Zarządzanie projektami w Excelu: co warto mieć na uwadze
Na dłuższą metę, zarządzanie projektami w Excelu jest nieefektywne. Czego tak naprawdę potrzebuje Twój zespół, aby realizować projekty na czas? Już na etapie tworzenia budżetów projektów i list zadań, szybko odkrywasz, że arkusze kalkulacyjne nie są stworzone do zarządzania projektami.
Wyjdź poza arkusze kalkulacyjne, aby skutecznie zarządzać projektami
Aby skutecznie zarządzać i realizować swoje projekty, arkusz kalkulacyjny może okazać się niewystarczający. Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami pozwolą Ci:
Przechowywać wszystkie szczegóły projektu w jednym miejscu
Arkusze kalkulacyjne nie dają możliwości dodawania szczegółów, prowadzenia konwersacji, ani dołączania plików. W efekcie, informacje o projekcie są przechowywane w wielu narzędziach jednocześnie, przez co ławo coś przeoczyć albo trzeba tracić czas na szukanie odpowiednich informacji.
Dobre narzędzie do zarządzania projektami łączy w sobie widok arkusza kalkulacyjnego (linie siatki) z funkcjami do współpracy – możesz więc zapomnieć o przeszukiwaniu wątków z mailami w celu znalezienia najnowszych aktualizacji bądź plików.
Szybko tworzyć i aktualizować plany
Jeśli zarządzasz projektami w arkuszach kalkulacyjnych, pewnie poświęcasz też dużo czasu na tworzenie kalendarzy i wykresów Gantta od podstaw. Nawet z szablonem, dostosowywanie, formatowanie i aktualizowanie planów projektu pochłania sporo czasu.
W przeciwieństwie do Excela, zwinne narzędzia, które zostały zaprojektowane do zarządzania zadaniami i projektami ułatwiają szybkie tworzenie i aktualizowanie dynamicznych planów projektów.
Z łatwością zarządzać wieloma projektami i programami
Bez miejsca do przechowywania wszystkich informacji dotyczących projektów trudno monitorować ich status lub szybko przełączać się między projektami. Jeśli zarządzasz zespołem, jeszcze trudniej zobaczyć obciążenie każdego pracownika w ramach poszczególnych projektów. Korzystając z bardziej zaawansowanego narzędzia do zarządzania projektami, z łatwością uzyskasz wgląd w te oraz inne informacje, co pomoże w śledzeniu projektów i zarządzaniu zasobami.
Łatwo i skutecznie współpracować z zespołem
W odróżnieniu od innych narzędzi do planowania projektów, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do współpracy. Zamiast przełączać się między arkuszami kalkulacyjnymi, mailami, czatem i dokumentami, aby na bieżąco śledzić wszystkie elementy składowe swoich projektów, zarządzaj nimi z jednego miejsca. Korzystając z dedykowanych narzędzi do zarządzania pracą i projektami, możesz przechowywać wszystkie konwersacje i pliki związane z projektem w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę, więc nie ma obaw, że coś przeoczysz.
Pożegnaj się z Excelem. Przywitaj się z Asaną.
Asana to oprogramowanie, które ułatwia zarządzanie wszelkiego rodzaju projektami, od marketingowych po inżynieryjne. Nie trać więcej czasu na organizowanie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych, tylko skup się na osiąganiu swoich celów. Nie są wymagane żadne zaawansowane umiejętności z zakresu obsługi Excela.
Dowiedz się więcej o AsanieNieważne jak zarządzasz projektami w Excelu, z Asaną zrobisz to lepiej
Szablony Excela są dobre, ale te w Asanie lepiej nadają się do zarządzania projektami.
Skorzystaj z gotowych szablonów lub stwórz własne, aby spędzać mniej czasu na planowaniu, a za to więcej na faktycznej pracy.
Koniec z kopiowaniem szablonów wykresów Gantta.
W wizualny sposób planuj swoje projekty korzystając z widoku Osi czasu, aby uzyskać jasny obraz tego, kto, co i na kiedy musi wykonać.
Nie twórz ręcznie kalendarzy
Zamiast ręcznie tworzyć kalendarz w Excelu, automatycznie wyświetlaj każdy projekt w formie kalendarza w Asanie i szybko przełączaj się między listami a kalendarzami.
Arkusze kalkulacyjne Excel do śledzenia projektów komplikują współpracę i komunikację.
W Asanie możesz śledzić zadania, aby otrzymywać powiadomienia o postępach lub ukończeniu, dodawać do nich komentarze, ustawiać daty wykonania, przypisywać osoby odpowiedzialne i więcej.
Jak przekształcić arkusze kalkulacyjne w projekty w Asanie
Zmiana narzędzi bywa niełatwa. Na szczęście w Asanie możesz łatwo zaimportować swoje istniejące projekty z Excela, używając naszego importera plików CSV.
Dowiedz się więcej o importerze plików CSVZespoły, którym zależy na wynikach, ufają Asanie
Postanowiliśmy wypróbować Asanę. Szybko zdołaliśmy wyeliminować wysyłanie maili z aktualizacjami statusów i raportowanie postępów na cotygodniowych spotkaniach. Teraz, gdy chcemy sprawdzić, co się dzieje w danym projekcie, albo zobaczyć jego status, wystarczy jeden rzut okiem w Asanie i wszystko jest od razu jasne. Asana znacząco zwiększyła skuteczność naszych procesów i poprawiła naszą komunikację.
—Rian Hunter, inżynier oprogramowania, Dropbox
Zamień arkusze kalkulacyjne na Asanę już dziś i zacznij planować lepsze projekty
Zobacz, dlaczego miliony osób korzystają z Asany, aby osiągać lepsze wyniki.