Yıldız Ventures beschleunigt Investitionsentscheidungen um 50 % mit Asana

Vier Milliarden Menschen auf der ganzen Welt haben die Snacks von Yıldız Holding, dem größten Lebensmittelhersteller in Mittel- und Osteuropa, dem Nahen Osten und Afrika (CEEMEA) bereits genossen. Die 1944 gegründete Yıldız Holding ist Eigentümerin von über 300 Lebensmittelmarken, die in mehr als 150 Ländern vertrieben werden, darunter Godiva, United Biscuits und McVitie's.

Der Venture-Capital-Arm der Holding ist Yıldız Ventures, das im Rahmen seiner Corporate-Venture-Capital-Struktur auch als Inkubator für disruptive Intrapreneurship-Projekte fungiert und Startup-Accelerator-Programme durchführt. Sein CEO, Yahya Ülker, setzt modernste Technologien und Praktiken ein, damit Yıldız Ventures sein Startup-Ökosystem bereichern und bei der Bewertung von Investitionen schneller vorankommen kann.

Yahya sah eine Möglichkeit, die Produktivität seines Unternehmens zu steigern, indem er die Arbeit auf einer Plattform zusammenführte. Vor dem Einsatz von Asana nutzte das 300-köpfige Team eine Vielzahl von Tools, darunter E-Mail, Chat, Tabellenkalkulationen und diverse Apps. Da es keine Möglichkeit gab, alle Projekte und Kommunikationen im gesamten Unternehmen nachzuverfolgen, konnte das Team die Vorteile von automatisierten Prozessen nicht nutzen:

• Yıldız Ventures erhält jährlich Hunderte von Startup-Pitches und Finanzierungsanfragen. Es war umständlich und zeitintensiv, diese per E-Mail zu verwalten.

• Interne Vorgänge, wie z. B. Anfragen an die Personalabteilung oder IT-Abteilung, ließen sich per E-Mail nur langsam erledigen.

• Ein hohes Kommunikationsaufkommen von Anbietern, Startups und externen Beteiligten über verschiedene, nicht miteinander verbundene Kanäle verlängerte die Reaktionszeiten und erforderte zusätzliche Meetings.

Yahya hatte die Vision, die Zusammenarbeit mit Asana zu optimieren, um Prozesse reibungsloser und schneller zu gestalten, und sie sogar zu automatisieren. So sollte die Erfahrung für jeden verbessert werden, der sich wegen einer Partnerschaft oder Finanzierung an Yıldız Ventures wendet.

Asana automatisiert unsere Routineaufgaben und ermöglicht die Synchronisierung zwischen verschiedenen Teams und Unternehmen im Portfolio von Yıldız Ventures.”

Auf der Suche nach einer erstklassigen Plattform für die Zusammenarbeit 

Als er 2019 seinen Posten als CEO von Yıldız Ventures antrat, suchte Yahya nach einer Work-Management-Plattform mit mehr Möglichkeiten als die Aufgabenmanagement-Tools, die er in der Vergangenheit verwendet hatte. Er prüfte mehr als 10 Tools und entschied sich für Asana, weil es die Zusammenarbeit über das gesamte Unternehmen hinweg unterstützt.

Zusammen mit einigen Teamkollegen begann Yahya, Asana für die Verwaltung seiner Arbeit zu nutzen. 2021 holte Yıldız Ventures Omtera ins Boot. Das Beratungsunternehmen für Work Management (und offizieller Asana-Partner) sollte die Einführung beschleunigen und die Nutzung optimieren.

Omtera und Yıldız Ventures wussten, dass sie durch eine Straffung der Geschäftsprozesse die Kapazität des Unternehmens erhöhen und vormals verschwendete Zeit für strategische Aufgaben nutzen könnten. Der globale Bericht zur Anatomie der Arbeit zeigt, dass Wissensarbeiter im Durchschnitt fast drei Stunden pro Woche für unnötige Meetings aufwenden. Die Mitarbeiter selbst schätzen, dass verbesserte Prozesse 4-6 Stunden pro Woche einsparen würden.

Omtera ging dieses Problem direkt an und baute das Grundgerüst für ein effizientes, strategisch ausgerichtetes Unternehmen.

Erstklassige Workflows mit Omtera

Mit Omtera konnte Yıldız Ventures die Nutzung von Asana von 20 % der Mitarbeiter auf 95 % steigern. Murat Yılmaz, Partner sowie Head of Sales and Customer Success bei Omtera, leitete die Implementierung.

Zunächst traf sich Omtera mit jedem Team, um dessen Workflows und Probleme zu verstehen. Anschließend half das Unternehmen bei der Einrichtung dieser Workflows in Asana. Omtera brachte Prozesse ein, die zuvor offline ausgeführt oder in anderen Tools verwaltet wurden, verknüpfte Prozesse über Teams hinweg und stellte sicher, dass die Teams Funktionen wie Formulare, Automatisierungen und Integrationen nutzten. Die Berater führten auch maßgeschneiderte Asana-Schulungen für Teams und alle Hierarchieebenen durch, von der Einstiegsebene bis zu den Führungskräften. Jetzt, wo die meisten Mitarbeiter von Yıldız Ventures Asana für ihre zentralen Workflows verwenden, teilen sie ein Asana-Projekt mit Omtera, das die laufenden Implementierungsarbeiten verfolgt – etwa kommende Asana-Funktionen, Schulungen oder Statusaktualisierungen zu neuen Workflows, die gerade erstellt werden.

Yıldız Ventures muss viele ein- und ausgehende Anfragen von Unternehmen und verschiedenen Gruppen verarbeiten. Es brauchte deswegen eine zentrale Plattform, um all diese Prozesse zu organisieren, Aufgaben zu verwalten und das große Ganze nachverfolgen zu können.”

Verbesserte betriebliche Effizienz für schnellere und strategisch klügere Investitionen

Inzwischen verwenden alle Teams bei Yıldız Ventures Prozesse in Asana, um Entscheidungen schneller und intelligenter zu treffen. Sie berichten, dass sie inzwischen:

• Geschäftsprozesse 40 % schneller ausführen

• Unproduktive Aufgaben um 35 % reduzieren und strategische Arbeiten um 80 % steigern konnten

• 35 % weniger Zeit mit E-Mails und 55 % weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen

Yıldız Ventures hat unternehmensweit erstklassige Workflows entwickelt.

Nachverfolgung von OKRs

Yıldız Ventures verwendet die Ziele-Funktion von Asana, um OKRs nachzuverfolgen und vierteljährlich über den Fortschritt zu berichten. Jedes Teammitglied hat fünf Ziele – z. B. eine bestimmte Anzahl von Fintech-Startups, die es zu finden gilt – die sich zu einem Hauptziel zusammenfügen. Asana zeigt automatisch den prozentualen Fortschritt bis zum Erreichen dieser Ziele an.

Investment Operations

Das Investment Operations-Team verwendet Asana als CRM, um die Nachverfolgung von Geschäftsabschlüssen und die Bewertung von Investitionen um bis zu 50 % zu beschleunigen. Das funktioniert wie folgt:

Mit Asana haben wir einen einzigartigen Workflow entwickelt, der unsere Evaluierungsschritte bei Investitionen vollständig automatisiert, um die besten Startups zur Finanzierung zu finden.”

(1) Erfassung von Finanzierungsanfragen

Seit 2020 hat Yıldız Ventures mehr als 1.000 Geschäftsabschlüsse in Asana nachverfolgt, um Direkt- und Fondsinvestitionen zu bewerten. Jedes Start-up oder Unternehmen, das von Yıldız Ventures eine Finanzierung benötigt oder den Kontakt sucht, füllt ein Asana-Formular aus, das auf der Website von Yıldız Ventures verfügbar ist. Yıldız Ventures hat über 700 Finanzierungsanträge über diese Formulare erhalten, die automatisch als Aufgaben zu Asana hinzugefügt werden. Asana-Regeln weisen die Aufgabe automatisch der zuständigen Person zu, die sie auf der Grundlage der Sektorzuweisungen prüft, und setzen so eine Kette von Bewertungsschritten in Gang – ohne dass auch nur eine E-Mail verschickt werden muss.

In der Vergangenheit gingen die Anfragen per E-Mail ein. Es gab keine Möglichkeit, nachzuverfolgen, in welcher Phase sich die einzelnen Anfragen befanden, wer sie als nächstes bearbeiten sollte und wer über welche Informationen verfügte.

(2) Verwaltung der Geschäftsabschlüsse

Yıldız Ventures verwendet Asana als automatisiertes CRM, um Finanzierungsanfragen zu verwalten. Jeder Antrag durchläuft eine Reihe von Phasen, in denen ein Teammitglied ihn überprüft und eine Ja/Nein-Entscheidung trifft. Dann leiten Regeln die Anfrage an den nächsten Gutachter in der Kette weiter.

Das Team kann nun die einzelnen Phasen der Bewerbung nachverfolgen, von der Akquise über die Vorprüfung, die detaillierte Prüfung und die Due Diligence bis hin zum Investitionsausschuss. In der Asana-Aufgabe des Kandidaten werden alle Notizen und Diskussionen an einem Ort festgehalten. Wenn der endgültige Entscheidungsträger die Anfrage prüfen muss, hat er also alle notwendigen Informationen direkt vor sich.

Wenn ein Unternehmen noch nicht reif für eine Investition ist, wandert dessen Asana-Aufgabe in ein Backlog-Projekt, sodass Yıldız Ventures sich in einem Jahr erneut mit dem Unternehmen in Verbindung setzen kann – selbst mit ihrem schnellen Wachstum verlieren sie nie eine Anfrage aus den Augen.

Der Workflow erleichtert auch den Zugang zu Investitionsmöglichkeiten und ermöglicht uns eine sehr effektive Nachverfolgung der Fundraising-Historie von den frühen bis zu den späteren Phasen. Wenn wir uns mit einem Startup treffen, können wir ganz einfach unseren Geschäftsablauf in Asana nachschlagen und sehen, ob sich eines unserer Investmentteam-Mitglieder schon einmal mit ihnen getroffen hat. In diesem Fall ergibt sich gleich eine klare, nachvollziehbare Beziehung.”

(3) Nachverfolgung der laufenden Investitionen

Nach der Investition verfolgt das Team von Yıldız Ventures die laufende Beziehung über Asana. Yahya sagt: „Wir verwenden Asana, um alle Informationen und Aktualisierungen im Zusammenhang mit den Investitionen zu protokollieren – Auszahlungen, jährliche Meetings, Kontakte und vieles mehr.“

Benutzerdefinierte Felder innerhalb der Aufgabe zeigen Daten wie die Branche des Unternehmens, die Größe des Geschäfts und die Währung an. Diese Daten dienen als Informationsquelle und helfen Yıldız Ventures bei der Analyse von Trends im gesamten Investitionsportfolio.

Yıldız Ventures verwendet außerdem Asana-Berichte für die Nachverfolgung von Investitionszyklen, Ergebnissen und Abläufen. Dashboards nutzen Daten aus benutzerdefinierten Feldern, um abzubilden, wie viele Anfragen pro Monat eingegangen sind, wie viele davon angenommen wurden und wie viel Geld investiert wurde. Auch Ausschüttungen und Renditeanalysen werden über benutzerdefinierte Felder erfasst.

HR-Anfragen

Mit Asana verbringt das HR-Team 50 % weniger Zeit mit der Verwaltung von Anfragen sowie der Einstellung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitern.

Früher wurden Anfragen an die Personalabteilung, wie z. B. für eine personelle Aufstockung eines Teams, per E-Mail gestellt. Omtera hat diesen Prozess in Asana verlagert, wo ein Formular die Anfrage erfasst und Regeln die Aufgaben dem richtigen Personalentscheider zuweisen. Sobald die Personalaufstockung genehmigt ist, wird der weitere Weg des Bewerbers über eine Aufgabe nachverfolgt, und sobald er oder sie eingestellt ist, erfolgt die Einarbeitung über eine Asana-Projektvorlage.

Murat von Omtera sagt: „Asana ist das wichtigste Tool für die Personalbeschaffung, das die HR-Prozesse von Yıldız Ventures verbessert und schnelle Genehmigungen ermöglicht. In Asana lassen sich Kommentare zu Vorstellungsgesprächen austauschen, Vorlagen für die Nachverfolgung offener Stellen verwenden und Aufgaben zur Genehmigung markieren, sodass jeder weiß, welche nächsten Schritte zu einem Vertragsangebot führen.“

Weitere Nutzung von Asana bei Yıldız Ventures

IT: Anfragen für IT-Bedarf werden jetzt über Asana-Formulare gestellt.

Produkt: Das Produktteam verwendet die Integration von Asana und Jira, um aktive Sprints und Produktfahrpläne zu verwalten.

Recht: Yıldız Ventures verwaltet Hunderte von rechtlichen Vereinbarungen in Asana.

Lieferantenverwaltung: Lieferanten reichen ihre Angebote über ein Asana-Formular ein, das in einem Asana-Workflow in Aufgaben umgewandelt wird. So können Fachabteilungen Lieferanten bewerten und auswählen.

Interne Koordination: Die Teams verwenden Asana, um Meeting-Notizen zu erfassen, den Content-Kalender von Yıldız Ventures zu verwalten, mit den Teams der Yıldız Holding zusammenzuarbeiten und durch die Verwendung von Asana-Kommentaren und -Updates interne E-Mails zu vermeiden. Sie integrieren Asana in Tools, die sie täglich nutzen, wie Gmail, Google Kalender, Google Drive oder Workplace. 

Mit Workflows in Asana kann Yıldız Ventures schneller auf Marktchancen reagieren.

Mit Asana können wir die Arbeitsbelastung aus allen Blickwinkeln sehen und nachverfolgen und so Abläufe mit hoher bzw. niedriger Effizienz ermitteln.”

Ein Startup-Ökosystem für die Zukunft

Yıldız Ventures will seine Asana-Implementierung weiter verbessern, und Omtera steht ihnen dabei zur Seite, um Prozesse zu optimieren und sie über die neuesten Funktionen von Asana auf dem Laufenden zu halten. Murat sagt: „Wir informieren Yıldız Ventures darüber, was in der Roadmap von Asana als Nächstes ansteht, damit das Unternehmen entsprechend planen kann und nicht in unnötige Tools investiert.“

Angesichts der vielen Vorteile, die Asana Yıldız Ventures im operativen Bereich gebracht hat, unterstützt das Unternehmen auch seine Portfolio-Startups bei der Einführung von Asana. So hat Yıldız Ventures beispielsweise dem Online-Supermarkt istegelsin.com geholfen, seine Prozesse für die Verwaltung von Lieferanten und Anfragen durch die Übertragung dieser Workflows in Asana zu verbessern.

Yıldız Ventures macht den nächsten Schritt in die Zukunft der Arbeit – und nimmt sein Startup-Ökosystem mit auf den Weg.