Узнайте, как правильно составлять операционные планы

Вы создали стратегический план — что дальше? Стратегический план — это отличный способ обрисовать долгосрочную стратегию на ближайшие 3–5 лет, но вам понадобятся дополнительные документы по планированию, чтобы наладить соответствующие процессы.

Какая-то часть планирования будет выполняться ежегодно — например, задачи и ключевые результаты года будут разрабатываться по мере того, как идёт время. Однако чтобы не сбиться с пути и выполнять долгосрочные цели, вам нужен операционный план.

Что такое операционное планирование?

Операционное планирование — это процесс превращения вашего стратегического плана в детализированную схему, описывающую, что именно вашей команде нужно делать каждую неделю или даже каждый день. Операционный план включает в себя задачи и вехи, которые нужно выполнить каждой из команд или каждому из подразделений, чтобы стратегический план был исполнен.

В процессе операционного планирования вам нужно расписать обязанности каждого отдела или сотрудника на следующий квартал, полугодие или финансовый год. Уровень детализации и период для операционного плана зависят от того, насколько быстро обычно движется ваша организация — если команда быстро развивается и меняется, вам стоит создать операционный план на квартал или полгода. Но если в вашей организации принято более долгосрочное планирование, создайте операционный план на весь финансовый год.

Операционное планирование в сравнении со стратегическим планированием

Стратегический план — это план долгосрочной стратегии на ближайшие 3–5 лет на уровне всего бизнеса. Операционный план имеет меньший масштаб и срок. Цель операционного планирования — определить, что нужно делать каждый день, чтобы выполнить стратегические цели.

В отличие от стратегического плана, операционный план должен фокусироваться на исполнении. Какие задачи ваша команда должна выполнять каждый день и каждую неделю, чтобы выполнить долгосрочный стратегический план? Какие именно ключевые показатели эффективности вы должны регулярно отслеживать, чтобы понимать, что вы на верном пути к целям? Всё это должно быть описано в операционном плане.

Кто должен создавать операционный план?

Чтобы точно описывать, кто, что и когда делает, операционный план должен быть очень подробным. В связи с этим он должен иметь меньший масштаб, чем стратегический план — и с точки зрения периода, и с точки зрения объёма. Вместо того чтобы пытаться создать один операционный план для всей компании, создавайте планы на уровне подразделений и команд. В более крупных компаниях можно также создавать операционные планы для отдельных инициатив — они будут похожи на подробные планы работ.

Например, вы можете создать операционный план, показывающий, какие задачи должен выполнять ИТ-отдел ежедневно, чтобы поддерживать работу компании. Операционный план ИТ-отдела может включать информацию о том, как часто его сотрудники будут проверять входящие ИТ-запросы в специальном проекте, информацию о бюджете программы, о том, как ИТ-отдел будет адаптировать новых сотрудников и как часто будут проводиться общие встречи.

Чтобы определить, кто должен создавать операционный план, необходимо учитывать следующие три уровня планирования:

• Объём: Ваш операционный план будет включать сведения о том, кто, что и когда должен сделать для каждой активности. Он должен быть чётко сосредоточен на команде или иницативе.

• Хронология: В зависимости от скорости работы организации операционный план должен составляться на квартал, полугодие или финансовый год.

• Заинтересованные стороны: Убедитесь в том, что люди, которые вовлечены в составление операционного плана, хорошо понимают специфику работы и могут решать, что нужно включить в план.

Преимущества операционного планирования

Стратегический план — это хороший способ заблаговременно объединить команду вокруг общей цели. Определяя долгосрочные цели, вы можете объяснить, чего именно хотите достичь.

Операционный план помогает вам достичь стратегических целей. Согласно данным нашего исследования только 26 % работников интеллектуального труда очень хорошо понимают, как их личная работа связана с целями компании. Создавая детальный операционный план, вы определяете, какие именно краткосрочные цели вносят вклад в достижение долгосрочных целей. Это помогает вам продумать действия, которые вы выполняете или должны выполнять для достижения целей.

В частности, операционный план:

• Объясняет, чем именно команда будет заниматься каждую неделю и каждый день.

• Предоставляет полное руководство для повседневной работы, которую нужно выполнить сотрудникам для достижения долговременных целей.

• Задаёт планку ожиданий от каждого дня, чтобы вы не сбивались с пути к достижению целей.

5 шагов для создания операционного плана

В процессе операционного планирования вы не создаёте новые планы или цели. Для того чтобы создать операционный план, вам, наоборот, потребуется оценить всё то, над чем коллектив работает в настоящее время и всё то, что необходимо делать каждый день или каждую неделю, чтобы добиться достижения стратегических целей. Вот как это сделать:

1. Начните со стратегического плана

Если вы ещё этого не сделали, создайте сначала стратегический план. Вам нужно долгосрочное видение и цели, чтобы подробно планировать каждый день. Создание стратегического плана состоит из четырёх этапов:

1. Определение текущего положения

2. Разработка стратегии

3. Создание стратегического плана

4. Публикация, контроль и управление стратегическим планом

Более подробная информация приведена в нашей статье о стратегическом планировании.

2. Сузьте масштаб

Чтобы создать детальный операционный план, вам нужно сузить его масштаб до команды, подразделения или направления работы. Масштаб операционного плана будет зависеть от размера компании.

Например, представьте, что вы разбиваете свой стратегический план на планы действий для нескольких подразделений компании. Отдел маркетинга выполняет несколько функций — это может быть дизайн, маркетинг продукта, продвижение в социальных сетях, создание контента, продвижение в интернете. Чтобы зафиксировать конкретные ежедневные функции каждой команды, вам нужно создать операционный план действий для каждой из них.

3. Определите ключевых заинтересованных лиц

Перед созданием операционного плана решите, кто будет вовлечён в процесс операционного планирования. Сотрудники, создающие операционный план, должны быть близко знакомы с работой, описываемой в плане.

В продолжение нашего примера: операционный план для отдела дизайна должен создаваться руководителем отдела и руководителями команд в отделе (это зависит от размера отдела). После создания плана его необходимо согласовать с руководителем по маркетингу.

4. Создайте план

Ваш операционный план объясняет, какие действия команда должна предпринять для достижения целей в установленный период времени. Чтобы создать операционный план, опишите:

• Задачи команды

• Ожидаемые результаты, которые будут достигнуты в рамках операционного плана

• Желаемые результаты или стандарты качества

• Требования к кадровому составу и ресурсам, включая операционный бюджет

• То, как вы будете отслеживать прогресс и отчитываться о нём

Если вам сложно определиться со всеми подробностями, которые необходимо включить в операционный план, задайте себе эти вопросы:

1. Чего мы должны добиться? Эта информация должна содержаться в стратегическом плане или целях на год.

2. Какие ежедневные задачи мы должны выполнять, чтобы добиться целей? Это могут быть задачи, которые уже выполняются, или новая работа, которую необходимо начать делать.

3. Кто отвечает за эти задачи? Убедитесь в том, что у каждой задачи есть один ответственный, чтобы всем было понятно, кому можно задать вопросы или у кого узнать текущий статус.

4. Какие показатели мы используем для измерения успеха? Если вы ещё этого не сделали, убедитесь в том, что ваши цели поставлены в соответствии с методикой SMART.

В продолжение нашего примера, вот какую структуру отдел дизайна может использовать для создания операционного плана:

Частью стратегического плана для команды маркетинга является повышение присутствия на рынке — это означает, что маркетинговые материалы увидят больше людей, и компания будет больше общаться с потенциальными клиентами. Для поддержания этих целей отдел маркетинга планирует:

• Создать дополнительные промо-материалы для отдела продвижения в социальных сетях

• Переделать главную страницу сайта, чтобы привлекать больше клиентов

Для достижения этих двух целей в следующем году отдел дизайна планирует:

• Нанять двух новых сотрудников, которые будут работать с материалами для социальных сетей

• Объединить усилия с командой веб-разработки в подразделении маркетинга, чтобы создать интерактивную главную страницу

Для отслеживания прогресса и отчётности отдел дизайна будет использовать Asana в качестве единого источника достоверной информации о ключевых показателях эффективности, в том числе:

• Какие материалы они создают

• Уровень вовлечённости в социальных сетях, достигаемый благодаря материалам

• Ход работ по обновлению сайта

Это только пример структуры, которую мог бы использовать отдел дизайна для создания операционного плана. Воплотите план в жизнь с помощью инструмента для планирования работы, например Asana, чтобы предоставить всем чёткое понимание того, что команде нужно сделать, чтобы добиться целей. Благодаря системе управления работой каждую задачу можно отслеживать в реальном времени от идеи до исполнения.

5. Поделитесь операционным планом и регулярно обновляйте его

Когда вы создадите операционный план, поделитесь им с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы они понимали, какие у вашей команды цели и какую работу вы выполняете каждый день для их достижения. Управляйте планом и обновлениями в инструменте с общим доступом, который фиксирует ход работ в реальном времени — как, например, Asana.

Как и другие элементы планирования проекта, операционный план может измениться. Активно мониторьте его исполнение и делитесь отчётами с заинтересованными лицами и участниками команды, чтобы они были в курсе того, что происходит с достижением целей. Каждый месяц делитесь отчётом о ходе работ с помощью письменных обновлений статуса.

Приступайте к операционному планированию

Операционный план поможет вам убедиться в том, что вы движетесь к достижению долгосрочных целей. Однако чтобы этот план был эффективным, вам нужно отслеживать всю работу в одном централизованном инструменте с общим доступом. Разрозненная информация и цели никому не помогают, — вместо этого отслеживайте цели и задачи в инструменте для управления работой.