Взгляните на свой рабочий календарь. Сколько совещаний запланировано на следующую неделю? Большинство календарей перегружено приглашениями на совещания, а сотрудники не могут дождаться, когда же совещания перестанут отнимать их время. Оставайтесь с нами, потому что сейчас мы поможем вам освежить подход к совещаниям и сделать их более эффективными.
Читать о трёх способах удалённого взаимодействия со своей командойЕсли предположить, что вы не любите совещания, мы окажемся правы в половине случаев. В исследовании разработчиков Igloo указано, что 47% респондентов считают совещания непродуктивными в целом. Однако одного желания изменить ситуацию недостаточно. Так как же разорвать порочный круг непродуктивных совещаний?
Для начала давайте отметим добрым словом хорошие совещания. При эффективной организации они стимулируют взаимодействие и обмен информацией, что поддерживает мотивацию сотрудников. Например, служебное совещание может освещать критически важные темы, которые касаются всего подразделения или компании. Однако при плохой организации взаимодействие и обмен информацией страдают, в результате чего совещания становятся непродуктивными, а участники задаются вопросом о целесообразности совещаний как таковых.
Таким образом, в духе повышения продуктивности и общей мотивации, подумайте о том, почему некоторые совещания считаются «пустой тратой времени». Может быть, их слишком много (количественно или по продолжительности) или слишком мало, либо же дело в чём-то другом (концентрация или результаты поручений)? Мы назовём четыре самые распространённые причины, по которым совещания отнимают лишнее время и перечислим меры, которые вы можете предпринять сразу же и которые помогут вам начать проводить эффективные совещания
Итак, не откладывая в долгий ящик, давайте разберёмся с проблемными точками ваших совещаний.
Когда напоминание об очередном совещании всплывает каждый час, трудно найти время на том, чтобы сосредоточиться на своём очередном проекте. Вы бы с радостью погрузились, наконец, в работу, однако весь день уходит на сплошные совещания. Согласно отчёту Asana о рентабельности инвестиций в управление работой время, затрачиваемое на совещания, является главным барьером для продуктивности. Вот несколько способов сократить непродуктивные совещания и высвободить время для важной работы:
Каждый рабочий день проводятся миллионы совещаний (около 56 млн только в США), но сколько необходимо проводить на самом деле? Комплексные темы и коллективные обсуждения лучше всего проводить на личных или видеосовещаниях, однако если вам нужно просто донести некую информацию, попробуйте более эффективный способ. В большинстве случаев с этой задачей прекрасно справляются письменные отчёты о статусе, 15-минутные стэндапы или онлайн-сверки, поэтому в будущем вы сможете чаще пользоваться кнопкой отмены совещания.
Расписания, полные совещаний, прерывают глубокую работу, направленную на решение сложных проблем и выполнение важных проектов, и отнимают то самое время на погружение в неё. Даже если вы улучшили свои навыки отмены ненужных совещаний постоянные вторжения в эти временные блоки будут оказывать негативное влияние на общий результат. Владение своим временем критически важно для повышения продуктивности. Попробуйте возглавить инициативу, в рамках которой в календарях вашего коллектива не будет совещаний, допустим, по четвергам или в любой другой будний день. Сделайте это частью корпоративной культуры и призывайте других уважать день без совещаний. Если нужно, заблокируйте отдельные части своего календаря. Таким образом, вы покажете людям, что с головой погружены в работу и будете отклонять приглашения в указанное время.
Если приглашение содержит возможность отказаться, то как часто вы ей пользуетесь? Ознакомьтесь с повесткой, списком участников и продолжительностью. Дайте себе и своему коллективу возможность внимательно относиться к тому, на что вы тратите своё рабочее время, и нажимайте кнопку «отказаться», если не видите пользы в данном совещании. Вы всегда можете запросить протокол, чтобы быть в курсе дела в случае необходимости. Однако, скорее всего, вам не придётся делать даже это.
Читать о том, как написать продуктивный отчёт о статусе проектаВас посещают мысли, что было бы неплохо вдвое сократить продолжительность совещаний? Возможно, так и есть. Однако только вы должны решать, как распоряжаться своим временем. Для решения проблемы можно применить творческий подход и немного тайм-менеджмента. Попробуйте следующее:
Как известно, время — деньги. Совещания в среднем длятся 31–60 минут. Это удобно для календарей, дела в которых планируются в долях по 30 и 60 минут. Однако это не означает, что каждое совещание должно длиться именно столько.
При планировании повестки совещания (подробнее об этом ниже) подумайте, сколько времени нужно на рассмотрение каждой темы, суммируйте время и выберите соответствующую продолжительность совещания. Может быть, вам хватит 15 минут. Может быть, вам нужно 45 минут. Участники в любом случае будут более сфокусированными, если будут знать, что на каждую тему отводится, например, 10 минут. Чувство оперативности поможет удержать обсуждение на заданном уровне и обеспечить выполнение всех поручений. Вам не придётся назначать дополнительное совещание, потому что ничего не будет упущено.
Что это такое? В мире технологий стэндап — это быстрое ежедневное совещание по статусу, которое проводится, по сути, стоя, «на ходу». Участники рассказывают о только что проделанной работе, о том, что будут делать дальше, и о проблемах, которые они видят перед собой.
Если у вас есть регулярное совещание по статусу, попробуйте заменить его 15-минутным стэндапом со своей группой и не бронировать конференц-зал на полные 30–60 минут. При этом, конечно, сотрудникам не нужно буквально стоять перед чьим-то столом. Вы можете собраться за утренним кофе, на улице в хорошую погоду или в лобби. Ключ в том, чтобы выбрать нечто отличное от нормы. Так участники будут оставаться более вовлечёнными, а у вас будет временной ориентир. Используйте таймер, чтобы привыкнуть к более коротким периодам времени и поддерживать подотчётность среди сотрудников. В зависимости от размера группы у каждого спикера будет от 30 секунд до 1 минуты, которых он должен придерживаться.
Сохранять концентрацию во время совещания, участники которого хотят обсуждать только свои планы на выходные, бывает непросто. Для многих это возможность пообщаться с людьми, которых они видят не слишком часто, особенно если речь идёт об удалённой или распределённой команде. Однако если заранее спланировать совещание и определить чёткие ожидания от него, ваш коллектив сможет приступить к осуществлению планов на выходные раньше и не тратить время на лишние разговоры. Попробуйте воплотить в жизнь следующие идеи:
Вместо того чтобы формировать повестку по ходу совещания, запустите процесс заранее и запишите то, что должно быть достигнуто. Повестка, сформированная до совещания, обеспечивает чёткость участникам и держит всех в курсе. Храните её в централизованном месте, например в инструменте управления работой, чтобы с лёгкостью привязывать пункты повестки к задачам и хронологиям проектов. Также добавьте в свою повестку временные блоки, чтобы не тратить слишком много времени на каждую из тем. Если вы хотите выделить немного времени для сплочения коллектива, можно начать встречу с 5-минутного неструктурированного общения, но не забывайте следить за временем, чтобы можно было быстро перейти к другим важным темам.
По возможности приложите повестку к приглашению на совещание. Если вы начнёте составлять повестку до назначения совещания, то можете обнаружить, что на самом деле в совещании нет необходимости! Как бы то ни было, отправка повестки вместе с приглашением даст людям возможность отказаться от участия, если содержание не соответствует их целям.
При создании повестки в инструменте управления работой вы также можете призвать сотрудников добавлять свои пункты до совещания. Это даёт вам возможность добавить задачи и предложить участникам подготовиться к обсуждению правильных тем. Чтобы с лёгкостью создавать повестки любых совещаний, воспользуйтесь этими шаблонами:
Даже если вы считаете, что самым верным решением будет пригласить на своё совещание всех сразу, это, на самом деле, может снизить продуктивность этих людей. Чего вы хотите добиться на совещании — свернуть горы или просто сделать так, чтобы проект не вышел за рамки своей хронологии? Ознакомьтесь с этими советами по максимизации продуктивности своих стратегических сессий:
Присутствуют ли на всех ваших совещаниях те люди, которые обязательно должны там быть? Знают ли все свои роли и почему были приглашены? Если половина повестки применима только к 3 из 15 участников, нужно пересмотреть либо её, либо список приглашённых. Это ещё один повод приступить к составлению повестки до назначения совещания. Как только вы создали повестку и разослали календарные уведомления, вы сможете перенести совещание, если на нём не сможет присутствовать важное заинтересованное лицо. В противном случае вам пришлось бы проводить это совещание без него, а потом назначать ещё и дополнительное.
Назначьте своего секретаря до начала совещания. Когда ведением протокола занимается кто-то один, остальная группа может сосредоточиться на участии, а не на своих заметках. Протокол пригодится и тем, кто не смог присутствовать на совещании или намеренно его пропустил. Проследите за тем, чтобы протокол был опубликован сразу же после совещания и чтобы все участники знали, где его найти. Инструмент управления работой — это отличное место для хранения протоколов и повесток, потому что вся информация содержится в едином центре.
Девять советов по более эффективному ведению протокола совещанияЭти решения можно принимать по ходу совещания, и секретарь может вносить их в протокол. Если же вы используете инструмент управления работами, создайте задачу и тут же назначьте её. Не забудьте указать крайние сроки, исполнителей и прочие важные даты для каждого поручения. Если вы не можете прийти к однозначному решению по поводу одного из пунктов повестки, назначьте кому-нибудь задачу по завершению проверки и доверьте решение исполнителю. Это стимулирует сотрудников к отличной работе.
Плохие совещания случаются у каждого. В этом нет ничего страшного. Используйте советы выше, чтобы совещания работали на вас, а не против вас. Станьте образцовым организатором совещаний. Это заметят коллеги, которые вскоре начнут применять ваши идеи к своим совещаниям. Asana может послужить проводником к более редким, коротким и эффективным совещаниям. Когда вы осознаете, что совещание должно соответствовать вашим задачам, оно будет служить в качестве инструмента соблюдения сроков и повышения продуктивности.