Dzięki Asanie United Way of Salt Lake odpowiada na 25-procentowy wzorst liczby wniosków o dofinansowanie i zwiększa swój wpływ na społeczność

W 2013 roku młoda kobieta o imieniu Nour i jej rodzina opuścili swój dom i krewnych w Syrii, aby znaleźć schronienie i lepsze życie w stanie Utah. Nie mówili po angielsku, nie mieli pieniędzy. Z pomocą United Way of Salt Lake (UWSL) Nour zapisała się do szkoły społecznościowej UWSL, nauczyła się języka angielskiego i przypisano jej mentora, który pomógł jej w nauce w szkole średniej. W 2018 roku ukończyła szkołę średnią, a teraz oszczędza na studia i pracuje jako wolontariuszka dla UWSL.

„Jeśli chcesz iść szybko, idź sam. Jeśli chcesz zajść daleko, idź wraz z innymi” to hasło widniejące na stronie internetowej United Way of Salt Lake, które przypomina, że dzięki partnerom i społeczności organizacja może lokalnie pomóc tysiącom ludzi takich jak Nour. Współpracując z partnerami i wolontariuszami w celu poprawy możliwości edukacyjnych i warunków życia osób w potrzebie, UWSL pomaga setkom tysięcy ludzi takich jak Nour w osiągnięciu wyższych celów edukacyjnych.

Bill Crim, dyrektor generalny organizacji, analizuje wskaźniki wysokiego poziomu, takie jak baza darczyńców i kultura organizacji, podczas gdy członkowie jego zespołu – Katy Shoemaker, kierowniczka ds. dotacji, Amy Ahrens Terpstra, wiceprezeska ds. partnerstwa w ramach wpływów zbiorowych, Luis Miranda, dyrektor ds. budowania potencjału oraz Courtney Dean, kierowniczka ds. zaangażowania wolontariuszy – zarządzają programami w całej organizacji.

Na przestrzeni ostatnich kilku lat zespół znacznie się rozwinął, a w konsekwencji poszerzył się również zakres ich pracy. Zatrudniono więcej wolontariuszy, zorganizowano więcej wydarzeń, pozyskano więcej partnerów oraz stworzono programy mentoringu i wspólnoty w rejonie Salt Lake. Wszystkie te dodatkowe obowiązki i przyjęcie do zespołu nowych członków wzbudziły wśród pracowników poczucie chaosu, a także doprowadziły do zjawiska zwanego przez Billa „zalewem e-maili”. Praca w całej organizacji była rozproszona i odbywała się w silosach, co uniemożliwiało monitorowanie pracy zespołów i utrudniało dzielenie się wiedzą. Bill uznał, że nie jest to najlepszy sposób na osiąganie wyznaczonych celów, więc postanowił znaleźć rozwiązanie zapewniające skuteczniejszą pracę w całej organizacji.

Poszukiwanie rozwiązania

Bill był zdeterminowany, aby zwiększyć wydajność, więc zaczął szukać rozwiązania do zarządzania pracą. Natknął się na Asanę i przetestował ją wraz ze swoim asystentem, a następnie z większym zespołem. Ostatecznie wybrał Asanę, ponieważ najlepiej spełniała jego kryteria:

• Była prosta i łatwa w użyciu

• Posiadała wbudowaną funkcję komunikacji, dzięki czemu zespół mógł zrezygnować z poczty e-mail

• Integrowała się z innymi narzędziami, z których korzystał zespół, takimi jak Dysk Google, Outlook i Slack

• Dostęp do pracy możliwy był z poziomu dowolnego urządzenia za pośrednictwem aplikacji mobilnej

Po przetestowaniu Asany wraz z zespołem UWSL zaczęło wdrażać ją w całej organizacji. Zidentyfikowano zaawansowanych użytkowników, którzy mieli prowadzić szkolenia i wyłonić mistrzów w każdym zespole. Aby pomóc nowym pracownikom w szybszym rozpoczęciu pracy, do procesu wdrażania włączono również szkolenie z zakresu obsługi Asany i poproszono zespół Asany ds. sukcesu klienta o przeprowadzenie kilku szkoleń.

Popychanie pracy do przodu – na rzecz zespołu i społeczności

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji zespół UWSL odnotował wiele korzyści, w tym możliwość odpowiadania na większą liczbę wniosków o dofinansowanie i skrócenie czasu poświęcanego na rutynowe zadania. Oto jak to zrobił:

• Każdy członek zespołu wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów organizacji – śledząc priorytety zespołu oraz cele działów i organizacji w Asanie, każdy widzi, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji szerszych celów.

• Procesy związane z dużymi inicjatywami, takimi jak składanie wniosków o dofinansowanie, zostały ulepszone – korzystanie z szablonów pozwala zespołowi na przygotowanie o 25% więcej wniosków i ubieganie się o jeszcze większe kwoty, ponieważ wszyscy mogą mieć pewność, że żadne kroki nie zostaną pominięte.

• Zespół zapewnia społecznościom i partnerom więcej możliwości wolontariatu – zarządzanie wnioskami o wolontariat za pomocą Formularza Google pomaga zespołowi w skuteczniejszym obsadzaniu stanowisk w ramach przygotowywanych inicjatyw, co w zasadzie automatyzuje proces zarządzania wolontariatem.

• Proces zatrudniania jest w większym stopniu oparty na współpracy: śledzenie tego procesu w Asanie sprawia, że jego poszczególne etapy są jasno określone – każdy krok ma swoje miejsce w projekcie, a każda osoba zaangażowana w ten proces może sprawdzić kandydatów.

• Każdy członek zespołu wie, jakie są jego obowiązki – dzięki korzystaniu z Asany w celu zarządzania spotkaniami wewnętrznymi działania są przypisywane w czasie rzeczywistym, więc kolejne kroki są zrozumiałe.

Rozwój zwiększający wysiłek podejmowany na rzecz społeczności

UWSL nieustannie się rozwija, a zatem zwiększa swój wpływ i zasięg, nieustannie poszukując nowych sposobów na nawiązywanie głębszej współpracy i poprawę jakości życia lokalnej społeczności. Podstawą działalności organizacji jest zaangażowany zespół i stały strumień finansowania udanych inicjatyw. Bez tych dwóch elementów jej działalność byłaby niemożliwa. Asana odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu zaangażowania pracowników UWSL, jasnym określaniu ich obowiązków, poszukiwaniu większych możliwości finansowania, a także umożliwia zespołowi podejmowanie wysiłków na rzecz podniesienia poziomu edukacji w lokalnej społeczności.