Vorlage für Geschäftsanforderungen: Diese 7 Elemente sollte Ihr Dokument enthalten (mit Beispielen)

Jedes Projekt besteht aus einer Menge verschiedener Arbeitsvorgänge. Wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, müssen all diese Vorgänge zur richtigen Zeit und am richtigen Ort miteinander verknüpft werden. Stellen Sie sich ein Puzzle vor: Um es zu lösen, sehen Sie sich als Orientierung das Bild vorne auf der Schachtel an. 

Ein Dokument für die Geschäftsanforderungen ist wie dieses Bild auf der Schachtel. Es beschreibt Ihr gesamtes Projekt und verschafft Beteiligten Klarheit und einen Überblick über die für den erfolgreichen Projektabschluss notwendigen Anforderungen. In diesem Artikel beleuchten wir die einzelnen Elemente eines Dokuments für die Geschäftsanforderungen und zeigen Ihnen, warum es von Vorteil ist, das Dokument mithilfe einer Online-Software zu teilen. 

Was ist ein Dokument für Geschäftsanforderungen?

Ein Dokument für Geschäftsanforderungen ist eine Art Bericht und beschreibt, welche Bedingungen für einen erfolgreichen Projektabschluss erfüllt werden müssen. Das Dokument umfasst die Projektziele, die Erwartungen während der Phasen des Projektlebenszyklus und die Anforderungen, um das Projekt abzuschließen. 

Ein Dokument für die Geschäftsanforderungen umfasst folgende Elemente:

1. Ein Executive Summary

2. Die Projektziele

3. Den Projektumfang

4. Die Geschäftsanforderungen

5. Alle wichtigen Beteiligten

6. Die Projekteinschränkungen 

7. Eine Kosten-Nutzen-Analyse

Beschreiben Sie diese Punkte, damit jeder, der Ihr Dokument für die Geschäftsanforderungen liest, einen guten Überblick über Ihr Projekt bekommt und versteht, was Sie erreichen möchten und wie Sie an Ihr Ziel gelangen wollen. 

Welche Informationen sollte ein Dokument für die Geschäftsanforderungen beinhalten?

Ihr Dokument für die Geschäftsanforderungen sollte zwar detailliert, aber auch prägnant sein. Ziel ist es, Ihren Lesern mit so wenigen Worten wie nötig, so viel Information wie möglich zu bieten. 

Neben den Beteiligten, die direkt in das Projekt involviert sind, werden auch Führungskräfte, die das Projekt genehmigen sollen, und Kunden, die davon profitieren werden, Ihre Geschäftsanforderungen lesen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Elemente, die Ihre Geschäftsanforderungen enthalten sollen.

1. Executive Summary

Das Executive Summary ist eine übersichtliche Zusammenfassung Ihres Projekts und seines Zwecks. Personen, die keine Zeit haben, um Ihre Geschäftsanforderungen zu lesen, sollten mithilfe eines Executive Summary verstehen, was Sie mit Ihrem Projekt erreichen möchten. 

Obwohl das Executive Summary der erste Punkt Ihrer Geschäftsanforderungen ist, sollten Sie es als letztes verfassen. Das erlaubt Ihnen, das gesamte Dokument noch einmal zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie in Ihrer Einleitung alle Punkte berücksichtigen. 

2. Projektziele

Bei den Projektzielen handelt es sich um die Geschäftsziele, die Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts erreichen wollen. Legen Sie Ihre Ziele unbedingt fest, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um Ihre Fortschritte auch messen zu können.

Formulieren Sie Ihre Projektziele als SMART-Ziele. So sind sie:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

Durch die Nachverfolgung Ihres Fortschritts in Richtung Ihrer Projektziele können Sie feststellen, ob und wann Workflows eventuell angepasst werden müssen. Gehen wir als Beispiel davon aus, dass eines Ihrer Ziele lautet, Ihren Kundenstock bis zum Ende des Quartals um 10 % zu vergrößern. Am Ende des Quartals können Sie mit einem Blick auf die Zahlen erkennen, ob Sie ihr Ziel erreicht haben. Sollten Sie es nicht erreicht haben, können Sie die getroffenen Maßnahmen überprüfen, um die Gründe dafür herauszufinden.

3. Projektumfang

In Ihrem Projektumfang werden die Grenzen Ihres Projektes klar definiert. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten darüber informiert sind und beugen Scope Creep vor. Scope Creep bedeutet, dass Ihr Projekt den ursprünglich festgelegten Umfang überschreitet und aus dem Ruder zu laufen droht. 

Diese Informationen sollten im Projektumfang enthalten sein:

• Der Zeitplan

• Das Budget

• Gewünschte Ergebnisse

• Die Projektanforderungen

• Das Projektteam

Sie können auch eine Liste mit Dingen erstellen, die Sie bewusst aus Ihrem Projekt ausschließen möchten, wie zum Beispiel Geschäftsprozesse oder riskante Strategien, die von allen Beteiligten vermieden werden sollen. 

4. Geschäftsanforderungen

Die Geschäftsanforderungen sind das Herzstück dieses Dokuments. In diesem Abschnitt erstellen Sie eine Liste aller für den Erfolg Ihres Projektes erforderlichen Maßnahmen. Je nachdem, wie komplex Ihr Projekt ist, kann diese Liste kürzer oder länger ausfallen. 

Nachdem Sie die einzelnen Erfordernisse aufgelistet und beschrieben haben, weisen Sie jedem Punkt auf Ihrer Liste eine Prioritätsstufe zu (wie wichtig ist er für das Projekt?) und ordnen die Punkte dann nach der jeweiligen Priorität an. Dadurch wissen Ihre Mitarbeiter, in welcher Reihenfolge die Aufgaben zu erledigen sind. 

Wenn eine Anforderung beispielsweise darin besteht, eine Website zu erstellen, könnten Sie diese Aufgabe mit der höchsten Priorität versehen. Sie könnte deshalb so zentral sein, weil ohne eine funktionierende Website als Basis andere Geschäftsanforderungen nicht erfüllt werden können. 

5. Wichtige Beteiligte

Zu den Projektbeteiligten zählen alle Personen, die Interesse an Ihrem Projekt haben. Das sind auch jene Personen, die Ihre Geschäftsanforderungen lesen werden, um mehr über das Projekt zu erfahren. Zu den Beteiligten könnten folgende Personen zählen:

• Teammitglieder, die am Projekt mitarbeiten

• Projektmanager, die das Projekt leiten

• Führungskräfte, die das Projekt genehmigen

• Kunden, die vom abgeschlossenen Projekt profitieren

Erstellen Sie in diesem Abschnitt eine Liste der Namen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten und beschreiben Sie, welche Rolle ihnen bei diesem Projekt zukommt. Diese Informationen sorgen nicht nur für Klarheit darüber, wer in das Projekt involviert ist, sondern können auch die Teamkommunikation verbessern.

6. Projekteinschränkungen

Wahrscheinlich haben Sie Ihre Projekteinschränkungen bereits in der Beschreibung Ihres Projektumfangs erfasst, hier werden sie aber detaillierter erklärt. Nach diesem Abschnitt sollte der Leser eine gute Vorstellung vom Projektrahmen und den Limitationen Ihres Projektes haben.

Mögliche Projekteinschränkungen:

• Projektrisiken

• Verfügbarkeiten der Teammitglieder

• Die Ressourcen

• Projektabhängigkeiten

• Fristen

• Projektbudget

Mithilfe von Projekteinschränkungen können Beteiligte die Komplexität Ihres Projekts besser erfassen und abschätzen, wie einfach die Projektziele erreicht werden können. Alle in das Projekt involvierten Personen sollten daher zunächst die Projekteinschränkungen durchgehen.

7. Kosten-Nutzen-Analyse

Es kann strategisch sinnvoll sein, wenn Sie am Ende Ihrer Geschäftsanforderungen noch eine Kosten-Nutzen-Analyse darstellen. Wenn Sie das Dokument verwenden wollen, um eine Genehmigung für Ihr Projekt einzuholen, kann dieser letzte Punkt der entscheidende Faktor dafür sein. Für Kunden und Führungskräfte ist das Projektziel zwar wichtig, aber wenn Sie nicht zeigen können, dass das Projekt auch Profit bringt, macht es keinen Sinn. 

So führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch:

• Beschreiben Sie alle Kosten, die mit Ihrem Projekt verbunden sind

• Erklären Sie welche Nutzen daraus entstehen

• Notieren Sie die erwarteten Gesamtkosten Ihres Projektes

• Schätzen Sie den erwarteten ROI, indem Sie die zu erwartenden Kosten von Ihren erwarteten Einnahmen abziehen

Vorlage für die Geschäftsanforderungen (mit Beispiel)

Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine Vorlage für ein Dokument für Geschäftsanforderungen. Es ist ein Beispiel eines Technologieunternehmens, das einen Marketing-Blog starten möchte. In diesem Dokument erklärt die Projektmanagerin, worum es bei dem Projekt geht und welchen Zweck es erfüllen soll. Sie beschreibt auch die Projektziele und den Projektumfang, um das Risiko von Scope Creep zu reduzieren. 

Dann listet sie die Geschäftsanforderungen auf, also alle Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, um das Projekt abzuschließen. Zudem erfasst sie noch alle in das Projekt involvierten Beteiligten, die Projekteinschränkungen und eine Kosten-Nutzen-Analyse.

Wenn Sie für Ihr eigenes Projekt eine Vorlage für die Geschäftsanforderungen verwenden möchten, steht Ihnen unsere kostenlose Vorlage zu Verfügung:

Worin unterscheiden sich Geschäftsanforderungen und funktionale Anforderungen?

Bei der Besprechung von Geschäftsanforderungen wird oft auch von funktionalen Anforderungen gesprochen, daher ist es wichtig, den Unterschied zu kennen. In einem Dokument für Geschäftsanforderungen werden Ihre Projektanforderungen erfasst. Dieses Dokument bietet Ihren Stakeholdern die Möglichkeit, sich einen guten Überblick über das gesamte Projekt zu verschaffen. 

Ein Dokument für funktionale Anforderungen umfasst eine detaillierte Beschreibung, wie bestimmte Aufgaben in einem Projekt ausgeführt werden sollen. Stellen Sie sich am besten ein Brettspiel vor. Die Geschäftsanforderungen sind die Schachtel, die Sie zum Kauf verleiten soll und das Spiel kurz erklärt. Das Dokument für funktionale Anforderungen ist der beigelegte Zettel mit den genauen Anleitungen, wie das Spiel funktioniert. 

Neben funktionalen Anforderungen gibt es auch:

• Nutzeranforderungen: Diese Anforderungen sind detaillierter als die Geschäftsanforderungen. Es wird darin beschrieben, wie ein Nutzer von den fertiggestellten Ergebnissen profitieren kann.

• Produktanforderungen: Diese Anforderungen sind noch detailreicher als die Geschäfts- und Nutzeranforderungen. In den Produktanforderungen werden der Zweck und die Funktionen des abgeschlossenen Projekts erläutert. Dieses Dokument dient Teams bei der Erstellung und Vermarktung eines Produkts als Leitfaden.

• Nichtfunktionale Anforderungen: Hierbei handelt es sich um die umfassendste Form von Anforderungsbeschreibungen; sie sind ähnlich detailliert wie die funktionalen Anforderungen. Darin wird erklärt, wie das Projekt durchgeführt wird und beschrieben, welche Nutzererfahrung nach Abschluss des Projekts erzielt werden soll.

Teilen Sie die Anforderungen mithilfe von Projektmanagement-Tools mit allen Beteiligten

Ob Sie Ihre wichtigen Beteiligten nun mit einem Dokument für Geschäftsanforderungen oder einer noch detaillierteren Form über Ihr Projekt informieren möchten: Am besten funktioniert die Kommunikation mit einer zentralen, dafür konzipierten Software.

Mit Projektmanagement-Tools können Sie Ihre Geschäftsziele priorisieren und sicherstellen, dass keine Arbeitsvorgänge übersehen werden. Verwenden Sie Asana, um die Kommunikation in Ihrem Team zu optimieren und Ihre Projekt-Meilensteine einfacher zu erreichen.