Структура разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?

Структура разбивки работы — это наглядное разделение проекта на несколько уровней. Иными словами, это способ визуализации ожидаемых результатов в более удобном для восприятия виде.

Так как структура разбивки штука визуальная, её можно создать, используя сочетание программного обеспечения для управления рабочими процессами и особых методик, в числе которых хронология, канбан-доски и календари.

Мы расскажем вам о том, что следует включать в структуру разбивки работы, и предложим примеры использования некоторых из самых популярных методик.

Что такое структура разбивки работы в управлении проектами?

Для начала давайте раскроем состав структуры разбивки работы (СРР). С помощью структуры разбивки работы менеджеры проектов помогают сотрудникам наглядно представлять проекты и ожидаемые результаты, связанные с зависимыми задачами.

Это отличный инструмент при работе с комплексными по объёму проектами или сотрудниками, которые предпочитают визуальные образы, а не списки. Каждая структура разбивки работы состоит из нескольких общих ключевых частей, даже если разные менеджеры свои предпочтения в отношении вариантов визуализации.

Независимо от выбранного метода визуализации ваша структура разбивки должна включать в себя следующее:

• Основные сведения о проекте, в том числе план проекта, его описание и название

• Заинтересованных лиц проекта

• Организованный график проекта

• Ожидаемые результаты и подзадачи проекта

Отталкиваясь от этой информации, следует сформировать свою структуру на основе иерархических уровней ожидаемых подрезультатов. Весь проект, скорее всего, состоит из задач нескольких уровней, определяемых работой, которую необходимо выполнить, и общей хронологией проекта.

Уровни структуры разбивки работы

Уровни структуры разбивки работы помогают разделять задачи по зависимостям. Поскольку проекты могут сильно отличаться друг от друга, уровни вашей структуры разбивки работы также будут разными. У большинства проектов есть те или иные зависимости, однако встречаются и проекты, которые в них не нуждаются.

Существует три уровня зависимостей, однако в вашей структуре их может быть больше или меньше. Каждый уровень связан с родительской задачей, а работа, необходимая для выполнения родительской задачи, представлена в виде зависимых элементов.

Давайте рассмотрим три высших уровня зависимых элементов в рамках структуры разбивки работ.

Уровень 1

Первый уровень структуры разбивки работы является наиболее упрощённой формой проекта, так как содержит родительскую задачу. Обычно она совпадает с целью проекта.

Давайте предположим, что проектная группа работает над изменением дизайна вашего веб-сайта. Тогда первый уровень СРР будет выглядеть приблизительно так:

• Запустить веб-сайт с новым дизайном

Как видите, всё просто и понятно. Первый уровень — это основная задача и первый шаг из множества этапов управления проектом. Работа, необходимая для достижения этого ориентира, будет выполнена позднее на втором и третьем уровнях.

Уровень 2

Теперь в зависимости от масштаба проекта структура разбивки будет усложняться. На её втором уровне располагаются подзадачи, иначе называемые зависимыми элементами родительской задачи.

Например, давайте рассмотрим, какие задачи нужно будет выполнить, чтобы запустить новый дизайн веб-сайта.

• Обновить инструкции по бренду

• Создать структуру тезисов

• Изменить дизайн логотипа

• Добавить новую фотографию

Несмотря на большую детализацию по сравнению с первым уровнем, второй уровень по-прежнему представляет собой общий обзор зависимых элементов, необходимых для выполнения задачи проекта.

Уровень 3

На следующем уровне структуры СРР эти зависимые элементы разбиваются на подэлементы. К их числу относится работа, необходимая для выполнения задач второго уровня.

Вот пример вышеуказанных задач на третьем уровне структуры разбивки работы.

• Цвета бренда

• Эмоциональная карта бренда

• Разработка интерфейса

• Заголовок

• Заявленная миссия

• Языковые инструкции

• Набросок

• Модели

• Окончательный дизайн

• Фотосессия

• Фотомонтаж

• Окончательный выбор

На третьем уровне происходит разбивка каждой задачи на отдельные зависимые подэлементы. Как видите, работа, необходимая для выполнения задачи проекта, постепенно проясняется. К СРР также можно добавить дополнительные уровни в зависимости от того, насколько детализированным вы хотите сделать её наглядное представление.

Что входит в структуру разбивки работы?

Структура разбивки работы, по сути, представляет собой сжатый план проекта, представленный в виде наглядной иерархии. Это означает, что она содержит всё то, что находится в успешном уставе проекта, куда входят такие элементы СРР, как цели и задачи проекта, его ожидаемые результаты и главные заинтересованные лица.

Для создания своей структуры разбивки работы сначала необходимо понять, что в неё следует внести. К счастью, мы об этом позаботились. Давайте рассмотрим некоторые важные части, которые необходимо включить в структуру разбивки работы.

Словарь СРР

Словарь структуры разбивки работы — это отличное место для начала построения структуры нового проекта. Это не словарь в традиционном понимании; его основное предназначение заключается в том, чтобы более подробно объяснять каждую задачу. Это связано с тем, что визуальная природа хорошей СРР не оставляет места для такой информации. Создание словаря является важной частью помощи участникам группы в поиске необходимых сведений о различных задачах.

Этот словарь создаётся вами лично, но, что сделать его максимально полезным и обеспечить правильное толкование всех его пунктов, вам может понадобиться помощь сотрудников из разных отделов.

Вот некоторые поля, которые должны быть в вашем словаре:

• Названия задач

• Описания

• Ожидаемые результаты

• Бюджет

• Вехи

• Согласования

При всём многообразии полей, которые можно включить в словарь, главное, о чём следует подумать — это создание ресурса, где участники группы смогут найти информацию о проектной работе, необходимую для выполнения различных задач.

Описание задачи

В описании указываются как названия задач, так и краткое описание стоящих перед ними целей. Поскольку в СРР не так много места, чтобы подробно расписывать задачи, дополнительные сведения можно включить в словарь СРР.

Цель описания задачи состоит в том, чтобы участники группы могли легко понять, какая из задач является самым коротким путём к успеху. В связи с этим пока нет необходимости стремиться к строго определённому уровню детализации.

Ответственный

Ответственный за выполнение задачи — это важный элемент, который необходимо учитывать как для обеспечения подотчётности, так и при обмене информацией. Чем проще найти ответы, тем быстрее будут выполнены задачи. Ответственными за задачи зачастую являются руководители проектов, однако в зависимости от типа задачи ответственными также могут быть начальники и менеджеры отделов.

Нет ничего хуже, чем впустую тратить время в поисках проектной информации. Назначение ответственных за задачи позволяет повысить производительность коллектива, потому что заинтересованные лица смогут быстро направлять вопросы соответствующему сотруднику.

Бюджет задачи

В этом не всегда есть необходимость, однако проекты, требующие больших бюджетов, следует тщательно отслеживать. Вам будет полезно установить бюджетные ограничения для конкретных задач, чтобы с лёгкостью контролировать соблюдение выделенного бюджета.

Если не следить за бюджетом, то расходы могут выйти за рамки допустимого, а это ведёт к снижению нормы прибыли. В связи с этим вам нужно отслеживать не только общий бюджет, но и расходы на отдельные задачи.

Дата завершения

Ни для кого не секрет, что отслеживание даты завершения проекта также является довольно важной деталью. При этом важно быть готовым сдвинуть окончание срока выполнения работ в случае необходимости.

Порой бывает трудно управлять несколькими проектами, которые выходят за отведённые им сроки, однако иногда это неизбежно. Чтобы надлежащим образом отслеживать ход работ, необходимо разбить каждую задачу в хронологии или в ином средстве управления проектами. Это позволит в режиме реального времени отслеживать задержки и работать над тем, чтобы не допустить накопления проблем с крайними сроками, которое может привести к срыву первоначальной даты завершения проекта.

Статус задачи

Наряду с контролем хронологии документирование статуса задачи также важно для быстрой проверки хода выполнения. Статус можно регистрироваться различными способами, но многие коллективы используют такие термины, как «открыта», «выполняется» и «выполнена».

Это не только поможет отслеживать ход выполнения, но и позволит сформировать общее представление о продуктивности коллектива. Например, если в конкретных отделах прослеживается тенденция невыполнения задач в срок, то, возможно, за этим стоит какая-то проблема. Видя это, можно решить проблемы с загрузкой группы или обменом информацией до того, как они станут серьёзными препятствиями.

Как создать структуру разбивки работы

Теперь начинается самое интересное. Поскольку структура разбивки работы представляется в виде наглядной иерархии, существует ряд способов её формирования. Самое приятное заключается в том, что всегда есть возможность выбрать ту методику, которая лучше всего подходит вам и вашему коллективу.

В число самых распространённых методов, к которым прибегают чаще всего, входят хронологии, канбан-доски и календари. В зависимости от используемого программного обеспечения некоторые особенности могут внешне отличаться. Давайте рассмотрим эти три методики, чтобы лучше понять, каким образом можно создать структуру разбивки работ каждым из них.

Хронологии (или диаграммы Ганта)

Хронологии — это отличные инструменты для наглядного и красочного представления работы. У них также есть необходимые функциональные возможности для построения СРР. Вот некоторые из функций, которые вы получаете при использовании хронологии (её также называют блок-схемой или диаграммой Ганта):

• Импорт традиционных электронных таблиц

• Контроль хода выполнения

• Корректировка задач

• Определение зависимости задач друг от друга

• Корректировка смещения крайних сроков

• Назначение ответственных за задачи

• Хранение внеплановых задач

• Корректировка отслеживания по цветам

• Создание разделов по уровням

• Фильтрация и сортировка задач

Приступить к формированию СРР можно несколькими способами, включая импорт существующей электронной таблицы или её создание непосредственно в программном обеспечении для ведения хронологий. Хронологии отличаются от канбан-досок и календарей внешним оформлением и гибкой функциональностью. Вы сами можете определять, какая схема наглядного представления лучше всего подходит вашему коллективу.

Канбан-доски

Канбан-доски похожи на хронологии, но отличаются способом наглядного представления. Вместо распределения по горизонтали канбан-доски имеют вид, похожий на офисную доску, а задачи на них не связываются с хронологиями. Программное обеспечение для работы с канбан-досками предоставляет в ваше распоряжение следующие функции, позволяющие уверенно вести проект намеченным курсом:

• Импорт традиционных электронных таблиц

• Контроль хода выполнения

• Корректировка задач

• Определение зависимости задач друг от друга

• Корректировка смещения крайних сроков

• Планирование рабочих процессов

• Обмен информацией в одном месте

• Планирование дорожных карт продуктов

Канбан-доска — это ещё один отличный способ построения СРР и один из наиболее часто используемых инструментов для повседневного управления ресурсами. Одна из главных особенностей этого средства заключается в том, что на доске сразу же видны сведения о задачах, в связи с чем это отличный вариант, если у вас нет возможности создать словарь СРР.

Лучший способ приступить к работе по этой методике — начать выстраивать иерархию на канбан-доске.

Календари

Третий вариант создания своей СРР — это использование программного обеспечения для ведения календаря группы. Календари не так часто используются для формирования структур разбивки, как предыдущие варианты, однако являются отличным инструментом наглядного представления проектов. Они особенно хороши для ведения крупных проектов, поскольку позволяют переключаться между отображением информации по дням, неделям и месяцам.

Календарь предоставляет следующие функции контроля реализации проектов:

• Импорт традиционных электронных таблиц

• Контроль хода выполнения

• Корректировка задач

• Определение зависимости задач друг от друга

• Корректировка смещения крайних сроков

• Обмен информацией в одном месте

• Интеграция с другими календарями

Календари отлично подходят для создания СРР, при этом они позволяют создавать визуальное представление, которое отличается от описанных выше вариантов. Чтобы начать формировать структуру с помощью календаря, можно импортировать существующую электронную таблицу или начать составлять новый проект в программном обеспечении для ведения календарей.

Пример структуры разбивки работы

Теперь, когда вы знаете, что входит в СРР и как создать такую структуру с помощью различных программных инструментов, давайте рассмотрим конкретный пример. Несмотря на то, что шаблон будет выглядеть несколько иначе в зависимости от метода, который вы используете для его создания, структура СРР должна состоять из одних и тех же иерархий задач и уровней.

Далее приводится пример структуры разбивки работы по вышеуказанным сведениям, который поможет вам начать самостоятельную работу.

Название СРР. Дизайн веб-сайта

Описание. Изменить наш старый дизайн веб-сайта на основании нового брендинга.

Дата завершения: 15.09.21 г.

Бюджет: 50 000 $

Уровень 1:

1. Обновить дизайн веб-сайта

Уровень 2:

1. Обновить инструкции по бренду (выполнено)

2. Создать структуру тезисов (выполнено)

3. Изменить дизайн логотипа (выполняется)

4. Добавить новую фотографию (открыто)

Уровень 3:

1. Обновить инструкции по бренду

• Цвета бренда — Кэт Муни

• Эмоциональная карта бренда — Кэт Муни

• Разработка интерфейса — Рэй Брукс

2. Создать структуру тезисов

• Заголовок — Даниэла Варгас

• Заявленная миссия — Даниэла Варгас

• Языковые инструкции — Даниэла Варгас

3. Изменить дизайн логотипа

• Набросок — Кабир Мадан

• Макеты — Кэт Муни

• Окончательный дизайн — Кэт Муни

4. Добавить новую фотографию

• Фотосессия — Кабир Мадан

• Фотомонтаж — Кэт Муни

• Окончательный выбор — Кабир Мадан

Помните о том, вид вашей СРР будет определяться размером проекта, его сложностью, сроками и выбранным вами программным обеспечением. Каждая из этих деталей будет определять зависимые элементы и визуальную иерархию вашего проекта.

Структура разбивки в двух словах

Подводя итоги, можно сказать, что создать структуру разбивки работы не так уж и сложно. На самом деле, как только вы освоите её, вы с коллективом только выиграете от добавления визуальной иерархии или задач проекта. Независимо от того, к какому типу учеников вы относитесь (визуальному или вербальному), свой инструмент управления работой найдётся для каждого.