ALPEN-Methode: Definition, Vorteile und Beispiele!

Zeitmanagement ist ein wichtiger Begriff in der heutigen Arbeitswelt. Es bringt viele Vorteile mit sich, wenn man seinen eigenen Tagesablauf plant und strukturiert bzw. die eigenen Aufgaben priorisiert. Dadurch spart man sich unter anderem viel Zeit und kann auch effektiver arbeiten.

Im Bereich Zeitmanagement gibt es viele Methoden, auf die man setzen kann. So etwa das Eisenhower-Prinzip, die Pomodoro-Technik oder auch die ALPEN-Methode. Und nein, dieser Begriff hat nichts mit dem europäischen Gebirge zu tun.

Vielmehr steht es als Akronym für fünf wichtige Elemente im Selbstmanagement. Und genau darum soll es in diesem Artikel gehen. Hier erfahren Sie mehr darüber, was die ALPEN-Methode überhaupt ist, wie Sie sie nutzen können und welche Vorteile dieses Modell mit sich bringt.

Was ist die ALPEN-Methode?

Beginnen wir doch zuerst mit der Definition der ALPEN-Methode. Der Begriff ist ein Akronym, jeder Buchstabe steht hierbei als Abkürzung für ein zentrales Element. Diese sind:

• A steht für Aufgaben aufschreiben

• L steht für Länge einschätzen

• P steht für Pufferzeit einplanen

• E steht für Entscheidungen treffen

• N steht für Nachkontrollieren

Die ALPEN-Methode findet ihre Verwendung im Zeitmanagement und soll dafür sorgen, dass Sie effizienter und organisierter arbeiten können. Erfunden wurde die Methode von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Redner Lothar J. Seiwert. Dieser veröffentlichte das Konzept der ALPEN-Methode in seinem Buch “Das 1x1 des Zeitmanagement”, welches er im Anschluss an seine Promotion in Wirtschaftswissenschaften veröffentlichte.

Die Grundidee hinter der ALPEN-Methode ist sehr einfach. Jeder der fünf Buchstaben steht für einen Arbeitsschritt. Am Ende hat man einen schriftlichen Tagesplan erstellt, an dem man sich orientieren kann. Die Dauer für die Durchführung beträgt nur wenige Minuten, wodurch die Methode sehr beliebt geworden ist.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Wie schon bereits angesprochen geht es bei der ALPEN-Methode darum, einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Diesen sollte man entweder am Vorabend oder direkt am Morgen des jeweiligen Tages erstellen.

In den nächsten Absätzen erklären wir Ihnen genau, was Sie bei den einzelnen fünf Arbeitsschritten tun sollten und wie diese dazu beitragen, dass Sie einen optimalen Tagesplan erstellen können.

1. Aufgaben aufschreiben

Die erste wichtige Voraussetzung für einen Tagesplan ist zunächst einmal, dass Sie überhaupt wissen, welche Aufgaben und Dinge an diesem Tag zu erledigen sind. Im ersten Schritt der ALPEN-Methode müssen Sie also alle Aufgaben notieren, die Ihnen in den Sinn kommen.

Je detaillierter Sie hier sind, desto besser. Immerhin sollten Sie nach Vervollständigung der Liste nicht mehr damit beschäftigt sein, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Es sollten alle auf dem Tagesplan verewigt sein.

Fassen Sie daher alle Aufgaben in einer To-do-Liste zusammen. Bedenken Sie hierbei auch, dass Sie die Aufgaben hinzufügen, die Sie am Vortag noch nicht geschafft haben.

2. Länge einschätzen

Im nächsten Schritt sollten Sie sich die einzelnen Aufgaben näher ansehen und realistisch einschätzen, wie viel Aufwand dafür aufzubringen ist. Konkreter ausgedrückt sollten Sie zu jeder Aufgabe eine Zeit aufschreiben, die für die Erledigung notwendig ist.

Bei Meetings oder Telefonaten können Sie beispielsweise auch die Uhrzeit dafür eingeben. Dies hilft in der Planung des Tages. Bei den anderen Aufgaben sollten Sie eine realistische Einschätzung abgeben. Unrealistische Zeitangaben schaden dem Tagesplan und Ihrer Produktivität nur.

Wenn Sie sich alle Aufgaben angesehen haben, können Sie die Summe aller Zeitangaben mit Ihrer gewöhnlichen Arbeitszeit vergleichen. So sehen Sie, ob Sie alle Aufgaben überhaupt an einem Tag schaffen können.

3. Pufferzeit einplanen

In diesem Schritt kommt ein wesentliches Merkmal der ALPEN-Methode zum Vorschein. Es ist in diesem Schritt nämlich wichtig, dass Sie Pufferzeiten einplanen. Es gibt nur selten Arbeitstage, an denen wir uns wirklich durchgehend mit der Arbeit beschäftigen können. Gespräche mit Kollegen, unerwartete Aufgaben oder auch Verzögerungen treten fast jeden Tag in irgendeiner Form auf.

Deshalb ist es unbedingt wichtig, dass Pufferzeiten im Arbeitstag eingeplant werden. Seiwert gibt hier einen klaren Richtwert vor: Sie sollten nur 60% Prozent Ihrer Zeit verplanen, den Rest lassen Sie frei für etwaige Ablenkungen, soziale Aktivitäten oder einfache Pausen.

Mit dieser Aufteilung der ALPEN-Methode können Sie realistischer den Tag planen. Denn wenn Sie den ganzen Tag mit Aufgaben verplanen und es dann zu Verzögerungen kommt, gerät der ganze Tagesplan durcheinander und damit auch Ihre Produktivität. Verhindern Sie das durch entsprechende Puffer!

Nehmen wir hierzu ein kurzes Beispiel: Sie haben insgesamt fünf Aufgaben identifiziert, die insgesamt 7 Stunden dauern. Sie arbeiten 8 Stunden, wodurch der Gedanke nahe liegen könnte, dass Sie alle Aufgaben an dem Tag schaffen. Die ALPEN-Methode zwingt Sie jedoch, dass Sie 40% der Zeit als Puffer einplanen, dies sind etwa 3 Stunden und 15 Minuten. Dadurch bleibt Ihnen eine Zeit von 4 Stunden und 45 Minuten. Sie haben also mit dem eingeplanten Puffer nicht genug Zeit, um alle Aufgaben zu erledigen. Was müssen Sie also tun? Die Aufgaben priorisieren!

4. Entscheidungen treffen

Jetzt kommen wir wohl zum wichtigsten Schritt der ALPEN-Methode. Hier geht es schlussendlich darum, welche Aufgaben Sie an diesem Tag erledigen möchten / sollten, welche delegiert werden sollten und welche Sie verwerfen.

Dieser Schritt ist fundamental, denn in der Regel lassen sich nicht alle Aufgaben, die Sie im ersten Schritt identifiziert haben, an einem Tag erledigen. Vor allem nicht mit den Pufferzeiten, die Sie einplanen müssen. Es ist daher unbedingt wichtig, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren.

Dazu gibt es verschiedene Methoden, die Sie nutzen können. Sehr beliebt ist etwa die Eisenhower-Matrix. Hier kategorisieren Sie die anstehenden Aufgaben nach wichtig / unwichtig bzw. dringend / nicht dringend. Somit haben Sie vier verschiedene Kategorien von Aufgaben:

• Wichtig und Dringend: Diese sogenannten A-Aufgaben sollten Sie sofort erledigen und unbedingt mit in den Tagesplan einbauen.

• Wichtig, aber nicht dringend: Diese B-Aufgaben können Sie zu einem späteren Zeitplan erledigen. Sollten Sie noch Zeit haben nach den A-Aufgaben können Sie mit diesen allerdings schon beginnen.

• Unwichtig, aber dringend: Die C-Aufgaben bieten sich idealerweise dafür an, diese an andere Mitarbeiter zu delegieren. Denn so werden diese erledigt, Sie können sich allerdings auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

• Unwichtig und nicht dringend: Die D-Aufgaben können Sie für die ALPEN-Methode ignorieren. Diese sollten Sie nicht mit in den Tagesplan einbauen.

Natürlich gibt es daneben auch noch andere Methoden, wie etwa die ABC-Analyse oder auch das Pareto-Prinzip. Mehr über Zeitmanagement-Methoden finden Sie übrigens hier in einem unserer Artikel.

5. Nachkontrollieren

Mit den ersten vier Aufgaben haben Sie nun den Tagesplan erstellt, an den Sie sich halten sollen. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie alle Aufgaben erledigen, die Puffer- und Pausenzeiten in Anspruch nehmen und Notizen darüber machen, wie realistisch Ihre Zeiteinschätzung war.

Am Ende des Tages sollten Sie eine Bilanz ziehen. Hier stellen Sie sich Fragen wie:

• Habe ich alle meine Ziele erreicht?

• Waren die Zeiträume gut eingeschätzt?

• Warum habe ich manche Aufgabe nicht geschafft?

Gerade bei den ersten Tagesplänen, die Sie im Rahmen der ALPEN-Methode machen, kann es zu Fehleinschätzungen kommen. Sie muten sich entweder zu viel oder zu wenig zu. Das ist aber gar nicht weiter schlimm. Wenn Sie sich jeden Tag nehmen, um sich selbst und Ihrem Tagesplan Feedback zu geben, dann können Sie diesen auch weiter optimieren und so von der ALPEN-Methode langfristig profitieren.

Idealerweise können Sie die Bilanz aus dem abgeschlossenen Tag ziehen und diese Erfahrungswerte direkt in die Erstellung des Plans für den nächsten Tag einfließen lassen.

Wann benutzt man die ALPEN-Methode?

Grundsätzlich lässt sich die ALPEN-Methode in vielen Bereichen einsetzen. Gerade dann, wenn viele Aufgaben zu erledigen sind und Sie leicht den Überblick darüber verlieren können, ist diese Zeitmanagement-Methode definitiv sehr hilfreich.

Natürlich ist die ALPEN-Methode nur in all jenen Bereichen anzuwenden, in denen Sie selbständig Ihren Tagesplan gestalten können. Wenn Sie in einer Position sind, in der Sie eine vorgegebene Tagesstruktur haben, werden Sie die ALPEN-Methode nicht verwenden können.

Ein besonderes Merkmal an der ALPEN-Methode ist der Zeitpuffer. Denn in den wenigsten Fällen läuft alles nach Plan. Eine Aufgabe dauert länger, weil der Computer wieder einmal Probleme hat. Ein Meeting dauert länger, weil noch unerwartete Fragen auftreten. Eine Aufgabe können Sie nicht fertigstellen, weil der Kollege dringend Ihre Hilfe benötigt.

Wenn Sie bereits vorab wissen, dass Ihr Tagesplan von unerwarteten Ereignissen geprägt ist, dann sollten Sie auf jeden Fall die ALPEN-Methode in Erwägung ziehen. 

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ideal dafür geeignet, einen strukturierten Tagesplan zu erstellen. Die Methode an sich bietet einige Vor- und Nachteile, auf die wir hier für Sie näher eingehen werden:

Die Vorteile

• Einfache Umsetzung: Die ALPEN-Methode ist kein schwieriges Prinzip. Im Grund sind es nur fünf Arbeitsschritte, die man nach einer gewissen Eingewöhnungsphase innerhalb weniger Minuten erledigen kann. 

• Mehr Produktivität: Es gibt viele Gründe, warum Sie die ALPEN-Methode produktiver macht. Zunächst einmal haben Sie alle Aufgaben zusammengefasst und visualisiert. Darüber müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, wodurch Sie sich ganz auf die Arbeit konzentrieren können.

• Zeitangaben: Auch durch die Einschätzung der Zeit und eventuell auch der Deadlines werden Sie produktiver. Sie wissen, wie lange Sie für eine Aufgabe Zeit haben, weil Sie die Zeit selbst eingeschätzt haben.

• Eingeplante Pufferzeiten: Die Einplanung von Pufferzeiten ist sehr gut, denn so planen Sie bereits vorher ein, dass unvorhergesehene Dinge passieren können. So können Sie schließlich in den meisten Fällen alle Aufgaben schaffen, die Sie sich vorgenommen haben, was zu einem Erfolgserlebnis führt.

Die Nachteile

Es wäre nur fair, wenn wir hier auch über die Nachteile sprechen. Denn wie bei jeder anderen Zeitmanagement-Methode ist nicht alles perfekt. Dies soll natürlich kein Grund dafür sein, dass Sie die ALPEN-Methode nicht verwenden. Sie sollten aber über die Kritikpunkte Bescheid wissen.

Der wohl größte Kritikpunkt an dem Modell ist die Pufferzeit. Denn wenn wir ehrlich sind: 40% Puffer ist schon sehr viel. Nicht in jedem Bereich treten so viele Ablenkungen auf, dass wir nur etwas mehr als die Hälfte der Arbeitszeit wirklich produktiv arbeiten können.

Zudem gibt es oft harte Deadlines, die einzuhalten sind, bei denen man die 40% Puffer nicht einhalten kann. Hier müssen einfach soziale Aktivitäten und Pausen hinten angestellt werden, um die Aufgaben zu erledigen.

Das Prinzip ist natürlich in der Theorie sehr gut, in der Praxis jedoch nicht immer möglich. Auch die Pufferzeit selbst ist ein heikles Thema. Natürlich planen wir diese ein für unvorhergesehene Ereignisse. Aber was, wenn diese nicht auftreten und es ein ruhiger Tag bleibt? In diesem Fall sollte man selbst gut organisiert sein und sich darauf vorbereiten. Zudem nutzen viele Leute im Sinne des Parkinsonschen Gesetzes die Zeitpuffer nur dazu, um länger für die Arbeit brauchen zu können.

ALPEN-Methode sinnvoll nutzen

Trotz all der Kritikpunkte ist die ALPEN-Methode sehr gut als Zeitmanagement-Methode geeignet. Sie liefert eine einfache und klare Anleitung dafür, wie man den Tagesplan strukturieren sollte. Zudem liefert die Methode wichtige Anhaltspunkte, denen man sich bewusst sein sollte.

Denn Pufferzeiten sind aus vielen Gründen wichtig. Zum einen kann man nicht durchgehend produktiv arbeiten. Zum anderen kommt man sehr leicht durcheinander, wenn man den ganzen Tag verplant und dies dann plötzlich durcheinander gerät.

Auch die Zeiteinschätzung ist sehr gut. So setzen Sie sich selbst einen gewissen Zeitrahmen, in dem die Aufgabe zu erledigen ist. Dies zwingt Sie innerlich dazu, dass Sie dieser Einschätzung entsprechen, wodurch Sie produktiv arbeiten.