Как использовать метод помидора для повышения продуктивности команды

Случалось ли вам впадать в панику при виде списка дел и задаваться вопросом, как же успеть всё вовремя? Используя стратегии управления временем — например, метод помидора — можно повысить продуктивность и вовремя завершать проекты. 

Метод помидора заключается в том, чтобы сосредоточенно работать в течение определённого времени и часто делать короткие перерывы. Цель такого подхода — повышение продуктивности и снижение умственной утомляемости.

Если вы работаете вместе с разными коллегами и участвуете в нескольких проектах, то с помощью этого метода вы сможете разбивать объём работы над задачами на части, чтобы было проще управлять своей загрузкой.

В этой статье мы подробно рассмотрим принципы работы метода помидора, пользу, которую он приносит, и варианты его использования. Эффективно управляя своим временем и помогая в этом коллегам, вы повышаете продуктивность команды и результативность работы.

Что такое метод помидора?

Метод помидора — это популярная методика управления временем, согласно которой необходимо разбивать работу на 25-минутные интервалы с короткими перерывами между ними.

Этот метод был создан Франческо Чирилло в конце восьмидесятых годов прошлого века, когда он учился в университете. Чирилло, который с трудом контролировал своё время и не мог продуктивно заниматься, решил полностью сосредоточиться на учёбе в течение 10 минут.

Для этого он использовал кухонный таймер в виде помидора. Методом проб и ошибок он, в конце концов, пришёл к тому, что теперь известно нам как метод помидора.

Подход заключается в том, чтобы чередовать время на работу и перерывы. Один помидор — это 25 минут работы, за которыми следует пятиминутный перерыв. После четырёх помидоров нужно сделать длинный перерыв. Разбивая работу на короткие сфокусированные интервалы, проще сохранять мотивацию и продуктивность.

Для того чтобы сохранять концентрацию во время интервалов, посвящённых работе, важно не на что не отвлекаться. Можно перевести телефон в режим «в самолёте» и отключить уведомления о новых письмах и сообщениях в чатах. Конечно, невозможно контролировать все отвлекающие моменты, например, если коллега просит вас помочь со срочной задачей.

Чирилло учёл и это, разработав четыре шага, которые помогут бороться с помехами:

1. Сообщите другому человеку, что вы сейчас заняты 

2. Договоритесь о времени, чтобы обсудить поднятый вопрос

3. Сразу же запланируйте встречу

4. Вернитесь к вопросу, как только помидорный интервал будет завершён 

Этот уважительный способ общения с коллегами позволяет вам войти — и оставаться — в потоке во время работы.

Этот метод также можно применять к работе всей команды.

Для того чтобы примять этот метод на уровне всей команды, с утра можно назначать каждому сотруднику задачи, которые они будут выполнять, используя метод помидора. В конце дня команда встречается и обсуждает текущий статус задач, а также подсчитывает, сколько помидорных интервалов было выполнено.

Освоившись с этим методом, вы сможете заранее определять, сколько помидоров потребуется для выполнения тех или иных задач. Это поможет планировать рабочие процессы и хронологии проектов.

Как использовать метод помидора для управления временем

Начиная применять метод помидора, прежде всего, выберите средство для измерения времени, например:

• Таймеры. Для отслеживания времени работы можно использовать физическое устройство или компьютерную программу.

• Таймеры по методу помидора. Существуют таймеры, специально созданные для работы по этой методике. После запуска такой таймер будет уведомлять вас об окончании рабочих интервалов и перерывов. 

• Приложения для работы по методу помидора. И для iOS, и для Android есть много специальных приложений для отслеживания рабочих интервалов по этой методике. 

Выбрав подходящий инструмент, выполните описанные далее шаги, чтобы начать:

1. Составьте список задач на сегодня и разместите их в порядке приоритетности. 

2. Выберите задачу, над которой будете работать, и запустите 25-минутный интервал. 

3. По его завершении запишите, что вы успели, и поставьте галочку в списке.

4. Сделайте пятиминутный перерыв. 

5. Выполните ещё три помидора, повторяя шаги 2–4. 

6. После четырёх помидоров сделайте перерыв на 15–30 минут.

7. Повторяйте цикл, отслеживая, сколько помидоров понадобилось на каждую задачу 

Как правило, в один рабочий день умещается 16 помидоров, если работать весь день, но это не строгое требование. Используйте столько помидоров, сколько нужно, чтобы справиться с вашим списком дел. 

Учёт количества пройденных помидоров поможет вам планировать свой график в будущем. В следующий раз, когда у вас будут похожие задачи, создайте расписание и обратитесь к своим записям, чтобы понять, сколько помидоров понадобится на их выполнение.

Подготовка к работе по методу помидора

Вот несколько советов по планированию задач:

• Разбивайте сложные задачи на этапы. Если для работы над проектом или задачей требуется несколько шагов, выполнение которых явно займёт больше пяти помидоров, разбейте этот объём работы на более мелкие и простые задачи. Например, если вам нужно написать отчёт, можно создать задачу для каждого этапа этого процесса: сбор данных, создание плана, написание черновика и редактирование.

• Группируйте мелкие задачи. Объединяйте мелкие задачи, которые занимают меньше одного помидора. Например, вы можете включить в один отрезок времени такие задачи, как «назначить встречу» и «ответить на письма». Это называется блокированием времени. 

• Планируйте дополнительные интервалы. Если для выполнения той или иной задачи требуется больше времени, чем ожидалось, запланируйте несколько дополнительных помидоров. Это поможет справиться со стрессом по поводу соблюдения сроков в случае возникновения проблем. Если же эти дополнительные интервалы не будут использованы, их можно будет потратить на обучение или необязательные задачи. 

Что делать во время перерывов

Перерывы после интервалов сфокусированной работы предназначены для вашего мозга. Постарайтесь не делать ничего несущего интеллектуальную нагрузку, чтобы дать ему отдохнуть и обработать информацию.

Также неплохо было бы отойти от экрана и подвигаться.

Вот несколько вариантов того, чем можно заняться во время перерывов:

• Сделайте несколько упражнений, например, на растяжку

• Прогуляйтесь

• Наведите порядок на столе

• Перекусите 

• Сделайте чай или кофе

• Послушайте музыку

Частые перерывы позволяют быстро восстановить физические и умственные силы, чтобы их хватило на все запланированные на день задачи.

Как сочетать метод помидора и Asana

Чтобы наиболее эффективно использовать метод помидора, его можно сочетать с другими инструментами для управления рабочими процессами и продуктивностью. Программное обеспечение для контроля продуктивности дополняет метод помидора и даёт возможность объединить управление временем и организацию процессов.

Вот несколько способов планировать работу по методу помидора с помощью такого программного обеспечения для управления работой, как Asana:

• Создание списков дел. Функция ведения списков дел, реализованная в Asana, позволяет добавлять задачи со всеми необходимыми сведениями о них. Можно задавать напоминания о сроках выполнения, настраивать способы отображения, а также делиться списками дел с коллегами, что особенно полезно, если метод помидора используется всей командой.

• Управление задачами команды. Если вы предпочитаете Канбан-доски или похожие инструменты, можете воспользоваться программным обеспечением для управления проектами, чтобы делегировать задачи и отслеживать их исполнение по обновлениям, публикуемым в реальном времени. Также можно записывать количество помидоров, необходимых команде для выполнения задачи, чтобы сохранить эту информацию на будущее. Хранение всей информации в одном месте также повышает организованность и упрощает коммуникацию. 

• Управление рабочим процессом. Хорошо настроенный процесс позволяет работать эффективно и держать всех сотрудников в курсе происходящего. Использование программного обеспечения для управления рабочими процессами позволяет формировать ожидания, заранее назначать время для текущих совещаний и планировать задачи несколько дней или даже месяцев. 

Инструмент для управления проектами и повышения продуктивности позволяет адаптировать рабочие процессы команды для совместного использования с методом помидора.

Преимущества метода помидора

Метод помидора — популярная техника управления временем, помогающая повысить продуктивность благодаря периодам сосредоточенной работы.

Вот как метод помидора влияет на продуктивность в целом:

1. Повышение концентрации

Этот метод позволяет избавиться от привычки работать над несколькими задачами одновременно, что, как правило, плохо даётся людям. Он учит вас концентрироваться на одной задаче в течение разумных интервалов времени. Практикуя этот подход, вы сможете работать качественнее, затрачивая на это меньше времени.

2. Повышение качества планирования проектов

Освоившись с работой по методу помидора, вы сможете точнее планировать задачи и проекты. Например, вы легко сможете определить, сколько помидоров нужно, чтобы написать отчёт, и установить разумный срок выполнения этой работы.

3. Ограничение отвлекающих моментов

Следуя методике Чирилло и предпринимая меры для устранения отвлекающих моментов в течение дня, вы сможете оптимизировать среду, в которой работаете, чтобы можно было концентрироваться на текущей задаче. Например, можно перевести телефон в режим «в самолёте» и настроить автоответчик в электронной почте.

4. Снижение умственной утомляемости

В исследовании журнала Cognition было обнаружено, что выполнение работы в течение длительного времени ведёт к снижению производительности, в то время как короткие перерывы между задачами помогают поддерживать концентрацию. Если делать регулярные перерывы между интервалами работы, мозгу сможет отдыхать, а вам будет проще вернуться к работе, не испытывая переутомления.

5. Упрощение коммуникации в команде

Если метод помидора использует вся команда, все понимают круг своих личных обязанностей и с уважением относятся к тому, что другие сконцентрированы на возложенной на них работе. Кроме того, вам нужно будет встречаться только для обновления статусов, благодаря чему можно сократить количество и длительность совещаний.

6. Поддержание мотивации

Разделяя задачи на составляющие и справляясь с ними за короткие периоды работы, вы будете получать удовлетворение от осознания того, как много можно успеть за 25 минут. Это поможет сохранять продуктивность и бороться с прокрастинацией. Также мотивацию помогает сохранять перспектива длинного перерыва после четырёх помидоров.

Работает ли метод помидора?

Каждый человек управляет своим временем по-своему в зависимости от индивидуального стиля работы и обстановки, в которой она выполняется. Исследования подтверждают, что метод помидора действительно работает, так что он вполне может помочь и вам.

В основу метода помидора была во многом положена методика блокирования времени — стратегия повышения продуктивности, которая подразумевает выполнение задач в течение определённого периода времени, забронированного в календаре. При тестировании 100 советов по повышению продуктивности, блокирование времени оказалось наиболее эффективным. Метод помидора также подразумевает, что вы работаете в течение заданного периода времени.

Когда вы измеряете продуктивность с помощью интервалов-помидоров, течение времени приобретает позитивную коннотацию — вы думаете о том, чего вы добились, а не о том, что потеряли.

Философ Анри Бергсон предположил, что время связано со стрессом и тревожностью только тогда, когда мы считаем его, побуждаемые мыслью о том, что можем опоздать.

Когда же время воспринимается как серия событий, это не приводит к стрессу. Как раз в этом нам на выручку и приходит метод помидора — если рассматривать свой день как серию запланированных интервалов работы, можно понизить уровень стресса, связанного с восприятием времени.

Благодаря тому, что «зависимость от времени перевёрнута вверх дном», как это называет Чирилло, концепция времени становится мотивирующим фактором, а не источником тревоги. В течение каждого интервала мы испытываем здоровый уровень напряжения, который помогает двигаться вперёд.

Однако, несмотря на то, что теории, лежащие в основе метода помидора, довольно здравые, его эффективность зависит от конкретного человека.

Как адаптировать метод помидора к своему стилю работы

Если в вашем случае традиционный метод помидора неэффективен, попробуйте адаптировать его к своему стилю работы и предпочтениям.

Вот несколько способов сделать это:

• Измените длительность помидоров. Можно изменить длину рабочих интервалов и перерывов в соответствии со своими привычками. Например, можно делать более длительные перерывы или сократить интервалы работы. Если вы чередуете работу с перерывами, то продолжаете следовать этому методу вне зависимости от длительности интервалов. 

• Комбинируйте метод с другими стратегиями. Если вам нравятся такие стратегии организации работы и повышения продуктивности, как метод доведения дел до конца, вы можете использовать их вместе с методом помидора. Организовывайте задачи, используя одну стратегию, а выполняйте их, следуя методу помидора. 

• Используйте метод помидора, когда это наиболее полезно. Необязательно работать по этому методу весь день. Его можно использовать только в тех случаях, когда он наиболее полезен, например, если вы работаете над проектом, в котором много постоянно меняющихся компонентов. Если в течение дня ваш уровень продуктивности меняется, используйте метод помидора в часы наиболее плодотворной работы. 

На старт, внимание, помидор

Метод помидора предлагает простой подход к управлению временем за счёт переключения между интервалами сконцентрированной работы и перерывами.

Планируя задачи с учётом того, сколько примерно помидоров потребуется на их выполнение, вы сможете видеть прогресс и держать в курсе всю команду.

Этот метод поможет повысить продуктивность, качество управления проектами и совместной работы. А чтобы отстроить рабочие процессы ещё точнее, используйте метод помидора совместно с инструментами для повышения продуктивности или программным обеспечением для управления задачами. 

Если вам интересно, как ещё можно повысить эффективность работы, читайте наши 12 советов о том, как работать продуктивно в современных условиях.