkt entwickelt wird. Hier sind die fünf Schritte:

• Definieren (Define) Sie Designziele zusammen mit Kundenanforderungen

• Erfassen (Measure) und identifizieren Sie Potenziale von Produkt und Produktion

• Analysieren (Analyze) Sie, welche Designmöglichkeiten es sonst noch gibt

• Entwickeln (Design) Sie anhand der Daten, die Sie im vorangegangenen Schritt gesammelt haben, eine verbesserte Version

• Verifizieren (Verify) Sie das Design und prüfen Sie, ob es erfolgreich ist

Die agile Methode

Beim agilen Projektmanagement geht es darum, Projekte auf kleinere Sprints herunterzubrechen. Hier gibt es Formen, die sich ständig wiederholen, sodass kontinuierliche Verbesserungen möglich sind. Bei jedem Sprint reflektieren die Teammitglieder den vorangegangenen und denken über mögliche kleine Veränderungen für den nächsten Sprint nach.

Die Vorteile kontinuierlicher Verbesserungen

Kostengünstige Veränderungen mit niedrigem Risiko

Bei kontinuierlichen Verbesserungen lassen Veränderungen sich leicht durchführen. Die Idee dahinter ist, dass Sie kleine Änderungen vornehmen und dann überprüfen, ob sie funktionieren. Falls sie es nicht tun, wird Ihr Workflow durch solch kleine Änderungen nicht gleich beeinträchtigt.

Ein gutes Beispiel, um das zu erklären, wäre eine Veränderung am Fließband. Das Team kann ausprobieren, ob sich zwei Schritte, die nicht voneinander abhängig sind, tauschen lassen und ob sich dadurch die Produktionsgeschwindigkeit ändert. Falls sich die Geschwindigkeit verlangsamt, kann das Team ganz einfach wieder so weitermachen wie vorher, ohne dass es den gesamten Prozess verändern muss.

Die Möglichkeit, als Einzelperson etwas zu verändern

Bei kontinuierlichen Verbesserungen kann jedes Teammitglied den Prozess in die eigene Hand nehmen. Kaizen sollte im gesamten Unternehmen angewandt werden und tief in der Unternehmenskultur verwurzelt sein. Wenn etwas bei einem Teammitglied nicht funktioniert, kann er oder sie selbstständig die Änderungen vornehmen, die nötig sind, um den eigenen Workflow zu verbessern.

Auf das Team zugeschnittene Prozesse

Ein Prozess kann in einem eingespielten Team gut funktionieren, aber was passiert, wenn zu diesem Team neue Mitglieder dazukommen? Möglicherweise wird der ursprüngliche Workflow nicht mehr so gut laufen wie gewohnt, aber dank Kaizen können Teams diese Prozesse entsprechend der äußeren Umstände verändern.

Was passiert zum Beispiel, wenn Workflows von einem kleinen Team zu einem größeren Team skaliert werden? Wenn das Team nur aus zwei oder drei Personen besteht, kann es bestimmte Informationen vielleicht noch in einer Tabelle festhalten – aber was ist mit einem Team aus 20 Personen? Wenn so viele an einer Tabelle arbeiten, wird es ganz schnell unübersichtlich. Mit Kaizen kann das Team mit dem Informations-Workflow experimentieren, der am besten passt, während es kontinuierlich wächst.

Förderung von Entdeckerfreude und Neugierde

Wenn Teammitglieder in Ihrem Unternehmen dazu ermutigt werden, Geschäftsprozesse so zu verbessern, wie es für sie am besten ist, dann fördert dies die Entdeckerfreude und Neugierde im gesamten Unternehmen. Einzelpersonen können experimentieren, ohne Angst haben zu müssen, Prozesse zu stören oder für Fehler kritisiert zu werden. Wenn etwas nicht funktioniert, lässt es sich leicht und schnell wieder rückgängig machen.

Tipps für die Einführung kontinuierlicher Verbesserungen

Wenn Ihr Team nicht bereits mit einem Modell für kontinuierliche Verbesserungen arbeitet, ist es möglicherweise etwas zeitaufwändig, neue Prozesse zu etablieren. Hier haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie diese Idee in Ihr Unternehmen integrieren können.

Beginnen Sie klein

Das Ziel von Kaizen ist es, schrittweise kleine Veränderungen einzuführen. Fangen Sie mit ein paar wenigen Teammitgliedern an und schauen Sie, wie die Veränderungen funktionieren. Wenn alles gut geht, probieren Sie sie mit mehreren Teams aus. Dieser Einführungsprozess an sich ist schon Kaizen.

Ermutigen Sie Leiter zur Offenheit

Kontinuierliche Verbesserungen funktionieren besonders gut, wenn Einzelpersonen von ihren Vorgesetzten dazu ermutigt werden. Bereiten Sie Ihr Führungsteam durch ein spezielles Training vor, in dem es darum geht, neue Ideen zu fördern und Hindernisse zu beseitigen, die ein Teammitglied beim Versuch, den Workflow zu verbessern, haben könnte.

Versuchen Sie nicht, Perfektion zu erreichen

Zu den schwierigsten Dingen an diesem Modell gehört das Streben nach Perfektion. Denn Perfektion ist unmöglich zu erreichen, und die Philosophie hinter Kaizen ist es, kleine Veränderungen einzuführen, um einen besseren Zustand als am Tag davor zu erzielen. Der Fokus auf Perfektion hingegen könnte Ihr Team zu Veränderungen verleiten, die eigentlich gar nicht notwendig sind.

Sorgen Sie mit Work Management Tools für kontinuierliche Verbesserungen

Kontinuierliche Verbesserungen funktionieren am besten, wenn sie in zyklische Projektmanagement-Strategien wie Kanban und Agile-Projektmanagement eingebettet sind. Zusammen mit Work Management Tools kann Ihr Team sämtliche Arbeit an einem Ort organisieren und die positiven Veränderungen auf den Weg bringen, die zum Erfolg führen.