Менеджер программ и менеджер проектов: основные различия, которые необходимо знать

Вероятно, вы знаете, что такое управление проектами, но приходилось ли вам слышать термин «управление программами»? Хотя оба понятия звучат похоже, вас может удивить, насколько сильно они отличаются друг от друга. 

Если вы ищете подходящую для своей группы роль или хотите улучшить свои процессы управления работой, мы поможем вам понять различия между менеджером программ и менеджером проектов. Вы не только узнаете обязанности каждого из них, но и поймёте, какая из этих функций подходит вашей группе. Теперь давайте рассмотрим различия между проектом и программой. 

Что такое проект и программа?

Чтобы в полной мере понять, чем менеджер программ отличается от менеджера проектов, сначала нужно разобраться, в чём разница между проектом и программой. Если коротко, то проекты являются временными, а программы — основополагающими стратегиями. Кроме того, есть ещё несколько основных различий и сходств. 

Чтобы объяснить разницу между этими двумя понятиями, достаточно просто понять, что программы состоят из различных проектов. То есть у каждого проекта есть свои конкретные цели, которые образуют более глобальные цели программ. Если у проектов есть чёткие сроки и понятные ожидаемые результаты, то программы ориентированы на долгосрочные бизнес-цели с множеством зависимых элементов. 

Хотя между этими двумя понятиями много различий, у них есть и некоторые сходства. И проект, и программа состоят из четырёх компонентов: размера, сложности, взаимосвязей и неопределённости. Отличаются они по степени сложности. Проекты обычно меньше по размеру и отличаются меньшей неопределённостью, в то время как программы, как правило, являются более крупными элементами с множеством сложных взаимосвязей между отделами, при этом они сопряжены с большей неопределённостью. 

Менеджер программ и менеджер проектов

Теперь, когда вы лучше понимаете разницу между программой и проектом, давайте сравним две эти функции. Разобравшись с различиями, вы сможете понять, за что в коллективе отвечают, специалисты, работающие на этих должностях, и как реализовать улучшения, выполняя свои обязанности. 

Если менеджер программ ведёт долгосрочную программную стратегию, состоящую из нескольких разных проектов, то менеджер проектов отвечает за отдельные проекты. Вот ещё несколько различий между менеджером программ и менеджером проектов. 

• Управление проектами. В отличие от менеджера проектов, который контролирует отдельные проекты, менеджер программ отслеживает группу проектов. Иными словами, они занимаются крупными программами, охватывающими целый ряд мелких проектов. Управление несколькими проектами определяет основное отличие этой должности. 

• Управление ежедневными задачами. Менеджер проектов, с другой стороны, занимается повседневным управлением проектами, в том числе координирует работу и отслеживает соблюдение сроков. Обычно это делается с помощью программного обеспечения для управления проектами. 

• Старшинство. В иерархии компании менеджер программ обычно занимает более высокое положение, чем менеджер проектов. Хотя это не всегда так, менеджеры программ чаще всего являются руководителями менеджеров проектов, поскольку они отвечают за более широкие стратегии.  

• Обязанности. Менеджеры программ работают вместе с менеджерами проектов, но не всегда руководят ими напрямую. Для определения функций и обязанностей отлично подходят матрицы RACI. 

• Внутренние функции. Менеджер проектов и менеджер программ выполняют совершенно разные функции, однако обе они необходимы для успешной работы организации. 

Что такое менеджер программ?

Как вы видите, менеджер программ работает со стратегией долгосрочных программ и показателями успешности их реализации. К сфере его обязанностей относится определение успешности, контроль совместной работы и многое другое. 

Менеджер программ имеет важное значение, когда необходимо внедрить программы в текущие системы. Кроме того, он может заниматься контролем работы менеджеров проектов и синхронизацией повседневных проектов с более крупными программами. 

Ниже приводится пример дня из жизни менеджера программ. 

Утро проходит за проработкой годовых базовых целей, определяемых общекорпоративными целями и ключевыми показателями. Во второй половине дня проводятся встречи с менеджерами проектов из различных отделов, чтобы проконтролировать соответствие проектов целям программы. Завершается день совещанием с руководством, на котором вы отчитываетесь о месячных показателях проектов. Если останется время, можно заранее приступить к работе над отчётом о бюджете на следующий месяц. 

Кто такой менеджер проектов?

Менеджер проектов работает над ежедневными проектами и задачами. Он поддерживает высокий уровень организации команды и следит за соблюдением сроков, а также помогает оптимизировать взаимодействие на рабочем месте. 

Менеджеры проектов отвечают за достижение поставленных целей и выдают чёткие указания сотрудникам. Кроме того, они работают с менеджерами программ, обеспечивая достижение проектами целевых показателей, хотя большая часть их работы сосредоточена на задачах проектов. 

Ниже приводится пример дня из жизни менеджера проектов. 

День начинается с уточнения хода работ по двум проектам, над которыми работает ваша команда. Обнаруживается некоторое отставание от графика, поэтому вы связываетесь с руководителем группы, чтобы обеспечить поддержку. Во второй половине дня у вас состоится совещание с менеджером программ для обсуждения предстоящих проектов и подтверждения соблюдения сроков по целям на этот месяц. Завершает день совещание по итогам проекта, выполненного вашей группой на прошлой неделе, перед отправкой его материалов в архив. 

Чем занимается менеджер программ?

Менеджер программ — это весьма важная должность. Менеджер программ выполняет множество обязанностей, в том числе по инициативам общего характера. Менеджер программ занимается сложными проектами с длительными периодами реализации и целями, соответствующими более крупным целям компании, кроме того, он координирует работу проектных групп, а также распределение ресурсов и средств. 

Разница в функциях менеджера программ и менеджера проектов заключается в том, что один занимается решением каждодневных задач, а второй — более глобальными планами проектов. При этом, как правило, оба специалиста взаимодействуют друг с другом. Рассмотрим ключевые функции и обязанности менеджера программ. 

Функции и обязанности менеджера программ

Хотя функции менеджера программ и менеджера проектов отличаются друг от друга, у них есть и общие обязанности, такие как контроль проектов и координация взаимодействия. Функции и обязанности менеджера программ могут отличаться в зависимости от компании, но есть некоторые универсальные должностные обязанности, такие как разработка стратегии проектов, контроль качества, ведение отчётности об эффективности, управление изменениями и планирование рисков. 

Подходящий кандидат должен уметь делать всё это и многое другое, а также быть хорошим лидером, способным координировать работу сразу нескольких групп. Ниже приводятся некоторые другие функции и обязанности менеджера программ.

Реализация стратегий

Менеджеры программ отвечают за координацию более мелких проектов, задачи которых соответствуют глобальным целям компании. Это обстоятельство подразумевает работу с менеджерами проектов в части достижения целей, стоящих перед проектами каждый день, и контроля соблюдения сроков более масштабных программ.

Менеджеры программ также занимаются оптимизацией внутренних процессов и определяют наиболее подходящие методы ведения нескольких проектов. Это позволяет им чётко понимать, в каком направлении двигаться при управлении проектами. Кроме того, это даёт возможность избегать ошибок из-за недостаточного взаимодействия и нехватки времени на выполнение работ. 

К прочим ключевым обязанностям также относится согласование проектов с менеджером проектов для обеспечения своевременного получения ожидаемых результатов. 

Контроль совместной работы

В то время как менеджеры проектов, как правило, занимаются организацией совместной работы в рамках отдельных проектов, менеджеры программ обеспечивают взаимодействие между различными подразделениями. Несмотря на все трудности, это одна из самых важных функций. 

Менеджеры программ также занимаются созданием дорожных карт программ для глобальных целей компании. В этом состоит некоторое отличие от менеджера проектов, который создаёт дорожные карты отдельных проектов. 

Менеджер программ может управлять совместной работой, внедряя новые инструменты, позволяющие оптимизировать взаимодействие, такие как программное обеспечение для управления программами или игры на сплочение коллектива. Хотя эти методы и отличаются друг от друга, они призваны стимулировать командную работу и повышать прозрачность действий.

Определение показателей успешности

Хотя и менеджер проектов, и менеджер программ анализируют рентабельность инвестиций и ведут соответствующую отчётность, менеджер программ следит ещё и за тем, чтобы рентабельность инвестиций на уровне всей компании соответствовала её глобальным целям. 

Это подразумевает необходимость проведения совещаний с менеджерами проектов для контроля достижения первичных целей в рамках отдельных проектов. Менеджеры программ зачастую выступают ответственными за показатели рентабельности инвестиций и отчитываются перед руководством компании по ним, а также общим показателям эффективности программ. 

Навыки и опыт

Менеджер программ должен обладать широким набором навыков, а также опытом управления проектами и рабочими процессами. Хотя некоторые специалисты официально изучают управление программами и получают аттестаты, это не всегда обязательно.

Если вам нужен менеджер программ, необходимо искать специалиста со следующими навыками.

Навыки управления программами

К главным навыкам, которыми должен обладать сильный менеджер программ, относится организация, планирование, составление графиков, разработка стратегий программ, составление отчётности, подготовка предложений и планирование бюджета. В конечном счёте это будет зависеть от обязанностей, исполнение которых требуется вашей организации, и от того, как она планирует организовать работу с остальными участниками коллектива. 

Помимо прочих необходимых навыков, также важно, чтобы у менеджера программ были навыки взаимодействия с людьми на должности, связанной с управлением программами. Это поможет ему координировать совместную работу и вдохновлять коллег действовать с максимальной отдачей. 

Опыт управления программами

У сильного менеджера программ обязательно должен быть опыт работы в области управления проектами или на должности, связанной с организацией проектов и управлением ими. 

Хотя необходимое количество лет опыта разнится, в среднем менеджер программ должен иметь опыт работы около пяти лет. В этом заключается отличие от управления проектами, где требования к опыту могут быть ниже в зависимости от сложности выполняемых обязанностей. 

Стандартные задачи

Будь то отставания от графиков или проблемы с бюджетом, менеджерам программ приходится преодолевать препятствия точно так же, как и другим специалистам в коллективе. Фактически менеджеры программ находятся в уникальном положении, поскольку они должны управлять ожиданиями как вышестоящих, так и нижестоящих коллег.  

Ниже приводятся некоторые распространённые проблемы, с которыми часто сталкиваются менеджеры программ. 

• Проблемы между разными подразделениями, такие как нестыковка целей и недостаточность взаимодействия, которые могут оказывать отрицательное воздействие на долгосрочные цели.   

• Не имея сотрудников, которые бы подчинялись им напрямую, менеджеры программ могут столкнуться с проблемами, связанными с авторитетом и влиянием. 

• В случае долгосрочных программ может быть сложно обеспечить своевременное выполнение краткосрочных проектов в соответствии с годовыми целями.  

Чем занимается менеджер проектов?

Менеджер проектов отличается от менеджера программ тем, что занимается решением ежедневных задач, хотя его работа столь же важна, как и работа менеджера программ. Основная обязанность менеджера проектов заключается в том, чтобы реализовывать стратегию, разработанную менеджером программ, в отдельных проектах, соответствующих поставленным целям. Сюда входит организация, планирование, отслеживание и обеспечение выполнения работ.

Менеджеры проектов зачастую работают вместе с менеджерами программ или подотчётны им. Это объясняется тем, что их работа во многом зависит от разработанных стратегий программ. Среди других обязанностей — назначение задач по проектам, организация проектов, создание хронологий и отслеживание хода работ. Все это помогает проектам и группам идти по плану и достигать целей компании.

Функции и обязанности менеджера проектов

Главная функция менеджера проекта — обеспечивать организованность и взаимодействие в коллективе. Это позволяет соблюдать сроки выполнения и цели на уровне программ. К другим функциям и обязанностям относится назначение задач, отслеживание хода работ по проектам, а также соблюдение сроков выполнения. 

Ниже приводятся ещё несколько обязанностей, которые необходимо учитывать для понимания различий между менеджером программ и менеджером проектов.

Координация работы

Менеджеры проектов отвечают за назначение задач по проекту соответствующим исполнителям и за их обеспечение всей информацией, необходимой для выполнения работ. Это позволяет не тратить время на поиск информации. Также это одна из самых сложных задач, учитывая, что многие коллективы работают удалённо, и 60% времени тратится на координацию работы, а не на саму работу. 

И хотя обеспечить координацию действий между участниками коллектива весьма непросто, при правильном подходе можно заметно повысить продуктивность и эффективность его работы. А это, в свою очередь, позволяет сосредоточиться на текущих задачах.

Организация проектов

Менеджеры проектов также отвечают за организацию проектов. При этом требуется не только взаимодействие с участниками коллектива, но и управление информацией о проектах и ожидаемыми результатами для заинтересованных сторон.

Хотя может показаться, что это просто, для эффективной организации проектов нужно решить множество вопросов. Среди ключевых обязанностей предоставление сотрудникам точной информации, обеспечение получения ожидаемых результатов и проведение совещаний на протяжении всего цикла проекта. 

Контроль хода работ

Контроль хода работ по проекту — это ещё одна важная задача, за выполнение которой отвечают менеджеры проектов. Для этого требуется согласование ожидаемых результатов со сроками выполнения задач и соблюдение сроков реализации проектов. 

Для фиксирования хода работ также требуется обеспечить обмен информацией о том, как движется проект, с участниками коллектива, с тем чтобы повысить прозрачность проекта и улучшить взаимодействие. Это может быть непростой задачей, особенно когда работа идёт в удалённом режиме, и требует терпения и навыков решения проблем. 

Навыки и опыт

В отличие от менеджера программ, которому необходим пятилетний опыт, менеджеру проектов такой опыт не обязателен. Главными критериями являются навыки организации, общения и координации работы. 

Ознакомьтесь с навыками по управлению проектами, чтобы лучше понимать, какой опыт необходим.

Навыки управления проектами

Навыки управления проектами аналогичны навыкам управления программами с несколькими значительными отличиями. Такие навыки, как организация, планирование и составление графиков, необходимы для выполнения обеих функций. Разница между ними заключается в том, что менеджеры проектов работают со сжатыми сроками и должны уметь действовать в условиях повышенной динамичности, в то время как менеджеры программ не находятся в таких тесных временных рамках. Поэтому предпочтение отдаётся кандидатам, способным работать в динамично развивающейся обстановке. 

Как и в случае с менеджерами программ, крайне важно продолжать обучение новым методам и инструментам, которые помогут вам преуспеть в этом деле. Такие организации, как Институт управления проектами (ИУП), предлагают инструменты для повышения квалификации и изучения новых методов, которые можно применять к работе коллектива. 

Опыт управления проектами

Опыт, необходимый для управления проектами, зависит от сложности выполняемых функций. В большинстве случаев требуется двухлетний опыт, хотя иногда опыт не требуется вовсе. 

Как и в случае менеджеров программ, необходимый опыт зависит от того, что нужно вашей организации. Небольшим коллективам, которым нужна помощь в планировании проектов, подойдёт менеджер проектов с ограниченным опытом работы, в то время как более крупным группам со сложными ожидаемыми результатами проекта может понадобиться менеджер проектов с большим опытом. 

Стандартные задачи

В отличие от менеджера программ, который работает со стратегическими задачами, менеджер проектов ежедневно решает такие вопросы, как взаимодействие и продуктивность. 

Ниже приводятся некоторые из самых сложных проблем, с которыми ежедневно сталкиваются менеджеры проектов. 

• При отсутствии должного взаимодействия между заинтересованными сторонами конечный результат работы может быть упущен или, что ещё хуже, неверен.

• Проблема разрастания объёма работ может возникнуть, когда проект выходит за рамки запланированных сроков. Такое может случиться при недостаточно высокой организации или отсутствии нужных инструментов. 

• В процессе отслеживания целей и возможностей проблемой может стать отсутствие показателей для оценки успешности. 

Какой специалист нужен вашей команде?

Хотя менеджеры проектов важны для реализации проектов, управления загрузкой группы и обеспечения взаимодействия, менеджеры программ также необходимы для успешной реализации стратегии проектов. Давайте посмотрим, как можно определить, какая из этих функций подходит вашему коллективу. 

Подумайте, в каких областях требуется улучшение работы, а затем определите, кто больше подходит для этого: менеджер проектов или менеджер программ. Также полезно оценить, насколько правильно используются имеющиеся в коллективе должности. Во многих случаях менеджеры проектов выполняют обязанности по управлению программами. Это может привести к выгоранию и новым ошибкам в отдельных проектах. Кроме того, можно обратиться к целям и ключевым результатам компании, чтобы получить представление о том, какая функция в наибольшей степени отвечает долгосрочным целям. 

Ниже приводятся примеры ситуаций, с которыми может столкнуться ваша команда, а также способы определить, какой специалист нужен для решения. 

Сценарий 1. Ваша команда соблюдает сроки выполнения, но с трудом справляется с оценкой эффективности и достижением целей компании.

• Решение. Менеджер программ может задавать показатели эффективности и определять способы оценки достижения целей более мелких проектов относительно глобальных целей компании. 

Сценарий 2. Ваша команда едва укладывается в сроки, и ощущается её перегрузка задачами.

• Решение. Менеджер проектов может контролировать соблюдение графика и загрузку коллектива, обеспечивая чёткость взаимодействия и выполнение работ в установленные сроки. 

Сценарий 3. Ваша организация рассчитывает на огромный рост, но с трудом справляется как с получением ожидаемых результатов, так и с оценкой эффективности. 

• Решение. Вероятно, было бы полезно ввести в состав команды и менеджера программ, и менеджера проектов. Менеджер программ обеспечит разработку стратегии достижения долгосрочных целей и поспособствует тому, чтобы отдельные проекты работали на их выполнение. Менеджер проектов поможет в каждодневном управлении графиками, ожидаемыми результатами и в обеспечении взаимодействия в коллективе. 

От менеджера проектов к менеджеру программ

И менеджеры проектов, и менеджеры программ выполняют важную функцию в составе любой высокоэффективной команды. Хотя и те, и другие так или иначе управляют проектами, каждый из них применяет свой подход к решению повседневных задач. В конце концов, нам всем нужна помощь в управлении работой и разработке стратегией.

Если вы ищете дополнительную информацию об управлении программами, ознакомьтесь с нашим руководством Что такое управление программами.