Firma Yıldız Ventures przyspieszyła ocenę inwestycji o 50% dzięki Asanie

Cztery miliardy ludzi na całym świecie zajada się produktami firmy Yıldız Holding, największego producenta żywności w Europie Środkowej i Wschodniej, na Bliskim Wschodzie oraz w Afryce (ang. CEEMEA). Założona w 1944 roku grupa Yıldız Holding skupia ponad 300 marek spożywczych obecnych w ponad 150 krajach, takich jak Godiva, United Biscuits i McVitie’s.

Ramieniem firmy holdingowej skupiającym się na przedsięwzięciach venture capital jest spółka Yıldız Ventures, która w swojej strukturze kapitału podwyższonego ryzyka rozwija przełomowe przedsięwzięcia i prowadzi programy akceleratorów biznesu. Jej dyrektor generalny, Yahya Ülker, wdraża najnowocześniejsze technologie i praktyki, aby wzbogacać startupowy ekosystem firmy Yıldız Ventures i przyspieszać ocenę inwestycji.

Yahya dostrzegł szansę zwiększenia produktywności firmy przez scentralizowanie całej pracy w jednej platformie. Przed skorzystaniem z Asany 300-osobowy zespół używał wielu różnych narzędzi, takich jak wiadomości e-mail, czat, arkusze kalkulacyjne i różnorodne aplikacje. Bez możliwości śledzenia wszystkich projektów i całej komunikacji w firmie zespół nie mógł skorzystać z zalet standaryzacji procesów:

• Yıldız Ventures co roku odbiera setki prezentacji startupowych i wniosków o finansowanie, więc zarządzanie nimi za pomocą poczty e-mail utrudniało skalowanie i wymagało prowadzenia długich konwersacji.

• Realizacja procesów wewnętrznych za pomocą poczty e-mail, takich jak przydzielanie pracowników lub zasobów IT, była powolna.

• Duża ilość komunikacji od dostawców, startupów i współpracowników zewnętrznych odbywała się za pomocą różnych, zdecentralizowanych kanałów, co wydłużało czas odpowiedzi i wymagało organizacji dodatkowych spotkań.

Yahya miał wizję usprawnienia współpracy za pomocą Asany, aby uprościć i przyspieszyć procesy – a nawet je zautomatyzować – oraz ulepszyć doświadczenia wszystkich osób zabiegających o współpracę z firmą Yıldız Ventures lub jej finansowanie.

Asana automatyzuje naszą rutynową pracę, umożliwiając nam synchronizację działań różnych zespołów Yıldız Ventures i firm z naszego portfolio.”

Poszukiwanie najlepszej platformy do współpracy 

Po objęciu stanowiska dyrektora generalnego Yıldız Ventures w roku 2019 Yahya szukał platformy do zarządzania pracą oferującej więcej możliwości od osobnych menedżerów zadań, z których korzystał w przeszłości. Ocenił ponad 10 narzędzi i wybrał Asanę dla jej obsługi współpracy na przestrzeni całej firmy. 

Yahya wraz z kilkoma członkami zespołu zaczął używać Asany do zarządzania swoją pracą. W roku 2021 firma Yıldız Ventures zatrudniła firmę Omtera specjalizującą się w konsultacjach z zakresu zarządzania pracą i partnera Asany do przyspieszenia wdrożenia oraz optymalizacji platformy.

Firmy Omtera i Yıldız Ventures wiedziały, że uspójnienie procesów firmowych umożliwi zwiększenie wydajności firmy, a marnowany do tej pory czas będzie mógł zostać przeznaczony na strategiczne przedsięwzięcia. Badanie „Indeks anatomii pracy” pokazuje, że pracownicy umysłowi tracą średnio 3 godziny tygodniowo na udziale w zbędnych spotkaniach, a sami pracownicy szacują, że ulepszenie procesów oszczędziłoby od 4 do 6 godzin tygodniowo. 

Firma Omtera zajęła się bezpośrednio tym problemem i stworzyła ramy dla wydajnej, skupionej na strategii organizacji.

Zwiększenie skuteczności przepływów pracy z Omterą

Dzięki Omterze firma Yıldız Ventures zwiększyła adopcję Asany z poziomu 20% do 95% pracowników. Wdrożenie poprowadził Murat Yılmaz, nasz partner i dyrektor ds. sprzedaży i sukcesu klienta firmy Omtera.

Omtera zaczęła od spotkań z każdym zespołem, dzięki którym mogła poznać ich przepływy pracy i problemy, a następnie na podstawie tych informacji utworzyła przepływy pracy w Asanie. Uwzględnione zostały prowadzone wcześniej w trybie offline lub zarządzane w innych narzędziach procesy, które teraz połączono między zespołami oraz upewniono się, że zespoły korzystają z funkcji, takich jak formularze, automatyzacja i integracje. Firma przeprowadziła także dostosowane do zespołów i szczebla szkolenia z Asany, od poziomu nowych pracowników po kadrę kierowniczą. Aktualnie gdy większość pracowników firmy Yıldız Ventures realizuje główne przepływy pracy w Asanie, firma ma także współdzielony z Omterą projekt w Asanie służący do monitorowania trwających wdrożeń, takich jak nowe, premierowe funkcje Asany, szkolenia oraz aktualizacje statusów nowych, tworzonych przepływów pracy.

Firma Yıldız Ventures prowadzi złożoną, dwustronną komunikację z wieloma firmami i grupami. Potrzebowała centralnej platformy do organizowania wszystkich wniosków, całej pracy oraz uzyskania ogólnego oglądu.”

Wydajność operacyjna dla szybszych i bardziej strategicznych inwestycji

Dziś wszystkie zespoły firmy Yıldız Ventures korzystają z procesów w Asanie, aby podejmować szybsze i bardziej trafne decyzje. Zgłaszają dzięki temu, że:

• Realizacja procesów biznesowych jest o 40% szybsza

• Liczba czynności okołozadaniowych zmniejszyła się o 35%, a czas poświęcany na pracę strategiczną wzrósł o 80% 

• O 35% mniej czasu jest poświęcane na pocztę e-mail, a o 55% mniej – na wyszukiwanie informacji

Firma Yıldız Ventures zwiększyła skuteczność swoich przepływów pracy w całej organizacji. 

Śledzenie OKR-ów

Firma Yıldız Ventures używa celów w Asanie do śledzenia OKR-ów i kwartalnego raportowania postępów. Każdy członek zespołu ma pięć celów – takich jak docelowa liczba prowadzonych startupów sektora technologii finansowych – co przekłada się na główny cel firmy. Asana automatycznie wyświetla procentowy postęp osiągnięcia celu. 

Inwestycje

Zespół ds. inwestycji używa Asany jako systemu CRM do śledzenia przepływu ofert i nawet o 50% szybszej oceny inwestycji. Oto, jak to działa.

Dzięki Asanie opracowaliśmy wyjątkowy przepływ pracy, który umożliwia nam pełne zautomatyzowanie etapów oceny inwestycji i znalezienie najlepszych startupów do finansowania.”

(1) Akceptowanie wniosków o finansowanie

Od roku 2020 firma Yıldız Ventures przeanalizowała ponad 1000 ofert inwestycji bezpośrednich oraz wniosków o finansowanie. Każdy startup lub firma potrzebujące finansowania lub kontaktu z firmą Yıldız Ventures może wypełnić dostępny w witrynie internetowej formularz Asany. Yıldız Ventures odebrała za pomocą tych formularzy ponad 700 wniosków o finansowanie, które następnie są automatycznie dodawane do Asany jako zadania. Reguły utworzone w Asanie automatycznie przypisują na podstawie branży zadanie do oceny przez odpowiednią osobę, co rozpoczyna cykl etapów oceny bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail.

Wcześniej wnioski przychodziły w wiadomościach e-mail. Nie była dostępna metoda monitorowania etapu zgłoszenia, kolejnych osób w procesie jego oceny ani pracowników z dostępem do określonych informacji. 

(2) Zarządzanie przepływem oferty

Firma Yıldız Ventures używa Asany jako automatycznego systemu CRM do zarządzania wnioskami o finansowanie. Każde zgłoszenie przechodzi przez serię etapów, podczas których dany członek zespołu ocenia je i podejmuje decyzję na jego temat. Następnie reguły kierują wniosek do następnej osoby w łańcuchu oceny. 

Aktualnie zespół może monitorować etapy wniosku, gdy przechodzi on przez cały proces oceny od źródła, przez ocenę wstępną, szczegółową, audyt zgłaszającej firmy, aż po decyzję komitetu inwestycyjnego. Zadanie firmy zgłaszającej w Asanie przechowuje w jednym miejscu wszystkie notatki i konwersacje, więc gdy finalni decydenci oceniają wniosek, dysponują wszystkimi potrzebnymi informacjami.  

Jeśli firma nie jest jeszcze gotowa na inwestycję, jej zadanie w Asanie trafia do projektu backlogu, aby Yıldız Ventures mogła sprawdzić za rok stan firmy – nawet przy szybkim rozwoju działalności nie jest pomijane ani jedno zgłoszenie.

Przepływ pracy upraszcza także dostęp do okazji inwestycyjnych i umożliwia nam wydajne śledzenie historii pozyskiwania środków od wczesnych do końcowych etapów. Gdy natrafiamy na startup, możemy w prosty sposób sprawdzić przepływ oferty w Asanie, aby określić, czy członkowie naszego zespołu inwestycyjnego już nim się zajmowali. Jeśli tak było, natychmiast tworzone jest niepowtarzalne połączenie.”

(3) Śledzenie trwających inwestycji 

Gdy firma Yıldız Ventures dokona inwestycji, zespół śledzi w Asanie rozwijającą się relację. Yahya mówi: „Używamy Asany do prowadzenia rejestru informacji i aktualizacji związanych z inwestycją, takich jak kredyty, coroczne spotkania, kontakty i wiele innych”. 

Pola niestandardowe w zadaniu zawierają dane, takie jak branża firmy, wielkość oferty i waluta, co tworzy jedno źródło informacji ułatwiające firmie Yıldız Ventures analizę trendów w jej całym portfolio inwestycyjnym. 

Firma Yıldız Ventures używa także funkcji raportowania Asany do śledzenia cykli inwestycyjnych, wydajności i operacji. Pulpity nawigacyjne pobierają dane z pól niestandardowych, aby raportować liczbę zgłoszeń odbieranych każdego miesiąca, liczbę zatwierdzonych wniosków oraz łączną wartość inwestycji. Pola niestandardowe zawierają również informacje o dystrybucji środków i wartości zwrotu.

Wnioski do działu HR

Dzięki Asanie zespół HR spędza o 50% mniej czasu na obsłudze wniosków, rekrutacji i wprowadzaniu nowych pracowników. 

Wcześniej wnioski działu HR, takie jak przydział pracowników do zespołu, odbywały się za pomocą poczty e-mail. Omtera przeniosła ten proces do Asany, w której wnioski są tworzone za pomocą formularza, a reguły przypisują zadania do odpowiednich decydentów z działu HR. Po zatwierdzeniu przydziału pracownika ścieżka kandydata jest monitorowana w zadaniu, a po jego zatrudnieniu zostaje on wprowadzony do firmy za pomocą szablonu projektu w Asanie.

Murat z firmy Omtera mówi: „Asana jest głównym narzędziem rekrutacji wspierającym procesy HR firmy Yıldız Ventures i umożliwiającym szybkie przetwarzanie wniosków. Członkowie zespołu mogą w Asanie udostępniać komentarze z rozmów kwalifikacyjnych, korzystać z szablonów do zapełniania wolnych stanowisk oraz oznaczać zadania do zatwierdzenia, aby wszyscy znali kolejne kroki dotarcia do oferty”.

Inne zastosowania Asany w firmie Yıldız Ventures

IT: wnioski do działu IT są teraz wypełniane w formularzach Asany.

Produkt: zespół produktowy korzysta z integracji Asana dla Jira do zarządzania aktywnymi sprintami i mapami drogowymi produktów.

Kwestie prawne: firma Yıldız Ventures zarządza w Asanie setkami umów.

Zarządzanie dostawcami: dostawcy wysyłają zgłoszenia za pomocą formularza Asany, który zmienia je w zadania przepływu pracy w Asanie, aby działy mogły ocenić i wybrać dostawców.

Koordynacja wewnętrzna: zespoły używają Asany do przechowywania notatek ze spotkań, zarządzania kalendarzem treści firmy Yıldız Ventures, współpracy z innymi zespołami grupy Yıldız Holding oraz rezygnacji z wewnętrznych wiadomości e-mail na rzecz komentarzy i aktualizacji w Asanie. Integrują Asanę z używanymi codziennie narzędziami, takimi jak Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google i Workplace. 

Dzięki przepływom pracy w Asanie firma Yıldız Ventures może szybciej reagować na pojawiające się w jej branży okazje.

Asana umożliwia nam sprawdzenie oraz monitorowanie przepływu pracy z każdej perspektywy w celu określenia wydajnych i niewydajnych elementów.”

Przyszłość startupowego ekosystemu

Firma Yıldız Ventures planuje dalej ulepszać swoją implementację Asany, a przez optymalizowanie procesów i szkolenia z najnowszych funkcji Asany wspierać ją będzie w tym firma Omtera. Murat mówi: „Dzielimy się informacjami o przyszłym rozwoju Asany, aby firma Yıldız Ventures mogła uwzględnić to w swoich planach i nie była zmuszona do inwestycji w zbędne narzędzia”.

Po doświadczeniu tak wielu korzyści operacyjnych oferowanych przez Asanę firma Yıldız Ventures wspiera także swoje portfolio startupów inwestycyjnych w stosowaniu Asany. Pomogła na przykład supermarketowi online istegelsin.com ulepszyć procesy zarządzania dostawcami i wnioskami, przenosząc te przepływy pracy do Asany.

Podczas gdy firma Yıldız Ventures wkracza w przyszłość pracy, zaprasza do wspólnej podróży także swój startupowy ekosystem.