Ваше руководство по матрицам RACI с примерами

Знаете ли вы наверняка, кто что делает и к какому сроку по каждой задаче, вехе и ожидаемому результату своего проекта? Если нет, возможно, вам нужна матрица RACI.

RACI — это сокращённое название системы, которая помогает командам прояснять роли в проекте и определять, кто отвечает за выполнение каждой конкретной задачи. Если вы никогда не слышали о RACI или хотите создать матрицу RACI для своего следующего проекта, здесь вы найдёте всю необходимую информацию о создании и использовании этих матриц.

Что такое матрица RACI?

Матрица RACI (другое название — матрица распределения ответственности) — это способ определения ролей и обязанностей в группе по любой задаче, вехе или ожидаемому результату проекта. Следуя принципам RACI, можно чётко распределять обязанности и устранять путаницу. RACI расшифровывается следующим образом:

• Ответственное лицо (Responsible). Это человек, на которого непосредственно возложена работа. У каждой задачи должно быть только одно ответственное лицо, чтобы все знали, к кому обращаться за информацией или с вопросами. Если в задаче несколько ответственных, теряется чёткость и возникает путаница. Вместо этого лучше приглашать дополнительных участников, имеющих другие роли по RACI, в которых может быть больше одного человека.

• Подотчётное лицо (Accountable). Подотчётное лицо отвечает за ход выполнения задач в целом, хотя при этом может не принимать непосредственного участия в работе. Есть два способа определения подотчётного лица. Иногда это менеджер проекта (или даже ответственное лицо, хотя в таком случае оно будет выполнять две разные роли в процессе выполнения задачи). В подобных случаях подотчётное лицо отвечает за выполнение всей работы. В других случаях это топ-менеджер или руководитель, отвечающий за утверждение работы, прежде чем она будет считаться выполненной. Как и в случае с ролью ответственного лица, роль подотчётного лица должен выполнять только один человек.

• Консультирующее лицо (Consulted). Этот человек или люди проверяют и визируют работу перед её сдачей. У каждой задачи, вехе проекта или ожидаемому результату может быть несколько таких специалистов.

• Информируемое лицо (Informed). Это человек или группа специалистов, которых информируют о ходе и завершении работ. Они по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата.

Когда следует создавать матрицу RACI?

Матрицы RACI — это полезный способ отслеживания ролей всех заинтересованных лиц в задаче, вехе или ожидаемом результате, особенно если вы управляете сложным проектом, в котором участвует множество специалистов, принимающих решения, и экспертов в различных областях. С помощью матрицы RACI можно предотвращать неудачные решения и избегать препятствий в процессах согласования, которые могут повлиять на общий успех проекта.

Эти матрицы (с учётом отличий от PERT-графиков) особенно полезны, если заинтересованные лица могут выполнять разные роли по ходу проекта. Например, кто-то может быть ответственным лицом по одному ожидаемому результату, но информируемым по другому. В матрице RACI можно чётко прописать эту информацию, чтобы все знали, кто и за что отвечает.

Пример матрицы RACI

Чтобы построить матрицу RACI, создайте список всех задач, вех или ожидаемых результатов проекта. Затем определите, кто будет ответственным, подотчётным, консультирующим и информируемым лицом (лицами) в каждом случае.

Допустим, вы обновляете главную страницу своего веб-сайта. В числе заинтересованных лиц по проекту будут:

• Копирайтер

• Дизайнер

• Администратор веб-сайта

• Веб-разработчик

Вам нужно создать матрицу RACI по пяти задачам и ожидаемым результатам:

• Обновить кнопки, призывающие к действию, на главной странице

• Обновить историю клиента на главной странице

• Обновить дизайн веб-сайта

• Увеличить скорость загрузки главной страницы

• Обновить дизайн главной страницы

Вот как будет при этом выглядеть матрица RACI:

Обновить кнопки, призывающие к действию, на главной странице

• Ответственное лицо: копирайтер

• Подотчётное лицо: веб-разработчик

• Консультирующее лицо: администратор веб-сайта

• Информируемое лицо: дизайнер

Обновить историю клиента на главной странице

• Ответственное лицо: копирайтер

• Подотчётное лицо: веб-разработчик

• Консультирующее лицо: администратор веб-сайта

• Информируемое лицо: дизайнер

Обновить видео на главной странице

• Ответственное лицо: дизайнер

• Подотчётное лицо: веб-разработчик

• Консультирующее лицо: администратор веб-сайта

• Информируемое лицо: копирайтер

Увеличить скорость загрузки главной страницы

• Ответственное лицо: веб-разработчик

• Подотчётное лицо: веб-разработчик

• Консультирующее лицо: администратор веб-сайта

• Информируемые лица: копирайтер и дизайнер

Обновить дизайн главной страницы

• Ответственное лицо: дизайнер

• Подотчётное лицо: веб-разработчик

• Консультирующее лицо: администратор веб-сайта

• Информируемое лицо: копирайтер

Преимущества и недостатки матриц RACI

В конечном итоге всё сводится к следующему: нужно ли вам создавать матрицу RACI? Они являются полезным инструментом для распределения обязанностей в проекте, однако по мере его развития такие матрицы могут становиться громоздкими. Ниже приводятся преимущества и недостатки создания матриц RACI для своей команды:

Преимущества матриц RACI

Чёткое распределение ролей и обязанностей в проекте поможет вашей команде работать быстрее и устранять путаницу при определении того, кто что делает. С помощью матрицы RACI можно следить за тем, чтобы два сотрудника не занимались одной и той же работой. В результате вам будет проще выполнять совместную работу в команде.

Матрицы RACI особенно полезны, когда процесс принятия решений распределён между задачами. Возможны ситуации, в которых информируемое лицо в одной задаче или вехе является ответственным или консультирующим в другой. Чтобы чётко это обозначить, лучше всего отслеживать такую работу в матрице RACI.

Подводные камни матриц RACI (и как их избегать)

Модели RACI сосредоточены на деталях и не охватывают всю работу на уровне проекта. Вы можете знать, кто является консультирующим лицом в конкретной задаче (что полезно), но эта информация не поможет вам понять, как различные заинтересованные лица взаимодействуют в масштабах работы по проекту в целом.

К тому же, если вы будете расписывать каждую задачу и роль, ваша матрица RACI станет огромной. Что ещё хуже, если ваш проект каким-либо образом изменится, сформированная матрица тут же потеряет актуальность. В результате вам будет трудно получать в реальном времени чёткое представление о месте каждой задачи в рабочем процессе проекта.

Матрицы RACI ограничены в своих возможностях, потому что не могут адаптироваться к нуждам вашего проекта в реальном времени. Чтобы задать чёткие ожидания и устранить путаницу на уровне проекта, вам необходимо средство управления проектами.

Выведите матрицы RACI на новый уровень с помощью управления проектами

В программном обеспечении управления проектами у каждой задачи есть исполнитель — это ответственное лицо. Работу можно просматривать на уровне проекта, поэтому подотчётным и информируемым лицам не нужно сверяться по электронной почте или на совещаниях по статусу. К тому же, если вам требуются согласования консультирующих лиц, соответствующие комментарии и статусы можно отслеживать в одном месте. Таким образом, вся ваша команда по системе RACI будет иметь единый источник достоверной информации по всей выполняемой работе.

Вместо того чтобы отделять свою матрицу RACI от места выполнения работ, средства управления проектами фиксируют работу, исполнителя и другую важную информацию, такую как срок выполнения задачи или её относительную важность. Это позволяет всему коллективу вашего проекта видеть, кто какую работу выполняет и к какому сроку. При этом работу по ведению и обновлению матрицы RACI не придётся поручать отдельному специалисту. Средства управления проектами обновляются в реальном времени, поэтому в процессе согласования вы всегда будете видеть актуальную информацию.

Контроль того, кто, что и когда делает

Чёткое распределение ролей и обязанностей в команде помогает своевременно добиваться результатов. Отслеживание разных и комплексных ролей заинтересованных лиц в матрице RACI может вам в этом помочь, однако RACI — это всего лишь начало. Узнайте больше об управлении работами и о том, какие преимущества может получить ваша команда.