Ваше руководство для освоения портфельного управления проектами

Если вы управляете целым набором инициатив, в которые вовлечены разные команды и подразделения, то понимаете, как сложно бывает добиться ясности. Инструменты для управления проектами дают возможность организовывать и выполнить работу по одной инициативе, а чтобы эффективно управлять процессами, происходящими одновременно в разных командах, вам понадобится портфельное управление проектами.

Что такое портфельное управление проектами?

Портфельное управление проектами (ПУП) — это централизованное управление несколькими проектами. Благодаря портфельному управлению вы получаете возможность отслеживать все проекты и инициативы, чтобы связывать ежедневную работу команды со стратегией компании. Инструменты для портфельного управления проектами помогают отслеживать приоритеты компании от стратегии до исполнения и видеть цельную картину.

В чём разница между портфельным управлением проектами и управлением отдельными проектами?

Если вы знакомы с управлением проектами, то знаете, что это отличный способ планирования, управления и выполнения работы. Управление проектом помогает команде понять, кто, что и когда делает, а также улучшить командное взаимодействие в рамках отдельной инициативы. Портфельное же управление помогает контролировать несколько проектов или крупных инициатив.

И управление проектами, и портфельное управление проектами являются элементами управления работой, — системного подхода к координации работы всей организации — от проектов и постоянных процессов до рутинных задач — призванного обеспечивать ясность и прозрачность. Портфельное управление пойдёт вам на пользу, если:

• вам нужен способ систематизировать и отслеживать многочисленные проекты и приоритеты команды;

• руководству необходима возможность наглядно представлять ход работ по различным инициативам;

• вам нужен более понятный способ, позволяющий связать ежедневную работу со стратегическими целями.

Роли и обязанности в портфельном управлении проектами

Так же, как и в управлении отдельными проектами, в портфельном управлении проектами есть определённые ключевые роли и зоны ответственности. После распределения этих ролей все будут понимать не только свои обязанности в команде проекта, но и то, за что отвечают другие сотрудники.

Руководитель портфеля проектов

Как можно догадаться, руководитель портфеля проектов — это человек, который создаёт портфель проектов и управляет им. Руководитель портфеля может не быть руководителем каждого из входящих в него проектов. Его задача заключается в том, чтобы статусы всех проектов в его портфеле вовремя обновлялись. В этой роли вам нужно будет постоянно общаться с руководителями отдельных проектов, чтобы выработать периодичность предоставления отчётов по статусам проектов.

Заинтересованные руководители

Заинтересованные руководители — это участники команды или руководители компании, которым нужно общее представление о том, что происходит с инициативами из данного портфеля. Например, если вы управляете командой в маркетинговом подразделении, заинтересованным руководителем для вашего портфеля может быть директор по маркетингу.

Руководитель программы

Роль руководителя программы похожа на роль руководителя портфеля проектов. Разница между этими ролями и методиками управления состоит в том, что руководитель программы отвечает за взаимосвязанные проекты, а проекты, за которыми занимается руководитель портфеля проектов, могут быть не связаны между собой. Например, руководитель программы может управлять несколькими проектами, связанными с запуском определённого продукта, а руководитель портфеля проектов может вести несколько проектов отдела маркетинга, которые не связаны друг с другом напрямую.

Руководитель проекта

Да, в портфельном управлении проектами тоже есть руководители проектов. Руководители проектов занимаются отдельными проектами в рамках портфеля. В зависимости от масштаба портфеля, за некоторые из входящих в него проектов также может отвечать руководитель самого портфеля проектов.

Участники проектной группы

Все сотрудники, работающие над проектами, внесёнными в портфель, являются участниками проектной группы. Проектная группа может состоять из сотрудников разных отделов компании, или более традиционной командой. Основная разница между проектной группой и командой заключается в том, что проектная группа создаётся на ограниченный период времени, то есть на срок реализации проекта.

Преимущества портфельного управления проектами

Портфельное управление проектам поможет вам и всем заинтересованным в проекте получать обобщённое представление о крупномасштабных проектах и инициативах. Если его правильно использовать, портфельное управление поможет вам получать общую картину происходящего в проектах и принимать более обоснованные стратегические решения. Команды, использующие портфельное управление, получают:

• прозрачность;

• согласованность;

• возможность разумного планирования на высоком уровне;

• полезную аналитическую информацию;

• больше времени на творческую и стратегически важную работу;

• возможность отслеживать ход работ по проектам в реальном времени;

• возможность принимать решения быстрее.

Чтобы воспользоваться всеми этими преимуществами, необходим хороший инструмент для портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами — это компонент более крупной структуры: системы управления работой. Чтобы использовать программное обеспечение для портфельного управления проектами эффективно, необходим инструмент, в котором вы сможете сводить стратегию с ежедневными задачами, получать общее представление обо всей работе, а также актуальную информацию в реальном времени. Вот три абсолютно необходимые функции ПО для портфельного управления проектами:

Обновления статусов проектов в реальном времени

Одно из важнейших преимуществ портфельного управления проектами состоит в возможности иметь общую картину и понимать, что происходит с каждым из проектов в портфеле. Для этого нужно, чтобы в используемом вами инструменте для портфельного управления были функции формирования отчётности на уровне проекта и портфеля. Они позволяют всем заинтересованным лицам видеть и общий статус на уровне портфеля, и обновления статуса по отдельным проектам в случае необходимости.

Отслеживание хронологии и зависимых элементов

Так как портфель состоит из нескольких сложных проектов, очень полезно, если программное обеспечение для портфельного управления позволяет просматривать хронологию всех имеющихся в портфеле проектов, а также зависимые элементы в проектах. Используя представление, похожее на диаграмму Ганта, вы сможете определять ключевые вехи и даты для каждого проекта и следить за тем, чтобы работы шли без осложнений.

Управление загрузкой

Используя управление загрузкой, можно разработать и вести план управления ресурсами. Инструменты управления загрузкой позволяют получить чёткое представление о зонах ответственности и задачах вашей проектной группы во всех проектах портфеля. А если вам понадобится внести изменения в план управления ресурсами, вы сможете посмотреть, у кого в команде есть свободное время, а кто близок к выгоранию.

Процессы и передовые методы портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами будет наиболее эффективным, если ваш портфель регулярно обновляется. Ваша работа в роли руководителя портфеля проектов состоит в том, чтобы регулярно контактировать с руководителями отдельных проектов и проверять, всё ли верно описано в их проектах. Так вы и заинтересованные руководители компании сможете видеть проекты под угрозой или проекты, в которых срываются сроки, а также корректировать общий курс, обеспечивая при этом согласованность проектов, идущих по плану, со стратегическими целями компании.

Чтобы перейти к портфельному управлению проектами, воспользуйтесь следующими пятью шагами.

Шаг 1. Согласование портфеля с бизнес-целями

Портфельное управление проектами позволяет связать ежедневную работу со стратегическими целями — но, чтобы сделать это максимально эффективно, нужно знать, какие стратегические цели использовать. Если в вашей компании есть цели на год или на квартал, у вас может быть множество вариантов, от увеличения выручки до снижения оттока клиентов. Определитесь с тем, с какими стратегическими задачами или целями или ключевыми показателями соотносится ваш портфель и как они связаны друг с другом.

Шаг 2. Добавление проектов

В портфель должны входить все соответствующие ему проекты. Добавьте все нужные проекты, а затем расставьте их в порядке важности, если это необходимо. Руководителю портфеля проектов понадобится некоторое время на общение с руководителями отдельных проектов, чтобы вместе определить, как каждый проект в портфеле связан со стратегическими целями. И наконец, убедитесь, что не осталось связанных проектов, которые вы не включили в портфель.

Шаг 3. Предоставление портфеля заинтересованными руководителями

Портфель — это инструмент, позволяющий согласовывать работу с руководителями проектов и правильно расставить приоритеты. При этом он также позволяет предоставлять обзорные сведения об инициативах, которыми занимается ваше подразделение, заинтересованным руководителям. У них должен быть доступ к программному обеспечению для портфельного управления. Когда руководители получают информацию о ходе выполнения проектов в режиме реального времени, они могут принимать более обоснованные решения.

Шаг 4. Получение обновлений статусов в реальном времени

Проконтролируйте, чтобы руководители проектов регулярно обновляли свои проекты. Это позволит сделать ваш портфель центром контроля по всем инициативам команды. Вы сможете отслеживать их в одном месте, визуально представлять зависимости, находить возможности для новых проектов и решать проблемы проектов в статусе «под угрозой».

Шаг 5. Использование портфеля для планирования ресурсов

Помимо того, что портфель является удобным инструментом получения актуальной информации о ходе проектов, это также мощное средство для управления ресурсами. При планировании каждого проекта вы, скорее всего, создаёте план управления ресурсами. Однако когда на общей картине видно, что какой-то проект отстаёт от графика, можно перераспределить имеющиеся ресурсы по всем проектам, чтобы решить эту проблему. В инструменте для портфельного управления обязательно должна быть функция управления загрузкой, чтобы можно было точно контролировать распределение ресурсов.

Получайте общее представление с помощью портфельного управления проектами

Портфельное управление проектами — это оптимальный способ наладить совместную работу команды. Получайте общее представление обо всех своих инициативах в одном месте и отслеживайте необходимые показатели.

Готовы попробовать портфельное управление проектами? Узнайте больше о том, как портфели в Asana помогут вам с лёгкостью собрать все инициативы в одном месте.