Девять советов по более эффективному ведению протокола совещания

Совещания — это важный компонент любого проекта. На совещаниях принимаются ключевые решения и происходит взаимодействие сотрудников друг с другом. Совещания представляют собой главный источник взвешенных решений и идей, которые нужно тщательно фиксировать. Если никто не заносит идеи и поручения в протокол, они могут просто затеряться.

Протоколы совещаний в свободной и установленной форме — это лучший способ фиксировать важную информацию и контекст. В этой статье подробно рассказывается об этих двух видах документов.

Что такое протокол совещания в свободной форме?

В таких протоколах фиксируются ключевые сведения, записываемые по ходу совещания. Правильно составленный протокол совещания в свободной форме помогает держать на контроле важные сведения и поручения, которые нужно выполнить к следующему собранию.

У такого протокола нет строго установленной структуры, и его можно вести в свободной форме по своему усмотрению. 

Что такое протокол совещания установленной формы?

Протокол установленной формы — это формализованный метод протоколирования, оформляемый в виде официального документа, который можно представлять при проведении аудита или в ходе судебных процессов. Такие протоколы имеют чёткую структуру и перечень обязательных позиций. К ним относятся:

• Дата и время проведения совещания, а также точное время его начала и завершения.

• Имена участников совещания и лиц, которые были приглашены, но не смогли присутствовать.

• Темы, обсуждаемые на совещании.

• Основные решения, такие как итоги выборов, принятые или отклонённые предложения, а также дата и время проведения следующего совещания.

• Поручения к следующему совещанию.

Термин «протокол совещания» происходит от латинского словосочетания minuta scriptura, что переводится как «краткие записи». Хотя иногда бывает полезно фиксировать всё происходящее в протоколе в режиме реального времени, совсем не обязательно делать это поминутно.

Что лучше: протокол в свободной или установленной форме?

Если вы менеджер проектов, скорее всего, вы будете пользоваться протоколами совещаний в свободной форме. Такие протоколы вполне подойдут в таких случаях, как организационное совещание по проекту, совещание для обсуждения планов проектов или периодические встречи один на один.

Если совещание имеет более официальный характер и требует протоколирования, например, в ходе публичных слушаний или собрания компании, то более уместны протоколы установленной формы.

Зачем нужны протоколы в свободной форме?

Такие протоколы могут оформляться самыми разными способами, и у каждого варианта есть свои преимущества. Ниже объясняется, каким образом протокол в свободной форме может придать ясности действий вашей команде. 

Документирование решений

У одних людей острая, как бритва, память, другие же могут быстро забывать, какие решения были приняты на совещании. Протоколирование позволяет обращаться к решениям, принятым в тот или иной момент времени. Кроме того, протоколы совещаний в свободной форме помогают контролировать работу, и к ним можно обращаться на более поздних этапах проекта. 

Чтобы все могли пользоваться протоколами, лучше всего хранить их в специально отведённом месте в качестве единого источника достоверной информации. Ведение всех протоколов и повесток совещаний в одном и том же месте поможет создать важный контекст по обсуждаемому вопросу на случай, если кому-то понадобится узнать, как обстоят дела.

Возможность разновременного участия

В случае если кто-либо из сотрудников не сможет присутствовать на совещании, протокол поможет быстро включиться в работу и реализовать принятые решения даже в другом часовом поясе. Иногда бывает так, что некоторые коллеги не могут участвовать в совещании из-за нестыковок по времени. Но если предоставить им протокол совещания, они также смогут участвовать в процессе принятия решений в асинхронном режиме.

Более эффективное запоминание

Немецкий психолог Герман Эббингауз одним из первых провёл эксперименты с памятью и способностью к запоминанию в 1895 году. В своём исследовании он разработал так называемую кривую забывания, которая показывает, как быстро информация теряется с течением времени, если не пытаться её сохранить. 

Эффективное протоколирование поможет вам быстрее воспроизводить в памяти информацию, поскольку она будет запоминаться с течением времени. Чем больше вы взаимодействуете с протокольными записями (например, перечитываете протокол на следующий день после совещания), тем выше вероятность того, что вы будете помнить, какие решения были приняты на этом совещании.

Девять советов по эффективным протоколам совещаний

Правильно составленный протокол поможет вам оставаться в курсе выполняемых поручений и ключевых ожидаемых результатов. Все важные дискуссии будут зафиксированы в протоколе совещания, и вы с вашей командой сможете обращаться к ним в любое время. Ниже приводятся советы о том, как обеспечить эффективность протоколирования.

1. Выберите подходящий метод протоколирования

Существует несколько разных способов протоколирования, и важно найти тот, который лучше всего подходит именно вам, учитывая ваши функции и индивидуальные особенности восприятия информации. К числу самых распространённых методов протоколирования относятся:

• Метод Корнелла: в методе Корнелла записи оформляются в два столбца: один столбец поменьше слева и второй столбец побольше справа. В левом столбце обозначаются основные тезисы совещания, тогда как в правом столбце раскрываются детали. Обсуждение естественным образом будет перетекать из одной темы в другую, поэтому сохранять чёткость протоколирования будет легче, если слева обозначать ключевую идею в общих словах, а справа расшифровывать её подробнее.

• Метод эскиза: в идеале ваша команда заранее получает повестку совещания. Если так происходит и у вас, воспользуйтесь методом эскиза. Набросайте список ключевых тезисов? отталкиваясь от согласованной повестки. Затем по ходу совещания делайте заметки под каждым пунктом повестки. 

• Метод квадрантов: разделите свои записи на четыре квадранта и обозначьте их как «общие заметки», «поручения для себя», «поручения для других» и «вопросы». В разделе «общие заметки» записывайте ключевые тезисы и важные детали совещания. В остальных квадрантах фиксируется то, что следует из их названий.

• Метод слайдов: если на совещании планируется показ презентации, попросите докладчика заранее предоставить вам слайды. После этого вы сможете делать необходимые заметки к тем или иным слайдам по ходу выступления докладчика.

2. Оставьте ноутбук — используйте ручку и бумагу

По данным исследования, когда вы ведёте записи от руки, вы лучше запоминаете ключевую информацию в долгосрочной перспективе. Делая заметки в ходе совещания, вы сможете быстрее сосредоточиться на фиксации наиболее важных моментов, поскольку записать всё дословно практически невозможно. Кроме того, без ноутбука вы не будете пытаться выполнять сразу несколько задач во время совещания.

3. Не записывайте всё дословно

Пытаться записать каждое слово, воспринимаемое на слух, — это пустая трата времени и сил. Обсуждение различных вопросов на совещании может быть довольно продолжительным, но тем, кто будет читать протокол, совсем не обязательно знать полное содержание разговора. Запишите ключевые тезисы, итоги обсуждения и дальнейшие шаги, с тем чтобы можно было сосредоточиться на самой важной работе. 

Если вы пишете протокол от руки, используйте элементы скорописи, условные обозначения, сокращения и аббревиатуры, чтобы быстро фиксировать развёрнутые предложения и идеи на бумаге. Не забудьте заранее подготовить расшифровку своих условных обозначений, чтобы потом понять, что они означают.

4. Используйте шаблон для протоколирования

Независимо от того, используете ли вы шаблон для ведения протокола в свободной или установленной форме, применение готового шаблона поможет ускорить процесс протоколирования, и вам не придётся оформлять протокол на ходу. Кто бы ни занимался ведением записей, все заметки будут фиксироваться по определённой структуре и остальные сотрудники будут знать, где какую информацию искать.

5. Назначьте протоколиста для совещания

Если вам предстоит вести совещание, вам будет сложно делать записи и одновременно поддерживать беседу с другими сотрудниками. Перед проведением важного совещания поручите кому-нибудь из сотрудников вести протокол. Если вы проводите совещания на регулярной основе, периодически меняйте протоколиста, чтобы у всех была возможность поучаствовать в обсуждении.

6. Расшифровывайте записи с помощью специального программного обеспечения 

В условиях удалённой работы для многих коллективов может быть проще записать видео совещания и поделиться им, чем писать протокол на бумаге. Для расшифровки обсуждения можно использовать такие интеграции, как Zoom + Asana, чтобы сотрудники могли ознакомиться с состоявшимся разговором позднее. Читая расшифровку совещания, вы сможете с лёгкостью выделить ключевые моменты и поручения из общей канвы обсуждения.

Перед началом записи необходимо предупредить всех участников конференции, что будет производиться запись, и сообщить им, для чего планируется её использовать. Не забудьте выложить запись и её расшифровку в каком-то едином общедоступном месте.

7. Запишите важные контактные данные

При возникновении вопросов, предполагающих последующий контроль, обязательно запишите имя ответственного по этому вопросу. Таким образом, если вам впоследствии понадобится что-то спросить или уточнить, вы уже будете знать, с кем общаться на эту тему.

Этот метод также полезен, когда два заинтересованных лица не могут достигнуть согласия по каким-либо вопросам. Фиксируя оба их мнения, вы сможете использовать эти аргументы в качестве основы для принятия решения. 

8. Поделитесь экраном, чтобы все могли видеть ваши заметки

Если вы работаете в распределённой команде или удалённо, вам, скорее всего, не раз придётся участвовать в видеоконференциях. Открытие общего доступа к экрану в ходе протоколирования может пригодиться вашим коллегам. Если вы что-то упустите, ваша команда сможет оперативно включиться в процесс и предложить те или иные тезисы в режиме реального времени.

9. Распространите протокол совещания среди всех его участников

Последующий контроль работы по итогам совещания — это отличный способ обеспечить чёткое понимание принятых решений всеми заинтересованными лицами. Если кто-то пропустит совещание, он сможет наверстать упущенное позднее, ознакомившись с протоколом совещания. Кроме того, если вы упустите какие-то важные моменты, ваши коллеги смогут добавить их в протокол позднее. 

Когда вы будете общаться с заинтересованными лицами по итогам совещания, проследите, чтобы протокол можно было легко найти и открыть. Проработайте со своей командой план обмена информацией, чтобы все знали, где сохраняется та или иная информация и как потом получить доступ к ней.

Централизованное ведение протоколов с поручениями

Лучший способ систематизировать проекты и протоколы совещаний — это создать единое пространство, в котором будут храниться все данные о поручениях и сроках их выполнения. С помощью инструмента управления работой вы сможете правильно организовать действия сотрудников и обеспечить продуктивность совещаний. Хотите попробовать это инструмент? Объедините работу своего коллектива в одном общем пространстве с помощью Asana.