Backlog Refinement: 3 Tipps für perfekt geplante Sprints

Wir alle kennen diese Situation: Man möchte ein leckeres Abendessen zubereiten und stellt beim Blick in den Kühlschrank fest, dass einige wichtige Zutaten für das geplante Gericht fehlen. Der Ärger über sich selbst ist groß – hätte man doch vor dem Einkauf eine Einkaufsliste gemacht! Der Extragang in den Supermarkt wirft die ganze Abendplanung durcheinander und die Lust aufs Kochen lässt auch immer mehr nach.

Dasselbe Prinzip verbirgt sich hinter dem Agile Backlog Refinement. Bereitet man sein Product Backlog nicht sorgfältig vor, verspricht der nächste Sprint nicht den gewünschten Erfolg.

Was ist Backlog Refinement?

Backlog Refinement (zu Deutsch: Verfeinerung; auch Backlog Management und Backlog Grooming genannt) ist ein regelmäßiger Prozess, bei dem Product Owner, Teamleader und -mitglieder die Items des Product Backlogs überprüfen und nach Prioritäten ordnen, wie es bei agilen Methoden üblich ist. Man sollte sich ausreichend Zeit nehmen, um jene Aufgaben zu identifizieren, die für den nächsten Sprint priorisiert werden müssen. Nur so erhält das Team alle nötigen Informationen für die Planungsphase des Sprints und kann sich sofort an die Arbeit machen, wenn dieser beginnt.

Neben der Bereitstellung aller benötigten Infos für den Sprint dient das Backlog Refinement auch dazu, einer Anhäufung von Tickets im Backlog vorzubeugen. Deshalb empfiehlt es sich, das Backlog einmal pro Sprint zu verfeinern, um die Planung für den Sprint zu optimieren.

In der Regel ist der Product Manager für das Refinement des Product Backlogs verantwortlich. Die folgenden Aspekte gehören zu diesem Prozess:

• Tickets für den nächsten Sprint nach Wichtigkeit ordnen

• Unklarheiten durch detaillierte User Stories beseitigen

• Doppelte Tickets zusammenführen

• Mit wichtigen Beteiligten treffen, um weitere Informationen zu einem Ticket zu erhalten

• Ähnliche oder relevante Tickets in einer Aufgabe zusammenfassen

• Umfangreiche Tickets in kleinere Aufgaben aufteilen

Warum braucht das Backlog ein Refinement?

Die Verfeinerung des Product Backlogs ist genauso wichtig wie die regelmäßige Autoinspektion in der Werkstatt. Früher wurde dieser Prozess Grooming genannt, abgeleitet von der regelmäßigen Baumpflege: Man schneidet die überflüssigen Zweige ab, damit der Baum gepflegt und gesund aussieht.

Beim Backlog Refinement funktioniert das genauso: Man schaut sich alle Tickets im Backlog ganz genau an und entscheidet dann gemeinsam, welche davon überflüssig sind. Wenn Sie diesen Prozess regelmäßig durchführen, erhält Ihr Team alle nötigen Daten und Hintergrundinformationen, die es braucht, um mit der Bearbeitung der wichtigen Tickets sofort zu beginnen und sie erfolgreich abzuschließen.

Die Hauptaufgabe des Backlog Refinements besteht darin, die Planung des Sprints zu vereinfachen. Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einer Restaurantküche. Die Küchenhilfen bereiten alle Zutaten für die Gerichte vor, die von den Köchen später gekocht werden. Das Backlog Refinement funktioniert ähnlich wie das Schnippeln des Gemüses vor dem eigentlichen Abendessen – in diesem Fall dem Sprint. Dabei wird alles vorbereitet und an seinen Platz gestellt, damit zum Beginn des Sprints alle benötigten Informationen zur Hand sind und niemand erst nach der richtigen Zutat suchen muss.

Nach Möglichkeit sollten alle Teammitglieder in die Pflege des Backlogs einbezogen werden. Auf diese Weise können sie sich darauf einstellen, was auf sie zukommt – und schon vor der eigentlichen Bearbeitung darüber nachdenken, wie sie jedes einzelne Anliegen im Backlog angehen wollen. Ein weiterer Vorteil bei diesem Vorgehen ist, dass alle Teammitglieder bereits in der Planungsphase alle verfügbaren Tickets kennen.

Wer ist für das Backlog Refinement zuständig?

Üblicherweise ist im agilen Projektmanagement ein Product Leader oder Product Owner für die Erstellung und Verwaltung des Product Backlogs zuständig. In einigen agilen Methoden wie Scrum übernimmt der Scrum Master die Aufgabe, das Backlog zu verfeinern.

Es bietet sich an, gemeinsam im Team zu entscheiden, welches Verfahren für die jeweilige Situation am besten geeignet ist. In einigen Fällen kann es auch zweckmäßig sein, die Verantwortung für das Backlog Refinement an jene Teammitglieder zu delegieren, die einen bestimmten Teil des Sprints betreuen.

3 Tipps für perfekt geplante Sprints

Die Pflege eines Backlogs ist kein Hexenwerk. Mit diesen wenigen Tipps gelingt das Backlog Refinement leichter als gedacht:

1. Machen Sie Ihr Backlog DEEP

Der Produktmanagement-Experte Roman Pichler empfiehlt, alle Backlogs in Sinne der DEEP-Kriterien zu gestalten.

DEEP ist ein Akronym für die folgenden vier Eigenschaften:

• Detailed appropriately (angemessen detailliert): Für jedes Item im Product Backlog sollten genügend Hintergrundinformationen vorliegen, um eine aussagekräftige User Story zu erstellen. Auf diese Weise erhält das Entwicklerteam alle nötigen Informationen, um eine Aufgabe oder ein Ticket ohne viele Rückfragen zu bearbeiten.

• Emergent (sich entwickelnd): Ein gutes Product Backlog ist nicht in Stein gemeißelt und sollte sich ständig weiterentwickeln. Alle Beteiligten sollten in der Lage sein, neue Tickets oder Aufgaben hinzuzufügen, zusätzliche Informationen einzubauen oder Aufgaben zu löschen, wenn sich die Anforderungen ändern. Nichts im Produkt-Backlog sollte auf Dauer angelegt sein.

• Estimated (geschätzt): Für sämtliche Tickets sollte der geschätzte Zeit- oder Arbeitsaufwand für die Aufgabe angegeben werden. Die meisten agilen Teams verwenden an dieser Stelle ein Standardmaß, wobei am häufigsten die geschätzte Bearbeitungszeit für eine Aufgabe angegeben wird.

• Prioritized (nach Prioritäten geordnet): Alle Aufgaben werden nach Wichtigkeit sortiert. Aufgaben, die am meisten zum Gesamtziel des Sprints beitragen, erhalten die höchste Priorität, gefolgt von allen anderen.

2. Verlieren Sie nie die Aufgabenabhängigkeiten aus den Augen

Achten Sie bei der Priorisierung von Aufgaben darauf, ob die einzelnen Tickets von anderen abhängig sind. Bei einer Abhängigkeit handelt es sich um eine Aufgabe, die erst nach der Erledigung einer anderen Aufgabe in Angriff genommen werden kann. Wenn also eine Aufgabe von einer anderen abhängt, sollten Sie dies bei Ihrer Priorisierung berücksichtigen.

Das geschieht, indem Sie Abhängigkeiten deutlich kennzeichnen, damit sie nicht übersehen und abhängige Aufgaben versehentlich zuerst bearbeitet werden. Mit einer solchen Kennzeichnung helfen Sie außerdem Ihrem Team, bei der Priorisierung effizient vorzugehen, damit alles flüssig verläuft und keine lästigen Verzögerungen entstehen.

3. Straffen Sie Ihre Meetings

Die Einzigen, die an einem Backlog Refinement Meeting teilnehmen sollten, sind die tatsächlichen Beteiligten des anstehenden Sprints – also der Projektmanager und diejenigen Teammitglieder, die konkret an den einzelnen Tickets arbeiten werden. Ein Produktmanager sollte sich nur dann mit Beteiligten aus anderen Bereichen zusammensetzen, wenn er wichtige Informationen für eine bestimmte Aufgabe benötigt. Dies sollte auf jeden Fall in einer separaten Sitzung geschehen, unabhängig vom Backlog Refinement Meeting. So lassen sich unnötige Diskussionen vermeiden und alle können sich voll und ganz auf den bevorstehenden Sprint konzentrieren.

In einer Work Management Software können Sie Ihre Backlogs ganz einfach pflegen

Verfeinern Sie Ihre Backlogs mithilfe einer Software für die Zusammenarbeit, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann. Eine Software wie Asana hilft Ihnen dabei, Ihren Sprint zu strukturieren, die Verantwortlichen und Fristen für jede Aufgabe festzulegen und wichtige Informationen im Handumdrehen zu finden.

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