Что такое ожидаемый результат в управлении проектами?

У каждого проекта есть своя задача. Вы со своим коллективом можете работать над чем угодно — обновлением веб-сайта или постройкой очередной Эйфелевой башни — но в конечном итоге успешное выполнение любого проекта подразумевает, что по окончании срока его реализации вам будет что показать, будь то материальная вещь (новый продукт или электронная книга) или нечто нематериальное (сокращение оттока клиентов или повышение индекса лояльности).

Эта «вещь», к которой вы стремитесь, называется ожидаемым результатом. Зная, что собой представляют ожидаемые результаты, можно чётко довести их до сведения своего коллектива и заинтересованных лиц, что позволит намного эффективнее выполнить задачи проекта. В этой статье мы расскажем всё, что вам нужно знать для определения, постановки и достижения ожидаемых результатов своего проекта.

Что такое ожидаемые результаты проекта?

Ожидаемые результаты проекта — это то, что вы хотите получить по его итогам. Результатом может быть что угодно — новый продукт, маркетинговая кампания, обновление компонентов, торговая презентация, сокращение оттока клиентов, повышение индекса лояльности и многое другое. У проекта может быть один или несколько ожидаемых результатов, однако чёткое определение того, над чем вы работаете, поможет коллективу синхронизировать задачи и расставить приоритеты, чтобы в первую очередь выполнять самые важные.

Если вы новичок в управлении проектами, вам, возможно, встречались и другие термины, которые на первый взгляд похожи на ожидаемый результат. Вот в чём их различия:

Ожидаемые результаты и задачи проекта

Задачи проекта помогут вам определиться с его ожидаемыми результатами, однако задачи — это более широкое понятие, чем результаты. В процессе формулирования задач проекта, вы также фиксируете выгоды и результаты, которые ожидаете получить, особенно если они связаны с более общей системой целей и коммерческих задач проекта.

Пример задачи проекта: повысить безопасность компании путём внедрения механизма единого входа и двухфакторной аутентификации.

Пример ожидаемого результата: адаптация всей компании к использованию новой службы единого входа.

Ожидаемые результаты и вехи проекта

Вехи — это контрольные точки, которых вы собираетесь достичь в ходе работы над проектом. Они представляют собой выполнение значительного объёма работ, но их достижение происходит во время проекта, а не по его завершении. Воспринимайте вехи проекта как строительные блоки, которые помогают достичь его ожидаемых результатов.

Пример ожидаемого результата: запустить новую кампанию по маркетингу бренда через платную рекламу в социальных сетях, на YouTube и в печатных СМИ.

Пример вехи проекта: нанять агентство для творческого производства.

Два типа ожидаемых результатов

Чтобы добиться ожидаемых результатов, важно знать, к какому типу они относятся. Это повлияет на то, как вы оформите и передадите результаты по завершении проекта. Существует два типа ожидаемых результатов, и тип проекта, над которым вы работаете, определяет тип ожидаемых результатов, к которым вы стремитесь.

Внешние ожидаемые результаты

Это, пожалуй, первое, что приходит на ум, когда вы слышите термин «ожидаемый результат». Внешние ожидаемые результаты — это всё, что вы производите для клиентов, например, продукт или новые функции, маркетинговая или социальная кампания, торговая презентация и т. п. Внешние ожидаемые результаты помогут вам завоевать или удержать свою клиентскую базу.

Внутренние ожидаемые результаты

Внутренний ожидаемый результат, как следует из названия — это то, что приносит пользу вашей компании, но не оказывает прямого влияния на клиентов. Сюда входят такие вещи, как обучающий курс для сотрудников компании или ежеквартальная бюджетная отчётность. Если конечным пользователем проекта является ваша компания, тогда вы, скорее всего, работаете над внутренним ожидаемым результатом.

Пять советов по управлению ожидаемыми результатами проекта и их отслеживанию

1. Чётко формулируйте ожидаемые результаты

Прежде чем приступать к достижению ожидаемых результатов проекта, необходимо определиться с тем, что к ним относится. Старайтесь формулировать ожидаемые результаты проекта на этапе подготовки плана проекта и определения его задач. В этом случае у вашего коллектива будет чёткое представление о том, над чем он работает с самого начала проекта, а также понятная дорожная карта, указывающая, как вы собираетесь этого достичь.

Чтобы сформулировать ожидаемые результаты проекта, вначале задайте себе несколько вопросов:

• Чего вы пытаетесь достичь с помощью этого проекта?

• Что будет считаться «успехом» данного проекта?

• Какими являются наши ожидаемые результаты — внутренними или внешними?

• Какой конечный результат мы хотим получить для внешнего клиента или внутреннего коллектива?

2. Информируйте об ожидаемых результатах заинтересованных лиц

От знания ожидаемых результатов проекта не будет пользы без поддержки главных заинтересованных лиц. Обязательно эффективно и регулярно доводите информацию об ожидаемых результатах до сведения всех основных заинтересованных лиц, чтобы все были на одной волне. Если вы ещё этого не сделали, поделитесь с ними планом проекта, чтобы предоставить доступ к самой важной информации о нём.

3. Координируйте работу с помощью инструментов визуального управления проектами

Чтобы достичь ожидаемых результатов проекта, необходимо эффективно отслеживать работу своего коллектива. Тогда вы будете точно знать, кто, что и к какому сроку делает. Для этого вам необходим центральный источник достоверной информации. С помощью программного обеспечения для управления проектами все ваши сотрудники получат возможность отслеживать и выполнять работу, точно зная, кто чем занимается и когда должен закончить. В такой системе можно поделиться задачей проекта, а также в реальном времени отслеживать работу коллектива.

Существует три основных типа визуального управления проектами:

• Канбан-доски позволяют наглядно представлять работу, которая продвигается по этапам. При использовании этой методологии работа отображается в виде доски проекта, которая делится на столбцы. Отдельные задачи, которые на доске представлены в виде визуальных карточек, переходят из столбца в столбец до своего завершения. Канбан-досок дают наглядное представление о том, как идёт достижение ожидаемых результатов проекта с учётом того, где на канбан-доске находится та или иная задача.

• Для просмотра проекта в виде хронологии, воспользуйтесь диаграммами Ганта. Диаграмма Ганта — это представление задач проекта в виде горизонтальных столбиков. Это позволяет видеть не только срок выполнения задачи, но и отведённое на неё время. С помощью диаграмм Ганта рекомендуется отслеживать комплексные процессы, такие как запуски продуктов или планирование мероприятий. Программное обеспечение для диаграмм Ганта обычно также помогает более эффективно представлять вехи проекта. При наличии такой диаграмма можно в любой момент узнать, где в какой точке хронологии находится проект, и как идёт достижение ожидаемых результатов.

• С помощью календаря проекта можно просматривать всю свою работу за месяц в едином централизованном представлении. Как следует из названия, календарь проекта похож на обычный календарь, на котором можно легко перетаскивать задачи на нужные сроки выполнения. Календари проектов — это отличный способ отслеживать ежемесячную выработку, например, редакционный календарь или календарь публикаций в социальных сетях. Этот тип визуального управления проектами поможет вам проверить, выполняются ли в срок все важные повседневные задачи и будут ли ожидаемые результаты достигнуты в конце хронологии проекта.

4. Держите свой коллектив в курсе с помощью отчётов о ходе работ

Отчёт о статусе проекта — это оперативное обновление, содержащее информацию общего уровня о том, как идёт продвижение к ожидаемым результатам проекта. Такой документ позволяет свериться с коллективом, идёт ли достижение ожидаемых результатов по графику. В случае отставания можно скорректировать курс, пока ещё не поздно, вместо того чтобы судорожно пытаться получить ожидаемые результаты в авральном режиме в самом конце хронологии проекта.

Asana рекомендует рассылать отчёты раз в 1–2 недели, чтобы информировать коллектив о ходе выполнения задач и работе над ожидаемыми результатами проекта. Отчёты о статусе проекта также являются отличным способом поделиться общей картиной с заинтересованными лицами проекта, у которых может не быть возможности следить за повседневной работой по проекту.

Лучший способ публикации обновления статуса проекта — делать это в том же месте, где вы отслеживаете свою работу. Вместо того чтобы тратить время на ручной сбор данных из различных источников, подберите инструмент управления работой, который предлагает функции составления отчётов и просмотра статуса. С его помощью вы сможете одним щелчком мыши получать аналитические данные в реальном времени.

5. Измерьте успех по завершении проекта

Мы надеемся, что вы достигли всех ожидаемых результатов своего проекта. Но даже если это так, вам всё равно необходимо собрать все показатели и оценить успех проекта в целом. Может быть, вы добились желаемых результатов, но выбились из графика проекта? Или же справились с поставленными задачами легко и с запасом времени или ресурсов? Если вы работали над внешним ожидаемым результатом, какова была реакция внешних заинтересованных лиц. Уделите время подведению итогов вместе с проектной группой, чтобы учесть все полученные знания в следующий раз при формулировании ожидаемых результатов проекта и управлении ими.

Прежде чем приступать к описанию ожидаемых результатов своего проекта, ознакомьтесь со следующими примерами

Ожидаемые результаты проекта будут зависеть от задач и плана проекта. Ожидаемый результат должен разумно соответствовать объёму проекта. Иными словами, не стремитесь получить то, чего никогда не сможете добиться с учётом хронологии проекта или имеющихся ресурсов. Формулирование отличного ожидаемого результата поможет вам выстроить успешный проект и достичь поставленных целей. Вот несколько распространённых проектов с реалистичными результатами для каждого из них.

План маркетинговой кампании

• Тип ожидаемого результата: внешний

• Пример внешнего ожидаемого результата: одно 60-секундное видео с натурными съёмками, отформатированное для YouTube.

План продаж

• Тип ожидаемого результата: внутренний

• Пример внутреннего ожидаемого результата: продуманное планирование продаж и операционной деятельности с подробным описанием стратегии входящих и исходящих сделок, целевых показателей выручки, целевых клиентов и инструментов для продаж на 2022 финансовый год.

План тестирования удобства использования

• Тип ожидаемого результата: внешний

• Пример внешнего ожидаемого результата: провести 4 августа сеанс тестирования удобства использования с участием не менее 20 человек.

Запуск маркетинга продукта

• Тип ожидаемого результата: внешний

• Пример внешнего ожидаемого результата: продвижение новых функций продукта через социальные сети, интернет и пиар.

Планирование мероприятия компании

• Тип ожидаемого результата: внутренний

• Пример внутреннего ожидаемого результата: виртуальная корпоративная вечеринка 18 декабря.

Как Deputy синхронизирует внутреннюю работу с помощью Asana

Компании Deputy удалось упростить планирование трудовых ресурсов для работодателей, дав им возможность с лёгкостью создавать списки сотрудников и отслеживать отработанные часы. Это также удобно для сотрудников, поскольку позволяет им использовать приложение для учёта рабочего времени и меняться сменами. Услугами Deputy пользуются организации всех размеров — от малого и среднего бизнеса до крупных предприятий, включая Amazon, Aesop, Nike, Messina и Reliant Healthcare.

Управление технологиями в крупных масштабах — непростое дело даже в лучшие времена, а если добавить к этому отсутствие стандартизации, всё может превратиться в хаос. Раньше сотрудники Deputy пользовались разными инструментами управления работой, что приводило к разрозненности информации, недопониманию и потере данных. В силу всех этих проблем сотрудники испытывали затруднения с получением информации о проектах и ожидаемых результатах в масштабе всей компании.

Решением этой проблемы для Deputy стало объединение всех своих инструментов управления трудовыми ресурсами. Теперь в масштабах всей компании используется только один инструмент, который упрощает совместную работу и повышает прозрачность бизнеса. В Deputy выбрали Asana, потому что эта система отвечает потребностям компании и отличается наилучшим качеством взаимодействия с пользователями.

Теперь всю информацию можно легко найти в одном месте. Используя Asana, намного проще следить за тем, чтобы все двигались в одном направлении.”

Различные подразделения Deputy пользуются Asana на уровне компании:

• Отдел маркетинга пользуется формами Asana для приёма заявок, а также управляет всеми своими кампаниями с помощью этой платформы. Это значительно упростило совместную работу внутри коллектива.

• Служба поддержки клиентов контролирует написание статей для центра поддержки Deputy и следит за тем, чтобы все темы были подробно освещены.

• Отдел сопровождения клиентов управляет размещением клиентов в Asana, чтобы были чётко видны хронологии и обязанности.

• Финансовый отдел и прочие корпоративные группы полагаются на эту платформу при управлении своей повторяющейся работой, например закрытием месяца, и крупными проектами.

• Офис управления проектами контролирует большие проекты, такие как соблюдение нормативов и перенос офиса. Задачи Asana помогают не пропустить ни одной мелочи.

• Инженеры компании планируют в Asana свои ежеквартальные и ежемесячные спринты, а также управляют в ней такими проектами, как развёртывание Zendesk для службы поддержки клиентов.

В целом Asana помогла создать единый источник достоверной информации, который обеспечивает прозрачность работы, выполняемой в компании, и гарантирует, что каждый отдел движется в одном направлении. Упрощение доступа к информации о проектах и ожидаемых результатах также повысило доверие, что особенно важно в условиях удалённой работы, когда 59% сотрудников работают асинхронно.

С помощью Asana сотрудники в режиме реального времени видят, над чем работает тот или иной коллега, и когда можно получить ожидаемые результаты. По завершении работы сотруднику достаточно указать, что задача выполнена, после чего соответствующие люди получат уведомление — электронная почта для этого больше не нужна. Это помогло повысить эффективность работы всей организации, поскольку обязанности, результаты и сроки чётко определены.

Достигайте ожидаемых результатов проекта раз за разом

Всегда приятно осознавать, что вы добились всего, чего хотели, и достижение ожидаемых результатов проекта не является исключением. В конечном счёте для этого нужно поставить и донесению до остальных чёткие цели, а затем проконтролировать работу над ними в ходе проекта. Чтобы обеспечить своему коллективу чёткость и прозрачность в работе, попробуйте воспользоваться инструментом управления работой.

Asana — это инструмент управления работой, который призван помогать коллективам быть в курсе событий, соблюдать сроки и достигать своих целей. Подробнее об Asana.