Exporo: Dank Asana von Anfang an eine gute Investition

Ich würde völlig die Kontrolle verlieren, wenn ich Asana nicht hätte. ”

Was ist Exporo?

Mit der Gründung 2014 hat Exporo eine Plattform für digitale Immobilieninvestments geschaffen und eröffnet damit Privatanlegern die Möglichkeit bereits ab geringen Beträgen von Immobilienanlagen zu profitieren – sowohl mit kurzfristigen Projektentwicklungen als auch mit langfristigen Bestand-Investments. Insbesondere der Einsatz der Blockchain-Technologie bei Exporo hat einen Paradigmenwechsel für die Digitalisierung von Immobilieninvestments eingeläutet. So können Anleger schon heute digitale Wertpapiere zeichnen oder auf dem Zweitmarkt handeln. Hierbei ist es technisch möglich, schon ab einem Euro in einzelne Immobilienprojekte zu investieren und sich so gebührenfrei ein professionelles und diversifiziertes Immobilienportfolio nach den eigenen Wünschen aufzubauen.

Asana ist seit Gründung im Einsatz

Bereits bei Gründung setzte Exporo auf ein digitales Geschäftsmodell und digitale Zusammenarbeit – und auch auf Asana. So kann das Unternehmen mit Sitz in der Hamburger Hafencity schnell und agil auf Markterfordernisse reagieren, da Projekte und Inhalte effizient über digitale Prozesse crossfunktional abgebildet werden. Björn Maronde, Datenschutzkoordinator bei Exporo und verantwortlich für die Bereiche IT-Administration und Informationssicherheit, war 12 Jahre lang selbstständiger IT-Consultant, bevor er die Festanstellung bei Exporo antrat. Bereits in der Gründungsphase hat er an einer erfolgreichen Grundsteinlegung mitgewirkt. Da er Asana bereits von früher kannte, war es für ihn ein ausschlaggebender Faktor, Asana von Anfang an als Work Management Tool in die Unternehmensprozesse von Exporo einzubauen. Es sollte von Anfang an ein System etabliert werden, das crossfunktionales Arbeiten in Teams ermöglicht, als zentrale Anlaufstelle für Projektarbeit fungiert und in dem Ziele und Aufgaben auf Team- und Mitarbeiterebene festgehalten werden können. Die digitalen und schlanken Tools von Asana waren für die automatisierten Geschäftsprozesse von Exporo hervorragend geeignet. Es stellte sich nämlich heraus, dass Asana sehr viel mehr zu bieten hat, als einfaches Projektmanagement.

100% Durchdringung – alle Mitarbeiter nutzen Asana

Die Systemlandschaft von Asana bildet seit Firmengründung die Basis für eine strukturierte Koordination der Betriebsabläufe. Asana wird unternehmensweit in allen Abteilungen eingesetzt. Jeder der 181 Exporo-Mitarbeiter verfügt über ein Konto in Asana, um es für Team-Aktivitäten oder für die persönlichen Aufgaben zu nutzen. Darüber hinaus können auch externe Mitarbeiter und Partner, wie z.B. der Steuerberater oder der Datenschutzbeauftragte, eingeladen werden. Weil Asana von Anfang an bei Exporo im Einsatz war, gibt es keine Themen wie “Umstellung auf neue Arbeitsmethoden” oder “Einbindung der Asana-Prozesse in die Abteilungen”. Dennoch ist eine kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter insbesondere für neue Funktionen notwendig. Nur so können die Mitarbeiter alle Vorteile der Plattform voll ausschöpfen und etwa auf alle relevanten Informationen und Tasks zugreifen.

Ein Tool wie Asana unterstützt die Zusammenarbeit dann am besten, wenn möglichst viele Kollegen gemeinsam damit arbeiten – und bei Exporo arbeiten wir zu 100% mit Asana. ”

Problemlose Umstellung auf Home-Office

Die immer häufiger stattfindende Umstellung zur Arbeit im Home Office lief auch bei Exporo reibungslos. Dank Asana sind keine nennenswerten Disruptionen im Geschäftsbetrieb entstanden. Beispielsweise sind besonders Abteilungen wie HR, Marketing, Tech/Developers und Contract in ihrem daily business auf das Tool angewiesen. Die Abteilung Contract, verantwortlich für das Vertragswesen für Projektentwickler und Investoren, muss zunächst rechtlich einwandfreie Verträge erstellen und dann verwalten, um z. B. Zahlungsausfällen entgegenzuwirken. Aktuell werden die Prozesse in Asana optimiert, um beispielsweise Zettelwirtschaft zu reduzieren, eine klare Übersicht über den jeweiligen Projektstatus zu erhalten und die Abstimmung im Team weiter zu verbessern. Damit soll jeder Mitarbeiter darüber informiert sein, was die eigenen Aufgaben und Deadlines sind. Von der Suche nach geeigneten Projekten bis hin zum Funding durch die Investoren unterstützt das Work-Management-Tool mit Aufgaben, Subclasses und Verantwortlichkeiten. Jeder einzelne Schritt lässt sich bequem und einfach im Detail nachverfolgen.

Die Technologie hinter Asana hat sich stetig verbessert. Heute können wesentlich komplexere Aufgaben und Themen verarbeitet werden. Dennoch bleibt die Bedienung für User einfach. ”

Erhöhte Produktivität von Anfang an

Aufgrund der Tatsache, dass Exporo bereits seit der Gründung des Unternehmens auf Asana als Work-Management-Tool zu setzen, war eine solide und zentrale Basis für das Projektmanagement mit enormen Erweiterungsoptionen für die Zukunft gegeben. Mit den kontinuierlichen Weiterentwicklungen von Asana kann sich Exporo den immer wieder neuen Herausforderungen stellen, flexibel bleiben, sowie schnelle und solide Lösungen finden. So profitiert Exporo derzeit unter anderem auch mit der Integration von Asana in den Messenger-Service “Slack”, welcher im Unternehmen hauptsächlich für die Interne Kommunikation genutzt wird. Hier können nun einfach und per Klick Aufgaben in Gruppenchats oder Direktnachrichten eingebunden und nachvollzogen werden.

Björn Maronde kennt Asana seit vielen Jahren und hat die rasante Entwicklung des Tools miterlebt. “Früher war Asana ein sehr einfaches Tool für betriebswirtschaftliche Aufgaben. Damals hat es sehr linear gearbeitet, vergleichbar mit einer Einkaufsliste. Andere Tools waren wiederum extrem techniklastig und die Anwendung komplizierter. Es mussten dort erst Datenbanken erstellt werden, um Formulare aufzubauen und Daten einzufügen.” Von der stetigen Weiterentwicklung des Tools ist er überzeugt.

Werdegang von Asana und genialer Support

Seit der Umstellung auf die Business-Version von Asana vor einem Jahr hat Exporo einen eigenen Ansprechpartner beim Customer Success Team, was für einen weiteren Effizienzschub gesorgt hat. Mindestens einmal im Monat ist Maronde in Kontakt mit Asana. Der persönliche Ansprechpartner bei Asana kennt mittlerweile die Geschäftsprozesse von Exporo sehr gut und macht von sich aus relevante Vorschläge zu neuen Funktionen. „Man wird aktiv mitgenommen.”, meint Maronde. Er prüft dann sofort intern, ob und wie diese neuen Funktionen sinnvoll und gewinnbringend bei Exporo eingesetzt werden können. Umgekehrt bietet der Support bei Anfragen größtmögliche Unterstützung. Von Asana durchgeführte Schulungen finden bei den Mitarbeitern großen Anklang Die Experten von Asana kennen sich bestens aus und können ihr Wissen sehr gut vermitteln. Die Nutzung und die bestehenden Abläufe, die bereits im Tool ausgeführt wurden, konnten durch die Integration neuer Versionen und durch die Schulungen um ein Vielfaches intensiviert werden. Auch wenn Exporo die Handhabung von Asana sehr selbstständig in die Arbeitsabläufe integriert hat, empfiehlt Björn Maronde dennoch regelmäßig den Kontakt mit den Experten im Customer Success Team von Asana.

Man erhält hilfreiche Tipps und kann die Nutzung noch besser und einfacher gestalten. Ich habe selten so eine gute Betreuung durch den Customer Support bekommen wie bei Asana. ”

Asana als Selbstläufer bei Exporo

Die Mitarbeiter von Exporo überlegen selbstständig, wie sie weiter einzelne Bausteine des Tools in ihren Arbeitsalltag und ihre Abteilung integrieren können. Abteilungen wie HR oder Compliance nutzen beispielsweise die Funktion “Forms”, um Anfragen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Mitarbeiter planen, organisieren und restrukturieren ihren eigenen Alltag selbst. Dazu setzen sie sich aktiv mit dem System auseinander. Maronde: “Eine Kollegin, die sich ein Ziel für ein ganzes Quartal gesetzt hatte, konnte es unterstützt von Asana bereits am Anfang des Quartals erreichen. Exporo setzt darauf, dass Mitarbeiter sich aktiv einbringen um Abläufe zu optimieren. Das macht ein junges Unternehmen aus. Es macht Spaß, weil alle an einem Strang ziehen.“

Asana Forms und Goals

Mit den neuen Asana-Funktionen Forms und Goals zentralisiert Exporo gezielt bestimmte Vorgänge. Forms ermöglicht es, nur noch einen Link an Mitarbeiter zu senden – das in Asana hinterlegte Formular enthält dann alle Fragen und Themen, die für den Vorgang relevant sind. Mit der Funktion “Goals” können ganze Unternehmensziele mit den erforderlichen Aufgaben verknüpft und der Fortschritt überwacht werden. Teams arbeiten dadurch gezielter zusammen. Mit Goals ist es möglich, die Ziele direkt ohne Zwischenschritt mit den Aufgaben zu verknüpfen. Dadurch liefert Goals Klarheit über Tasks, Prozesse, Ziele und Outcomes.

Eine solide Datenbasis ist enorm wichtig für Business Intelligence

Zur systematischen Unternehmensanalyse wurde Asana direkt in die Business Intelligence (BI) von Exporo integriert. Asana ist dabei tief eingebunden. und es werden alle relevanten Daten im Data-Warehouse hinterlegt. Dadurch können komplexe Berechnungen durchgeführt werden, wie z.B. Wahrscheinlichkeiten für bestimmte Ereignisse. Einheitliche Reports werden hier nicht nur zur internen Nutzung herangezogen, sondern auch für das Reporting gegenüber den Investoren. Durch die Integration von BI kann analysiert werden wo es Probleme gibt. Beim Thema Support-Tickets sehen die Kollegen bspw. auf einen Blick wie viele Tickets in Bearbeitung oder noch offen sind und wie lange die Bearbeitung eines Tickets im Schnitt dauerte. Auf diese Art werden regelmäßig viele weitere Daten aus Asana in das BI-Werkzeug über eine Schnittstelle übertragen. Die Geschäftsführung hat so einen konkreten Überblick über alle Vorgänge.