4-Tage-Woche mit Asana

Informationen für das monatliche Projekt-Reporting mussten immer wieder langwierig und zeitraubend eingefordert werden. Dieses Problem wurde durch einen einzigen, sich wiederholenden Asana-Task gelöst. ”

Affiliate Marketing? Awin!

Awin mit Hauptsitz in Berlin ist der weltweit größte Anbieter für Affiliate Marketing. Awin verbindet rund 15.200 internationale Werbekunden mit über 211.000 aktiven Vertriebspartnern und erreicht weltweit Endkunden in über 180 Ländern. Das Unternehmen wurde im Jahr 2000 gegründet und hat heute mehr als 1.100 Mitarbeiter, wovon bereits etwa 870 das Work-Management-Tool von Asana nutzen. Der Technologie-Anbieter hilft Unternehmen dabei, den Verkauf von Produkten über das Internet über Werbepartner zu bewerben und zu fördern. Dabei ermöglicht Awin neue Partnerschaften, übernimmt das Tracking und sorgt für den finanziellen Ausgleich zwischen den Partnern.

In 20 Jahren Unternehmensgeschichte erlebte Awin ein schnelles kontinuierliches Wachstum, welches im Jubiläumsjahr 2020 coronabedingt sogar noch beschleunigt wurde. Dieses Wachstum erzeugte deutlich komplexere Projekte, die wesentlich mehr Abstimmung benötigen und eine signifikant höhere Umsetzungsgeschwindigkeit aufweisen müssen. Aufgrund dessen steht Awin heute in einem Transformationsprozess zu höherer Effizienz, um die bestehenden und künftigen Anforderungen besser bewältigen zu können.

Effizienz trotz 4-Tage-Woche dank Asana

Awin ist überzeugt, dass die Zukunft neue Arbeitsmodelle erfordert. Im Rahmen des Transformationsprozesses bei Awin und um den Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance zu bieten, hat sich die Unternehmensleitung dazu entschlossen, eine Pilotphase der 4-Tage-Woche einzuführen. Alle Mitarbeiter arbeiten also pro Woche statt 40 nur noch 32 Stunden an vier statt an fünf Tagen - und das bei vollem Gehalt. Ziel ist es, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine nachhaltige Win-Win-Situation zu schaffen: Mitarbeiter haben flexibel einen kompletten Tag pro Woche mehr frei, erholen sich und sind dafür an den restlichen Tagen motivierter und effizienter - rund um glücklicher. Die für die 4-Tage-Woche nötige Effizienzerhöhung kommt unter anderem durch agile Arbeitsmethoden und Prozessoptimierung - zwei der ausgeprägten Stärken von Asana.

Wie kam Awin auf Asana?

Die vorhanden Tools wie etwa Microsoft Teams oder das Ticket-System Jira konnten nur Teile der Anforderungen erfüllen. Hier und da waren in den einzelnen Abteilungen bereits unterschiedliche Werkzeuge im Einsatz. Aufgrund dieser Insellösungen wurde eine abteilungsübergreifende Planung und Prozessarbeit eher erschwert. Zur Unterstützung der Teams und einfacheren Organisation sollte unter anderem ein geeigneteres Work-Management-Tool für das globale Unternehmen gefunden werden. Für die Zukunft plant Awin weitere Integrationen mit bestehenden Systemen. Aktuell ist Asana bereits mit MS Teams integriert. Die Integration mit Jira ist in Planung - idealerweis sollen alle Tools sofern möglich und sinnvoll mit Asana verbunden werden, wie etwa mit SalesForce.

Asana war zu diesem Zeitpunkt bei 30 Mitarbeitern in der Marketingabteilung im Einsatz. Es gab demnach bereits einige Mitarbeiter, die sich bestens mit Asana auskannten und bei Awin intern “Asana Champions” genannt wurden, wie zum Beispiel Alexandra Bietz. Sie ist Senior Marketing Manager der DACH-Region und ein Asana-Champion der ersten Stunde - und immer noch enorm begeistert von der Vielfalt, die Asana bietet. Die Marketingabteilung war folgerichtig der Ausgangspunkt für die später folgende unternehmensweite Ausbreitung von Asana. Zunächst wurden mehrere andere Tools evaluiert und gründlich getestet. Asana ging dabei als klarer Gewinner hervor - es folgte der unternehmensweite Rollout Mitte 2020.

Felix Witte ist seit sieben Jahren bei Awin und leitet seit zwei Jahren die Abteilung Unternehmensentwicklung und Strategie. Er befasst sich mit Firmen-Zukäufen und Strategien, strategischen Partnerschaften und Projektmanagement. Als letzten Sommer in seiner Abteilung Asana eingeführt wurde, war die Begeisterung schnell groß. Sein Team leitet nun die unternehmensweite Nutzung von Asana.

Bisher wurde kein anderes Tool so schnell eingeführt und angenommen wie Asana. Anfangs musste ich noch Überzeugungsarbeit leisten, heute habe ich das Gefühl, dass einige Kollegen von ganz allein zu noch größeren Asana-Profis geworden sind. ”

Asana im Einsatz am Black Friday

Die Phase rund um den Black Friday ist wie jedes Jahr das allerwichtigste Großprojekt für Awin: Die meisten Kunden bieten jede Menge Verkaufsaktionen und Rabatte für diesen Tag an. Diese müssen geplant, an die Vertriebspartner kommuniziert und ausgehandelt werden. Bisher wurde diese alljährliche Großkampfphase mit E-Mails und Excel-Sheets abgearbeitet. Um die Nutzungsquote voranzutreiben und die Leistungsfähigkeit von Asana zur Geltung zu bringen, entschied sich Awin, das deutsche Vertriebsteam als Early Adopter auszuwählen und das Projektmanagement für den Black Friday 2020 ausschließlich über Asana abzuwickeln. Dadurch konnte ein praxisnahes Beispiel gefunden werden, um den reichhaltigen Funktionsumfang von Asana hervorzuheben und die Mitarbeiter von Anfang an zur Nutzung des Tools zu bewegen. Das allgemeine Feedback war fast ausschließlich positiv und hat die Projektumsetzung enorm erleichtert.

Asana’s großer Vorteil für Awin war die Kombination von Kommunikation und Auswertung der Black Friday Aktionen. Teilweise waren 600 Tasks gleichzeitig in Bearbeitung. ”

Asana stärkt die Akzeptanz der Transformation

Mit der Einführung der 4-Tage-Woche und Asana kam es bei Awin zu einem spannenden Wandel in der Akzeptanz neuer Prozesse. Alle Mitarbeiter sind hoch motiviert, ihre Arbeitszeit effektiver zu strukturieren und möchten die 4-Tage-Woche zum Erfolg führen. Trotz eines Wochenarbeitstages weniger soll es möglich sein, das gleiche Arbeitspensum zu schaffen - das ist jedoch nur durch Automatisierung und verschlankter Prozesse möglich.

Die Option, Asana mit unterschiedlichen Kompetenz-Leveln bedienen zu können, ist ein vielversprechender Faktor für Awin. Dadurch ist jeder Mitarbeiter Teil des Systems. ”

Wie andere Unternehmen auch hat Awin die Erfahrung gemacht, dass die Akzeptanz von Asana unter den Mitarbeitern insgesamt groß war, doch manche Mitarbeiter etwas mehr Anfangsschwierigkeiten hatten. Hier kommt mit der Benutzerfreundlichkeit und dem intuitiven User-Interface eine weitere Stärke von Asana zum Einsatz: Je versierter ein Mitarbeiter ist, desto leichter kann er Automatisierungen und Update-Funktionen nutzen. Ist ein Mitarbeiter weniger affin, kann er auch lediglich die To Do’s bearbeiten, ist aber dadurch trotzdem Teil des transparenteren Arbeitsumfeldes und kann fast ohne jegliche Asana-Kenntnis im neuen System arbeiten.

Welche Painpoints wurden durch Asana gelöst?

Aufgrund der Auswirkungen der Transformation und der Einführung der 4-Tage-Woche wurden Ressourcen besser gebündelt. Alle Mitarbeiter agieren verstärkt teamübergreifend. Zum Beispiel berichten die Marketing-Abteilungen der einzelnen Länder nicht mehr isoliert an die jeweilige lokale Geschäftsführung, sondern arbeiten immer mehr grenzüberschreitend innerhalb der globalen Marketing-Organisation. Überhaupt zeigt sich Asana’s Stärke besonders bei globalen Projekten mit vielen beteiligten Stakeholdern wie beispielsweise im neuen Angebot “Awin Access” für kleinere Online-Shops. In diesem sehr großen Projekt sind viele verschiedene internationale Teams mit zahlreichen Unteraufgaben beteiligt, ohne Asana wäre dies bei weitem nicht so effizient durchführbar. Alle Teammitglieder können sich bei voller Transparenz in einer einzigen gemeinsamen Plattform bewegen. Die Funktion, Aufgaben voneinander abhängig zu machen, hat sich als besonders hilfreich erwiesen. So wird ein Mitarbeiter sofort informiert, wenn der vorherige Arbeitsschritt abgeschlossen ist und er mit seiner Aufgabe darauf aufbauen kann. Dadurch können zusätzliche Synergien gebildet und Ressourcen anhand sinnvoller Gesichtspunkte gebündelt werden. Neue Angebote und Funktionen können nun viel einfacher in alle Landesorganisationen kommuniziert werden. Natürlich hat sich auch auf nationaler Ebene der Informationsfluss und die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen wesentlich verbessert.

Das übliche verwirrende E-Mail Ping-Pong entfällt. Die Projektbeteiligten können nun mit Asana auf einfache Weise den Überblick behalten. ”

“Asana bietet viele kleine Erleichterungen, die in der Summe einen großen Mehrwert haben.” meint Felix Witte. “Die Transparenz ist wesentlich höher. Jeder weiß, was er bis wann erledigen soll.” Als besonders vorteilhaft empfindet Felix Witte, dass Meeting-Protokolle komplett entfallen, weil den jeweiligen Mitarbeitern ihre To-Do’s bereits während des Meetings in Asana zugewiesen werden. Auch in seinem Alltag konnte Asana bereits sichtbare Erleichterungen bewirken: “Für das monatliche Reporting an die Geschäftsleitung mussten bisher an verschiedenster Stelle mühsam aktualisierte Daten eingefordert werden - das fällt komplett weg.”

Fast alle Projekte und Prozesse können in Asana abgebildet werden. Eine komplizierte Abbildung in Excel-Listen ist nicht mehr erforderlich. ”

Nächste Schritte

In naher Zukunft werden bei Awin die Zielsetzung und -erreichung der Mitarbeiter mittels Objective and Key Results (OKRs) in Asana abgebildet. Diese werden gut über Asana Goals widergespiegelt und können direkt mit Projekten verknüpft werden. OKRs wurden erfolgreich von Felix Witte im Unternehmen eingeführt und sind ein maßgebliches Tool, um das Unternehmen zu steuern. Teams erhalten dadurch mehr Berechtigungen und Befugnisse.

Der Prozess war vorbildlich und hat mir sehr gut gefallen. Auf unser Feedback ist das Asana-Team eingegangen und hat uns absolut transparent aufgezeigt, was möglich ist und was nicht. ”