Wie Sie Benchmarking nutzen, um Ihre Erfolge zu messen

Erfolg ist ein sehr vager Begriff – was genau ist Erfolg eigentlich? Und wie wissen Sie, ob Sie, Ihre Projekte und Ihr Unternehmen erfolgreich sind? Die Wahrheit ist: Jeder misst seine Erfolge auf andere Weise. Und genau deshalb lässt sich Erfolg nur schwer definieren – besonders dann, wenn Sie ein Team managen oder als Unternehmen wachsen möchten.

Daher ist es so wichtig, dass Sie Ihre eigenen Erfolgsmaßstäbe festlegen. Sie können dies mittels eines datengesteuerten Verfahrens tun, das als Benchmarking bekannt ist. Mit Benchmarking nutzen Sie Wettbewerbsanalysen und interne Vergleiche, um zuverlässige Anhaltspunkte für Ihren Erfolg zu definieren.

Was ist Benchmarking?

Benchmarks sind vorbestimmte Standards und beim Benchmarking handelt es sich um den Vorgang zum Festlegen dieser Standards. Um Benchmarks zu definieren, müssen Sie Vergleiche für Ihre Arbeit schaffen. Sie können Benchmarks anhand einer Reihe von Dingen festlegen, wie z. B.:

• Wettbewerber. Wenn Sie die Erfolge Ihrer Konkurrenten als Grundalge für einen Vergleich Ihrer Arbeit mit den gewünschten Ergebnisse heranziehen, können Sie erkennen, was in Ihrer Branche als normal angesehen wird und welche Erwartungen Kunden haben. Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie Ihr Unternehmen, Ihr Produkt oder Ihre Botschaft anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Frühere Ergebnisse. Wenn Sie frühere Ergebnisse als Benchmarks verwenden, können Sie anhand dieser erkennen, ob sich Ihr Unternehmen intern verbessert und welche Lücken Ihre Prozesse und Workflows aufweisen. Wenn sich Verbesserungen einstellen, können Sie Ihre Bemühungen intensivieren, schließlich befinden Sie sich auf dem richtigen Weg. Falls nicht, ist dies eine großartige Gelegenheit, Änderungen vorzunehmen.

• Ziele. Die Verwendung von Zielen als Benchmarks erlaubt es Ihnen zu erkennen, ob Ihre Ergebnisse dem entsprechen, was Sie ursprünglich erwartet oder gewünscht haben. Sollten Sie hinter Ihren Erwartungen zurückbleiben, müssen Sie Ihre Ziele eventuell anpassen, um sie erreichbar zu machen.

Was ist der Unterschied zwischen Benchmarking und dem Setzen von Zielen?

Sie können sowohl Ziele als auch Benchmarks nutzen, um Projektergebnisse zu analysieren – aber die beiden Ansätze unterscheiden sich ein wenig in der Praxis. Der grundlegende Unterschied besteht in der Zielsetzung. Ziele sind das, was Sie erreichen möchten, und sind gewöhnlicherweise wachstumsorientiert. Benchmarks hingegen vergleichen Ihre tatsächlichen Ergebnisse mit einer Bezugsgröße. Anders ausgedrückt: Ziele sind das, was Sie zu erreichen anstreben, während Benchmarks Ihre Leistung mit einem Referenzwert vergleichen.

Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie haben sich das Geschäftsziel gesetzt, dieses Jahr 500.000 € in wiederkehrenden Umsätzen zu gewinnen. Dieses Ziel veranschaulicht, was Sie erreichen möchten, um Wachstum zu erzielen und Ihren Cashflow zu verbessern. Andererseits würden Ihre auf den Umsatz bezogenen Benchmarks zeigen, wieviel Sie im Vergleich mit Ihren Wettbewerbern verdienen oder wie hoch Ihr Umsatz im letzten Jahr war. Sie können Benchmarks normalerweise als Grundlage für Ziele nutzen. Wenn Sie z. B. wissen, dass Ihre Umsätze im vergangenen Jahr bei 200.000 € lagen und Ihr Unternehmen exponentiell wächst, dann sind 500.000 € ein durchaus realistisches Ziel.

Benchmarking vs. Wettbewerbsanalyse

Sowohl Benchmarking als auch Wettbewerbsanalysen basieren auf der Recherche von Wettbewerbern, um herauszufinden, wie andere Unternehmen ihr Geschäft führen. Der Unterschied zwischen beiden besteht im Umfang dieser Recherche: Benchmarking findet im kleineren Ausmaß statt und richtet den Fokus auf individuelle Geschäftsprozesse, während Wettbewerbsanalysen umfangreicher sind und auf das große Ganze bezogene Strategien und Ziele unter die Lupe nehmen.

Im Zuge von Benchmarking nutzen Sie aus der Wettbewerbsforschung gewonnene Daten, um Ihre eigenen Prozesse und bewährten Methoden zu überprüfen. Diese halten Sie dann als Benchmarks fest und Sie verwenden sie, um den Standard für Ihre Arbeit zu setzen. Dies unterscheidet sich ein wenig von einer Wettbewerbsanalyse, in der Sie die Daten dazu nutzen, Ihre allgemeine Geschäftsstrategie zu überdenken. Die Entscheidung zwischen Benchmarking und einer Wettbewerbsanalyse hängt vom Umfang Ihres Projekts ab. Wenn Sie sich ausschließlich auf Prozesse konzentrieren, ist Benchmarking eine gute Methode. Sollten Sie jedoch an Daten für umfassendere Strategien und Ziele interessiert sein, ist eine Wettbewerbsanalyse die richtige Wahl.

Warum ist Benchmarking so wichtig?

Benchmarking hilft Ihnen, Standards für Ihre Arbeit festzulegen. Aber anstatt diese Standards nur auf Annahmen oder Vorstellungen zu basieren, ist Benchmarking ein datengesteuertes Verfahren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsstandards zielgerichtet und auf die Dinge fokussiert sind, die die größte Wirkung erzielen.

Außerdem zeigt Benchmarking Ihren Mitarbeitern die Grundprinzipien hinter Erwartungen und Zielen am Arbeitsplatz. Es bietet Ihnen Daten, mit denen Sie demonstrieren können, warum die täglichen Aufgaben Ihres Teams von Bedeutung sind, damit alle wissen, woran sie arbeiten und warum.

Benchmarking bietet viele Vorteile und erlaubt Ihnen unter anderem Folgendes:

• Erfolg definieren und ermitteln. Mit Benchmarking liegt die Entscheidung, was Erfolg für Ihr Unternehmen ausmacht, in Ihren Händen. Wenn z. B. Ihre Benchmark für Erfolg in einer konstanten Steigerung der Lead-Generierung im Vergleich zum Vorjahr um 10 % besteht und Sie schon beinahe 11 % erreicht haben, wissen Sie zweifelsfrei, dass Sie die Erwartungen übertroffen haben.

• Lücken erkennen. Benchmarking zieht Vergleiche mit Ihrer Konkurrenz heran, um Lücken in Ihrem Unternehmen aufzudecken. So ist es beispielsweise schwierig, wettbewerbsfähig zu bleiben, wenn Sie drei neue Produktfunktionen in demselben Zeitrahmen entwickeln, in dem Ihre Wettbewerber acht Funktionen herausbringen.

• Höhere Standards für die Produktqualität festlegen. Benchmarking führt zu Produkten oder Dienstleistungen von höherer Qualität, die die Kundenzufriedenheit verbessern. Wenn Ihre Benchmark beispielsweise darin besteht, jährlich vier Community-Events abzuhalten, legen Sie den Standard fest, mit Ihren Kunden regelmäßiger zu interagieren.

So kann das Festlegen von Benchmarks Ihnen helfen

Das Festlegen von Benchmarks ist einfach, aber es ist mit dennoch mit einem gewissen zeitlichen Aufwand verbunden. Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie fürs Benchmarking relevante Daten zusammentragen, die Sie für Ihren Vergleich benötigen. Dies können Daten zu Ihren Wettbewerbern, früheren Projekten oder Ihren Zielen sein. Die aus dieser Datensammlung gewonnenen Messwerte bilden die Ausgangsbasis für Ihre Benchmark-Analyse.

Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie verfolgen Produkteinführungen nach. Sie finden heraus, dass es Sie drei Monate kostet, von der Ideenfindung zur Einführung zu gelangen. Dies mag Ihnen von Ihrer eigenen Wahrnehmung abhängig lang oder kurz erscheinen, aber Wahrnehmung und Annahmen sind keine akkurate Methode, um den besten Zeitrahmen für Ihre Produkteinführung zu ermitteln. Stattdessen können Sie Benchmarks verwenden, um die Frage zu beantworten, wie lange jede Produkteinführung dauern kann. Zum Beispiel können Sie einen Blick auf Folgendes werfen:

• Wieviel Zeit kostet es Ihren Wettbewerber, ein ähnliches Produkt auf den Markt zu bringen?

• Wie lange hat die letzte Produkteinführung gedauert?

• Haben wir an unseren Prozessen Verbesserungen vorgenommen, die uns für diese bevorstehende Einführung Zeit sparen werden?

Beachten Sie, dass an dieser Stelle auch andere Details ins Spiel kommen. Ihr Wettbewerber mag ein Produkt zwar schneller als Sie herausbringen, aber dies ist irrelevant, wenn sein Team und Budget doppelt so groß wie das Ihre sind. Sie sollten daher erwägen, wie relevant Ihre Benchmark für Ihre aktuelle Situation ist und eine Benchmark wählen, die für das jeweilige Szenario am sinnvollsten ist.

Arten des Benchmarking

Es gibt drei verschiedene Arten des Benchmarking: internes, wettbewerbsorientiertes und strategisches Benchmarking. Sie sollten die Entscheidung, welche der Arten Sie verwenden, darauf basieren, was Sie zu messen wünschen und welche Ergebnisse Sie sich von dem Prozess erhoffen.

Internes Benchmarking

Wenn Benchmarking für Sie Neuland ist, bietet internes Benchmarking einen idealen Einstieg. Wie auch andere Bestandteile des Projektmanagements macht internes Benchmarking sich intraorganisatorisches Wissen zunutze, um bestimmte Fragen zu beantworten. Und da Sie interne Informationen auswerten, liegt die Datensammlung ganz in Ihren Händen. Für internes Benchmarking sollten Sie geschäftliche Leistungskennzahlen für andere Abteilungen, Teams oder gar frühere Projekte überprüfen. Achten Sie auf bewährte Methoden oder effektive Verfahren, die Sie auf Ihre aktuelle Arbeit anwenden können.

Sie können interne Informationen sammeln, indem Sie:

• Fragebögen verwenden und Kollegen oder direkt unterstellte Mitarbeiter fragen, was sie erreicht haben und auf welche Weise sie dies getan haben.

• Vergangene Projekte überprüfen und nach Geschäftsprozessen suchen, die Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft haben.

• Hocheffiziente Vorhaben untersuchen – was hat sie so effizient gemacht? Wenn die Prozesse oder bewährten Methoden, die diesen Projekten zum Erfolg verhalfen, erneut einsetzbar sind, dann handelt es sich bei ihnen um geeignete Kandidaten für Performance-Benchmarking.

• Frühere Ziele unter die Lupe nehmen, um herauszufinden, ob Ihre Arbeit mit Ihren Erwartungen übereinstimmt.

Während Sie diese Informationen zusammentragen, sollten Sie Notizen zu gewünschten Ergebnissen anfertigen (d. h. Prozesse, die Sie zu replizieren wünschen und die zu einem Standard werden könnten). Zur gleichen Zeit sollten Sie nach möglichen Leistungslücken Ausschau halten, also nach einem Unterschied zwischen Ihrer tatsächlichen und Ihrer gewünschten Leistung. Dieses Verfahren ähnelt der Lückenanalyse, die Ihre aktuelle Performance mit der von Ihnen gewünschten Performance vergleicht. Mit internem Benchmarking vergleichen Sie allerdings Ihre aktuelle Leistung mit Ihrer vergangenen Leistung oder der Leistung anderer Teams.

Sobald Sie identifiziert haben, was funktioniert hat und was nicht, können Sie die interne Überprüfung abschließen und Benchmarks für die Prozesse und Workflows festlegen, die Sie standardisieren möchten.

Wettbewerbsorientiertes Benchmarking

Dies ist das Gegenteil einer internen Überprüfung: Hier richten Sie Ihren Blick nach außen auf die Ergebnisse anderer Unternehmen in Ihrer Branche. Wettbewerbsorientiertes Benchmarking ist kniffliger, da zuverlässige Daten schwieriger in die Hände zu bekommen sind. Sie sind darauf angewiesen, dass Ihre Wettbewerber diese Informationen teilen, oder müssen die Daten von einem Dritten beziehen, ohne zu wissen, ob es sich dabei um eine verifizierte Quelle handelt.

Dennoch ist es die Mühe wert. Sobald Sie die Datensammlungshürden überwunden haben, ist Wettbewerbsforschung eine der besten Möglichkeiten, einen Wettbewerbsvorteil zu gewinnen. Sie hilft Ihnen dabei, Muster oder Themen zu erkennen, die in Ihrer Branche häufig auftauchen. Diese können Sie dann für Ihr Benchmarking und Ihre allgemeine Prozessverbesserung nutzen.

Nehmen wir einmal an, Sie finden heraus, dass ein direkter Wettbewerber mehr Interaktionen auf Social Media vorweisen kann als Sie. Sie können diese Information nutzen, um eine Benchmark für das Social-Media-Engagement Ihres Unternehmens festzulegen. Kurz gesagt: Sie entscheiden, welche Leistungskennzahlen für soziale Medien Ihr Unternehmen erreichen sollte, um in Ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.

Strategisches Benchmarking

Manchmal sind Sie sich darüber im Klaren, dass etwas nicht richtig läuft, aber Sie wissen nicht genau, warum. Vielleicht stecken Sie in einer Problemlösungssackgasse fest oder versuchen, neue Märkte zu erschließen und eine komplett neue Arbeitsweise zu entwickeln. Strategisches Benchmarking ist eine kreative Möglichkeit, über Ihr Branchenwissen hinauszugehen. Für strategisches Benchmarking suchen Sie nach erstklassiger Performance. Dies bedeutet oftmals, dass Sie über den eigenen Tellerrand hinausschauen und Ihr Augenmerk auf andere Unternehmen, Branchen oder gar Kulturen richten müssen, um zu sehen, ob Sie eine neue strategische Benchmark für Ihre Arbeit festlegen können.

Strategisches Benchmarking hat im Laufe der Geschichte Anwendung gefunden, um Innovation zu fördern. Als beispielsweise ein Unternehmen für Beförderungslösungen Aufträge für Einkaufszentren erhielt, musste es das Problem lösen, Menschen schnell über einen steilen Anstieg gegen die Schwerkraft nach oben zu befördern – die Geburtsstunde der Rolltreppe. Dies stellte ein in ihrer Branche bis dato beispielloses Unterfangen dar, weshalb die Firma Ihren Blick nach außen richtete. Letztendlich setzte sie aus dem Bergbau stammende Techniken ein, um Rolltreppen für Einkaufszentren zu entwerfen. Wenn es wie in diesem Fall erfolgreich eingesetzt wird, kann strategisches Benchmarking Sie in ungeahnte Höhen katapultieren.

Die 8 Schritte des Benchmarking-Prozesses

Indem Sie diese acht einfachen Schritte befolgen, können Sie mittels Benchmarking kontinuierliche Verbesserungen an Ihren Workflows und Prozessen vornehmen.

1. Legen Sie fest, wofür Sie Benchmarks verwenden möchten. Sie müssen bestimmen, wofür Sie Ihre Benchmarks nutzen möchten. Wenn Benchmarking Neuland für Sie ist, beginnen Sie am besten damit, Benchmarks für Projekte, Prozesse oder gewünschte Ergebnisse festzulegen, die die größte Auswirkung auf Ihre Arbeit haben.

2. Wählen Sie die für Sie geeignete Art des Benchmarking. Anders ausgedrückt: Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Daten aus wettbewerbsorientiertem, internem oder strategischem Benchmarking beziehen werden.

3. Überprüfen Sie alles und fertigen Sie Aufzeichnungen an. Überlegen Sie, wofür Sie die Benchmark erstellen. Fertigen Sie Aufzeichnungen von allen wichtigen Prozessen und dokumentbezogenen Workflows an, damit Sie eine gute Vorstellung von Ihrer aktuellen Situation haben, bevor Sie loslegen.

4. Sammeln Sie Daten. Abhängig von der von Ihnen gewählten Art des Benchmarking können Daten aus einer Wettbewerbsrecherche oder intern gewonnen werden. Wenn Sie Wettbewerbsforschung betreiben, sollten Sie sekundäre Informationen zu Wettbewerbern (z. B. von Webseiten oder aus Zeitungsartikeln) mit Vorsicht genießen, da diese sich oftmals schwer überprüfen lassen.

5. Analysieren Sie die Daten. Vergleichen Sie die Daten mit Ihrer eigenen Leistung oder Arbeit, um Lücken, Muster oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

6. Erstellen Sie einen Plan. Daten allein werden nichts bewirken. Sobald Sie die komplette Analyse zur Hand haben, sollten Sie mittels Projektplanung entscheiden, wie Sie diese Benchmarks festlegen und verwenden werden.

7. Setzen Sie die Änderungen um. Nun können Sie in die Projektmanagementphase eintauchen, um Ihre Benchmarks vollständig zu implementieren und neue Standards für Ihre Arbeit, Ihr Team und Ihr Unternehmen festzulegen.

8. Prüfen und wiederholen Sie den Prozess. Benchmarking ist zwar ein fortlaufender Prozess, aber es unterscheidet sich von Idee zu Idee und Workflow zu Workflow. Beginnen Sie den Prozess für jedes neue Projekt von vorn.

Benchmarking ist der Goldstandard für Ihr Unternehmen

Die Prozesse, Workflows und Ergebnisse von Benchmarking bieten Ihnen eine Ausgangsbasis zum Messen Ihres Erfolgs. Benchmarks formulieren Erwartungen auf klare Weise und lassen Ihre Teammitglieder erkennen, wie sie bestmögliche Arbeit leisten können.

Benchmarking hilft Ihnen, Arbeitsstandards festzulegen, die Ihr Unternehmen vorantreiben – aber die Arbeit erledigt sich dadurch nicht von allein. Mit Asana können Sie Workflows nachverfolgen, automatisieren und ausbauen und so auf schnellere Weise bessere Ergebnisse abliefern.